Namn och datum
Namn på kommunikationsplanen
Bakgrund och syfte
Beskriv vilket/vilka verksamhetsmål kommunikationen ska stödja, dvs anledningen till den
planerade kommunikationsinsatsen. Var så kortfattad och konkret som möjligt. Syftet kan
exempelvis vara att öka kunskapen om något, lansera ny tjänst eller påverka attityder till
något.
Avgränsningar
Beskriv avgränsningarna för kommunikationen – dvs vilka problem eller uppgifter kan eller
ska kommunikationen inte lösa?
Nulägesbeskrivning
Beskriv nuläget för verksamheten i form av statistik, siffror, konkurrens, vad som är
problemet för invånaren/patienten/organisationen/vårdgivare. Beskriv också nuläget för
kommunikationen dels i form av målgruppens kännedom, kunskap, språk, intressenivå osv,
dels i form av mediebild etc. Eventuellt finns en marknadsanalys där du kan hämta underlag.
Målgrupper
Målgruppen/-erna är de vars beteende, attityd eller kunskap kommunikationen ska påverka
– direkt eller indirekt. Det är alltså inte säkert att målgruppen är densamma som mottagaren
av en kommunikationsinsats. Exempelvis kan målgruppen ungdomar nås genom
kommunikationsinsatser till personal på ungdomsmottagningar. Beskriv vilka målgrupper
som omfattas av kommunikationsplanen. Vilka är grupperna, hur ser deras behov, attityder,
medievanor, förutsättningar etc ut? Kan målgrupperna delas in i primära och sekundära
grupper?
Intressenter och förankring
Med intressenter menas här personer eller grupper som har intressen i vår organisations
verksamhet – de har en direkt eller indirekt relation med oss, och påverkar eller påverkas av
det vi gör. Vilka intressenter finns och hur ska de hållas uppdaterade om den planerade och
genomförda kommunikationen? Vilka behöver vara delaktiga? För att kartlägga
intressenterna, ta hjälp av Invånartjänsters mall för intressentanalys. Beskriv hur
kommunikationsprojektets upplägg och innehåll ska förankras hos de intressenter du
bedömer vara relevanta.
Kommunikationsmål
Kommunikationsmålet/-en ska vara direkt knutet till verksamhetsmålet. Det kan vara:
attitydmål – dvs vad ska målgrupperna tycka efter kommunikationsinsatserna,
uppmärksamhetsmål – dvs vad ska målgrupperna ha uppmärksammat efter
kommunikationsinsatserna,
kännedomsmål – dvs vad ska målgrupperna känna till efter
kommunikationsinsatserna,
kunskapsmål – dvs vilken kunskap ska målgrupperna ha efter
kommunikationsinsatserna eller
beteendemål – dvs vad ska målgrupperna göra efter kommunikationsinsatserna.
Ett mål ska formuleras så att det är SMART, dvs Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt
och Tidsbestämt.
Kommunikationsstrategi
Beskriv det övergripande, långsiktiga tillvägagångssättet för hur kommunikationsmålen ska
nås. Strategierna kopplas till mål och förutsättningar och kan exempelvis handla om vilken
sorts kanaler som väljs (webb, muntlig kommunikation, vidareförmedlare etc) och vilka
budskapstyper som ska väljas (exempelvis handlingsutlösande budskap).
Riskanalys
Vilka faktorer kan motverka att vi når kommunikationsmålen? Vilken är den värsta
händelseutveckling som kan ske?
Modell för riskanalys: Värdera först de identifierade riskerna utifrån sannolikhet och
konsekvens på en skala 1-5. Gör därefter en åtgärdsanalys för de risker som får ett högt
värde.
Risk
Exempel: försenad
leverans
Exempel: kritik mot
urvalet av språk i
tjänsten
Exempel:
Sannolikhet
4
Konsekvens
5
Riskvärde
(3x5=) 10
2
4
(2x4=) 8
1
3
(1x3=) 3
Ev kan du också/istället göra en så kallad SWOT-analys, en analys av interna styrkor och
svagheter, samt externa möjligheter och hot, där slutsatserna utgör underlag för planering
och riskåtgärder:
Inom projektet och den
genomförande
organisationen
Utanför projektet och den
genomförande
organisationen
+
-
Faktorer som kan underlätta
Styrkor
(Strenghts)
Faktorer som kan försvåra
Svagheter
(Weaknesses)
Möjligheter
(Opportunities)
Hot
(Threaths)
Budskap
Vad ska kommuniceras för att vi ska nå kommunikationsmålen? Formulera ett koncentrat av
kommunikationens innehåll – observera att det inte är de slutgiltiga orden i annonsen eller
på webbplatsen. Behöver budskapen anpassas för olika grupper? Stäm av budskapen mot
varumärkesplattformen.
Projektorganisation och ansvarsfördelning
Beskriv hela projektets organisation, samt kommunikationsprojektets organisation. Vem
ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar? Beskriv vilken tid som beräknas gå åt
för respektive person. Vilka samarbetspartners behöver vi för kommunikationen, exempelvis
sakkunnig, faktagranskare, talesperson/-er? Hur ska kontakterna styras till talespersonerna?
Vilka kriterier gäller för val av talespersoner? Hur ska talespersonerna förberedas?
Aktivitets- och tidplan
Beskriv kortfattat planerade aktiviteter och vilka tidsramar som finns inom projektet.
Mallen för en detaljerad plan nedan används med fördel i ett separat dokument som
är levande under hela projektet. Använd de av nedanstående rubriker som du själv
anser stödjer kommunikationsarbetet på bästa sätt.
Målgrupp Kommunikationsmål Budskap
Kanal
Aktivitet
Tid
Ansvarig
Status
Budget
Vilken är budgeten och hur fördelas den? Hänvisa ev till separat kostnadsbilaga.
Uppföljning
Beskriv hur kommunikationsmålen ska följas upp och mätas, om nollmätningar och andra
undersökningar ska genomföras etc.
