Protokoll styrelsemöte SHEF- Solidaritetsrörelsens hus
ekonomiska förening
Torsdagen den 3 maj 2007
nr 7 2006/07
____________________________________________________________________________
Närvarande: Gabi Björsson, Christina Robertson-Pearce, Henrik
Sundström, Daniel van Berlekom, Barbara Brädefors, Peter Thagaard,
José Ramírez
Frånvarande: Britt-Marie Lundh, Tobias Karlsson, Anna Lind, Lennart
Wohlgemuth, Joakim Sundquist, Maria Bergstrand, Anna Wester, Åsa
Thomasson, Lina Gamble, Lars Lönnback, Lina Andéer och Tommy
Andersson
1.Formalia
a) Mötet öppnas: Gabi Björson hälsade välkommen och förklarade
mötet öppnat.
b) Val av ordförande, sekreterare och justerare för mötet: Gabi
Björson valdes till ordförande, Barbara Brädefors till sekreterare
och Daniel van Berlekom till justerare.
c) Godkännande av dagordningen och röstlängd: Dagordningen
godkändes. Beslutades att närvarolistan utgör röstlängd.
d) Genomgång av styrelseprotokoll nr 6-2007-03-20:
Bekräftades att protokollet är nr 6 eftersom mötena följer
verksamhetsår och inte kalenderår. Protokollet godkändes och
lades till handlingarna. Bil.1
e) Genomgång av VU-protokoll nr 8 2007-04-12: Gabi Björson gick
igenom VU-protokollet som därefter lades till handlingarna. Bil.2.
2. Rapporter från Biblioteket
Då Maria Bergstrand inte var närvarande kommenterade ordförande de
två papper Maria hade lämnat till styrelsen. Bil 3 är en kort rapport i sju
punkter om Bibliotekets verksamhet och Bil 4 är den mellanårsrapport
som Biblioteket har lämnat till Sida. Texterna rekommenderas till
genomläsning efter mötet. Lades till handlingarna.
1
3. Ekonomin
a) Kvartalsrapport: Henrik Sundström kommenterade
resultatrapporten för perioden, Bil 5, som visar att intäkter och
kostnader med få avvikelser motsvarar budgeten.
Ränta: I anslutning till rapporten diskuterades en flyttning av Shefs
tillgodohavanden från plusgirot till bank eftersom Shef inte kan placera
sina pengar utan någon form av vinst. Britt-Mari Lundh undersöker f.n.
en offert från Ekobanken. Daniel van Berlekom ställde frågan om detta
kunde innebära en intressekonflikt eftersom Britt-Mari sitter i
Ekobankens styrelse. Styrelsen ansåg att en offert inte kunde innebära
en intressekonflikt.
Diskuterades olika tänkbara banker som t.ex. KF Sparkassa och den
allmänna uppfattningen var att det ska vara en bank med etiska och
ekologiska förtecken. Uppdrogs åt kansliet att tillsammans med offerten
från Ekobanken undersöka vilka andra banker som kan motsvara de
krav som Shef ställer på en placering.
Fond: Styrelsen diskuterade nödvändigheten att avsätta medel för en
eventuell sex månaders uppsägningstid av personal som är anställd med
Sida-bidrag i händelse av att bidraget uteblir. Ett förslag lades att 50 000
av årsresultatet läggs i en reservfond så att det om sex år kan finnas en
summa på 300 000.
Beslutades att kassören presenterar ett skriftligt underlag på nästa
styrelsemöte för beslut.
Därefter lades den ekonomiska rapporten till handlingarna.
b) Hissofferter
José Ramirez förklarade att det finns två offerter och att det är
vissa svårigheter att jämföra dem. Eftersom EU-bestämmelser
kräver åtgärder gällande hissanordningar senast sista augusti så är
det bråttom.
Beslutades att jämförelsen ska vara klar till nästkommande VU-möte
och att styrelsen delegerar till VU att agera skyndsamt och åtminstone
lägga ut uppdraget. Den valda varianten ska omfatta det som är
nödvändigt att göra men inga extravaganser.
2
4. VU
a) Beslutsordning för VU och styrelsen
Förslaget till beslutsordning är tredelat, omfattande stämmans,
styrelsens och verkställande utskottets uppgifter att besluta om. Henrik
Sundström ansåg att beslutsordningen bara borde omfatta styrelsen och
VU eftersom stämmans uppgifter regleras av stadgarna. De flesta andra
ansåg i en röstning att det var översiktligt med de tre nivåerna.
Beslutades att anta förslaget till beslutsordning och att ge en rapport på
nästa styrelsemöte. Bil 6. Första delen av förslaget ska godkännas av
2008 års stämma.
b) Beslutspunkter
Det förelåg inga beslutspunkter.
c) Personal
Föreliggande text till annons till Arbetsförmedlingen diskuterades.Bil.7.
Det ska framgå att det handlar om ett heltidsvikariat och att det finns
kollektivavtal med HTF. Denna fråga hade inte behövts föreläggas
styrelsen eftersom det är en VU-fråga.
5. Arbetsgrupper och verksamhet
a) Miljögruppen: Förslag till miljöplan. Bil. 8
Den föreliggande planen blandar miljöprinciper och uppdrag åt olika
personer att verkställa.
Beslutades att miljöplanen görs om till dokument och att Gabi Björsson
”putsar” både plan och arbetsschema.
b) Planeringsgruppen
Det fanns ingen ny information och uppfattningen var att gruppen hade
gett varje plan i uppdrag att diskutera tänkbara förändringar inom sitt
område.
c) IT-gruppen: Bredband
Gruppen hade inkommit med förslag till fördelning av månadskostnader
för bredband. Bil 9. 25 organisationer delar på månadskostnaderna
beroende på om organisationen har anställda eller inte. Även antalet
anställda beaktas, varvid med anställd avses en person som är avlönad i
huset. Intäkterna på 5847 kr täcker service och underhåll. Kostnaden för
organisationerna läggs på hyran och en organisation kan inte tacka nej
till en moderniserad infrastruktur.
3
Kabeldragningen kommer att ske 16 maj och i slutet av maj görs en
testkörning.
Beslutades att godkänna IT-gruppens förslag till kostnadsfördelning och
att kostnaden läggs på hyran fr o m 3:e kvartalet under förutsättning att
systemet fungerar.
6. Övriga frågor
a) Agenda: Extra stämma med uppgift att anta nya stadgar
Beslutades att inkalla en extra stämma tisdagen den 22 maj 2007
kl. 18.00 med uppgift att behandla en andra läsning av de nya
stadgarna.
Beslutades att före stämman börja ett styrelsemöte kl. 17.00 som bryts
kl. 18.00 för att fortsätta efter stämman. Kl.19:30 bjuds styrelsen och
personalen på restaurang.
b) Val av ordförande och sekreterare till nästa styrelsemöte
Beslutades att Barbara Brädefors är mötesordförande och Daniel van
Berlekom mötessekreterare.
c) Mötet avslutas
Gabi Björsson tackade alla närvarande för visat intresse och avslutade
mötet.
Barbara Brädefors
Sekreterare
Gabi Björsson
Mötesordförande
Daniel van Berlekom
Justerare
4
