N1
REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE JÄMTE
LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER
INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR
Antaget av kommunfullmäktige 1988-06-14, § 119
Komplettering i anvisningarna av kommunstyrelsen 1998-06-02, § 201
REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE
1
Kommunens inköpsdelegerade utses av kommunstyrelsen.
2
Inköpsdelegerade har i egenskap av kommunens centrala
upphandlingsorgan till uppgift att
-
vara inköpsmyndighet för all varu- och tjänsteupphandling för
kommunens räkning, med undantag av punkt 3 om ej annat beslutas
av fullmäktige
-
handlägga upphandlingsfrågorna i samråd med berörda nämnder
-
tillämpa det av fullmäktige antagna upphandlingsreglementet
-
verka för samordning av upphandlingsverksamheten så att denna
bedrivs på för kommunen fördelaktigaste sätt
-
upphandla byggentreprenader.
Därvid åligger det inköpsdelegerade särskilt att
3
-
fatta inköpsbeslut, d v s välja leverantör och träffa avtal med denne
-
där så finnes lämpligt taga interkommunala eller andra externa
samköpskontakter
-
leda och kontrollera inköpsverksamheten så att kommunens
ekonomiska och övriga intressen tillvaratages
-
eftersträva fri konkurrens mellan och lika behandling av
anbudsgivare och leverantörer
-
utfärda erforderliga anvisningar för den kommunala
upphandlingsverksamheten
-
följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och framlägga de
förslag som nämnden finner påkallade för att åstadkomma en
rationell försörjning av varor och tjänster.
Konsulttjänster upphandlas av berörd nämnd.
N2
LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER
INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR
1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
För all upphandling gäller det av kommunfullmäktige antagna
"Reglemente för inköpsdelegerade" samt "Kommunalt
upphandlingsreglemente jämte anvisningar".
2
INKÖPSVERKSTÄLLANDE ORGAN
Inköpsavdelningen, som organisatoriskt ligger under ekonomikontoret är
inköpsverkställande organ för inköpsdelegerade.
Inköpsavdelningen äger rätt att enligt särskilt delegationsbeslut
underteckna inköpsorder samt teckna avtal för inköpsdelegerades
räkning.
Inköpsavdelningen är skyldig att hålla inköpsdelegerade underrättad om
inköpsarbetets bedrivande.
Inköpsavdelningen skall hålla sig väl underrättad om marknadsläget och
ha god kännedom om varor och tjänster samt om leverantörer och
distributionsvägar.
3
ANSVARSFÖRDELNING INKÖPSAVDELNING - FÖRVALTNING
3.1
Inköpsavdelningen
ansvarar för att kommunens inköp samordnas och verkställs på det mest
fördelaktiga sättet och att gällande regler och anvisningar följs
fastställer och tillhandahåller de blanketter som erfordras för kommunens
inköpsverksamhet
ansvarar för att förvaltningarna via dess kontaktmän informeras om avtal,
inköpsbeslut, förhandlingar och rutiner som berör deras inköpsarbete.
3.2
Förvaltningarna
ansvarar för att anskaffningsbeslut fattas i god tid och inom ramen för
anslagna medel
ansvarar för att eventuellt erforderlig förhandling, information eller samråd
med berörd fackförening eller skyddsombud ägt rum i enlighet med
gällande författning eller avtal innan anskaffningsbeslut fattas
skall kontinuerligt hålla sig väl underrättade om utvecklingen i såväl
tekniskt som ekonomiskt hänseende inom sina verksamhetsområden.
N3
4
INKÖPSPLANERING
Inköpsplaneringen skall ske på grundval av befintliga planer för större
kostnadskrävande anskaffningar så att en effektiv inköpsplanering kan
åstadkommas.
Förvaltningarna skall i god tid delge inköpsavdelningen sina planer för
större kostnadskrävande anskaffningar så att en effektiv inköpsplanering
kan åstadkommas.
Förvaltningarna skall också meddela sina andra behov till
inköpsavdelningen så att tillräckligt med tid finns för en eventuell
anbudsinfordran.
En effektiv planering av inköpsverksamheten ger stora möjligheter att
påverka kostnaden i sitt rätta skede d v s innan kommunen ådragit sig
den.
5
SAMORDNING
För att få effektiva kontakt- och distributionsvägar skall på varje förvaltning
finnas en kontaktman för inköpsfrågor. Denne skall bl a ha till uppgift att
distribuera meddelanden från inköpsavdelningen till berörd personal samt
samordna förvaltningens kontakter med inköpsavdelningen.
6
AVTAL
För regelbundet återkommande behov av varor och tjänster infordrar
inköpsavdelningen anbud. Efter samråd med förbrukade förvaltningar
tillställs anbudsunderlaget inköpsdelegerade för beslut om tecknande av
avtal med viss/ vissa leverantör/er.
De varor som omfattas av sådant avtal får inte beställas från annan
leverantör utan särskilda skäl och efter samråd med inköpsavdelningen.
Varor och tjänster som omfattas av sådant avtal avropas direkt hos
leverantör med hjälp av rekvisitionsblankett underskriven av
kontoansvarig rekvirent.
N4
7
INKÖP VIA INKÖPSAVDELNINGEN
Utöver avtalsreglerad upphandling enligt punkt 6 redovisas vissa
varor/varugrupper i särskild förteckning. Förteckningen omfattar, efter
beslut av inköpsdelegerade, varor/varugruppen inom vilken ram
inköpsavdelningen har att fatta inköpsbeslut efter anmodan från
kontoansvarig rekvirent. Punkterna 7.1--7.3 redovisar den administrativa
gången.
7.1
Inköpsanmodan
På inköpsanmodan beskrivs och konteras det önskade köpet av
inköpsanmodaren. Efter påskrift av kontaktansvarig rekvirent skickas ett
exemplar till inköpsavdelningen som verkställer inköp.
En inköpsanmodan bör ej omfatta artskilda varuslag som kräver flera olika
leverantörer.
7.2
Förfrågan/offert/anbud
Med underlag från inköpsanmodan skall inköpsavdelningen oftast infordra
anbud för att kunna fatta ett inköpsbeslut. När det gäller att avgöra om ett
anbud skall inhämtas eller ej skall inköpssumman i princip vara avgörande. Undantaget är varor vars pris inte är påverkbart samt då det gäller
att snabbt få fram en vara och då således en eventuell prisreducering inte
rimligtvis svarar mot de kostnader den genom anbudsförfarandet förlorade
tiden skulle medföra.
7.3
Beställning/order
Efter eventuellt anbudsförfarande och samråd med rekvirent fattas
inköpsbeslut av inköpsavdelningen. Inköpsbeslutet fastställs genom en
"Inköpsorder" som skickas till leverantören efter underskrift av
inköpsavdelningen.
8
ÖVRIGA INKÖP
För varor/varugrupper som ej omfattas av avtal enligt punkt 6 samt saknas
i förteckning enligt punkt 7 får inköpsbeslut fattas av kontoansvarig
rekvirent. Beställningen sker med hjälp av rekvisitionsblankett underskriven av kontoansvarig rekvirent. Inköpsavdelningen ger råd och service
även i dessa fall om så önskas.
N5
9
LEVERANSBEVAKNING
Generellt åligger det den ansvarige leveransmottagaren att bevaka att
beställda varor eller tjänster blir levererade i rätt tid och på rätt sätt.
Underlaget för denna bevakning är "Leveransrapporten".
Leveransrapporten erhålls som kopia vid utskrift av inköpsorder och
rekvisition.
Person som verkställer inköpsbeslut skall ombesörja att ansvarig
leveransmottagare får leveransrapport.
10
LEVERANSKONTROLL
Leveranskontrollen görs av leveransmottagaren. Med utgångspunkt från
följesedel och leveransrapport sker kvantitets- och kvalitetskontroll.
Kvalitetskontrollen skall omfatta kontroll av att beställd kvalitet levererats
och att beskaffenhet är fullgod.
Beträffande små partier granskas om möjligt hela leveransen, i övriga fall
görs stickprov. Kontrollen bör i första hand inriktas på varor där eventuella
fel kan medföra stora följdkostnader.
Avvikelser mellan beställning (leveransrapport), följesedel och leverans,
såsom felaktig eller dålig kvalitet, felaktig kvantitet eller eventuella skador
noteras. Den som noterar avvikelsen skall också bekräfta detta med
datum och signatur. När avvikelser och felaktigheter på gods upptäcks
redan vid mottagandet skall notering göras om detta på fraktsedel
(följesedel) innan godsmottagningen godkänns (även distributörens
kopia).
Sedan leveransen kontrollerats sänds den påtecknade leveransrapporten
till ansvarig rekvirent. Kan ej leveransen godkännas kontaktas omedelbart
den inköpsansvarige som åtgärdar.
11
AVYTTRING AV LÖS EGENDOM
Avyttring av lös egendom sker vid behov i samverkan med
inköpsavdelningen. Vid avyttring till högre värden eller då
försäljningssättet avviker från anbudsförfarandet skall inköpsdelegerade
fatta beslut enligt reglerna i Reglemente för inköpsdelegerade, "Anvisning
för registrering av inventarier, avyttring och utlåning".
