Bilaga 2; Kommersiella villkor
Dnr KS 2013/148
1 § Avtalet
Avtalet har upprättats i enlighet med gjord upphandling av Kristianstads kommun (org.nr. 2120000951)
2 § Avtalsparter
Mellan Kristianstads kommun (org.nr. 212000-0951), (nedan kallad Kommunen) och xx (org.nr.
xx) (nedan kallad Bolaget), har följande avtal träffats angående köp av tjänst avseende
matdistribution.
3 § Avtalsperiod
Avtalet gäller från och med att båda parter undertecknat det och två (2) år framåt.
Senast tre (3) månader före avtalets utgång har Kristianstads kommun rätt att förlänga avtalet upp
till 24 månader.
4 § Avtalshandlingar
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Om det i handlingarna förekommer mot varandra
stridande uppgifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i angiven
ordning;
1 Skriftliga tillägg till avtalet
2 Avtalet med tillhörande avtalsbilagor
3 Kommunens förfrågningsunderlag
4 Bolagets anbud
5 § Kontaktpersoner
Kontaktperson för Kommunen;
Kontaktperson för Bolaget;
6 § Uppdragets omfattning
Uppdraget avser distribution av varm och kyld mat samt förpackade matportioner inom
Kristianstads kommun för Omsorgsförvaltningen och Barn- och Utbildningsförvaltningen, enligt
avtalsbilaga xx. I samband med distribution av matportioner till enskilda hushåll ingår även
nedanstående uppgifter;
Distribution av matsedlar.
Återlämna beställningsmatsedlar till levererande kök.
Vid 3 - 4 tillfällen per år lämna ut och ta in kundenkäter.
Vid behov hjälpa kund att öppna matförpackning.
Ta emot meddelande från kund.
Dela ut rätt portion till rätt person.
Om kund ej öppnar följs angiven rutin; Transportör ringer till kunden, om kontakt ej
erhålles tar transportören matportionen i retur till köket. Transportören ringer köket som tar
över ärendet. Transportören får inte under några omständigheter lämna matportion
utanför dörren.
Provportion skickas med anbudsgivaren med jämna intervall och skall återlämnas snarast
till producerande kök för temperaturkontroll (60˚).
Kommunen äger rätt att avbeställa mattransport.
7 § Omförhandling
Vid förändrig av mottagande eller levererande enhet, förändrad metod för matdistribution,
nya/förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut internt äger Kommunen rätt att
förhandla om pris och övriga villkor.
Enskilda hushåll
Vid förändring i volymer av antal matportioner äger båda parter rätt till omförhandling av pris om
portionsantalet överstiger/understiger 15 %. Det är antal portioner i snitt per månad som räknas vid
beräkning av volymförändringar för omförhandling av priset. För övriga förändringar ska
avtalsbilaga xx användas.
Fasta turer och kyld mat
Vid förändring av fasta turer och transport av kyld mat ska avtalsbilaga xx användas.
Omförhandlingar, oavsett vad dessa gäller, ska dokumenteras och skriftligen godkännas av för båda
parter, behörig företrädare.
Om överenskommelse ej kan träffas vid omförhandling har båda parter rätt att med 90 dagars
varsel säga upp hela eller delar av avtalet.
8 § Parternas förhållningssätt
Bolaget ska utföra alla delar av uppdraget i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den
skicklighet, snabbhet och omsorg som Kommunen har anledning att förvänta av ett välrenommerat
företag i branschen. Utförandet av uppdraget ska på ett tydligt sätt verka för Kommunens bästa.
Det är för Kommunen av mycket stor betydelse att uppdraget genomförs på ett sätt som utmärks av
hög kvalitet och med respekt för Kommunens medarbetare och andra som Bolaget kan komma i
kontakt med i detta uppdrag.
Bolaget får inte av annan än Kommunen motta eller inhämta direktiv för uppdragets genomförande
i vidare utsträckning än vad Kommunen bestämmer.
Arbete som, enligt Kommunen, inte utförs på ett godtagbart sätt ska om Kommunen så påfordrar,
snarast rättas av Bolaget utan ersättning. Bolaget är skyldigt att utan oskäligt dröjsmål, ersätta
chaufför om Kommunen begär det och har sakligt skäl för sin begäran. Ny chaufför skall inneha
samma kompetens som den, denne ersätter. Utförandet av uppdrag får inte blir lidande till följd av
byte av chaufför. Byte av chaufför berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader och
utgör inte grund för förändring av avtalade villkor.
Parterna strävar efter att anpassa sig till eventuella nya förhållanden som kan uppstå under
avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger
på ömsesidigt förtroende mellan parterna. Parterna ska under avtalstiden i samråd arbeta på att
utveckla och förbättra utförandet av uppdraget.
9 § Tillämpbara lagar samt yrkesetiska regler
Bolaget ska följa, vid varje tidpunkt gällande lagar och yrkesetiska regler som är tillämpbara på
detta uppdrag. Vidare svarar Bolaget för att uppdrag genomförs fackmannamässigt och i enlighet
med god sedvänja.
10 § Informationshantering och sekretess
Bolaget är skyldigt att tillse att erhållen information hanteras med försiktighet så att den ej på grund
av vårdslöst handlande förkommer eller kommer till tredje parts kännedom.
Bolaget förbinder sig under avtalstiden, inklusive eventuella förlängningar, och därefter tillsvidare
att tillse att ingen ur dennes personal eller underleverantör som denne anlitat för utförande av
uppdrag, under eller efter utförande av uppdrag till tredje part yppar eller röjer sekretessbelagd
1
uppgift, vilka Bolaget erhåller från Kommunen eller som framkommer vid genomförandet av
uppdrag. Med "sekretessbelagd uppgift" avses varje upplysning - teknisk, kommersiell eller av
annan art - oavsett om upplysningen dokumenterats eller icke.
Denna sekretesskyldighet gäller inte för sådan information som är allmänt känd eller som kommer
till allmän kännedom på annat sätt än genom brott från Bolagets sida mot innehållet i detta avtal.
Sekretess gäller ej heller för information som Bolaget eller underleverantör är skyldig att lämna ut
enligt lag eller annan författning.
Sekretesskyldigheten gäller för Bolaget, dess anställda samt underleverantör även efter att avtalet i
övrigt har upphört att gälla.
11 § Garantiåtagande avseende transporter
Samtliga transporter ska verkställas utan fördröjning och utföras med nödvändig varsamhet och på
ett sådant sätt att livsmedelslagens (SFS 2006:804) krav uppfylls. Om varm mat som transporteras
är kallare än 60o ska ny mat hämtas och köras ut.
För trafik som inte utförs enligt gjord beställning äger kommunen rätt till ekonomisk kompensation
för de merkostnader som detta innebär. Vid bevisföring gäller Kommunens uppfattning tills annat
kunnat bevisas.
12 § Meddelande om leveransförsening
Om mattransport inte kan utföras/levereras enligt avtalad leveranstid ska Bolaget utan dröjsmål
meddela Kommunen detta samt ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då leverans
beräknas ske. Underlåter Bolaget att inom skälig tid lämna sådant meddelande, har Kommunen rätt
till ersättning för den skada som kunde ha undvikits om meddelande lämnats i tid.
13 § Fel eller brister i tjänsten
Uppdrag ska anses ha utförts felaktigt eller bristfälligt om det inte utförts i enlighet med avtalet.
För det fall Bolaget brister vid utförandet av uppdrag, är Bolaget skyldigt att utan oskäligt dröjsmål
vidta rättelse. Rättelse ska ske genom att Bolaget på eget initiativ eller på uppmaning från
Kommunen fullgör alternativt korrigerar fel eller brist. Sker inte rättelse har Kommunen rätt till
nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet
eller bristen i utförandet av uppdraget. Kommunen har även rätt att erhålla skadestånd för
uppkommen skada.
14 § Underleverantör
Bolaget får inte anlita underleverantör för att utföra hela- eller delar av detta uppdrag utan
Kommunens skriftliga medgivande. Förfrågan ska ställas till Kommunen på särskild blankett som
ska undertecknas av båda parter. Kommunen ska godkänna underleverantör, uppdrag får ej
påbörjas av underleverantör innan så har skett. Om Kommunen godkänner underleverantör svarar
Bolaget för denne som för eget uppdrag.
15 § Uppföljning
Regelbundna driftsmöten ska ske minst fyra (4) gånger per år fördelat en (1) gång per kvartal med
syfte att säkerställa att service, kvalitet och resultat uppnås samt diskussion kring hur olika
förändringar påverkar transporterna och ruttplanering. Träffarna ska dokumenteras i form av
minnesanteckningar. Kommunen kan vid behov påkalla ytterligare driftsmöte.
Bolaget ska kostnadsfritt vara Kommunen behjälplig med att tillhandahålla statistik över fakturerat
belopp och antal uppdrag.
Bolaget ska också under avtalstiden, minst en (1) gång per år och på begäran, deklarera vilka
fordon- samt förbrukning av drivmedel per typ som använts för att utföra uppdraget.
2
16 § Pris
Prisuppgift anges i avtalsbilaga xx och inkluderar samtliga kostnader tillhörande uppdraget. Inga
ytterligare tillkommande avgifter, tillägg eller andra kostnader accepteras. Priserna är angivna i
SEK exklusive mervärdesskatt och fasta hela avtalsperioden.
17 § Prisjustering
Priserna enligt detta avtal är fasta hela avtalsperioden. Priserna får därefter endast justeras en gång
per år, vilket görs i samband med avtalsförlängning. Bolaget ska skriftligen, senast två (2) månader
efter att förlängningsperiod trätt i kraft, lämnat förslag till prisjustering till Kommunen. Samtliga
kostnader för uppdraget skall vara inräknade. Prisjustering sker ej retroaktivt.
Parterna ska vara överens innan prisjustering träder i kraft, och nytt pris är först därefter gällande.
Priserna justeras enligt AKI med basmånad januari 2008.
18 § Fakturering
Vid fakturering ska fakturan vara elektronisk enligt SFTI-standard (www.sfti.se). Nedan beskrivs
de alternativa formaten som används;
1.
SFTI Svefaktura version 1.0 eller senare
(http://www.sfti.se/specifikationer/svefaktura)
2.
SFTI Fulltextfaktura lägst version 2.3 eller senare
(http://www.sfti.se/specifikationer/fulltextfaktura)
Kommunen tillhandahåller en fakturaportal där Bolaget kan registrera fakturor gratis och därmed
blir de elektroniska. I samband med avtalstecknande bestäms vilket alternativ som gäller.
Faktura ställs till;
Kristianstads kommun
Box 547
291 25 Kristianstad
Fakturering sker månadsvis i efterskott. Faktura får ej skickas förrän leverans har skett.
Fakturan ska vara uppställd enligt Skatteverkets regler samt innehålla referensnummer Dessa läggs
upp i samarbete med Bolaget.
Vid eventuella felaktigheter i fakturan returneras denna efter kontakt med Bolaget för rättelse.
Fakturerings-, expeditionsavgifter eller liknande avgifter betalas ej.
19 § Betalningsvillkor
Godkänd faktura betalas 30 dagar netto efter ankomstdatum.
20 § Dröjsmålsränta
Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt vid varje tidpunkt gällande bestämmelser i
räntelagen (1975:635). Moms tillkommer enligt gällande lagstiftning.
Dröjsmålsränta betalas ej för felaktigt eller ofullständigt adresserade fakturor.
21 § Betalningsmottagare/Factoringbolag
Fakturering får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt
medgivande från Kommunen. Information om sådan betalningsmottagare ska finnas som ett
skriftligt tillägg till avtalet.
3
22 § Försäkring
Bolaget ansvarar för skador som denne, eller annan för vilken denne ansvarar, orsakar Kommunen.
Bolaget förbinder sig att teckna- och under hela avtalsperioden vidmakthålla erforderlig
trafikförsäkring, ansvarsförsäkring, egendomsförsäkring och andra försäkringar som täcker de
skadeståndsanspråk som kan uppkomma. Kopia på försäkring ska uppvisas i samband med
avtalstecknande samt under avtalsperioden på uppmaning, kunna uppvisas för Kommunen.
23 § Skadestånd
Fullgör Bolaget inte sina skyldigheter enligt detta avtal har Kommunen rätt till ersättning för skada
(skadestånd).
24 § Force majeure
Varken Kommunen eller Bolaget har någon ersättningsskyldighet gentemot varandra om någondera
part hindras att utföra sina åtaganden enligt detta avtal i rätt tid på grund av omständigheter utanför
dennes kontroll, som denne inte kunnat förutse och vars inverkan inte rimligen kunnat undanröjas.
Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.
Sådana omständigheter anses vara krig eller krigsliknande tillstånd, eldsvåda, miljökatastrof,
allvarlig smittspridning, beslut från regering eller annan myndighet, avtalsenlig konflikt.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som
befrielsegrund.
Den part som avser åberopa Force majeure skall omedelbart och skriftligen underrätta motparten.
Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten om fortsatt arbete
av påbörjat uppdrag. Oavsett vad som anges för skäl för Force majeure äger motpart rätt att häva
avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mer än tre (3) månader.
25 § Hävning
Kommunen har rätt att häva detta avtal om Bolaget efter skriftliga påpekanden, väsentligen
åsidosätter sina skyldigheter, enligt detta avtal.
Kommunen har rätt häva avtalet med omedelbar verkan om Bolaget i väsentligt avseende
underlåter att uppfylla avtalsvillkoren och om rättelse inte sker utan dröjsmål efter Kommunens
skriftliga påpekande. Sker hävning på grund av vad som sägs ovan äger Kommunen rätt att utfå
skadestånd.
Kommunen har rätt att häva detta avtal om Bolaget inte följer gällande tillämpliga lagar och/eller
andra bestämmelser.
Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om någondera situationen enligt 10 kap.
LOU föreligger, om Bolaget försatts i konkurs, har inlett ackordsförhandlingar eller kommit på
sådant obestånd att Bolaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden och betryggande säkerhet
inte kan ställas.
Kommunen har alltid rätt att omedelbart häva avtalet om Bolaget överlåtit hela- eller delar av detta
avtal utan Kommunens skriftliga medgivande.
26 § Marknadsföring
Bolaget eller av denne anlitad underleverantör äger inte rätt att använda Kommunens namn eller
logotyp i någon form av marknadsföring, utan dennes skriftliga godkännande.
Denna paragraf gäller även efter det att avtalet upphört att gälla i övrigt.
4
27 § Överlåtelse, mm
Under avtalsperioden har Bolaget inte rätt att utan Kommunens skriftliga medgivande överlåta
hela- eller delar av sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal. Kommunens medgivande ska
finnas innan överlåtelse sker.
I de fall Bolaget planerar överlåtelse ska denne i god tid informera Kommunen.
Namnbyte under avtalstiden skall skyndsamt lämnas till Kommunen.
Kommunen har alltid rätt att omedelbart häva avtalet om Bolaget överlåtit hela- eller delar av detta
avtal utan Kommunens skriftliga medgivande.
Hävs avtalet helt eller delvis på grund av byte av part har Kommunen rätt till ersättning för
samtliga merkostnader Kommunen drabbas av på grund av avtalsbrottet.
28 § Ändringar och tillägg
Ändringar i eller tillägg till detta avtal, skall för att vara giltiga, ske genom skriftlig
överenskommelse mellan parterna. Överenskommelsen ska undertecknas av behörig företrädare för
respektive part.
29 § Tvist
Tvist som inte kan lösas av parterna i samförstånd skall avgöras vid svensk allmän domstol, där
Kommunen har sin hemvist, med tillämpning av svensk rätt.
Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna har fått var sitt.
Ort och datum
Ort och datum
…………………………………….
……………………………………
…………………………………….
Kristianstads kommun
……………………………………
xxxxxx
…………………………………….
Namnförtydligande
…………………………………….
Namnförtydligande
5
