ORU 1.2.1-02752/2016
Användning av IT-resurser
- riktlinjer vid Örebro universitet
Fastställda av: Rektor
Datum: 2016-10-25
Användning av IT-resurser
- riktlinjer vid Örebro universitet
Rektorsbeslut
ORU 1.2.1-02752/2016
Fastställda: 2016-10-25
Inledning
Örebro universitet är en statlig myndighet som bedriver utbildning, forskning
och samverkan med det omgivande samhället. Universitetet strävar efter stor
öppenhet för sina olika verksamheter och detta ställer krav på att systemen
ska vara allmänt tillgängliga. Publik information ska med enkelhet kunna nås
utan betydande krav på identifiering.
En viktig förutsättning för att verksamheten ska bedrivas rättssäkert och
effektivt är en väl fungerande och säker IT-miljö. Störningar i IT-miljön kan
få allvarliga negativa följder för verksamheten, inte minst då olika IT-system
ofta är integrerade och beroende av varandra.
Detta dokument beskriver universitets riktlinjer när det gäller användning av
IT-resurser. Med IT-resurser menas datorer, surfplattor, smartphones,
datornät och övrig kringutrustning (skrivare, AV-utrustning m.m.) som
nyttjas i samband med hantering av information i digital form. Syftet är att
skapa förutsättningar för god IT-säkerhet vid Örebro universitet.
Behörig användare
Behöriga att använda universitetets IT-resurser är anställda vid universitetet,
studenter eller personer som av ansvarig chef bedömts som behörig.
Behörigheten är personlig och de lösenord som följer behörigheten får inte
lämnas till någon annan person. Behörigheten är tidsbegränsad och upphör
när anställningen eller annan koppling till universitetet upphör eller om den
inte har använts under en tolvmånadersperiod. Undantag från detta beslutas
av ansvarig chef.
Användning av IT-resurser
Följande regler definierar vad som anses vara tillåten användning.
Örebro universitets IT-resurser ägs av Örebro universitet och är avsedda att
användas i och för Örebro universitets uppdrag. All annan användning av
resurserna är endast tillåten om den inte stör Örebro universitets tids- eller
resursmässigt eller på något sätt skadar eller påverkar namn, anseende eller
Örebro universitets goda rykte.
Örebro universitets IT-resurser får inte nyttjas för att på otillbörligt sätt
sprida, förvara eller förmedla information:
•
Som syftar till att marknadsföra produkter eller tjänster som saknar
anknytning till universitetet.
•
I strid mot gällande lagstiftning, t.ex. hets mot folkgrupp,
barnpornografibrott, olaga våldsskildring, förtal, ofredande,
dataintrång eller upphovsrättsbrott.
1
Användning av IT-resurser
- riktlinjer vid Örebro universitet
Rektorsbeslut
ORU 1.2.1-02752/2016
Fastställda: 2016-10-25
•
Som är att betrakta som politisk, ideologisk eller religiös propaganda.
•
I strid mot personuppgiftslagen.
Användare som vid nyttjande av Örebro universitets IT-resurser upptäcker
fel eller annat som kan vara av betydelse för IT-resurserna, skall genast
rapportera detta till servicedesk.
Vid användning av IT-resurserna är det otillåtet att dölja sin
användaridentitet samt utnyttja någon annans behörighet.
Ansvarsförbindelse
För att få tillgång till IT-resurser måste en ansvarsförbindelse signeras. Detta
görs när användaren får sina användaruppgifter och vid förändringar av
policys och riktlinjer.
ORU-konto
Alla anställda och studerande som ska komma åt universitetets IT-resurser
har ett eller flera unika användarnamn och lösenord. Dessa är personliga och
får inte användas av någon annan. För att säkerställa att ingen obehörig
använder inloggningsuppgifterna ska:
•
Inloggningsuppgifterna hanteras som en värdehandling.
•
Lösenordet följa gällande riktlinjer för lösenord vilket bl.a. innebär
att det ska vara tillräckligt starkt och att man har andra lösenord i
externa system än dem man använder inom universitetet.
•
Inloggad dator skyddas mot obehörig användning genom att låsas
när den lämnas utan uppsikt.
Vid ledighet eller annan frånvaro längre än tre månader ska konton
inaktiveras. Vid sådan ledighet ska ansvarig chef meddela IT-avd.
När anställningen upphör tas kontot liksom e-post och andra behörigheter
bort.
Internet
Internet är avsett att användas för informationssökning och andra relevanta
ändamål inom och för Örebro universitets verksamhet.
Vid användning är det förbjudet att:
•
Besöka webbsidor som strider mot SUNETs eller Örebro universitets
etiska regler.
https://www.sunet.se/policy-for-tillaten-anvandning/
https://inforum.oru.se/inforum/centrala-dokument/styrdokument/
•
Ladda ner program och filer om de kan påverka IT-säkerheten vid
lärosätet.
2
Användning av IT-resurser
- riktlinjer vid Örebro universitet
Rektorsbeslut
ORU 1.2.1-02752/2016
Fastställda: 2016-10-25
•
Hantera, distribuera eller lagra olagligt material eller material som
strider mot universitetets regler, t.ex. piratkopierad programvara, spel
eller film.
Viss internetanvändning i begränsad omfattning med hjälp av Örebro
universitets IT-resurser för privata ändamål är tillåten under förutsättning att
dessa riktlinjer respekteras fullt ut.
E-post
Det e-postkonto som tillhandahålls av Örebro universitet är ett arbetsverktyg
och ska användas för tjänstebruk. Det är viktigt att hanteringen av e-post
som kommer till myndigheten och som kan betraktas som allmän handling
följer riktlinjerna för hantering av allmänna handlingar.
•
All kommunikation via e-post som avser Örebro universitets
verksamhet skall ske genom av lärosätet tilldelat e-postkonto med
avsikt att det klart skall framgå för mottagaren att e-postmeddelandet
härrör från lärosätet och avser Örebro universitets verksamhet.
•
E-post får inte användas för politiska, kommersiella eller andra syften
som strider mot Örebro universitets verksamhet.
•
För privat bruk uppmanas alla anställda att använda privata epostkonton.
•
E-postsystemet är inte avsett för kundtjänstliknande arbetsuppgifter
som t.ex. IT-support, studentärenden. Detta ska ske i för ändamålet
avsett ärendehanteringssytem.
Programvaror
Alla programvaror som används ska vara ändamålsenliga för universitetets
verksamhet och vara administrerade av IT-avdelningen. Detta för att
säkerställa en korrekt licenshantering och ett effektivt utnyttjande av
universitetets resurser. Ett standardpaket med program ingår i
standardarbetsplatsen, den så kallade ORU-datorn. Information om
installation och beställning av andra programvaror finns på Inforum.
I speciella fall kan det vara tillåtet att installera annan programvara än den
som tillhandahålls av IT-avdelningen. Detta sker då i samråd med ITavdelningen och efter godkännande av ansvarig chef. I dessa fall utför inte
IT-avdelningen supporttjänster för berörd utrustning och programvaror om
inget annat avtalats.
Lagra information
Användaren är ansvarig för att lagrade uppgifter hanteras, arkiveras och
gallras enligt universitetets riktlinjer för hantering av allmänna handlingar,
informationsklassning och PUL. Användare ska använda angiven plats för
lagring av arbetsrelaterat material så att automatisk säkerhetskopiering kan
utföras (se Inforum för mer information om lagring av data). Material som
lagras på annan plats kommer inte att säkerhetskopieras automatiskt och
kan inte återläsas av IT-avdelningen.
3
Användning av IT-resurser
- riktlinjer vid Örebro universitet
Rektorsbeslut
ORU 1.2.1-02752/2016
Fastställda: 2016-10-25
Användning av upphovsrättsligt skyddat material, såsom kopiering,
spridning, tillgängliggörande på distans etc., får endast ske i enlighet med
lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk samt avtal med
Bonus presskopia.
Distansåtkomst
För medarbetare och studenter är det viktigt att ha en säker och pålitlig
tillgång till Örebro universitets IT-resurser även via utomstående nätverk, så
kallad distansåtkomst. Lärosätet tillhandahåller de IT-tjänster som skall vara
tillgängliga vid distansåtkomst. Dator eller annan utrustning som nyttjas vid
distansåtkomst måste vara säker utifrån IT-säkerhetssynpunkt. Riktlinjerna
skall respekteras även vid nyttjande av Örebro universitets IT-resurser via
distansåtkomst.
Kontroll och övervakning av IT-system
IT-resurserna övervakas och händelser på datornät och inom de övriga ITresurserna loggas. Dessa loggar sparas och arkiveras i enlighet med gällande
regler om gallring och arkivering och kan vid behov utgöra bevis för
eventuell överträdelse av riktlinjerna.
Påföljder vid överträdelse av riktlinjer
Vid överträdelse av dessa riktlinjer kan användaren riskera att bli helt eller
delvis avstängd från Örebro universitets IT-resurser. Användaren kan dock
bli anvisad dator/terminal (vilken inte är ansluten till annat än eluttag) så att
användaren kan fullgöra sina studier/arbetsuppgifter under tid för eventuell
utredning. Misskött eller missbrukad IT-resurs kan med omedelbar verkan
stängas av.
Disciplinära påföljder för studenter
Student kan vid överträdelse av dessa riktlinjer riskera att anmälas till rektor
och disciplinnämnd i enlighet med 10 kapitlet högskoleförordningen.
Disciplinära påföljder för medarbetare
Medarbetare kan vid överträdelse av riktlinjerna riskera att anmälas till
rektor och personalansvarsnämnd.
Brott
Användare som misstänks för brott enligt brottsbalken kan bli föremål för
polisanmälan.
4
