Plan för internkontroll 2016 för kultur- och fritidsförvaltningen
Frekvens
och
tidpunkt
Rapporteras
till
2/år
maj,
oktober
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
nämnd/
styrelse
15/11 2016
KSförvaltningar
8
Administrativ Kontroll genom stickprov att
chef
anställda har kännedom om
policyn och förstår Falu kommuns
riktlinjer för oegentligheter.
Även kontroll att rutin finns för
information om policyn vid
introduktion av nyanställda
2/år
Ledningsgrupp, November
avstämning IK-samordnare
april,
oktober
30/11 2016
nämnd/
styrelse
15/11 2016
KSförvaltningar
6
Förvaltningsassistent
3/år
Ledningsgrupp, November
avstämning IK-samordnare
mars och
maj,
oktober
30/11 2016
nämnd/
styrelse
15/11 2016
KSförvaltningar
6
Process/rutin/
system
Kontrollmoment
(risk som hanteras)
Kontrollansvarig
Dokumenthantering:
Allmänna handlingar som
inkommer via e-post
Allmänna handlingar som
inkommer via e-post blir
diarieförda i enlighet med
dokumenthanteringsplan
Nämndsekreterare
Kännedom/förståelse finns
hos verksamhetens
personal om kommunens
policy avseende mutor och
andra otillbörliga förmåner
Registrering av
verksamhetens ingångna
avtal i databas e-Avrop hos
Upphandlingscenter (UhC)
Obligatoriskt
granskningsområde
Styrdokument:
Oegentligheter
Obligatoriskt
granskningsområde
Upphandling och inköp:
Avtalsdatabas
Obligatoriskt
granskningsområde
Kontrollmetod
Kontroll genom stickprov av visst
antal handläggare/verksamhet
med mailkonto under bestämd tid
tillsammans med kontrollansvarig
hur allmänna handlingar
hanterats. Kontroll mot
dokumenthanteringsplan
Fullständig.
Granskning att alla avtal efter
upphandling av varor och tjänster i
egen verksamhet även registrerats
hos UhC, i databas e-Avrop.
(Gäller avtal som sträcker sig
längre, inte objekt eller
byggentreprenader, och som
upphandlats enligt LOU. Avtal till
följd av ev. direktupphandling
omfattas inte)
Rapport till
nämnd/styrelse
(ej KSFV)
Rapport till
kommunens
samordnare
Risktal
1
Frekvens
och
tidpunkt
Rapporteras
till
2/år
maj,
oktober
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
Att leverantörsfakturor inte Administratör Stickprov slumpmässigt valda
innehåller verksamhetsmånader
främmande varor eller
tjänster.
2/år
Ledningsgrupp
IK-samordnare
Kontanthantering
Att förvaltningens samtliga
kassaöverskott redovisas
dagligen och sätts in på
bank minst en gång per
vecka för att minska risken
för stöld, rån, förskingring
samt misstro mot personal
och andra som vistas i våra
verksamheter.
Närmaste
chef
Stickprovskontroll av att
kassaredovisningar upprättats
samt av att insättning gjorts minst
en gång i veckan.
Löpande
Ledningsgrupp
IK-samordnare
November
30/11 2016
12
möjlig –
allvarlig
Avtalsdatabas
Att registrering av
verksamhetens ingångna
avtal görs i LIS-Avtalsmodul
Förvaltningsassistent
Granskning att alla typer av avtal
som inte stöds av andra
verksamhetssystem registreras i
avtalsdatabasen samt förses med
bevakningstillfälle och ansvarig
handläggare.
2/år
maj,
oktober
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
9
möjlig kännbar
Avtalsdatabas
Att avtalsbevakning
Förvaltningsgenomförs och verkställs av assistent
handläggare/avtalsansvarig
Inhämtning av uppgifter från
avtalsdatabas
1/år
juni
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
12
möjlig –
allvarlig
Process/rutin/
system
Kontrollmoment
(risk som hanteras)
Kontrollansvarig
Upphandling och inköp:
Avtalstrohet
Att inköp sker hos avtalade
leverantörer för de varor
och tjänster där ramavtal
finns.
Administratör Utdrag ur leverantörsreskontran
Leverantörsreskontra
Kontrollmetod
Rapport till
nämnd/styrelse
(ej KSFV)
Rapport till
kommunens
samordnare
30/11 2016
Risktal
9
möjlig kännbar
8
allvarlig –
mindre
sannolik
2
Kontrollansvarig
Frekvens
och
tidpunkt
Rapporteras
till
Rapport till
nämnd/styrelse
Rapport till
kommunens
samordnare
Process/rutin/
system
Kontrollmoment
(risk som hanteras)
Upphandling och inköp:
Riktlinjer och
bestämmelser
Direktupphandling ska
Administrativ Att direktupphandling under året 2/år
underskrida fastställd
chef
som överskrider två prisbasbelopp Maj,
beloppsgräns enl. LOU
beställs för att utföras av
oktober
(505 000 kr 2015) för alla
Upphandlingscenter (för de
direktupphandlingar av
områden som inte omfattas av
samma slag som
Upphandlingscenters undantagskommunen kommer att
lista). Vid bedömning behöver
göra under räkenskapsåret.
hänsyn tas till att värdet av återDirektupphandling ska enl.
kommande likartade
avtal beställas av och
upphandlingar tillsammans inte
utföras av Upphandlingsfår överskrida direktupphandlingscenter så snart värdet på
gränsen för kommunen som
upphandlingen övergår två
helhet.
prisbasbelopp (88 600 kr
2016) för kommunen som
helhet.
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
8
sannolik –
lindrig
Systematiskt
brandskyddsarbete (SBA)
Att kunskap finns om vilka
åtgärder som ska vidtas för
att undvika allvarliga
person- och/eller
egendomsskador.
1/år
oktober
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
12
möjlig –
allvarlig
Hantering av kommunala
tillgångar
Att den kommunala
Enhetschef
konsten stjäls, förstörs eller allmänkultur
förkommer.
Stickprovskontroll av att vårt
1/år
interna register över utlånad konst oktober
inom Falu kommuns egna lokaler
stämmer överens med verkligheten och att verken är intakta.
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
9
möjlig kännbar
Förvaltningschef
Kontrollmetod
Följa upp att det för alla
förvaltningens objekt finns en
brandskyddsorganisation med
tydlig ansvarsfördelning och att
brandskyddsrutiner är kända och
följs inom samtliga verksamheter
enligt fastslagen brandskyddspolicy för Falu kommun.
(ej KSFV)
Risktal
3
Process/rutin/
system
Kontrollmoment
(risk som hanteras)
Kontrollansvarig
Kriskommunikation
Att det är tydligt vem som
ska agera på vilket sätt i
händelse av kris.
Förvaltningschef
Föreningsbidrag till
kulturföreningar
Att alla bidragsberättigade Enhetschef
kulturföreningar i Falu
allmänkultur
kommun känner till
möjligheten att söka bidrag
så att samverkan mellan
Falu kommun och
föreningslivet stärks och
föreningsaktiviteter kan
utvecklas efter önskemål
och behov från både unga
och äldre kommuninvånare
(Folkhälsoprogrammet).
V = Väsentlighet -Konsekvens
1 = Försumbar (obetydlig konsekvens)
2 = Lindrig (liten konsekvens)
3 = Kännbar (besvärande konsekvens)
4 = Allvarlig (fel som inte får inträffa)
Frekvens
och
tidpunkt
Rapporteras
till
Uppföljning av att det upprättas
en kriskommunikationsplan för
förvaltningen och att den
kommuniceras via samtliga
verksamheters arbetsplatsträffar
så att alla medarbetare har
kännedom om den.
1/år
oktober
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
12
allvarlig möjlig
Uppföljning av att genomförda
informationsinsatser ger resultat i
form av ökat antal inlämnade
bidragsansökningar med en stor
variation av aktiviteter.
Uppföljning av att alla kända
kulturföreningar som vill har sökt
bidrag.
1/år
mars
Ledningsgrupp, November
IK-samordnare
30/11 2016
8
sannolik lindrig
Kontrollmetod
R = Risk - Sannolikhet för att fel/skada skall uppstå
1 = Osannolik (i stort sett obefintlig risk)
2 = Mindre sannolik (mycket liten risk)
3 = Möjlig (möjligt att fel kan uppstå)
4 = Sannolik (troligt att fel kan uppstå)
Rapport till
nämnd/styrelse
(ej KSFV)
Rapport till
kommunens
samordnare
Risktal
R x V = Risk x Väsentlighet
1-3 = Inget agerande krävs. Acceptera risken.
4-8 = Hålls under uppsikt
9-12 = Tas med i kontrollplanen. Reducera risken.
16 = Direkt åtgärd. Minimera risken.
4
