ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
1.0
1.1
UPPHANDLINGEN
BETECKNING OCH BENÄMNING
Förfrågningsunderlag för upphandling av Städtjänst med ärendenummer
UE2011-0450-261.
1.2
PRESENTATION AV DEN UPPHANDLANDE ENHETEN
Umeå Energi är ett modernt energiföretag som på ett personligt och omtänksamt
sätt vill möta kundens behov av säkra och klimatanpassade produkter och tjänster.
Vi är verksamma inom fem affärsområden; Värme, Elnät, Elhandel, Umenet och
Sol, Vind och Vatten. Vi erbjuder fjärrvärme och fjärrkyla för ett gott
inomhusklimat, samt el, bredband och kabel-tv. Vi producerar el med vindkraft och
i två kraftvärmeverk och levererar energi till cirka 58 000 privat och företagskunder
i hela landet. Koncernen har ca 280 medarbetare och omsätter 1,8 miljarder
kronor. Umeå Energi är både miljö – och arbetsmiljöcertifierat (ISO 14001, AFS
2001:1)
Logistikavdelningen är koncernens centarla funktion för upphandling och inköp.
1.3
BAKGRUND
Umeå Energi AB:s avtal rörande Städtjänst löper ut och en ny upphandling ska ske.
1.4
HYRESGÄSTER
Umeå Energi har i lokalerna på Dåva en hyresgäst som kommer att teckna
hängavtal på denna upphandling med lika villkor som Umeå Energi. Fakturering ska
ske direkt till hyresgästen.
1.5
SYFTE
Upphandlingens syfte är att säkerställa Umeå Energis behov av Städtjänst under
avtalsperioden. Umeå Energis målsättning är att upphandlingen ska leda till
kostnadsbesparingar samt minskad miljöbelastning.
1.6
BESKRIVNING/ OMFATTNING
Uppdraget omfattar daglig regelmässig städning, storstädning, fönsterputsning av
Umeå Energis administrativa lokaler enligt på ritningarna inringade ytor med röd
markering. Städuppdraget ska syfta till att den mellan Umeå Energi och
leverantören överenskomna hygiennivån uppnås och bibehålls under hela
avtalsperioden. Leverantören ska ansvara för att städuppdraget bedrivs på ett
sådant sätt att villkoren i kravspecifikationen uppfylls.
1.7
ÅTAGANDE
Se Bilagor: Kommersiella villkor, städfrekvenser och kvalitetskrav.
1.7.1
Kvalitetsnivå
Uppdragstagaren har ansvar för att städkvaliteten säkras. För att kunna göra detta
ska denne ha en kvalitetsplan för uppdraget och bör också ha ett kvalitetssystem
för sin verksamhet. Om uppdragstagaren saknar kvalitetssystem är kvalitetsplanen
för uppdraget särskilt viktig. Kvalitetssäkringen ska bygga på nära kontakt mellan
Umeå Energi och Uppdragstagaren.
1.8
VISNING AV YTOR
Visning av Vikingen och Fogen kommer att ske följande tid:
Torsdag den 15 december kl 09.00
Anmälan för att delta görs till Lars-Åke Björnudd på tel.090-16 00 58
Visning av Dåva, Ålidhem och Graniten kommer att ske följande datum:
Fredag den 16 december kl 09.00
Anmälan för att delta görs till Bo Melander på tel. 070-5108715
Sida 1 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
1.9
UPPHANDLINGSFORMEN
Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt LUF lag 2007:1092(LUF är
förkortning för Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter
och posttjänster)
Upphandlingen kan komma att genomföras utan förhandling om priser och andra
avtalsvillkor.
Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att
anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor.
Komplettering av anbud kan endast ske, i form av förtydligande för att underlätta
jämförelse av anbud och genom rättelse av uppenbar felskrivning, på begäran från
Umeå Energi AB.
2.0
DEFINITIONER
Förfrågningsunderlaget är den upphandlade enhetens underlag för anbudsinfordran.
Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för
upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som Umeå
Energi ställer på anbudsgivaren.
2.1
HELT ELLER DELAT ANBUD
Uppdraget kommer inte att delas på flera anbudsgivare varför anbud ska lämnas på
hela uppdraget.
2.2
ALTERNATIVA ANBUD
Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras
inte.
2.3
KOMMERSIELLA VILLKOR
Avtalet kommer att träda i kraft den 2012-03-01 och gälla t o m 2014-02-28 med
möjlighet till 1+1 år:s förlängning. Avtal ska tecknas enligt de kommersiella
villkoren, vilket anbudsgivaren således ska utgå ifrån vid upprättandet av anbudet.
Av anbudet ska klart framgå att anbudsgivaren accepterar villkoren i bilagan
Kommersiella villkor.
3.0
VOLYMER
Angivna ytor för respektive lokal/anläggning bygger på en uppskattning och gäller
utan förbindelse. Ytorna är inte exakt uppmätta varför anbudsgivaren själv vid
visning av lokalerna måste göra sig en bild av de aktuella lokalernas storlek och
beskaffenhet.
4.0
KOMPLETTERANDE UPPGIFTER
Upphandlingen kan komma att genomförs utan förhandling om priser och andra
avtalsvillkor. Det är således av avgörande betydelse att anbuden är slutgiltiga och
kompletta vid inlämnandet.
Den grupp som kommer att granska anbuden, kan medge, att anbudet förtydligas
och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller
konkurrensbegränsning.
4.1
UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN
Detta förfrågningsunderlag finns tillgängligt via Umeå Energis webbplats
https://www.e-avrop.com/umeaenergi/e-Upphandling/Default.aspx
Eftersom all kommunikation i denna upphandling sker via denna webbplats
rekommenderar vi att presumtiva leverantörer registrerar ett konto där.
Svar på frågor av vikt för upphandlingen och eventuella tillägg som uppkommer
under upphandlingstiden kommer så snart som möjligt att meddelas alla som
prenumererar på upphandlingen, via länken ovan, senast 4 dagar före anbudstidens
utgång.
Sida 2 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
Innan anbud lämnas uppmanas därför leverantören kontrollera om ny information
om upphandlingen tillkommit.
Frågor kan ställas senast 2012-01-04 men vi rekommenderar att de ställs i så god
tid som möjligt.
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som begärts
skriftligt av Umeå Energis kontaktperson.
Endast skriftliga svar är bindande.
5.0
ANBUDET
Anbud ska vara Umeå Energi tillhanda senast 2012-01-10
Anbud lämnade genom telegram, telefax eller e-post accepteras inte då sekretess
inte kan garanteras.
5.1
ANBUDETS GILTIGHETSTID
Anbud ska vara bindande t o m 2012-04-19
5.2
ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL
Anbudet ska
vara uppställt i enlighet med fastställda formulär innehållande de uppgifter som
anges i formulären om sådana ingår i förfrågningsunderlaget
lämnas i ett två exemplar, ett originalexemplar samt en papperskopia. I stället
för papperskopia kan kopia på CD eller USB lämnas.
Plan över bemanning och tidsplanering.
Redovisa en riskanalys för städuppdraget. Riskanalysen kommer senare att ligga
till grund för den arbetsmiljöplan som vinnande anbudsgivare upprättar innan
samarbetet påbörjas.
Redogörelse över personalens utbildningsnivå och erfarenhet i yrket samt intyg
på detta ska bifogas anbudet.
Redogörelse över städarbetsledarens utbildningsnivå och erfarenhet i yrket samt
intyg på detta ska bifogas anbudet.
Redovisning av hur fönsterputsen utförs bifogas anbudet. Är det entreprenören
själv som är utförare eller används underentreprenörer?
Där ”ange veckodag” står ska anges dag/område.
Anbudsgivare ska i anbudsformuläret, ange maskiner, material och varor som
kommer att användas vid uppdragets utförande.
5.3
vara undertecknat av behörig
vara skrivet på svenska
vara prissatta i SEK exkl. moms
om svar lämnas på CD eller USB ska detta göras i Microsoft Office version från
97 till 2007
PRIS
Pris ska anges som nettopris på till förfrågan bifogade ”Anbudsformulär” Angivna
priser ska gälla fast under första avtalsåret.
5.4
ERFARENHETER OCH REFERENSER
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet från minst tre uppdrag av motsvarande
omfattning, ett av dessa uppdrag ska ha genomförts under de senaste två åren.
Referenser kan senare komma att begäras in. Oavsett om detta görs eller inte kan
Umeå Energi komma att ta egna referenser.
5.5
ANBUDETS MÄRKNING OCH ADRESSERING
Sida 3 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
Anbudet, i slutna dubbla kuvert, undertecknat av behörig firmatecknare, ska vara
märkt:
Änr: UE2011-0450-261 Anbud-.Städtjänst, och sändas till:
Umeå Energi AB
Box 224
901 05 Umeå
Receptionen på Umeå Energi Storgatan 34, mellan 08.00 – 17.00. Brevinkast finns
för normalstora kuvert.
5.6
ANBUDSÖPPNING
Anbudsöppning kommer att ske 2012-01-12 på Umeå Energi AB.
Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant
utsedd av Stockholms Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid
öppningssammanträdet.
6.0
KRITERIER FÖR ANTAGANDE AV ANBUD
Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i
rätt tid.
Detta arbete kommer att utföras av en grupp sammansatt av tjänstemän inom
Umeå Energi. På förslag av gruppen beslutar Logistikavdelningen att anta något av
anbuden eller att förkasta samtliga.
Efter sista datum för lämnande av anbud kommer sammanställning av anbuden att
göras.
Därefter kan anbudsgivare komma att inbjudas för intervju. Dessa tillfällen tjänar
till att säkerställa att anbudsgivarens anbud uppfattats på ett korrekt sätt.
Om uttrycken ska eller skall har angivits i underlaget avses att kraven måste vara
uppfyllda för att anbudet ska vara kvalificerat att gå vidare i anbudsutvärdering.
Anbudsprövning sker i tre steg: Uteslutning, kvalificering och anbudsutvärdering.
Vid utvärdering av anbud, kommer samtliga nedan angivna omständigheter och
förhållanden att prövas. Anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med
hänsyn till samtliga nedan angivna omständigheter kommer att antas.
6.1
UTESLUTNINGSFAS,
Ej uppfyllande krav enligt SFS 2007:1092 10:e kap LUF
Organisationsnummer eller SKV 4820 ska användas för lämnande av denna
uppgift och får inte vara äldre än 3 månader. Utländska anbudsgivare kan verifiera
detta på annat sätt.
Endast anbudsgivare som klarar uteslutningsfasen går vidare i anbudstävlan.
6.2
KVALIFICERINGSFAS, STEG 2
Begärda uppgifter enligt kvalificeringsfasen ska visa att anbudsgivaren har
kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget.
Följande handlingar ska bifogas anbud:
Anbudsgivaren ska beskriva sitt företags tekniska kapacitet och kompetens för
uppdraget.
Anbudsgivaren ska uppvisa intyg om registrering i aktiebolags-, handels- och
föreningsregister i det land där leverantören är etablerad.
Redovisning av anbudsgivarens kvalitetsplan- säkring.
Anbudsgivarens miljöpåverkan och miljöprogram ska redovisas i anbudet.
Organisationsnummer uppges alternativt SKV 4820 som ifylld ska bifogas
anbudet, för svenska anbudsgivare.
Sida 4 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
6.2.1
Ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk och
finansiell ställning.
Anbudsgivaren ska ha en rating på minst 40 vilket motsvarar kreditvärdig i
Creditsafe. Anbudslämnaren ska i anbudet bifoga ett utdrag, som inte är äldre än
tre månader, från ett kreditupplysningsföretag liknande Creditsafe.
I de fall lägre rating visas, ska anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om
anbudsgivaren i sitt anbud lämnat sådan förklaring att det kan anses klarlagt att
anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet.
6.3
PRÖVNING AV ANBUD
Rättelse och nollställning av de anbud som uppfyller de formella kraven.
Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbuden får
rättas.
Den grupp som kommer att granska anbuden, får också medge, att anbudet
förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller
konkurrensbegränsning, s k nollställning. Nollställning innebär således, att anbud
behandlas så att de blir jämförbara.
6.4
ANBUDSUTVÄRDERING, STEG 3
De anbudsgivare som uppfyller samtliga ska-krav går vidare till
anbudsutvärderingen. Den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest
fördelaktiga anbudet kommer att föreslås som entreprenör.
Umeå Energis utvärdering kommer dels att grunda sig på beskrivningarna som
lämnats i anbudet, dels på ett möte som kommer att hållas med de leverantörer
som vi funnit bäst mött kraven i förfrågningsunderlaget. Efter att ha gjort
bedömning av anbudslämnarna utifrån de övriga utvärderingskriterierna kommer
de anbudsgivare som ligger bäst till och fortfarande har chans att vinna att kallas
till möte.
Mötet utgör inte en förhandling utan en intervju. Det innebär att anbudsgivaren
inte får göra några väsentliga förändringar i anbudet. Ändringar får endast göras i
syfte att klargöra eller komplettera anbuden eller kraven från Umeå Energi, och
under förutsättning att detta inte medför diskriminering gentemot andra
anbudsgivare. Umeå Energi kommer vid behov även att ställa frågor på det svar
som anbudsgivaren skickat in för att få förtydliganden och säkerställa att vi
uppfattat anbudet korrekt.
Till mötet, som beräknas till slutet av januari månad, kommer städledaren som
leverantören föreslagit, att kallas och vid behov även den kundansvarige om detta
är en annan person. Mötet beräknas ta en timme.
På mötet kommer Umeå Energis upphandlingsgrupp att delta. Den består av Umeå
Energis representanter samt bistås av en städkonsult med erfarenhet och god
kännedom om städbranschen. Gruppens arbetsmetod är att ställa frågor till
leverantören, som även får ställa frågor till upphandlingsgruppen. Gruppen kommer
att svara i den mån det är möjligt utifrån att inte diskriminera andra
anbudslämnare.
Umeå Energi är angelägen om att få en leverantör som kan genomföra uppdraget
med mycket god kvalitet. Städarbetsledarens och eventuell kundansvarig anser vi
spelar en viktig roll i att kvalitetssäkra tjänsten.
Anbudsgivaren få besvara frågor vars svar bedöms enligt en fyrgradig skala.
3 poäng= utmärkt
2 poäng= mycket väl
1 poäng = godkänd
0 poäng = otydlig eller svårbedömd
Sida 5 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
Upphandlingsgruppen som utvärderar, arbetar efter förfrågningsunderlagets
förutsättningar. Det är dock ofrånkomligt att bedömningen av det muntliga
framförandet till viss del kan bli subjektiv eftersom det bygger på förtroendet vi
som köpare får för det som anbudsgivarens representanter förmedlar.
Umeå Energis upphandlingsgrupp vill dock försäkra er anbudsgivare att vårt arbete
enbart har som mål att uppnå en så affärsmässigt bra lösning som
förfrågningsunderlaget medger och att anbudsgivare ska uppleva att deras anbud
blir bedömt på ett professionellt sätt utifrån givna förutsättningar.
Följande kriterier kommer att ligga till grund för att utse Entreprenör under
avtalsperioden.
Anbudspris, antal städtimmar/dag, personalens utbildning och erfarenhet,
städarbetsledarens utbildning och erfarenhet, kvalitet- och miljöstatus, fönsterputs
samt utfall av intervjun.
Utvärdering kommer att ske enligt reduktionsprincipen och lägsta utvärderingspris
kommer att utses som leverantör, vilket innebär:
Reduktion per kriterium enlig nedan
Det maximala reduktionsvärdet i denna upphandling är 600 000kr
Anbudspris – reduktion = utvärderingspris
Kriterier
Anbudspris
Anbudspriset kommer att beräknas på offererade priser.
Antal städtimmar (daglig städ)per dag
Vid bedömning av kriteriet gäller:
35h
34h
33h
32h
31h
30h
Reduktion
-180 000kr
-120 000kr
-90 000kr
-60 000kr
-30 000kr
+/- 0 kr
Personalens utbildningsnivå
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Reduktion
SRY/Pryl eller likvärdig utbildning
samt städtekniska kurser
-60 000kr
Städtekniska kurser
+/- 0kr
Personalens erfarenhet
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Reduktion
>5år
-60 000kr
3-4 år
-30 000kr
2år
-15 000kr
1år
+/- 0kr
Sida 6 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
Städarbetsledarens utbildningsnivå
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Reduktion
SRY utbildning eller motsvarande samt
ledarskapsutbildning och städtekniska kurser
-30 000kr
SRY utbildning eller motsvarande och städtekniska kurser
-15 000 kr
SRY utbildning eller motsvarande
- 6000 kr
Städarbetsledarens erfarenhet
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Reduktion
>5år
-30 000kr
3-4 år
-15 000kr
2år
-6000kr
Miljöarbete
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Gällande ISO-14000 certifikat
ISO-14000 certifiering inom 4 månader från sista anbudsdag.
Gällande miljöpolicy
Ingen uttalad miljöpolicy
Reduktion
-60 000 kr
-48 000 kr
-36 000kr
+/- 0 kr
Kvalitetsarbete
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Gällande ISO-9001 certifikat
ISO-9001 certifiering inom 4 månader från sista anbudsdag.
Gällande kvalitetspolicy
Ingen uttalad kvalitetspolicy
Reduktion
-60 000 kr
-48 000kr
-36 000kr
+/- 0 kr
Fönsterputs
Vid bedömning av kriteriet gäller:
Utförs av entreprenören själv
Utförs med hjälp av underentreprenör
Reduktion
-20 000 kr
+/- 0 kr
Utfall av intervjun
Vid bedömning av kriteriet gäller:
25-30p
20-24p
15-19p
0-14p
Reduktion
-100 000 kr
-50 000 kr
-25 000kr
+/- 0 kr
Sida 7 av 8
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
STÄDSERVICE
DNR:UE2011-0450-261
7.0
TILLDELNINGSBESKED
När beslut fattas sänds information om detta till samtliga anbudsgivare.
Upphandlingen avslutas med en skriftlig beställning som skickas tidigast 10 dagar
från den dag tilldelningsbesked sänds ut.
Sida 8 av 8
