Socialnämnden
RUTIN FÖR GENOMFÖRANDEPLAN, SOCIAL JOURNAL
OCH DOKUMENTATION HOS UTFÖRARE
Handläggare:
Mikael Daxberg
Befattning:
Verksamhetsutvecklare
Upprättad:
2014-02-04
Version:
2
INLEDNING
Denna vägledning handlar om dokumentation enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service
till vissa funktionshindrade av genomförandet av insatser som ska tillgodose den enskildes behov.
Dokumentationen ska ge en bild av hur den enskilde erhåller det stöd han/hon är beviljad.
VARFÖR BEHÖVS DOKUMENTATION?
Den enskildes rättsäkerhet och möjlighet till insyn i genomförandet.
För att utveckla och säkerställa kvalitet i omsorgsarbete gentemot den enskilde.
För verksamhetsplanering.
För att få underlag för planering av omsorgsinsatser.
För informationsöverföring mellan personal och för att upprätthålla en kontinuitet
i arbetet.
För att uppföljning av insatserna ska vara möjliga.
För de anställdas rättsäkerhet i samband med klagomål och anmälningar.
För att möjliggöra insyn och tillsyn från t.ex. socialnämnden, revisorer, IVO och JO.
VAD STÅR I LAGEN?
Kraven på dokumentation regleras i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och
socialtjänstlagen (SoL) och ska utgå från ett individuellt beslut.
I 11 kap 5 § SoL och §§ 21a och b LSS står det om dokumentation:
Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stöd
insatser, vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut
och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter av betydelse.
Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga
inte får tillgång till dem.
För att dokumentationen ska kunna fylla sin huvuduppgift krävs att den innehåller tillräcklig,
väsentlig och korrekt information. Endast de uppgifter som har betydelse med hänsyn till
verksamhetens art och den enskilde individen behöver dokumenteras.
Tillräcklig: Dokumentationen ska ge nödvändig information kring och om den enskilde, viktiga
aktiviteter och händelser som kommer att påverka den enskilde.
Väsentlig: Informationen ska inte vara onödigt detaljerad, viktig information som avviker från det
planerade.
Korrekt: Innebär krav på den enskildes rätt till integritet, d v s anteckningarna ska vara sakliga och
inte innehålla ovidkommande omdömen av allmänt nedsättande eller kränkande utlåtanden.
HUR SKA MAN DOKUMENTERA?
I SoL 11 kap § 6 och LSS § 21b står det: ”Dokumentationen ska utformas med respekt för den
enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra
anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i
dokumentationen är oriktig ska detta antecknas.”
VAD SKA EN PERSONAKT I PRO-CAPITA HOS UTFÖRAREN INNEHÅLLA?
Beställning från handläggaren inkl. beslut, målsättning och nödvändig information.
Genomförandeplan
Social journal
Utredning och beslut ger underlag till genomförandeplanen samt specificerar vilka insatser som är
beviljade. Anteckningar ska föras fortlöpande så att utvecklingen i genomförandet kan följas. De
anteckningar som avser faktiska omständigheter och händelser av betydelse ska sammanställas i en
social journal.
VAD SKA EN GENOMFÖRANDEPLAN INNEHÅLLA?
En genomförandeplan är en överenskommelse med den enskilde och ett praktiskt redskap för
personalen. I genomförandeplanen konkretiseras de beviljade insatserna. Av planen ska det framgå
den enskildes behov och önskemål.
Av planen ska det framgå:
När planen har upprättats och vilka personer som deltagit.
När och hur planen ska följas upp.
Vilket beslut som ligger till grund för insatsen.
Om det ingår flera delar i insatsen och i så fall vilka.
När och hur insatsen eller delar av den ska genomföras samt av vem.
Vilka mål som gäller för insatsen, både övergripande och delmål. Målen ska vara konkreta,
realistiska och formulerade på ett sätt som gör att de kan följas upp.
På vilket sätt den enskilde utövat inflytande över planeringen.
Beskrivning över hur trygghetslarm hanteras utifrån den enskildes situation.
Följande uppgifter ska finnas tillgängliga:
Den enskildes namn, personnummer och adress.
Uppgifter om anhöriga, kontaktperson, biståndshandläggare, enhetschef, ev.
sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast osv.
Uppgift om god man och dennes uppdrag eller förvaltare.
Uppgifter på andra insatser som ex färdtjänst.
Datum för upprättandet av genomförandeplan.
Datum för uppföljning.
Om enskild ej samtycker eller vill medverka vid upprättande av genomförandeplanen övergår den till
att kallas för arbetsplan. Notering sker i Pro-Capita att den enskilde inte vill medverka till upprättade
av planen.
2 av 4
Ansvar:
När handläggare beviljat insats enligt LSS eller SoL skickas beställning till enhetschefen via
Pro-Capita. Enhetschefen har som rutin att gå in och titta varje dag i systemet. När beslut av
brådskande natur finns tar handläggaren kontakt med berörd enhetschef via telefon eller
mail för att upplysa om att en ny beställning finns.
Enhetschefen planerar verkställigheten utifrån handläggarens beslut i en genomförandeplan.
Enhetschefen ansvarar för att verksamheten utser ansvarig omsorgsassistent (om behov
finns) till den enskilde.
Planen ska upprättas i den verksamhet som verkställer insatsen inom en månad.
Enhetschefen och personal/ansvarig omsorgsassistent ansvarar tillsammans för att
genomförandeplan upprättas. Upprättandet ska ske tillsammans med den enskilde och/eller
dess företrädare. Planen ska undertecknas av både verkställaren och den enskilde.
Enhetschefen meddelar handläggaren att en genomförandeplan är upprättad. Handläggaren
checkar av att planen är i enlighet med det fattade beslutet.
Ansvarig omsorgsassistent har ansvar för att ändringar i genomförandeplanen görs vid
behov i samråd med den enskilde. Dessa ska förankras med övrig personal på
APT/gruppmöte.
Avvikelser från genomförandeplanen dokumenteras i Pro Capita verkställighet enligt
fastställd rutin. Enhetschefen ansvarar för att avvikelser följs upp på APT/gruppmöten.
Originalet på genomförandeplanen förvaras på enheten. Den enskilde erbjuds en kopia.
Biståndshandläggaren får en bevakning om att genomförandeplanen är upprättad. Denne
kontrollerar att beslutet verkställs i planen.
SOCIAL JOURNAL
Syftet med fortlöpande dokumentation är att den ska visa hur situationen utvecklas för den enskilde.
I den sociala journalen dokumenteras händelser som är viktiga för insatsen, t.ex. avvikelser från
genomförandeplanen, förändringar som bedöms kunna leda till ny bedömning, anteckningar om
kontakter som tagits, den enskildes önskemål/synpunkter etc.
Dokumentation enligt HSL (hälso- och sjukvårdslagen) ska INTE dokumenteras i den sociala
journalen. Det finns en särskild flik/pärm avsedd för HSL-dokumentation. Delegerade och
ordinerade arbetsuppgifter dokumenteras i HSL.
Den enskilde bör vara underrättad om dokumentationen och har rätt att ta del av den. Det ska
dokumenteras i akten om den enskilde anser att någon uppgift som antecknats är felaktig. I samband
med upprättandet av genomförandeplanen upplyses den enskilde att dokumentation kommer att
föras.
ANSVAR
All personal har ansvar att dokumentera händelser av vikt. Dokumentationen sker på blankett som
sitter i den enskildes flik/pärm. Anteckningarna ska föras kontinuerligt, i kronologisk ordning samt
vara daterade och signerade.
3 av 4
SIGNERING
Varje journalanteckning i ProCapita ska undertecknas med namn och befattning på den som har
gjort en viss anteckning och när anteckningen gjordes. En allmän handling kan inte ändras på annat
sätt än att det framgår att en ändring har gjorts. Den felaktiga texten ska kunna läsas.
SIGNERINGSLISTA
Lista över personalens signaturer. Verksamheten kan ha en lista per personalgrupp.
DAGANTECKNINGAR
Anteckningar som dagligen eller fortlöpande förs av berörd personal. I anteckningarna framgår det
hur arbetet runt den enskilde utvecklar sig.
HUR SKA DOKUMENTEN FÖRVARAS
Enhetschefen ansvarar för att handlingar som rör den enskildes personliga förhållanden förvaras så
att obehörig inte får tillgång till dem. Enhetschefen ska omgående meddela biståndshandläggare om
den enskilde avlidit, flyttat eller om insatsen upphört på den enskildes begäran.
BEGREPPSFÖRKLARINGAR
Personakt; en akt som innehåller handlingar om en person. Personakt kan vara elektronisk eller
fysisk eller både och. Den kan innehålla handlingar som har kommit in till eller upprättats inom
socialtjänsten.
Handläggning; avser utredning, bedömning och beslutsfattande i ett socialt ärende, vilket innebär
myndighetsutövning. Här avgörs om den enskilde ska få stöd.
Genomförandeplan; en planering utformad som en överenskommelse med den enskilde samt ett
praktiskt redskap för personalen i sitt arbete.
Verkställighet; när insatser planeras, genomförs, följs upp och utvärderas tillsammans med den
enskilde.
Den enskilde; den person som tar emot insatser.
Ansvarig omsorgsassistent; en av omsorgsassistent som är utsedd till kontaktperson för den
enskilde och som inom ramen för sin yrkesroll ska värna om den enskildes livssituation. Ansvarig
omsorgsassistent ska tillvarata den enskildes intressen, ha ett övergripande ansvar för att denne får
det stöd som han/hon är beviljad samt vara kontaktlänk mot omvärlden.
Social journal; ett dokument som hör till en personakt där anteckningar av betydelse för
genomförande av insatser görs kontinuerligt och i kronologisk ordning. Avvikelser från
genomförandeplanen skrivs in i den sociala journalen.
Daganteckningar; anteckningar som dagligen eller fortlöpande förs av berörd personal. I
anteckningarna framgår det hur arbetet runt den enskilde utvecklar sig.
4 av 4
