SÅ SÖKER DU I SIRENARKIVET

advertisement
 SÅ SÖKER DU
I SIRENARKIVET
Innehåll
1) INTRODUKTION
2) SÖKNING
a) Fritextsökning
b) Utökad sökning
c) Sök personnummer
d) Sök diarienummer
e) Sök löpnummer
3) TRÄFFAR I SIRENARKIVET
a) Träfflistan
b) Information
c) Avgränsa din sökning
4) AGENTER
a) Skapa agent
b) Mina agenter
c) Inbox
d) Agentimport
5) SVART BÄLTE I SÖKTEKNIK PÅ 10 MINUTER
a) Att använda AND
b) Att använda OR
c) Att använda NOT
d) Att använda parenteser
e) Frassökning
f) Versaler och gemener
g) Trunkera
INTRODUKTION
Välkommen som användare i Sirenarkivet. Här är en kort manual med
exempel för att hjälpa dig att få ut det mesta möjliga ur arkivet. Om du
behöver hjälp så kan du maila till [email protected] eller ringa till supporten
på 08-7203117.
På följande sidor lär du dig att göra sökningar i arkivet. Du lär dig att få ut
så mycket som möjligt av träffinformationen. Vi går igenom fällor och lär ut
våra bästa trick. Du kommer också att lära dig att skapa egna agenter,
stående sökningar, på det som du är intresserad av.
I kapitlet svart bälte i sökteknik går vi igenom tekniker som gör dig riktigt
duktig på research i arkiv.
Det bästa sättet är att lära sig använda Sirenarkivet är förstås att jobba
mycket med det. Vi hoppas att du finner arkivet användbart.
2 A. Fritextsökning
När du loggat in i Sirenarkivet kommer du automatiskt till Fritextsökning. Här kan
du söka på vad som helst. Oftast vill du förmodligen söka på ett namn eller en
företeelse. Det är bara att skriva in ditt sökord eller dina sökord i sökrutan och
trycka på enter.
Tips från Sirenredaktionen:
• Använd citattecken om du söker på namn.
Om du bara söker på Kalle Svensson så får du träffar i alla dokument som
innehåller Kalle och Svensson. De flesta kommer då att vara ovidkommande, som
till exempel dokument som innehåller termerna Kalle Nilsson och Jonas Svensson.
Om du istället söker på ”Kalle Svensson” så får du bara de träffar där namnen står
precis i den följden.
Exempel: Pröva gärna både ”Kalle Svensson” och Svensson, Kalle”.
• Trunkera om du vill få fler träffar.
Ordet du söker kanske står med pluraländelse. Eller med genitiv-s. En stjärna efter
ordstammen gör att den söker på alla varianter av ordet som kommer efter.
Exempel: En sökning på ordet smurf* innebär att du får träffar både på smurf och
på exempelvis smurfen, smurfarna, smurfens och smurfa.
• Sök på felstavningar.
Om saker kan stavas fel så kommer någon förr eller senare att göra det. Ibland kan
det löna sig att medvetet söka på felstavningar.
Exempel: Sökningar på Mikael Persbrant och Mikael Persbrandt ger olika träffar.
• Sök på aktuella uppgifter.
Folk byter namn. Flera personer byter varje år personnummer. Försäkra dig om att
dina sökningar innehåller uppdaterade uppgifter.
Exempel: Sökningar på förre OG-ledaren Joachim Nordwall slutade ge träffar när
han bytte namn till Joachim Garis.
• Carl Andersson kan i dokument stå som ”Carl Andersson” och då får du förstås
träff på sökningen ”carl andersson”.
Men det kan ju också finnas dokument där det står ”Andersson, Carl” eller, ännu
värre, ”Andersson, Carl-Ivar”. För att få träff kan du söka på ”Carl NEAR=3
Andersson”. Det betyder att Carl och Andersson ska finnas med max tre ords
(inklusive ”tokens”, dvs punkter, komman, etc.) distans till varandra.
Om du skriver NEAR utan en siffra så omvandlas det automatiskt till 8.
• Om du har en lång spalt med namn eller personnummer med nytt stycke för
varje, kan du klicka ur rutan Sök på enter. Då fungerar enter som AND i
söksträngen.
2 B. Utökad sökning
Den utökade sökningen bygger på booleska sökoperatorerna AND, NOT och OR.
Det finns också urvalsmöjligheter i form av kommun, myndighet och tid.
2 C. Sök personnummer
Olika myndigheter skriver personnummer på olika sätt. I Åklagarmyndighetens
diariesystem CÅBRA skrivs till exempel ett personnummer 199507048891 men när
ärendet hamnar i domstol skrivs personnumret istället 950704-8891. Andra
myndigheter skriver 19950704-8891 eller 9507048891.
För att underlätta för dig som användare har vi skapat ett system där det räcker
om du söker på 950704-8891 för att systemet automatiskt ska göra de andra
sökningarna också.
2 D. Sök diarienummer
Diarienummer kan stå på flera olika sätt på olika myndigheter. Ibland är
ordningsföljden ÅR-LÖPNR, ibland är det tvärtom. Ibland finns det nollor i
löpnumret före den aktuella siffran. I funktionen Sök löpnummer söker du på ÅRLÖPNR och systemet söker då automatiskt igenom de vanligaste sätten att skriva
diarienummer på.
Varför funkar det inte?
• Stämplar som visar att en handling kommit in placeras ofta i övre hörnet, där
också diarienumret står. Det kan då leda till att diarienumret blir otydligt och inte
är sökbart.
• Vissa myndigheter skriver diarienummer på inkomna handlingar för hand.
Handskrivet material går inte att ocr-tolka.
• Diarienummer är hopmixat med andra uppgifter, t ex om avdelning eller har
bokstäver i sig, vilket gör att systemet inte känner igen det.
2 E. Sök löpnummer
Alla texter från Siren har ett individuellt löpnummer. Om du vet löpnummer kan du
enkelt söka fram rätt text i systemet. Det kan vara text nummer 1 eller 6.100.000,
det är bara att skriva in siffran.
Träffar i Sirenarkivet
3 A. Träfflistan
När du gjort en sökning ser du i träfflistan en förteckning över de filer som du fått
träff i. Du kan välja att sortera på äldsta eller senaste. Du kan också välja att spara
din sökning som en agent. Om du vill skicka informationen vidare till en
arbetskamrat kan du använda funktionen maila kollega.
Till varje träff finns samlat alla filer som hör till det utskicket från Siren. Du kan
välja att ladda ner alla, eller bara den eller de som är fetmarkerade och som
innehåller träffen.
3 B. Information
Bredvid knappen för Hämta fil finns en knapp som heter Information och en som
heter Maila kollega. Med funktionen Maila kollega kan du skicka träffen vidare.
Om du klickar på Information får du tillgång till flera nyttiga funktioner.
• Du kan se vilka myndigheter som förekommer i handlingen.
• Du kan se vilken kommun som är berörd av handlingen.
• Du kan se vilka namn som finns i dokumentet och göra en ny sökning i en ny flik
om det är något som du är mer nyfiken på.
• Du kan se vilka personnummer som finns i dokumentet och kan också göra nya
sökningar på dessa.
3 C. Avgränsa din sökning
Ofta får du för många träffar. För att underlätta i ditt informationssökande har vi till
höger sammanställt några funktioner för att avgränsa ditt sökresultat.
Datumavgränsning
Med verktyget datumavgränsning kan du
klicka dig fram till arkivdatum, det vill säga
den dag som dokumenten lades in i arkivet.
Om du vet att en viss handling expedierades
och därmed sannolikt arkiverades i maj 2010
kan du klicka dig fram till denna månad.
Namn i träffar
Funktionen Namn i träffar visar de andra
namn som förekommer i samma dokument
som dina sökträffar. Att klicka på ett namn
har samma funktion som att göra en ANDsökning.
Person- och orgnummer i träffar
Här visas de person och
organisationsnummer som sökmotorn
identifierat bland dina träffar. Genom att
välja något av dessa kan du tratta ner din
sökning ytterligare.
Myndigheter
Funktionen Myndigheter visar de myndigheter
som förekommer i din träfflista. Möjligen vet
du att dokumentet som du söker är
expedierat av t ex Falu tingsrätt. Då kan du
bara klicka på Falu tingsrätt för att avgränsa
sökningen.
Kommuner
På samma sätt kan systemet identifiera
kommuner i dokumenten. Du kan använda
funktionen för att tratta ner dina resultat
ytterligare.
Tappa inte kollen!
I fältet Avgränsning kan du se vilka
avgränsningar som du gjort. Där kan du
också ta bort de som inte längre är aktuella
utan att behöva göra om hela sökningen.
4. Agenter
En agent är en stående sökning. Varje nytt dokument i Sirenarkivet söks
automatiskt igenom för att se om det uppfyller dina sökkriterier. I Inboxen finns
dina agenters alla nya träffar. I Mina agenter får du en överblick över dina agenter,
där kan du också redigera, ta bort eller inaktivera dem. Du kan skapa agenter i
Skapa agent. Om du är en avancerad användare med stordriftsbehov av agenter
kan du ladda upp excelfiler i Agentimporten.
4 A. Skapa agenter
Här skapar du dina agenter. Genom att fylla i rutorna nedan så får du enkelt stöd
för de booleska funktionerna OR, AND och NOT.
Den vanligaste agenten är förmodligen en personnummeragent. Om du vill att den
automatiskt ska söka på alla varianter av ett personnummer gör du agenten så här
i rutan som heter Något av dessa ord:
PNR:7102031234
Du kan välja att få en mailrapport när du får träffar på din agent. Du kan välja att
få rapporterna i realtid eller samlat vid en tidpunkt som du själv bestämmer.
Genom kommandot Sök och Spara kan du testa om agenten verkar rimlig.
4 B. Mina agenter
Under Mina agenter får du en överblick över de agenter som du lagt upp. Du kan
lätt gå in och redigera dem, om det till exempel är en ändring som behöver göras.
Du kan också välja att ta bort agenter, som inte längre behövs. Om det är agenter
som du kanske kommer att vilja ha i framtiden kan du välja att inaktivera dem
istället för att radera dem.
4 C. Inbox
I inboxen finns alla träffar från dina agenter. En förteckning över alla dina agenter
finns till höger på sidan. Genom att klicka på agentnamnen får du fram de träffar
som kommer från den specifika agenten.
4 D. Agentimport
För avancerade användare, som arbetar mycket och strukturerat med agenter,
finns en möjlighet att via excel ladda upp stora volymer av agenter. En mer utförlig
beskrivning finns på sidan.
5. Svart bälte i sökteknik på tio minuter
Sirenarkivet bygger på boolesk sökteknik. Söktekniken går ut på att du med hjälp
av de tre operatorerna AND, OR och NOT skriver söksträngar byggda på logiska
regler och villkor.
Sökoperatören AND är begränsande. Om du kombinerar två sökord med AND
betyder det att båda sökorden måste finnas i dokumentet. Operatorn OR utvidgar
istället din sökning. Genom att binda ihop två sökord med OR kommer du att få
träffar på dokument som innehåller det ena sökordet, eller det andra sökordet, eller
båda sökorden. Operatorn NOT innebär att du helt utesluter träffar från dokument
som innehåller ett specifikt ord. I kapitlet lär du dig också att använda parenteser,
att trunkera och att arbeta med frassökningar.
5 A. Att använda AND
Att använda ordet AND i din sökning är ett sätt att begränsa din sökning då du ber
agenten söka upp dokument som endast innehåller båda sökorden du angett.
Söker du dokument som endast innehåller ordet ARN kommer sökmotorn att hitta
stora volymer av dokument som handlar tvister som avhandlats i Allmänna
reklamationsnämnden. Använder du sökordet Volvo kommer du att få dokument
som handlar om bilen, bilmärket och företaget. Genom att använda söksträngen
ARN AND Volvo avgränsar du av din sökning genom att endast få dokument som
innehåller både ordet ARN och Volvo. Sökmotorn utelämnar då de dokument som
endast innehåller ARN eller endast Volvo.
5 B. Att använda OR
Att använda OR i sökningen fungerar tvärtom mot AND och utvidgar istället din
sökning. Den gör att du kommer att få dokument som innehåller antingen
dokument med ordet ARN eller dokument som innehåller ordet Volvo eller
dokument med båda orden.
OR-kommandot är lämpligt att använda då du vill granska till exempel en
medlemsförteckning och se vilka som förekommer i myndighetssammanhang. Du
skriver då i din söksträng Nisse OR Elsa OR Petter etc.
5 C. Att använda NOT
Ord som används med operatorn NOT brukar även kallas stoppord och agerar
uteslutande. I det här fallet kanske du önskar hitta dokument om Volvo men inte
om just ärenden där Volvo förekommit i Allmänna reklamationsnämnden. Du
använder dig då av NOT och skriver volvo NOT arn.
5 D. Att använda parenteser
Ett sätt att underlätta för sökmotorn att förstå vad vi menar med vår söksträng är
att använda parenteser. Liksom vid matematiska uträkningar används parenteser
för att få sökmotorn att förstå hur dina sökord inbördes ska behandlas. Parenteser
blir aktuella om du önskar använda både AND, OR, eller NOT i din sökning. De
sökord och operatorer som skrivs inom parentes behandlas av datorn alltid på ett
konsekvent sätt. Parentesen kan också användas för att få datorn att förstå att en
del av söksträngen bildar en enhet
Enligt konventionerna så tolkas ett uttryck utan parenteser, på följande sätt: A OR
B AND C tolkas som: ((A OR B) AND C)
Exempel: Om du vill söka dokument som handlar om kameler och Afrika eller
pyramider och Afrika och skriver söksträngen Afrika AND pyramid OR kamel så
kommer du inte att få de dokument du hoppas på. Sökmotorn behandlar alltid alla
AND/OR-kommandon på ett systematiskt sätt. Skulle du skriva in söksträngen som
den ovan skulle du erhålla dokument som innehåller ordet Afrika och pyramid eller
bara ordet kamel.
I det här exemplet vill vi ha dokument som innehåller kamel och Afrika eller
pyramid och Afrika. Lösningen på vårt problem är att använda oss av parentes för
att få datorn att förstå hur vi vill att den ska tolka vår kombination or och and på
det sätt vi önskar. Vi skriver söksträngen: Afrika AND (pyramid OR kamel).
Sökmotorn kommer att generera träffar som innehåller antingen orden pyramid och
Afrika eller som innehåller kamel och Afrika. Vissa dokument kommer naturligtvis
innehålla alla tre orden. Vid söksträngar som bara använder samma operator
behövs inga parenteser t.ex. nytta AND nöje AND Siren eller fågel OR fisk OR
mittemellan. Vi rekommenderar dock att du använder parenteser om du är osäker.
5 E. Frassökning
Genom att använda citationstecken i din sökning kan den göra frassökningar. Om
du till exempel söker efter en speciell person, Gunnar Nordahl, kan det ibland skapa
problem. Vissa sökmotorer tolkar två separata ord automatiskt med ett AND
mellan, och vissa med ett OR mellan. Du kommer troligen att få träffar på Gunnar
Nordahl men du kommer också att få träffar på dokument som till exempel
innehåller Gunnar Myrdal och Lennart Nordahl. Genom att använda citationstecken
och skriva ”Gunnar Nordahl” talar du om för sökmotorn att du önskar att det är den
exakta frasen du letar efter.
5 F. Versaler och gemener
Ska man i sin sökning använda sig av stora eller små bokstäver, versaler eller
gemener? Allmänt är det så att sökningar med gemener har högre acceptans än
versaler. Söker du med gemener får du träffar på dokument som innehåller
sökordet skrivet i både gemener och versaler. Skriver du ordet i versaler kommer
dina träffar endast att innehålla dokument då sökordet står i versaler. Likaså
kommer du, om du skriver första bokstaven med versaler, endast få dokument där
första bokstaven är stor. Vid sökningar på namn kan det dock vara ett sätt att
avgränsa sökningen. Söker du efter en person vid namn Björn kan det till exempel
vara en idé att skriva björn med stor bokstav i början för att rensa bort de
dokument som handlar om björnar.
5 G. Trunkera
Ord förekommer inte alltid i myndighetsdokument som kan tänkt sig dem. Ofta
tappar man träffar för att orden har ändelser i dokumenten som man inte sökt på.
Om du söker på banan så kommer du inte att få träff på bananer, bananens,
bananträdet eller andra ord där stamordet försetts med ändelser av olika slag.
Lösningen är att trunkera.
Att trunkera betyder att man förser stamordet med en liten asterix, så här:
banan*. När du söker på banan* betyder det att du söker på alla ord som börjar
med banan och som fortsätter på alla andra sätt.
Download
Random flashcards
Svenska

105 Cards Anton Piter

organsik kemi

5 Cards oauth2_google_80bad7b3-612c-4f00-b9d5-910c3f3fc9ce

Fysik

46 Cards oauth2_google_97f6fa87-d6cd-4ae9-bcbf-0f9c2bb34c13

Create flashcards