Riktlinjer för Mjölby kommuns
webbplats, intranät,
sociala medier och andra
elektroniska forum
Antagen av kommunstyrelsen 2013-01-23
Dokumentansvarig: informatör på kommunledningskontoret
Rubrik: (finns i formatmall) 24 pkt, top, 40mm. Avstånd efter 24 pDokt.
Normal: (finns i formatmall) 11,5 pkt, vänster, 50 mm, höger, 20 mm, botten 50 mm.
Ingen text i rött sidofält.
Lenit, quipit lan henim vel dolobore exeros ad dolor sectem zzrit lore modignibh ea
feugait eugiam velit adit, quiscil luptat ea ad essit iriure consequ amconsequam at vel
incidunt auguer am etueros ate ming enibh el eliquat nulland ipsuscidunt ulla conse tat.
Ent nonullum zzriust ionulla auguerilit et num venit, volor in henim doleniam dignis
nisim ver ilit vulluptat. Wismolore con volortisl utet wismodit ex exeratisci bla con hent
euissequat adio conse do odo odionse quisseq uating et, quamcom modolortin henit
eumsan henim niam, ver amet alit la faci blaorti onsenia mconse veliquis ad molor sit
dolore volobore faciduissit, se verilla ad te veleniat iusciduis num nonsectem irit dolore
magnim zzrilis eumsand ipsummy nos am, sismodolorem adio odo doloborer suscili
quamet acipis ad ese dolore min ea faci ex er susci bla faccum init, vel eugait alit lore
eugue dolessequat, se tet at nim ad mincip ea faci tatincing eros nonullamet, consecte
modipit luptat incipsu scilla consenibh er secte consequat. Ibh eugue dolorti
sciliquamcon ut augait aci tem dolorpero conullum do odolor si.
Lore do core con heniamcortis aliquis nis nibh eugue tetue cortinis dignisit pratisis aut
lut nos et numsan hendre modipisi.
Dolobortion henim illum vel delendreet, conse con volore commod mod exeriusto ex ea
corperiusto odoloreet, velessi.
Etuer sequisi. Putet vent ad delit prat wisl do exer sequisiss
När Mjölby kommun kommunicerar via vår
externa webbplats www.mjölby.se, på intranätet
Mjölnet, i sociala medier och i andra elektroniska
forum ska informationen utgå från
kommunikationspolicyn och följa gällande lagar.
Kommunikationen ska ske utifrån uppsatta mål
och målgruppens behov och förutsättningar så att
alla oavsett funktionsnedsättning eller språklig
bakgrund kan ta del av informationen. På Mjölnet
finns under kommungemensamt/information
länkar till lagar och språkregler.
Intranätet Mjölnet och webbplatsen
Mjölby.se
Webbplatsen ska administreras i
gemensamt webbpubliceringssystem.
Varje förvaltning/verksamhet ansvarar för
att deras information är korrekt och
uppdateras löpande.
Ytterst ansvarig för informationsinnehållet
är förvaltningschefen. På varje sida ska
informationsansvarig anges, det kan vara
förvaltningschefen, verksamhetschefen
eller den som fått ansvaret att administrera
sidan.
Språket ska vara tydligt, enkelt och
obyråkratiskt.
Texterna ska vara korta. Budskapet ska
vara klart och tydligt och framfört i en
vänlig ton.
De enda e-postadresser som får användas
är adresser enligt modellen;
[email protected]
eller [email protected]
Alla dokument som läggs i filarkivet i
webbpubliceringsverktyget ska vara aktiva.
Arkivet får inte användas för lagring.
Alla sidor på webbplatsen bygger på
mallar som utgår från förutsättningarna i
kommunens grafiska profil. Typsnitt,
färger, utseende på länkar och layout får
inte ändras. Om någon publicist har behov
av något annat ska webbfunktionen
kontaktas.
Länkar till andra webbplatser ska användas
där det är lämpligt. Det ska tydligt framgå
att externa länkar inte tillhör kommunen.
Länkar till kommersiell reklam och
annonsering och länkar till privatpersoners
webbplatser ska undvikas i största möjliga
utsträckning. Undantag kan vara
samarbetspartners i olika projekt.
Länkar till politiska partier kan läggas ut på
webbplatsen om partierna finns
representerade i kommunfullmäktige.
Nya funktioner ska innan de tas fram
stämmas av med kommunens
webbfunktion (webbredaktör, webbmaster
och webbtekniker) så att de inte försvårar
tillgängligheten för användarna.
Intranätet Mjölnet
På Mjölnet ska endast arbetsrelaterad
intern information och interna dokument
finnas. Dokument och information som
vänder sig till medborgare och andra
aktörer ska publiceras på www.mjölby.se
Alla medarbetare ska kunna nå Mjölnet
och ha möjlighet att publicera
arbetsrelaterade notiser där.
Webbplatsen Mjölby.se
2
Målgrupper för Mjölby.se är medborgare,
presumtiva medborgare och medarbetare,
besökare, näringsliv, andra organisationer
och massmedia.
Kontaktuppgifter ska finnas på varje sida.
Användarnas synpunkter på funktion och
innehåll ska alltid tas på allvar.
Webbplatsen ska regelbundet utvärderas
av extern leverantör när det gäller teknisk
tillgänglighet, struktur och navigering.
Sociala medier, elektroniska forum
Starta och avsluta
Varje förvaltning beslutar om i vilka
sociala medier de ska agera och vem/vilka
som ska representera förvaltningen.
Kommunen är skyldig att hålla en lista
över vilka sociala medier eller andra
elektroniska forum vi medverkar i. När en
förvaltning väljer att finnas i sociala
medier/elektroniska forum ska det
meddelas till informatören på
kommunledningskontoret.
När ett konto öppnas ska användarnamn
och lösenord finnas tillgängliga för fler
kollegor så att sidan inte blir inaktiv vid
frånvaro.
Var noga med säkerhetsinställningarna
och använd starka lösenord. Mer finns att
läsa på Post- och telestyrelsens webbplats:
https://www.testalosenord.pts.se
När ett konto avslutas ska det förankras
på samma sätt som när det öppnas.
Om en medarbetare får en fråga i ett
elektroniskt forum via sitt privata konto,
och det är uppenbart att frågan är av
yrkesmässig karaktär, ska frågeställaren
hänvisas till kommunens kontaktvägar.
Medarbetare bör i största möjliga mån
undvika att använda privata konton i
sociala medier för frågor som rör tjänsten.
Om en medarbetare uttalar sig för
kommunens räkning eller utifrån sitt
uppdrag, via ett privat konto kan det
försvåra kommunens skyldigheter att till
exempel hantera allmänna handlingar.
Avsändare och kontaktuppgifter
Det ska alltid framgå vem som är
avsändare. Mjölby kommuns logotyp,
kontaktuppgifter till administratörer av
sidan och till den förvaltning/enhet som
ansvarar för sidan ska alltid finnas med
och exponeras tydligt.
Svara snabbt och korrekt
Vi ska kunna svara på frågor eller ta bort
”obehagliga” inlägg inom det närmaste
dygnet under vardagar.
Alla inlägg och artiklar i sociala medier
eller andra elektroniska forum där Mjölby
kommun är avsändare, är allmänna och
offentliga handlingar.
Om den som kommunicerar med Mjölby
kommun i sociala medier tar upp frågor av
känslig eller sekretessbelagd karaktär ska
konversationen avbrytas. Uppgifterna ska
tas bort ur mediet och överföras till andra
kanaler för vidare handläggning.
Användaren ska informeras om att så sker.
Yrkesmässiga frågor bör inte blandas med
privata frågor. Även om det är en
medarbetare som kommunicerar med
personligt tilltal, ska det tydligt framgå att
det är på kommunens uppdrag.
Officiell e-postadress och telefonnummer
ska exponeras.
De enda e-postadresser som får användas
är adresser enligt modellen;
[email protected] eller
[email protected]
Den här texten ska vara med i Mjölby
kommuns alla sociala medier:
”Tänk på att alla inlägg du gör blir tillgängliga för alla
besökare här. Alla inlägg du gör här blir allmänna
handlingar eftersom vi är en kommun. Du får inte göra
inlägg med kränkande uppgifter, förtal eller personangrepp
eller som uppmuntrar till uppvigling eller hets mot
folkgrupp. Sexistiska yttringar och andra trakasserier är
förbjudet liksom pornografi, våldsskildringar och
uppmaningar till brott. Du får heller inte göra inlägg med
material som skyddas av upphovsrätten. Om du bryter mot
detta tar vi bort ditt inlägg.”
3
Detta är en personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer
varför och hur personuppgifter ska behandlas. En
personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en
kommun, myndighet, organisation eller ett företag.
Juridik på nätet i korthet
Mer om juridiken finns på Mjölnet under
kommungemensamt/informationsverksamhet
Vi har en allmän serviceskyldighet gentemot
allmänheten och ska svara på frågor.
I Mjölby kommun är det den nämnd som ansvarar
för en verksamhet som är personuppgiftsansvarig.
Det gäller också personuppgifter på en extern
webbplats, till exempel i social medier.
Kommunen ska informera om sin identitet när vi
närvarar på Internet. I sociala medier eller andra
elektroniska forum ska vi berätta hur inläggen blir
tillgängliga för andra.
Om personuppgifterna lagras i en databas eller
annan typ av register anses uppgifterna vara
strukturerade. Om personuppgifterna finns
exempelvis i löpande text eller i e-post anses
uppgifterna vara ostrukturerade. För strukturerad
personuppgiftsbehandling gäller betydligt fler
regler än för ostrukturerad.
Ett socialt medium passar inte för att svara på
frågor som gränsar till eller utgör myndighetsutövning. Felaktig information kan vara
skadeståndsgrundande.
Rätt att del av allmänna handlingar
Alla medborgare har rätt att ta del av allmänna,
offentliga handlingar. Med handling menas
framställning i skrift, bild eller upptagning som
kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas
med ett tekniskt hjälpmedel. Alla inlägg och
artiklar i sociala medier/elektroniska forum där en
kommun har en plats är allmänna och offentliga
handlingar.
Vi kan alltså publicera ostrukturerad information,
till exempel löpande text på Internet och ljud- och
bildupptagningar om det inte är kränkande eller
känsligt.
Personuppgifter i register eller som är ordnade så
att det ska bli enklare att söka efter eller
sammanställa, till exempel databaser eller stora
dokument- och ärendehanteringssystem, ska vi
inte publicera på Internet.
Offentlighet och sekretess
Om den som kommunicerar med Mjölby
kommun i sociala medier tar upp frågor av känslig
eller sekretessbelagd karaktär ska konversationen
avbrytas. Uppgifterna ska tas bort ur mediet och
överföras till andra kanaler för vidare
handläggning.
Ta bort!
Vi måste ta bort meddelanden som uppenbart
utgör uppvigling, hets mot folkgrupp,
barnpornografi, olaga våldsskildring eller där
avsändaren gjort intrång i upphovsrätten.
Upphovsrätt för texter, bilder och ljud
Den som exempelvis skriver ett brev, fotograferar
eller komponerar är upphovsman till verket. Om
verket är unikt har upphovsmannen upphovsrätt,
för sitt verk. Verk som omfattas av upphovsrätt
får som regel inte användas utan upphovsmannens
tillstånd.
Detta är personuppgifter
Med personuppgifter menas all information som
kan kopplas till en fysisk person som är i livet.
Exempel på sådan information är namn,
personnummer och kundnummer. En bild kan
också vara en personuppgift om det går att se vem
personen/personerna på bilden är.
4
Är upphovsmannen död sedan mer än 70 år har
upphovsrätten upphört, men skriv om möjligt
upphovsmannens namn i anslutning till texten
eller bilden.
Registrera, gallra, spara…
Allmänna handlingar ska registreras när de
kommit in till eller upprättats av kommunen.
Handlingar som inte omfattas av sekretess
behöver inte registreras om de hålls ordnade så att
det kan fastställas om de har kommit in eller
upprättats.
Allmänna handlingar skapade av kommunen
omfattas inte av upphovsrätt när det gäller
textmaterialet (med vissa undantag).
Varje nämnd har en beskrivning över sina
allmänna handlingar i dokumenthanteringsplanen,
och får fatta beslut om att handlingar av tillfällig
eller ringa betydelse kan gallras när de inte längre
är aktuella. För att kunna gallra/spara måste det
finnas en lista över de externa webbplatser vi är
aktiva på. Innehåll kan raderas om det klassas som
handling av tillfällig eller ringa betydelse.
Om man fotograferar någon annans material bör
upphovsmannen tillfrågas innan det publiceras.
Om någon annans bild ingår som en obetydlig
detalj i bakgrunden behövs inte tillstånd.
Endast bilder där det finns avtal med
upphovsmannen om fri användning får användas
fritt. Bilderna i www.mjölby.se/infobank är fria att
använda för Mjölby kommun.
Vid avpublicering ska innehållet tas bort och
förvaras på annat medium. Ska det förvaras i
väntan på gallring, kan det förvaras i elektronisk
form om det görs sökbart.
Lägg aldrig in bilder som är upphovsrättsligt
skyddade i bildarkivet i webbpubliceringsverktyget.
Bilderna också i det arkivet ska kunna användas
fritt av Mjölby kommun.
Webbfunktions ansvar
Man får inte länka in andras bilder på sin
webbplats så att det ser ut som om bilderna låg på
den egna webbplatsen.
Rätt att fotografera och publicera bilder
Du får fotografera personer utan att fråga om det
sker på allmän plats. Du kan publicera bilden men
om personen i fråga går att identifiera, ska du be
om tillåtelse.
Det är i allmänhet inte olagligt att fotografera barn
på allmän plats och publicera bilden. I Mjölby
kommun ser vi det dock som en etisk fråga. Vi
publicerar aldrig bilder på omyndiga utan
vårdnadshavarnas tillstånd. Datainspektionen
rekommenderar att skolan inhämtar samtycke från
eleverna och/eller deras vårdnadshavare.
5
Webbfunktionen ansvarar för
övergripande utveckling av den externa
webbplatsen och intranätet och fungerar
som konsulter för förvaltningar, kontor
och kommungemensamma funktioner.
Webbfunktionen har ett övergripande
ansvar för att riktlinjerna för kommunens
externa webbplats och intranät följs.
Webbfunktionen svarar för den tekniska
hanteringen av intranätet och webbplatsen
när det gäller kommungemensam
publicering, drift och serverunderhåll.
Webbfunktionen ansvarar inte för
underliggande system, till exempel
telefonisystem och geografiskt
informationssystem GIS. Publicering av
information från dessa system sker i
samverkan mellan webbfunktion och
ansvarig för respektive systemförvaltare.
