RUTIN
1 (6)
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Rutin för rekvisition av läkemedel till Kommunala förråd
inom Region Gotland
Allmänt
Leverantör
Leverantör av läkemedel till enheter inom Gotlands Region är Apotek Hjärtat som finns i Kalmar.
Öppettider Apotek Hjärtat
Måndag-fredag: 8.00-16.00
Bakjour övrig tid: 0746-238671 (minicall)
Frågor
Allmänna frågor kring läkemedel, sortiment, läkemedelshantering mm
Kontakta Sjukhusapoteket :Måndag-fredag 8.00-16.00 (juni-augusti 8.00-15.00)
Telefon: 26 9952
E-post:[email protected]
Inköp & Faktura
Kontakta Ekonomi- och EFH (elektronisk fakturahantering) support. Måndag-fredag 8.00 -16.00
(lunch 11.30-13.00).Sommaren 2014 vecka 26-32 Måndag-fredag 8.00-12.00.
Telefon: (26) 9999 val 2
Frågor kring leveranser m.m.
Kontakta Apotek Hjärtat
Telefon: 0480 410347 Bakjour: 0746-238671 (minicall)
Fax: 0480 410338
E-post: [email protected] (leveransfrågor)
E-post:[email protected] (order)
Beställningssystem
Läkemedel beställs via Inköp & Faktura, Region Gotlands e-handelssystem.
Användarmanual för inköp i Inköp & Faktura finns på HSF intranätsida under rubriken
”Läkemedel”
Behöriga beställare läggs upp i systemet av Ekonomi- och EFH supporten. Blanketten för nya
beställare, ändringar och avslut finns på HSF intranätsida under rubriken ”Läkemedel” Blanketten
fylls i och skrivs under av beställare och ansvarig chef. Blanketten skickas till Ekonomi- och EFH
supporten. Beställaren blir sedan kontaktad för utbildning och inloggningsuppgifter.
Dokumentnamn
Rutin för rekvisistion av läkemedel till kommunala
förråd inom Region Gotland
Visby Lasarett
Framtagen av – funktion/namn
Sjukhusapoteket/Anna-Karin Caesar/Anna Glas
Dokumentnummer
HSF 2011-LM3
Godkänd av – funktion/namn
Chefsapotekare/Monika Westermark
Upprättat/godkänt datum
2014-06-13
Version
5.0
RUTIN
2 (6)
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Beställning av läkemedel
Beställningstyp
Normalbeställning
Stopptid
Utleverans
Kostnad
Tidigast lev i IoF
9.30
vardag
Nästa dag
Kl 8:00 till
godsmottagningen
104 kr/rad
Inget datum
angivet=
leverans nästa
dag.(det finns på
lager)
Inom Visby:leverans
efter kl 13 vardagar
samma dag som till
godsmottagningen
Morgondagen
datum= levereras
dag två (om det ej
finns på lager)
Landsbygden:
leverans dagen efter
leveransen till
godsmottagningen
Expressbeställning Under
öppettid
= 8-16
vardagar
Enligt
överenskommelse
146 kr/rad
Ta telefonkontakt
med Apotek
Hjärtat.
Beställning skickas
enligt
överenskommelse
Akutbeställning
Enligt
överenskommelse
8065kr/rad
+ ev.
tillägg
Ta telefonkontakt
med Apotek
Hjärtat.
Beställning skickas
enligt
överenskommelse
104 kr/rad
Ange faktiskt
leveransdatum
Kan anges max 14
dagar framåt
Bakjour
Fast
beställningsdag
Expressbeställning
Används när akut behov av läkemedel uppkommer under Apotek Hjärtats öppethållande. Alltså
fram till klockan 16 mån – fre.
Beställning görs via Inköp & Faktura. Telefonkontakt tas omgående med Apotek Hjärtat för
överenskommelse om när läkemedlet kan levereras.
Dokumentnamn
Rutin för rekvisistion av läkemedel till kommunala
förråd inom Region Gotland
Visby Lasarett
Framtagen av – funktion/namn
Sjukhusapoteket/Anna-Karin Caesar/Anna Glas
Dokumentnummer
HSF 2011-LM3
Godkänd av – funktion/namn
Chefsapotekare/Monika Westermark
Upprättat/godkänt datum
2014-06-13
Version
5.0
RUTIN
3 (6)
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Akutbeställning
Används när akut behov av läkemedel uppstår utanför Apotek Hjärtats öppettider. Kontakta
bakjoursfarmaceut, telefon 0746-238671 (minicall)
Överenskommelse sker per telefon om hur beställning ska göras samt hur och när läkemedlet ska
levereras.
Kostnad 7 815 kr samt kostnad för transport.
Kontrollera alltid totalkostnaden och stäm av med ansvarig läkare!
Fast beställningsdag
Används när kommunala sjukhem/SÄBO på landsbygden inom Region Gotland ska beställa i
första hand kylvaror. Faktiskt leveransdatum ska anges efter när körturerna går från
Sjukhusapoteket.
Körtur schema: Norra turen: Onsdagar. Mellersta turen: Tisdag, onsdag, torsdag och fredag. Södra
turen: Tisdag och torsdag.
Tänk på att Vårdapoteket skickar beställda varor vardagen före utkörning sker till landsbygden!
Ingen extra kostnad utgår.
Rutinen kan också användas för rekvirering av ej kylförvarade läkemedel.
Sortiment i Inköp & Faktura
Prislistan i Inköp & Faktura upptar alla läkemedel samt en del handelsvaror. I prislistan visas det
faktiska priset = nettopris, vilket innebär att för läkemedel som är upphandlade av landstinget visas
det upphandlade priset.
I prislistan, i kolumnen Tidigast lev, visas vilka varor som normalt lagerförs hos Apotek Hjärtat (0)
inget datum angivet och om någon vara är restnoterad under längre tid (999) ett långt framskridet
datum visas. Det betyder oviss leveranstid.
Vid frågor kring sortimentet kontakta Sjukhusapoteket tel: 9952 För handelsvaror kontaktas
Varuförsörjningen tel:268498
Kommunala förråd på äldreboenden har sina basläkemedel upplagda i en beställningsmall.
Sjukhusapoteket ansvarar för dessa beställningsmallar.
Beställning av läkemedel som inte finns upptagna i prislistan
Läkemedel som inte finns upptagna i prislistan t.ex. vissa extemporeläkemedel och licensläkemedel
beställs första gången via rekvisition som faxas alternativt mejlas till Apotek Hjärtat.
Rekvisitionsblankett från Apotek Hjärtat finns som länk på vår hemsida under ”Läkemedel”
Fax nr: 0480 410338
E-post: [email protected]
Dokumentnamn
Rutin för rekvisistion av läkemedel till kommunala
förråd inom Region Gotland
Visby Lasarett
Framtagen av – funktion/namn
Sjukhusapoteket/Anna-Karin Caesar/Anna Glas
Dokumentnummer
HSF 2011-LM3
Godkänd av – funktion/namn
Chefsapotekare/Monika Westermark
Upprättat/godkänt datum
2014-06-13
Version
5.0
RUTIN
4 (6)
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Felbeställning
För att annullera en skickad beställning innan varorna har levererats måste kontakt tas med Apotek
Hjärtat som kommer att bedöma om ordern kan stoppas.
Om felbeställning (fel vara, fel antal) upptäcks vid leverans kontakta snarast Apotek Hjärtat för
diskussion huruvida det är möjligt att varan tas i retur och krediteras.
Apotek Hjärtat är ej skyldig att ta tillbaka felbeställda varor! Det är därför viktigt att alla
beställningar i Inköp & Faktura är korrekta innan de skickas till Apotek Hjärtat.
Restnoterade varor
Vid akut behov tag kontakt med Apotek Hjärtat.
Restnoterad vara levereras när varan åter finns tillgänglig. Kostnaden för att hantera orderraden
debiteras vid första delleveransen, läkemedelskostnaden debiteras vid respektive leveranstillfälle.
Utbyte av varor
Apotek Hjärtat kommer att göra en rimlighetsbedömning avseende beställt antal per orderrad.
Kontakt tas med beställaren inför ändring.
Vid beställning av läkemedel sker normalt inget utbyte till rekommenderat synonympreparat/upphandlat. Undantag gäller vid restnotering av beställd vara.
Information om rekommenderade synonympreparat finns. Se Kloka Listan
Enheternas beställningsmallar i Inköp & Faktura innehåller upphandlade/rekommenderade
läkemedel. Beställningsmallarna uppdateras av Sjukhusapoteket.
Hållbarhet
Enligt avtal mellan Apotek Hjärtat och Region Gotland skall minst 6 månader av varans hållbarhet
återstå vid leverans. Vissa varor är undantagna denna överenskommelse t ex PES-produkter och en
del extempore. Det kan förekomma att Apotek Hjärtat inte kan erhålla varor med 6 månaders
hållbarhet, men i de specifika fallen markeras det med en klisteretikett (H) på förpackningen.
Utleverans
Packning och utleverans
Varorna packas i orange låda som märks med avdelnings namn samt sjukhus. Innehåller lådan
kylvaror är lådan märkt ”Innehåller kylvara”. Kylvarorna levereras i frigolitlådor som håller kylan i
24 timmar. Apotek Hjärtat skickar inga kylvaror till lördagar. Frigolitlådor och sköldar returneras till
Apotek Hjärtat. Utleverans orange lådor sker från klockan 8.00 mån – fre, utleverans kylvaror sker
från klockan 8.00 tis-fre i Visby. Övriga se fast beställningsdag.
Dokumentnamn
Rutin för rekvisistion av läkemedel till kommunala
förråd inom Region Gotland
Visby Lasarett
Framtagen av – funktion/namn
Sjukhusapoteket/Anna-Karin Caesar/Anna Glas
Dokumentnummer
HSF 2011-LM3
Godkänd av – funktion/namn
Chefsapotekare/Monika Westermark
Upprättat/godkänt datum
2014-06-13
Version
5.0
RUTIN
5 (6)
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Mottagning av leverans
Mottagna läkemedel ska kvitteras av behörig person.
Mottagna varor ska packas upp så snart som möjligt efter mottagande, speciellt om leveransen
innehåller kylvaror. Vid uppackning ska leverans kontrolleras mot följesedel.
Viktigt att den som packar upp anger på följesedel att den är kontrollerad mot leveransen. Lägg
följesedeln på anvisad plats (pärm eller dylikt). Följesedel bör sparas i 3 månader.
Vid felleverans (=om inte levererade varor överensstämmer med följesedel) kontakta Apotek
Hjärtat så snart som möjligt. Kontrollera speciellt hållbarheten som bör vara 6 månader.
Inleverans
Inleverans av mottagna varor ska göras i Inköp & Faktura. Viktigt att det finns en rutin på enheten
så att man minst 1 gång/vecka gör en inleveransrapport av hemkomna varor. OBS! VIKTIGT!
Kontrollera varunummer och att det är rätt läkemedel från rätt företag . Inleverans kan bara
göras av dem som har behörighet i Inköp & Faktura. Godkännande av faktura kan göras först när
inleveransen är gjord se Användarmanual för inköp i Inköp & Faktura på HSF intranätsida under
”Läkemedel”. Ett möjligt arbetssätt är att mottagaren bockar av på följesedel och sjukhusapotekets
personal gör inleverans i IoF.
Returer
Lådor som läkemedel levereras i ska returneras till Apotek Hjärtat. Vaktmästarna hämtar på
avd/mott. Om Avdelningarna/mottagningarna behöver skicka läkemedel ex reklamationer,
indragna läkemedel etc skall lådorna låsas (röda låsbleck, som finns på sjukhusapoteket) och märkas
RETUR Vårdapoteket. Kvittenslista finns på hemsidan under beställa läkemedel till höger i menyn.
Reklamation
Vid reklamation tas kontakt med Apotek Hjärtat. Lägg in reklamationen som en avvikelse i Flexite.
Dokumentnamn
Rutin för rekvisistion av läkemedel till kommunala
förråd inom Region Gotland
Visby Lasarett
Framtagen av – funktion/namn
Sjukhusapoteket/Anna-Karin Caesar/Anna Glas
Dokumentnummer
HSF 2011-LM3
Godkänd av – funktion/namn
Chefsapotekare/Monika Westermark
Upprättat/godkänt datum
2014-06-13
Version
5.0
RUTIN
6 (6)
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Kasserade läkemedel
Tas om hand av Regionen enligt särskild rutin. Rutin för hantering av kliniskt avfall.
Reservrutin
Vid fel i beställningssystem
Ta kontakt med Ekonomi- och EFH supporten (26) 9999 val 2. Beroende på felets art och
varaktighet beslutas om vidare åtgärd. Om systemet inte beräknas komma igång inom rimlig tid
startas reservrutin. Detta kommuniceras ut till alla beställare. Reservrutin innebär att endast akuta
läkemedel beställs via fax eller e-post. E-postadress: [email protected]
Vid ej behörig beställare på plats
Endast akuta läkemedel beställs via fax. Rekvisitionen ska skrivas under av ansvarig läkare.
Dokumentnamn
Rutin för rekvisistion av läkemedel till kommunala
förråd inom Region Gotland
Visby Lasarett
Framtagen av – funktion/namn
Sjukhusapoteket/Anna-Karin Caesar/Anna Glas
Dokumentnummer
HSF 2011-LM3
Godkänd av – funktion/namn
Chefsapotekare/Monika Westermark
Upprättat/godkänt datum
2014-06-13
Version
5.0
