Motivation och delaktighet
Slutrapport Staden och Kulturen KV 02
Grüppe Zwei 02-09-11
Inledning
I alla sammanhang där människor skall samarbeta kommer man att stöta på problem som
är energikrävande, lustdödande och frustrerande.
Vi ville ta reda på vilka metoder det finns för att undvika klassiska fallgropar, som
exempelvis ”Den utbrända projektledaren”, ”Teatergruppen som självdog efter första
produktionen” eller ”Bror Duktig-eliten vs Dököttet-som-ej-deltar-aktivt”.
Därför ställde vi oss frågan: ”Hur håller man som projektledare/producent motivationen
och delaktigheten uppe i ett projekt?” eftersom detta var något som vi alla upplevt som ett
stort problem i våra tidigare arbeten, såväl i grupp som i enskilt.
Metod
För att besvara vår fråga valde vi att intervjua personer med olika intressen, arbetsmetoder
och erfarenheter för att få en så bred svarsgrupp som möjligt (se kontaktlista) och därmed
tillgång till så varierande problemlösningar som möjligt. Vi ville också undersöka om det
fanns avgörande skillnader i att jobba ensam eller i en grupp. Innan vi gick ut på våra
intervjuer definierade vi orden motivation och delaktighet för att konkretisera
problemställningen och skapa en tydlig grund för det fortsatta arbetet. Resultatet blev
följande:
Motivation
Inspiration
Ork/Sisu
Ambition
Drivkraft
Delaktighet
Känna ansvar
Samhörighet
Gensvar (feed-back)
Öppen kommunikation
Känna att man bidrar och är behövd
Efter intervjuerna samlades gruppen för genomgång och sammanfattning av materialet. Vi
bearbetade tillsammans de svar vi fått fram, hittade ett mönster och gjorde en analys av
resultatet.
Sammanfattning & Analys
Ur vårt material fick vi fram åtta huvudpunkter.
Välj rätt medarbetare
Vision och Mål
Arbetsfördelning
Arbetsplan
Öppen kommunikation
Löpande utvärdering
Miljöombyte
Belöning
Välj rätt medarbetare
Yrkesskicklighet är inte allt. För att ett projekt ska fungera är det minst lika viktigt med
god personkemi och social kompetens. Lita på din intuition och tacka nej om det inte känns
bra i maggropen. I längden minskar det risken för onödiga konflikter på grund av
förtroendebrist eller olika uppfattningar om projektet.
Ett tips om du som producent/projektledare blir ombedd att jobba för någon är att fråga vilka
förväntningar den presumtiva arbetsgivaren/gruppen har på dig.
Vision och Mål
De första mötena inför ett projekt ska alltid handla om visionen och målet. Alla ska ha en
chans att uttala sig och komma med idéer för att känna sig delaktiga. Börja med att samtala
och spåna kring projektidé. Ta sedan diskussionen om struktur och eventuell kritik. Låt dessa
moment få ta sin tid - det är här grunden läggs för det fortsatta arbetet. Passa på att ta upp alla
tänkbara problem och meningsskiljaktigheter som kan uppstå och diskutera hur ni ska hantera
dem. Gå inte vidare innan alla står på samma grund!
1
En tydlig målbeskrivning är ett stöd i sig, skapar riktlinjer för gruppens fortsatta arbete och
gynnar en öppen kommunikation. Man kommer att lättare reda ut missförstånd och känna sig
tryggare i gruppen. Ett tips är att skriva ett måldokument som man kan gå tillbaka till om man
tappar fokus.
Arbetsfördelning
Det är viktigt att alla i gruppen vet vad de ska och inte ska göra! Detta för att undvika
missförstånd och ineffektivitet. Gör befattningsbeskrivningar där det framgår vilka
ansvarsområden och befogenheter samtliga har. Med en tydlig arbetsfördelning vet man vilka
förväntningar man har på sig. Det är även viktigt att du som projektledare vågar delegera och
säga nej. Detta för att kunna fokusera på dina arbetsuppgifter och inte ta på dig andras
ansvarsområden. Kom ihåg att alla växer med ansvar. Skilj på att ta över ett ansvarsområde
och att ta hjälp av varandra. Att visa sig duktig är inget självändamål!
Arbetsplan
Skriv en arbetsplan med delmål, deadlines, uppdateringsmöten etc. Den blir en bekräftelse
på att arbetet går framåt och är något att förhålla sig till i sitt eget arbete - det skapar trygghet.
Ett tips är att sätta upp arbetsplanen som väggschema. Det finns en tillfredsställelse i att
kunna bocka av uppnådda delmål. Väggschemat gynnar informationsflödet och är också
ordningen i kaoset.
Öppen kommunikation
Med en öppen kommunikation hinner man se problemen i tid. Var inte bara medarbetare
utan även medmänniska. Era personliga problem stannar inte hemma för att ni går till jobbet.
Ventilera hur ni mår, så undviker ni osäkerhet och missförstånd. Uppstår en konflikt så ta den
direkt, på så sätt växer inte hönsfjädern till en hel hönsgård. En öppen kommunikation
kommer att skapa en miljö med kreativitet, respons och gehör för nya idéer.
Löpande utvärdering
För att inte tappa fokus i arbetet och på ett lätt sätt kunna uppdatera varandra under
arbetets gång är det bra med löpande utvärderingar. Man får utrymme att lufta sina tankar,
fundera kring projektets mål och lösa eventuella konflikter. Det blir också tid för reflektion
och eventuella omvärderingar.
För alltid protokoll, så att ni kan se vilka beslut som tagits och vem som skulle göra vad!
Miljöombyte
Står ni inför ett nytt projekt eller har det uppstått en mindre kris under arbetets gång
rekommenderas ett miljöombyte eller avbrott i vardagen. Det ger distans, nya inputs och
perspektiv. Det kan räcka med att ta en paus, fika, kanske leka lekar eller göra en kort utflykt.
Men finns det allvarliga konflikter i gruppen, eller har den allmänna motivationen gått i stå,
åk då till en neutral plats i några dagar för att rensa luften och bestämma er för hur ni ska gå
vidare. Ibland måste man ta sig tid och utrymme för att omdefiniera målet.
Tips: alkoholhaltiga drycker kan hjälpa till för att släppa på eventuella spärrar och få
människor att ”tala klarspråk” - men det viktigaste är att gruppen, när resan är slut, känner
att problemen blivit utredda och att fokus ånyo vilar på framtiden.
… sist men inte minst, en …
Belöning
Bekräftelse är närande, så fort det finns anledning att fira hur bra ni är, gör det! Belöningar
lättar upp stämningen, stärker gruppkänslan och är en uppmuntran. Det skänker ny energi och
glädje i arbetet.
2
Slutsats
Eftersom vi valde en bred intervjugrupp fick vi följaktligen vitt skilda svar att förhålla oss
till. De personer vi fått intervjua arbetar alla under olika förutsättningar (organisationsstorlek,
resurser), med skilda metoder (hierarkisk eller platt organisation), intressen och erfarenheter.
Med hänsyn till detta har vi valt att ta fram de åtta punkter vi anser bidrar mest till att
bibehålla motivationen och delaktigheten i ett projekt – oavsett förutsättningar eller
organisationsstruktur. Dessa åtta punkter är inga lagar utan är tänkta att underlätta i
projektarbetet. Givetvis har man inte tvunget alltid behov av eller möjligheten att tillämpa alla
punkter, men har man prickat in några av dem har man nog lyckats undvika de värsta
fallgroparna. De åtta punkterna skapar också en god grund för ömsesidig respekt, vilket alla
sunda relationer och samarbeten vilar på.
Funktionen för de ovanstående punkterna kan sammanfattas i två nyckelord: Rum och Mål.
Skapa rum för dialog, påverkan, gemenskap, kritik, bekräftelse, respons. Mål ger riktning och
därmed fokus, trygghet. Dessa nycklar ger individen en god jordmån för att kunna växa i sitt
arbete – vilket i sin tur gör det givande och lustfyllt att jobba – och är det så, bibehålls
motivationen och känslan av delaktighet.
”Låt hellre den som tycker att en uppgift är kul göra den, inte nödvändigtvis den som är bra
på det” Petter Brynesson, Sky´s gone out for lunch
”Häng inte upp dig på dökötten – såna finns det alltid” Monica Klasson, frilansande
producent
”Om alla ansvarar tillsammans för att saker blir gjorda, riskerar ingen att bli utfryst - vi har
alla kollektivt ansvar och kollektiv skuld” Kerste Broberg, Teater Uno
”Motivation är viktigare än lön – att bli erkänd för det man gör och förstå varför man gör
det” Palle, Nudie Jeans
”Ska man satsa … får man vara beredd att dö” Oscar Pettersson, filmproducent Cleo Pics
” Byt rum och miljö – ibland sätter jag mig på ett fik och arbetar... ”Anders T Carlsson,
projektledare
”Var ekonomisk – blir man inte sårbar tappar man inte motivationen” Per Carlsson, PK
Musik
Tack till…
..alla intervjupersoner för att ni delat med er av er tid och era erfarenheter. En rolig och
trevlig detalj i arbetet är att flera av dem sade sig ha blivit hjälpta av att få sitta ner och tala
med en utomstående om sina arbetsmetoder etc. Kul att det inte bara var kunskapsgiriga
kulturverkstadsstudenter som fick utdelning! Lite klokare och mer förberedda tror vi oss vara.
Tack!
Hälsar
Grupp 2, KV02 det vill säga:
Hanna Isaksson, Karl-Henrik Johansson, Tora Ljusberg, Myriam Mazzoni, Christina Rydberg
och Jonas Sandström.
3
KONTAKTLISTA
Petter Brynesson. – ”Sky’s gone out for lunch”
Ordförande i festivalarrangörsföreningen – ”Sky’s gone out for lunch”
e-post: [email protected]
Monica Klasson
Frilansande projektledare och producent inom teater och musik
Tel: 0737 36 50 41
Kerste Broberg
Teaterproducent på Teater Uno
Tel: 031-15 99 90
e-post: [email protected]
Palle. - NudieJeans
Försäljningschef
Tel: 031- 33919 75
e-post: [email protected]
Oscar Petersson - Cleo Pics
Filmproducent
e-post: [email protected]
Anders T Carlsson
Projektledare för Nätverkstan. Har bl.a. arbetat 10 år inom ”huset” med Ord & Bild,
Bildverkstan, Kulturverkstan…
e-post: [email protected]
Per Carlsson - P.K. Musik
Musikarrangör och egen företagare
Tel: 031- 15 50 22
Hemsida: www.pkmusik.com
4
