Projektmanual – Bilaga 5.7 Riktlinjer för
upphandling och inköp av varor och tjänster
MB 570-1511
Väl genomförda upphandlingar bidrar till ett effektivt resursutnyttjande och till att motverka
korruption. Vid ett inköp av en vara eller en tjänst ar det viktigt att varan eller tjänsten är så
ändamålsenlig som möjligt och att inköpet i sig är kostnadseffektivt.
A. Grundprinciper vid upphandling
Lokal samarbetspartner ansvarar vid upphandling för att:
bedriva upphandlingen på ett affärsmässigt satt
konkurrensmöjligheter söks och utnyttjas och att alla leverantörer ges så lika förutsättningar
som möjligt
anbud och anbudsgivare behandlas objektivt
upphandlingsprocessen är öppen, förutsebar and transparent
kraven på leverantör eller leverans står i proportion till det behov som ska täckas
Grundregler för upphandling och inköp
1. Upphandling i konkurrens ska ske för alla upphandlingar av varor och tjänster som överstiger
100 000 SEK, och i enlighet med de rutiner som finns beskrivna under avsnittet
"Upphandlingsprocessen".
2. En skriftlig prisjämförelse ska dessutom göras vid alla inköp som överstiger 40 000 SEK.
Dokumentationen ska arkiveras.
B. Upphandlingsprocessen
Förfarandet i samband med upphandlingen och inköpet kan delas in i några viktiga moment. Under
varje moment finns ett antal regler som ska följas vid all upphandling som ska ske i konkurrens enligt
ovan.
1. Identifiering av behov
Innan upphandlingen påbörjas är det viktigt att definiera behovet och att det stämmer överens med
den projektbeskrivning som finns.
2. Anbudsförfrågan
Förfrågan ska utformas skriftligt och innehålla en beskrivning/teknisk specifikation av den
vara/tjänst som ska köpas in, med kvalitetskrav, mängder, etc. angivet. Vidare ska de kommersiella
villkor som önskas anges, när och vart varan ska levereras, önskemål om garantier, anbudets
giltighetstid och sista datum for inlämnande av anbud. Specifikationerna ska vara neutrala, och om
hänvisning till visst märke måste göras ska "eller likvärdig" läggas till. Vid upphandlingen av tjänster
gäller samma huvudprinciper som för upphandling av varor. En uppdragsbeskrivning ska då bifogas
förfrågan. För den egna dokumentationen noteras till vem förfrågan har gått och på vilket sätt (fax,
brev, etc.) samt förfrågningsdatum. Anbud får inte begäras in enbart av jämförelseskäl. Den som
bjuds in att lämna anbud ska också kunna räkna med att komma ifråga som leverantör.
Bilaga 5.7 Riktlinjer för upphandling och inköp av varor och tjänster (version 2015-11-25)
Anbudsförfrågan ska skickas till minst tre parter, eller annonseras i relevant media. I de
exceptionella fall där kontraktsvärdet överstiger 100 000 euro måste annons publiceras i all relevant
media i landet där projektet ska genomföras. Anbudstiden bör i normalfallet vara minst tre veckor.
Den krets av företag som bjuds in till anbudsgivning bör bytas ut regelbundet och inte ständigt vara
densamma. Vid upphandling av livsmedel ska i man i anbudsförfrågan ange att anbudsgivaren ska
redovisa hur stor del av priset som avser exportbidrag eller andra liknande bidrag.
3. Utvärdering av anbud
Utvärderingen av anbud ska göras av minst tre personer med erforderlig teknisk och administrativ
kapacitet. När anbuden kommer in noteras från vem, när och hur anbuden har lämnats. Alla anbud
öppnas vid ett och samma tillfälle, efter anbudstidens utgång. En skriftlig sammanställning av
inkomna anbud görs, där pris, villkor etc., jämförs med utsänd förfrågan. När utvärdering av anbuden
görs får endast hänsyn tas till de kriterier som angivits i anbudsförfrågan. Uteslutning av leverantörer
måste ibland göras enligt de principer som beskrivs under rubriken C. Uteslutning av leverantörer.
Anbudsgivaren ska intyga att nämnda uteslutningsgrunder inte föreligger.
4. Beslut om upphandling/inköp och beställning
Vid beslut om leverantör ska det anbud antas som anses förmånligast utifrån samtliga angivna
kriterier. Organisationen ska notera skriftligt när beslutet tas, av vilka, vilket anbud som antagits
samt skälen till att anbudet valdes. Det skriftliga beslutet ska skrivas under av ansvarig i
samarbetsorganisationen, t.ex. ordförande, och av samarbetsorganisationen utsedd projektledare.
Om någon av dessa personer har ekonomiska eller andra intressen i någon av de leverantörer som
lämnat anbud, kan de inte delta i beslutet utan ska ersättas av organisationens vice ordförande eller
av annan medlem av organisationens styrelse. Den anbudsgivare vars anbud antagits ska underrättas
skriftligt snarast möjligt, dock senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för
anbudsgivaren. En skriftlig beställning skickas där det framgår vad som beställs, beteckningar,
mängder, kvalitet, vilka villkor som ska gälla och datum for beställningen.
De anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna ska så snart som möjligt underrättas om detta.
5. Transport
Om leverantören ska stå för transporten, helt eller delvis, så måste det bestämmas när och hur
ordern ska levereras, vem som försäkrar godset, och om några speciella villkor ska gälla för
transporten. När godset anländer till mottagningsorten är det viktigt att det prickas av mot
följesedlar eller eventuella proformafakturor, och att eventuella skador noteras och reklameras
direkt.
6. Arkivering
Dokument som rör upphandling av varor och tjänster ska arkiveras och förvaras stöld- och
brandsäkert under minst sju år efter projektets slut. Information om var materialet förvaras ska ges
till PMU i slutrapporten. De dokument som ska arkiveras är främst: anbudsförfrågan inklusive teknisk
specifikation/uppdragsbeskrivning, anbud, skriftlig sammanställning av utvärdering av anbud, beslut
om vald leverantör samt beställning.
Bilaga 5.7 Riktlinjer för upphandling och inköp av varor och tjänster (version 2015-11-25)
7. Miljö- och rättighetsaspekter
Samarbetsorganisationen ansvarar för att ingen upphandling strider mot en miljömässigt hållbar
utveckling och grundläggande mänskliga rättigheter.
C. Uteslutning av leverantörer
Organisationen ska utesluta anbudsgivare från att delta i upphandlingen på följande grunder
och under följande omständigheter:
(1) Anbudsgivaren är oförmögen att betala, är föremål för avveckling av affärsrörelse, är
försatt i konkurs, har ingått avtal med fordringsägare om nedsättning av fordringar, har
inställt betalningarna, eller är föremål för motsvarande åtgärder som ett resultat av beslut
enligt nationell lagstiftning eller reglering.
(2) Anbudsgivaren är genom lagakraftvunnen dom dömd för brott avseende
yrkesutövningen.
(3) Anbudsgivaren har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen, och
organisationen kan visa detta.
(4) Anbudsgivaren har inte fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter
eller skatter i det land där anbudsgivaren har sitt säte, i samarbetslandet eller i de länder
där anbudsgivaren ska utföra tjänsterna för det upphandlade kontraktet.
(5) Anbudsgivaren, eller personer med rätt att företräda anbudsgivaren eller i ledande
ställning hos anbudsgivaren, har enligt lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, för
korruption (såsom tagande av muta, givande av muta eller handel med inflytande eller
motsvarande), för aktivt samarbete inom en kriminell organisation, för penningtvätt eller
för annan brottslig verksamhet som kan tolkas strida mot de mål som PMU eller extern
finansiär har i uppdrag att bidra till.
Punkterna C. 1-5 är inte tillämpliga vid inköp av varor som görs på särskilt förmånliga villkor från
en varuleverantör som slutligt avvecklar sin näringsverksamhet, från en likvidator eller
konkursborgenär eller konkursförvaltare, vid ackordsförfarande eller vid motsvarande process
enligt nationell lagstiftning.
D. Grunder för uteslutning från kontraktstilldelning
Kontrakt får inte tilldelas anbudsgivare om det under upphandlingen visar sig att:
anbudsgivarens opartiskhet kan ifrågasättas
anbudsgivaren har lämnat felaktiga upplysningar som begärts av organisationen som
villkor för att medverka i upphandlingen, eller om anbudsgivaren har låtit bli att lämna
sådana upplysningar
E. Avvikelser från beskrivna rutiner, och anpassning till lokal lagstiftning
Avvikelser från ovan beskrivna rutiner ska kommuniceras skriftligt till PMU, och godkännas
skriftligt av ansvarig handläggare på PMU, innan avvikelse genomförs. Kraven som beskrivits
ovan måste anpassas till lokal lagstiftning på området.
F. Finansiärs rätt till granskning av efterlevnad
PMU och externa finansiärer har rätt att genomföra kontroller av organisationens efterlevnad av
ovanstående regler. Vid bristande efterlevnad kan lokal samarbetspartner bli föremål för
återbetalning.
Bilaga 5.7 Riktlinjer för upphandling och inköp av varor och tjänster (version 2015-11-25)
