Checklista Reseräkningar (Resa inrikes/Resa utrikes)
Alla utlägg som rör en resa som är mer än 50 km från verksamhetsorten ska registreras som en
reseräkning
Tex: Taxi i Köpenhamn mellan flygplats och hotell.
Kontrollera följande:
1. att alla fält med information om avresa och återresa är ifyllda och korrekta i förhållande till
den faktiska resan och underlagen
2. att Huvudkonteringen (den översta knappen där det står ”Kontering”) är ifylld
Huvudkonteringen styr alla poster men om man vill kontera en viss post med ett annat
projekt kan man fylla i det i den specifika posten (med knappen i posten där det står
”Kontering”)
3. att syftet (den översta knappen där det står ”Syfte”) med resan är ifyllt
4. att alla måltidsavdrag redovisas (knappen där det står ”Måltider”), se inforuta och
Resereglemente för riktlinjer
5. att korrekt utläggskategori är vald för respektive utlägg
6. att korrekt belopp, valuta och ett syfte är uppgett för respektive utlägg
Tänk på att syftet ska förklara varför kostnaden har uppkommit och varför den var
nödvändig. Formulera syftet tydligt så att även en person utanför KI kan förstå innebörden.
7. att originalkvitton finns bifogade. I situationer där originalkvitto inte förekommer (tex
webbhandel), bifoga elektronisk bekräftelse/kvitto samt kontoutdrag.
8. att blanketten är korrekt utskriven med all info (personens namn och p-nr, att alla belopp är
uträknade och utskrivna)
9. att personen som reseräkningen gäller, själv har signerat
10. att reseorder är bifogad
11. att så mkt underlag som möjligt till varför personen har gjort något/varför utgiften har
uppkommit finns bifogat
Tex Agenda/Program/Schema/Dagordning, Inbjudan, Projektbeskrivning
12. att enhetschefen har attesterat/signerat reseräkningen
Tänk på:
- Vid utlägg för hotell måste alltid hotellräkningen bifogas med specifikationer för utgifterna, för att
kunna granska logikostnad per dygn, att utlägget inte innehåller något annat än logikostnad (tex
minibar) m.m.
Det räcker alltså inte med en kortslip på totalbeloppet.
- Om personen som begär ersättning har betalt tex resa eller boende för andra anställda så behöver
även dessa personers reseordrar bifogas.
Emil Fägerwall Ödman
CLINTEC
2014-11-05
Version 1.1
Checklista Utlägg
Alla utlägg som inte rör någon resa (förutom bilersättning) och allt som sker mindre än 50 km från
verksamhetsorten
Tex: Inköp av ett datorprogram/programvara som inte finns upphandlat på KI.
Kontrollera följande:
1. att utläggen inte är kopplade/i samband med en resa, då ska saken istället registreras som en
reseräkning: ”Resa inrikes” eller ”Resa utrikes”
2. att Huvudkonteringen (den översta knappen där det står ”Kontering”) är ifylld.
Huvudkonteringen styr alla poster men om man vill kontera en viss post med ett annat
projekt kan man fylla i det i den specifika posten (med knappen i posten där det står
”Kontering”)
3. att korrekt utläggskategori är vald för respektive utlägg
4. att korrekt belopp, valuta och ett syfte är uppgett för respektive utlägg
Tänk på att syftet ska förklara varför kostnaden har uppkommit och varför den var
nödvändig. Formulera syftet tydligt så att även en person utanför KI kan förstå innebörden.
5. att originalkvitton finns bifogade. I situationer där originalkvitto inte förekommer (tex
webbhandel), bifoga elektronisk bekräftelse/kvitto samt kontoutdrag.
6. att blanketten är korrekt utskriven med all info (personens namn och p-nr, att alla belopp är
uträknade och utskrivna)
7. att personen som reseräkningen gäller, själv har signerat
8. att så mkt underlag som möjligt till varför personen har gjort något/varför utgiften har
uppkommit finns bifogat
Tex Agenda/Program/Schema/Dagordning, Inbjudan, Projektbeskrivning
9. att enhetschefen har attesterat/signerat reseräkningen
Tänk på:
- att en komplett utfylld direktupphandlingsblankett måste bifogas om en vara eller tjänst är
inhandlad hos annan leverantör än de som finns upphandlade med KI.
Tänk på att billigare pris inte är en godkänd anledning till en direktupphandling
- att alltid informera och be medarbetarna om att i största möjliga utsträckning be om faktura
och/eller upprätta ett företagskonto hos leverantören, istället för att betala direkt i butiken med
privata medel.
Emil Fägerwall Ödman
CLINTEC
2014-11-05
Version 1.1
Checklista Representation
Extern representation handlar om utlägg som riktar sig mot andra organisationer i syfte att skapa,
bibehålla eller avsluta goda relationer mellan KI och andra verksamheter.
Intern representation handlar om utlägg som riktar sig mot KI:s personal och har ofta karaktären av
personalvård.
Kontrollera följande:
1. att Huvudkonteringen (den översta knappen där det står ”Kontering”) är ifylld.
Huvudkonteringen styr alla poster men om man vill kontera en viss post med ett annat
projekt kan man fylla i det i den specifika posten (med knappen i posten där det står
”Kontering”)
2. att korrekt representationskategori är vald för respektive representation
3. att korrekt belopp och valuta är uppgett för respektive representation
4. att korrekt antal personer/deltagare, namn, deras befattningar och
organisationstillhörigheter är uppgett för respektive representation
5. att ett syfte är uppgett för respektive representation
Tänk på att representation tillåts endast inom och i direkt anslutning till KI:s verksamhet,
och just extern representation ska ha syftet att skapa, bibehålla eller avsluta goda relationer
mellan KI och andra verksamheter. Så syftet måste förklara hur dessa krav uppfylls.
Representation får inte vara uttryck för personlig gästfrihet och inte heller vara ofta
förekommande mot samma personer.
Det är framför allt syftet med representationen som bestämmer om den skall bokföras
som extern eller intern representation och alltså inte i första hand deltagarnas
organisatoriska hemvist.
6. att originalkvitton finns bifogade. I situationer där originalkvitto inte förekommer (tex
webbhandel), bifoga elektronisk bekräftelse/kvitto samt kontoutdrag.
7. att blanketten är korrekt utskriven med all info (personens namn och p-nr, att alla belopp är
uträknade och utskrivna)
8. att personen som reseräkningen gäller själv har signerat
9. att så mkt underlag som möjligt till varför personen har gjort något/varför utgiften har
uppkommit finns bifogat
Tex Agenda/Program/Schema/Dagordning, Inbjudan, Projektbeskrivning
10. att enhetschefen har attesterat/signerat reseräkningen
Tänk på:
- Vid utlägg för restaurangbesök måste alltid originalkvitto bifogas med specifikationer för utgifterna,
för att kunna granska vad kvittot innehåller (tex antal rätter i förhållande till deltagare, mängd och
evt. typ av alkohol) och momssatser.
Det räcker alltså inte med en kortslip på totalbeloppet.
Emil Fägerwall Ödman
CLINTEC
2014-11-05
Version 1.1
