Sociala medier - Falköpings kommun

Sociala medier
Policy för
Sociala medier
i Falköpings kommun
Sociala medier
Innehållsförteckning
Sociala medier3
Ett strategiskt val3
Exempel på sociala medier
3
Sociala medier och Falköping idag
4
Syfte5
Morgondagens informationsspridning5
Vem äger agendan?5
Styrkor och svagheter5
Medborgardialog6
Webbplatsen och sociala medier 6
Varumärket Falköping6
Omvärldsbevakning6
Kriskommunikation7
Slutsats7
Vägledning 8
Roller och ansvar 8
Kommunen som användare8
Hantera synpunkter och kommentarer 9
Privatperson som användare9
Förtroendevalda som användare10
Öppna och avsluta ett konto 10
Gallringsbeslut10
Mer information10
Juridik11
Tryckfrihetsförordningen11
Offentlighets och sekretesslagen 12
Förvaltningslagen och serviceskyldigheten 12
Yttrandefrihetsgrundlagen 12
Personuppgiftslagen13
Lagen om elektroniska anslagstavlor 13
Bevarande och gallring samt avpublicering 13
Bilagor 15
SKL:s checklista för sociala medier
15
Datainspektionen:
Myndigheter,
ansvaret för personuppgifter i sociala medier
16
Dokumenttyp
Antagen av
Dokumentansvarig
Policy
Kommunfullmäktige 2011-09-26
Kommundirektören
Sociala medier
Sociala medier
I takt med digitaliseringens ökade möjligheter till dialog, har interaktiva kanaler
blivit allt vanligare. Samlingsnamnet för dessa benämns ”sociala medier”. Även en
webbplats med sina alltmer interaktiva funktioner kan omfattas av begreppet, även
om det oftast inte är det som avses i dagligt tal.
Gemensamt för de sociala medierna är att konversation och dialog står i fokus.
Besökarna medverkar, kommenterar och bidrar själva. Man kommunicerar, bygger
relationer och utbyter kunskap. Deltagaren förväntar sig återkoppling, vilket i sin
tur kräver anpassade rutiner, kompetens och medvetenhet.
Själva poängen med sociala medier är alltså delaktighet, engagemang och åsiktsutbyte. Sociala medier brukar definieras som aktiviteter som kombinerar modern
teknik med social interaktion. Sociala medier är inte bara att sprida information,
utan också att aktivt delta, skapa och lyssna.
I bästa fall kan de moderna medierna verka vitaliserande på demokrati, öka inflytandet och förståelsen människor emellan eller mellan medborgare och kommun.
De som går först i denna utveckling, ungdomarna, representerar våra framtida kommuninvånare och framtida medarbetare. De använder sociala medier för att kommunicera och bygga sociala nätverk. Facebook, YouTube, Twitter och liknande medier spelar även en allt större roll som opinionsbildare.
Ett strategiskt val
En kommuns användande av de sociala medierna är därför ett strategiskt val för
att möta konkurrensen från andra kommuner och att öka sin attraktivitet bland
yngre medborgare. Sociala medier används för att kommunicera med sina målgrupper, där målgruppen finns.
Exempel på sociala medier
Wikipedia
Wiki, är ett ord från hawaiianskan och betyder snabb. Det är en webbplats där sidorna kan redigeras av besökarna själva. Den kanske mest kända är encyklopedin
Wikipedia.
Bloggar
En blogg är en webbplats som innehåller inlägg eller dagboksanteckningar ordnade efter datum så att de senaste inläggen hamnar högst upp.
Mikrobloggar
Twitter är ett exempel på en mikroblogg. Antalet tecken per inlägg är begränsat
(140 tecken). Twitter består av ett ständigt flöde av information där det också går
att publicera till exempel länkar, och bilder. Styrkan med Twitter är dess möjlighet
till direktkontakt och kommunikation samt att det snabbt syns på Google.
3
Sociala medier
Youtube
Youtube är en så kallad delningssajt där alla som har ett konto kan dela med sig av
musik och videoklipp. Användarna själva genererar materialet och det är fritt att
titta på eller ladda ner av besökarna. Flickr, Slideshare är några andra exempel.
Sociala nätverkstjänster eller Communities
Facebook är i dagsläget den mest använda av de sociala nätverkstjänsterna. Här
samlas människor i alla åldrar och från alla yrkesgrupper från hela världen. Användarna kan presentera sig med ålder, intressen eller åsikter. Ofta finns det också
diskussionsforum eller chatt och man kan se vilka andra personer som är inloggade och besöker sidan.
LinkedIn är ett annat exempel på en webbtjänst där man kan sköta sitt privata och
professionella nätverk. Tjänsten är huvudsakligen inriktad på att återknyta kontakten med gamla vänner och kollegor.
Falköping och sociala medier idag
Facebook
Falköpings kommun har två officiella konton. En grupp ”Falköping” och en sida
”Falköpings kommun”. Skillnaden mellan sida och grupp är att man kan bli medlem i en grupp men inte på en sida, den kan man bara ”gilla”. Sidan Falköping är
mer statisk men effektiv då nyheter på falkoping.se speglas på denna sida.
Facebook-sidan ger en bra överblick över det vi publicerar. Alla länkar och bilder
som publiceras där samlas så att den som är intresserad kan gå tillbaka och läsa
äldre material. Det finns även möjlighet att marknadsföra speciella evenemang på
sidan.
Twitter
Med vår webbplats som plattform är det effektivt och enkelt att sprida information
vidare genom att dela den på Twitter.
Youtube
Falköpings kommun har ett konto på Youtube. De klipp vi lägger där kan sedan
länkas till via webbplatsen, Facebook och Twitter. På det sättet är det fler som ser
de produktioner som görs inom Falköpings kommun. Ett gemensamt konto med
kommunens samlade video­presentationer skulle ytterligare stärka Falköpings
image.
4
Sociala medier
Syfte
Det finns fler anledningar för en kommun att använda de sociala medierna i sin
kommunikation. Några är att
• öka större spridningen av vårt budskap
• kommunicera i takt med tiden och med delvis nya målgrupper
• vi får fler kanaler och kontaktytor med medborgarna
• vi kan minska trycket på andra kanaler
•
Ytterligare argument är att
• finnas där målgrupperna finns
• använda nya kanaler för att vitalisera demokratin
• använda dessa för omvärldsbevakning
• stärka varumärket
• marknadsföra Falköping som en attraktiv kommun
• använda vid rekrytering
Morgondagens informationsspridning
Medie- och kommunikationsutbildningen har hittills fokuserat på en traditionell
syn på informationsspridning som präglats av problematiken för sändaren att nå
mottagaren trots mediabruset som finns däremellan.
Vem äger agendan?
Med de sociala medierna uppstår en ny situation som ställer helt nya krav på
informationsspridning. Den nya tekniken skapar förutsättningar för att rollen som
mottagare och rollen som avsändare alltmer flyter ihop. Rollerna förändras alltså
och möjligheten att styra informationsprocessen minskar till fördel för delaktighet
on-line och i realtid. Informationsspridning är inte längre enkelriktad eller i några
få utvaldas händer. De sociala mediernas intåg innebär alltså ett förändrat förhållningssätt och ställer höga krav på engagemang och tid för detta engagemang
Styrkor och svagheter
Några av de sociala mediernas styrkor är att de
• är lättillgängliga och är ofta överlägset snabba
• är verktyg för dialog, förståelse och delaktighet
• kan användas till att marknadsföra konkurrensutsatta verksamheter och projekt
5
Sociala medier
•
•
•
•
•
kan användas till omvärldsbevakning
ett verktyg vid rekrytering
ger ökad service som leder till färre telefonsamtal
skapar goodwill
verktyg för nätverka och erfarenhetsutbyte
Man måste dock ta i beaktande att:
• dialog ställer krav på bevakning och resurser i form av tid, kunskap och engagemang.
• kränkningar, trakasserier och hot kan spridas snabbt och få konsekvenser.
• verksamhetens trovärdighet kan skadas av det som skrivs, då användarna
själva är med och skapar innehållet. En besökare kan ha svårt att avgöra vad
som kommer från kommunen och vad som kommer från användarna själva.
• Det kan vara svårt att överblicka nyttan och effekterna.
• Vikten av att dra gränser mellan privat och professionellt.
Medborgardialog
Vi kan använda sociala medier för att utveckla dialogen med medborgarna och
förbättra kvaliteten i vår verksamhet. Genom bloggar och diskussionsforum kan
vi få hjälp av medborgarna att hitta idéer som kan förbättra våra tjänster.
Webbplatsen och sociala medier
Sociala medier ersätter inte kommunens officiella webbplats; falkoping.se. På
webbplatsen ställs höga kvalitetskrav och det pågår en ständig utveckling för att
öka tillgängligheten, vilket inte alltid är fallet bland de sociala medierna. På kommunens webbplats ska det finnas en samlad förteckning över kommunens engagemang på de sociala medierna.
Varumärket Falköping
Byggandet av varumärket Falköping har länge varit en central, strategisk fråga
för Falköpings kommun. Genom andras åsikter om vår kommun via det sociala
medielandskapet, påverkas vårt varumärke och våra ambitioner kan hjälpas eller
stjälpas. Även om vi väljer att inte vara aktiva i de sociala medierna byggs ändå
vårt varumärke där. Skillnaden är bara att vi då frånsäger oss möjligheten att bidra
till detta byggande.
Omvärldsbevakning
De sociala medierna kan tjäna som ett effektivt verktyg för att skapa en uppfattning om hur andra ser på vår kommun i sin helhet eller i enskilda frågor. En så
interaktiv och föränderlig kanal som sociala medier, kräver att både chefer och
ansvariga medarbetare håller sig uppdaterade.
6
Sociala medier
Kriskommunikation
I en krissituation då information sprider sig snabbt och ofta blandas med ryktesspridning, har de sociala medierna en viktig roll. Dels som komplement för att
samla information om hur situationen ser ut vid en kris och dels för att förmedla
åtgärder och lägesbeskrivning. De sociala medierna ger också information om
vilken bild som ges av krisen och kommunens krisarbete.
Slutsats
”Vi har snart en första generation vuxna människor som inte minns en värld utan
internet”. (Sofia Mirjamsdotter, journalist).
Ovanstående citat ger en tankeställare om hur Falköpings kommun bör förhålla
sig till de sociala medierna. Vi bör helt enkelt finnas där en stor del, och i framtiden, en allt större del av, målgruppen finns.
I nästa kapital, Vägledning, finns konkreta riktlinjer om roller och ansvar som styr
Falköpings kommuns förhållningssätt och agerande.
7
Sociala medier
Vägledning
Roller och ansvar
Eftersom sociala medier består av interaktiva kanaler där dialogen är en hörnsten,
krävs resurser i form av personal och tid. Precis som medborgaren förväntar sig att
vi ska svara i telefonen, på mail och ge service via vår webbplats, så ser vi nu början på ytterligare en arena. Därför är det viktigt att bedöma närvaron i det sociala
medielandskapet utifrån de resurser vi har att tillgå.
Kommunen som användare
När kommunen väljer att kommunicera i sociala medier ska det alltid anges tydligt
att det är på kommunens uppdrag.
Varje förvaltning beslutar själva om vilka sociala medier de ska vara aktiva i och
vem eller vilka som ska representera förvaltningen. Den person som kommunicerar för kommunens räkning har fått uppdraget av sin närmaste chef som i sin
tur förankrat beslutet i förvaltningsledningen. Den grafiska profilen ska följas på
samtliga konton så att det tydligt framgår att det är på kommunens uppdrag.
Användningen av sociala medier öppnar upp för inkommande allmänna handlingar. Därför måste meddelanden och inlägg bevakas och frågor som rör myndighetens verksamhet besvaras eller beredas.
När en förvaltning väljer att finnas representerad ska detta meddelas till
informations­avdelningen, tillsammans med kontaktuppgifter till ansvarig person samt ersättare. Informationsavdelningen upprättar en förteckning över vilka
medier vi är aktiva i och vilka personer som är utsedda att skriva för kommunens
räkning. På vår webbplats falkoping.se ska det finnas en samlingssida om sociala
medier och länkar till dessa webbplatser.
Hantera synpunkter och kommentarer
Den som utsetts som ansvarig, (samt ersättare) för ett konto ansvarar för att hantera kommentarer, frågor och synpunkter som lämnas på ett publikt forum som
utgör en officiell kanal av Falköpings kommun. Dessa behöver inte diarieföras
enligt biblioteksregeln i Tryckfrihetsförordningen. Meddelanden som skickas till
en person som närvarar på den sociala webben som ett led i tjänsteutövningen
utgör däremot i regel inkomna handlingar. Mottagaren svarar för att informationen
hanteras på behörigt sätt.
Ansvaret innebär att;
• Besvara inkommande synpunkter som riktas till kommunen
• Vidarebefordra synpunkter eller frågor till handläggare som är bäst lämpade att
svara.
• Ta bort kommentarer och inlägg som strider mot gällande lagstiftning. Det gäl8
Sociala medier
ler till exempel:
• förtal eller personangrepp
• hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
• olovliga våldsskildringar eller pornografi
• uppmaningar till brott
• upphovsrättsligt skyddat material
Privatperson som användare
I tjänsten
I tjänsten får sociala medier som huvudregel endast användas för kommunikation
eller informationsinsamling. I övrigt gäller samma princip som vid privat användning av telefon eller e-post. Sociala medier får aldrig användas för privata ändamål om det påverkar arbetets utförande negativt.
Yttrandefriheten får inte utövas vid vilken tidpunkt som helst som den enskilde
arbetstagaren väljer. En arbetsgivare kan ställa krav på att en anställd fullgör sina
uppgifter tillfredsställande även om detta innebär en faktisk begränsning av den
anställdes möjlighet att just då använda sig av yttrandefriheten. Arbetsgivaren
har följaktligen rätt att, under arbetstid, förbjuda aktiviteter som inverkar negativt
på verksamheten, till exempel anordnande av protestmöten, planering av proteståtgärder, framställande av skrivelser, osv. Det är inte heller tillåtet att brukare
av kommunens service utsätts för påtryckningar från de anställda. Däremot är
det inte godtagbart om arbetsgivaren generellt förbjuder sina anställda att under
arbetstid samtala med journalister.
På fritiden
Anställda har rätt att i sin egen blogg, eller annan social media, uttrycka sina privata åsikter och även kritik mot arbetsgivaren. Dock får inte hot, förtal, kränkning
mot enskild anställd eller brukare uttryckas. Om detta förekommer kan kommunen vidta arbetsrättsliga åtgärder. Exempel på arbetsrättsliga åtgärder är skriftlig
varning, uppsägning eller avsked.
Yttrandefriheten stimulerar till debatt och kan bidra till att missförhållanden uppmärksammas. Men det är en rättighet som också har begränsningar. Man får inte
kränka, förtala eller hota en annan människa. Vissa tystnadsplikter finns också för
att skydda de enskildas integritet.
Anställda i kommun, regioner, landsting och kommunala bolag får använda sig
av sin yttrandefrihet beträffande uppgifter som inte omfattas av sekretess. Varje
arbetstagare inom den offentliga förvaltningen har rätt att uttrycka missnöje
över beslut som rör verksamheten inom den egna organisationen utan att behöva
9
Sociala medier
riskera ingripanden från den egna arbetsgivarens sida. Det friar dock inte den
anställde från sina skyldigheter vad gäller att arbeta lojalt och följa arbetsgivarens
beslut och direktiv.
Förtroendevalda som användare
När det är en förtroendevald som bloggar, twittrar eller deltar i diskussionsforum
kan det finnas en risk för sammanblandning av i vilken roll yttranden görs. Den
förtroendevalde ska på ett tydligt sätt ange i vilken roll yttrandet görs – som förtroendevald i en nämnd, som representant för ett politiskt parti eller som privatperson.
Om en förtroendevald eller anställd bryter mot sekretessreglerna kan han eller hon
dömas för brott mot tystnadsplikt med stöd av 20 kap. 3 § Brottsbalken. Vissa yttranden kan vara straffbelagda som brott mot allmän ordning. Till exempel kan den
som på visst sätt hotar eller uttrycker missaktning för folkgrupp eller annan grupp
av personer med anspelning på bland annat ras, hudfärg eller sexuell läggning
dömas för hets mot folkgrupp (16 kap. 8 § Brottsbalken).
Öppna och avsluta ett konto i kommunens regi
Informationsavdelningen ska ha en förteckning över i vilken omfattning Falköpings kommun medverkar i de sociala medierna och ska därför informeras när ett
nytt konto öppnas. När ett konto registreras ska alltid användarnamn och lösenord
finnas tillgängliga även för ersättaren, så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro.
När ett konto ska avslutas måste det förankras hos närmaste chef och informationsavdelningen på kommunledningskontoret underrättas.
Innan ett konto stängs bör vederbörande förvaltning informera om detta och tacka
för engagemanget från de kommuninvånare eller andra som har deltagit i kommunikationen.
Gallringsbeslut
Att gallra inlägg och kommentarer på ett socialt medium innebär att dessa raderas. Gallring av ska göras med hänvisning till kommunstyrelsens gallringsbeslut.
Kommunstyrelsen tar ett beslut som innebär att ansvariga (och ersättare) har rätt
att gallra synpunkter eller kommentarer som strider mot riktlinjerna ovan.
Mer information
I de riktlinjer som Falköpings kommun antog 2010 om Ärenderegistrering, e-post
och internet finns mer information om hantering av allmänna handlingar via internet.
10
Sociala medier
Juridik
Sveriges kommuner och landsting, SKL, har gjort en granskning av juridiken och
kommit fram till att det är fritt fram för kommuner att använda sig av sociala medier men att vi måste förhålla oss till flera olika lagar.
Förenklat gäller samma regler för myndighetens verksamhet i sociala medier som
när vi agerar i övrigt. Lagar som kan aktualiseras är:
•
•
•
•
•
•
•
Tryckfrihetsförordningen, handlingsoffentligheten
Förvaltningslagen
Upphovsrättslagen
Yttrandefrihetsgrundlagen
Personuppgiftslagen
Lagen om elektroniska anslagstavlor
Offentlighets- och sekretesslagen
Tryckfrihetsförordningen
Varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar, enligt 2 kap. 1
§ TF.
Detta gäller även i de sociala medierna. Med handling menas framställning i skrift
eller bild (traditionella handlingar) eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller
på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.
En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.
Det betyder att inlägg och artiklar i de sociala medierna där Falköpings kommun
har en plats, (till exempel en Facebook-sida) är allmänna och offentliga handlingar. En upptagning anses som inkommen till myndigheten när annan (utomstående)
har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas eller uppfattas på
annat sätt till exempel kommentarer på Facebook.
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats
hos en myndighet. Men handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte
registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de har
kommit in eller upprättats.
Myndigheten bör ha en förteckning över vilka externa webbplatser myndigheten
är aktiv på. Myndigheten får fatta ett generellt gallringsbeslut om att handlingar av
tillfällig eller ringa betydelse får gallras då de inte längre är aktuella.
Varje myndighet måste ha en beskrivning över sina allmänna handlingar (dokumenthanteringsplan). Det betyder att vi måste ha en förteckning över vilka externa
webbplatser som myndigheten är aktiv på.
11
Sociala medier
De inlägg som görs i olika sociala medier inom ramen för myndighetens verksamhet, är allmänna handlingar. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver
inte registreras utan kan hållas ordnade så att de är lätt sökbara.
Webbplatsen, bloggen etc bör ”ögonblickförvaras” med jämna mellanrum, till
exempel varje halvår. Det betyder att man gör skrämdumpar på ett urval av de
viktigaste sidorna och skriver en sammanfattning av innehållet i stort.
Offentlighets- och sekretesslagen
Inlägg som innehåller sekretessbelagd information får inte förekomma i de sociala
medierna.
Om personer som kommunicerar med Falköpings kommun i de sociala medierna
tar upp frågor som är av känslig eller till och med sekretessbelagd karaktär ska
konversationen avbrytas, de sekretessbelagda uppgifterna raderas i det sociala mediet och se till att den följer mer traditionell ärendehantering. Då överförs inlägget
till myndighetens diarium för vidare handläggning. De sociala medierna är inte
lämpliga forum för kommunikation inom verksamhetsområden där det förekommer mycket sekretessbelagd information, till exempel inom individ- och familjeomsorgen.
Förvaltningslagen och serviceskyldigheten
För alla myndigheter gäller en allmän serviceskyldighet gentemot allmänheten, 4
§ förvaltningslagen. Om en kommun väljer att vara aktiv via sociala medier ska
den allmänna serviceskyldigheten uppfyllas även här.
Den innebär att myndigheterna ska:
Lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor
som rör myndighetens verksamhetsområde,
• Hjälpa till i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den
enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet,
• Besvara frågor från enskilda så snart som möjligt och
• Hjälpa till rätta om någon av misstag har vänt sig till fel myndighet.
Yttrandefrihetsgrundlagen
Anställda hos myndigheter har rätt till samma yttrandefrihet som andra medborgare. Det betyder att en anställd i Falköping kommun har rätt att fritt uttrycka tankar,
åsikter och känslor. Rättigheten begränsas dock av sekretess och tystnadsplikt.
Arbetsgivaren är förbjuden att efterforska vem som har yttrat sig i en speciell
fråga och får inte avskräcka en anställd från att yttra genom kritik eller bestraffningar. Samtidigt har den anställde lojalitetsplikt att utföra sitt arbete enligt arbets12
Sociala medier
givarens instruktioner.
Personuppgiftslagen
Personuppgiftslagen innebär ett juridiskt ansvar med ett antal skyldigheter kopplat
till skadeståndsansvar. I kommunal verksamhet är det den nämnd som ansvarar
för en verksamhet som också är personuppgiftsansvarig för den behandling av
personuppgifter som sker i verksamheten. Detta rör också personuppgifter som
behandlas på en extern webbplats, som i olika sociala medier. Om en tjänsteman
eller en förtroendevald på arbetstid men för helt privata syften är aktiv i de sociala
medierna är det privatpersonen själv som blir personuppgiftsansvarig.
Lagen om elektroniska anslagstavlor
Lagen om elektroniska anslagstavlor omfattar elektronisk förmedling av meddelanden. Den som ansvarar för en elektronisk anslagstavla är skyldig att:
Hålla uppsikt över insända meddelanden. Hur ofta beror på hur stor trafik det är på
anslagstavlan och vilken slags forum det är fråga om, men minst en gång i veckan.
Ta bort vissa typer av brottsligt material som hamnat där och som innebär något
av följande. a) uppvigling b) hets mot folkgrupp c) barnpornografibrott d) olaga
våldsskildring e) upphovsrättsintrång.
Bevarande och gallring samt avpublicering
För sociala medier som används av Falköpings kommun eller som används av
någon i egenskap av förtroendevald eller anställd i kommunen gäller speciella
regler, både vad gäller hur till exempel inlägg/kommentarer ska gallras och hur de
ska bevaras.
I korthet gäller att inlägg och frågor som uppkommer på sociala medier och som
kräver handläggning ska tas om hand, antingen genom att man öppnar ett separat
ärende eller som ett tillägg i ett pågående ärende. Elektronisk utskrift ska för detta
ändamål göras av det sociala mediet och tillföras annat verksamhetssystem.
För framtiden bör vi dock även bevara sociala medier som ett fenomen i samhället
idag. Detta betyder att man med jämna mellanrum bör göra ett elektroniskt uttag
av det sociala mediet i sin helhet under en bestämd tidsperiod. Hur ofta uttag ska
göras måste bedömas från fall till fall. En sida som är mycket aktiv bör dokumenteras med en skärmdump var sjätte månad, uttaget bör omfatta åtminstone några
veckor. Om det är en särskild fråga som debatteras bör uttag göras oftare. Ansvarig för detta uttag bör vara den person som utses av myndigheten att bevaka och
kontrollera mediet.
Gallring av inlägg och kommentarer får, efter bedömning, göras med hänvisning
13
Sociala medier
till arkivmyndig-hetens gallringsbeslut rörande handlingar av ringa betydelse och
av rutinmässig karaktär
Kommentarer synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller policydokument, ska skyndsamt avpubliceras eller raderas.
Innan radering måste innehållet av meddelandet samt information om dess avsändare sparas. Såväl avpublicerat som raderat innehåll, måste behandlas i enlighet
med regler om allmänna handlingar.
Kommentarer får inte innehålla:
• Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar
• Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
• Olovliga våldsskildringar eller pornografi
• Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet
• Olovligt bruk och publicering av upphovsrättsligt skyddat material
• Svordomar eller obscena ord
• Kommersiella budskap eller reklam
14
Sociala medier
Bilaga 1
Sveriges kommuner och landstings förslag till checklista för sociala medier
1. Det bör finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala
medier som anställd och inte som privatperson.
2. Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser publicister på hemsidor.
3. Kommunen bör ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa
webbplatser, t ex Facebook och Twitter som kommunen är aktiv på.
4. Om politiker i kommunen vill länka från kommunens webbplats till exempelvis
sin privata blogg eller sitt partis webbplats går det bra. Beslutet om detta ligger
hos den som ansvarar för kommunens webbplats. Men det bör klart och tydligt
framgå att åsikterna som framförs på till exempel bloggen inte är kommunens
egna utan den enskilde politikerns.
5. Kommunen måste fatta gallringsbeslut om att till exempel svar på ett twitterinlägg, Facebook-inlägg eller andra inkomna kommentarer på de sidor man är aktiv
på inom sociala medier får gallras (tas bort) fortlöpande. Samma sak gäller för
den information som kommunen själv skapat i ett socialt medium.
6. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora
förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på.
7. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier.
8. Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot
folkgrupp m.m.
9. Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens
verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. ( Läs mer i SKL:s
bok Lojalitet och yttrandefrihet)
10. Det kan i kommunen finnas regler för hur anställda får använda sociala medier
på arbetstid. Här är det upp till varje arbetsgivare att bestämma vilka regler som
ska gälla.
15
Sociala medier
Bilaga 2
Datainspektionen:
Myndigheter, företag och andra organisationers
ansvar för Personuppgifter i sociala medier
Allt fler kommuner, myndigheter och företag använder sig av Facebook, Twitter,
bloggar och andra typer av sociala medier som kommunikationskanaler. Användningen av dessa medier kan innebära att personuppgifter behandlas, vilket i sin tur
innebär att organisationerna måste se till att följa reglerna i personuppgiftslagen
och, i vissa fall, särskild registerlagstiftning.
Här får du veta mer om vad detta kan innebära för din organisation. Informationen
riktas till myndigheter, kommuner och andra organisationer och rör endast behandling av personuppgifter.
Observera att en organisations ansvar för personuppgifter som publiceras via ett
visst socialt media är beroende av utformningen av den sociala medietjänst som
används och att de sociala medierna är under ständig förändring och utveckling.
Dessa regler gäller enligt personuppgiftslagen
I personuppgiftslagen gäller olika regler beroende på om de personuppgifter som
behandlas är strukturerade eller inte. I normalfallet när organisationer skapar en
Facebook-sida, en blogg eller använder sig av Twitter är personuppgifterna som
organisationen behandlar och har tillgång till inte strukturerade i personuppgiftslagens mening. När personuppgifterna är ostrukturerade är publiceringen tillåten så
länge uppgifterna inte är kränkande (5 a § personuppgiftslagen) och organisationen uppfyller vissa krav på säkerhet (31–32 §§ personuppgiftslagen).
Personuppgiftslagen gäller dock inte:
• när det finns avvikande bestämmelser i andra lagar eller förordningar
• då personuppgifter behandlas för privata ändamål (organisationer kan dock
aldrig behandla personuppgifter för privata ändamål)
• om det strider mot bestämmelserna om tryck- och yttrandefrihet
• om publiceringen av personuppgifter kan bedömas ske för ett uteslutande
journalistiskt ändamål, det vill säga om syftet är att informera, utöva kritik och
väcka debatt om samhällsfrågor av betydelse för allmänheten. I så fall gäller
endast bestämmelserna om säkerhet.
Vem har ansvar för vad?
Ansvaret för behandling av personuppgifter via sociala medier kan delas in i
ansvaret för organisationens egna inlägg och publiceringar och ansvaret för inlägg
16
Sociala medier
som publiceras av besökare. Några exempel:
• Facebook och bloggar: Organisationen är ansvarig för personuppgifter som
publiceras på organisationens Facebook-sida och/eller blogg. Ansvaret omfattar både personuppgifter som organisationen själv publicerar och personuppgifter som publiceras av andra i till exempel en kommentar på sidan. Även den
besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit.
• Twitter: Organisationen ansvarar endast för personuppgifter som organisationen själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det
beror på att organisationen inte kan påverka publiceringen av andras twitterinlägg.
För andra sociala medier måste organisationen göra en egen bedömning av vilket ansvar den har för andras publiceringar. Kan organisationen påverka det som
besökaren publicerar och därmed bestämma över ändamålen och medlen för den
behandling av personuppgifter som andra utför (som för Facebook och bloggar)?
Eller kan den det inte (som på Twitter)? Svaret påverkar organisationens ansvar.
Organisationens ansvar
Organisationen har ett ansvar för att personuppgifter på dess Facebook-sida,
blogg, Twitter-konto och liknande inte behandlas på ett sådant sätt att de kränker
enskildas personliga integritet. Ett företag, kommun, myndighet eller annan organisation som använder sociala medier:
• får inte publicera kränkande personuppgifter
• ska hålla uppsikt över besökares kommentarer för att upptäcka kränkande
personuppgifter
• ska ta bort kränkande personuppgifter
• kan bli skadeståndsskyldig för kränkande personuppgifter.
Organisationen är dessutom skyldig att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Det kan
bland annat innebära att:
• De som arbetar med sociala medier för organisationens räkning bör informeras
om ändamålen med den behandling av personuppgifter som kan förekomma
och att användning som är oförenlig med dessa ändamål är förbjuden. Det
är därför bra om organisationen utformar en intern policy som beskriver hur
organisationen ska använda de sociala medierna och hur personuppgifter på
dessa ska hanteras.
• Kraven på lämpliga säkerhetsåtgärder blir större ju större risken är för att
känsliga uppgifter kan förekomma. Exempelvis kan det vara nödvändigt att ha
en noggrannare uppsikt över besökares kommentarer om det har förekommit
många kränkande kommentarer på sidan.
17
Sociala medier
Det här bör organisationen tänka på
För att minska risken för kränkningar av enskildas personliga integritet och för att
minska risken för att bli skadeståndsskyldig, bör organisationen vidta åtgärder i
förebyggande syfte.
• Organisationen bör informera om syftet med Facebook-sidan, bloggen eller
liknande samt för vilka ändamål kommentarsfunktionen är tänkt att användas,
vilka typer av kommentarer som inte får förekomma och vad som kan hända
om enskilda inte följer anvisningarna.
• Organisationen bör uppmana besökare att rapportera kränkande innehåll och
ha rutiner för att hantera klagomål. Om det är lämpligt kan organisationen
även hänvisa till exempelvis Facebooks eller bloggverktygets egen klagomålsfunktion.
Tänk också på att:
• Utforma sidan så att det tydligt framgår att det är organisationen som står
bakom den.
• Det kan finnas andra bestämmelser, utöver personuppgiftslagen, som har betydelse för vad som är tillåtet och inte, som exempelvis bestämmelser i registerförfattningar, bestämmelser om allmänna handlingar, sekretess och arkivering
samt lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor.
• Informationen på den här sidan utgår ifrån förutsättningen att organisationen
inte behandlar eller kommer att behandla personuppgifterna i ett register, ärendehanteringssystem eller annan databas, på ett strukturerat sätt. I så fall gäller
personuppgiftslagen i sin helhet.
Bakgrund
Informationen på den här sidan grundas på slutsatser som Datainspektionen kommit fram till efter att ha granskat hur en statlig myndighet, en kommun och ett
företag använder Facebook, bloggar och Twitter.
18
Sociala medier
Välkommen till världen, Facebook!
En ung egyptisk man, tacksam för det sociala nätverkets roll i revolutionen, hyllade på det finaste sättet
han kunde:
Han döpte sin dotter till Facebook.
(Aftonbladet 24 februari 2011)
19