Excel-guide
Introduktion
I denna laboration kommer ni få använda några grundfunktioner i Microsoft Excel.
Laborationen utgår ifrån Excel 2010 och Excel 2013, men om ni vill använda ett annat
program för att lösa uppgifterna så går detta bra (kontrollera första med din
laborationsassistent!).
Följande kommer att behandlas i denna laboration:
• Språkinställningar
• Importera data
• Sortera celler
• Formatera celler
• Formler
• Diagram
Språkinställningar
Laborationen till Excel kommer att utgå från den svenska versionen och således kommer
samtliga termer att vara på svenska. När du startar Excel för första gången kommer språket
automatiskt att vara inställt på engelska. Det är inga krav på att du ändrar språket, men om du
vill göra det så gör följande:
1. Tryck på ”File”, välj alternativet ”Options”.
2. I den ruta som du nu har framför dig på skärmen; tryck på alternativet ”Language” och
placera ”Swedish” högst upp i samtliga boxar (precis som bilden nedan visar). Tryck på
OK och starta om programmet.
Importera data
Vi föreställer oss att du har samlat in en mängd data i en textfil (kanske från ett program som
du själv har programmerat och använt i en studie) som du vill kopiera direkt från textfilen till
Excel. När du nu vill analysera dessa data inser du att detta inte är möjligt då all data har
hamnat i samma kolumn (cell) i programmet. Då Excels analysfunktioner är beroende av
kolumnuppdelning ställer detta till problem. I programmet finns det funktioner för
dataimportering som kan lösa sådana problem.
Funktionen heter ”Hämta externa data” och ligger
under fliken ”Data” (se bild) .
När du klickat på detta alternativ kan du
välja flera olika alternativ (exempelvis
filursprung och hur cellerna ska avgränsas)
som påverkar hur din importerade data
kommer att se ut. När du har gjort alla
inställningar klickar du på knappen
”Slutför”.
Tips: När du importerar data och ska välja språk (filursprung) finns det många alternativ och
några av dem kan inte hantera å, ä eller ö. Språket Latin 9 kan hantera det mesta.
Sortera celler
Det kan hända att du ibland behöver sortera i dina data och det är lätt att man råkar sortera på
fel sätt vilket gör att datan kan bli missvisande. För att underlätta sortering rekommenderas att
ha rubriker på de kolumner som ska sorteras.
I exemplet nedan har vi valt rubrikerna Observation, Kön, Mankhöjd, Längd och Vikt. För att
sortera på rubriker finns det två tillvägagångssätt:
1) Markera all data (inklusive rubriker),
högerklicka, välj alternativet ”Sortera” och
sedan klicka på
”Anpassad sortering”
2) Markera alls data (inklusive
rubriker), tryck på fliken ”Data”
och välj
”Sortera”.
Båda dessa sätt leder dig
till en sorteringsmeny där
du kan välja exakt hur du
vill sortera dina data.
Formatera celler
I de flesta fall formaterar Excel automatiskt dina celler. Detta innebär att Excel
automatiskt identifierar om du skriver in exempelvis valuta, datum eller text. Tyvärr
fungerar inte denna automatiska identifiering perfekt och ibland vill du ändra cellens
format.
För att ändra en cells (eller cellers) format markerar du
cellen/cellerna, högerklickar och väljer alternativet ”Formatera
celler”.
Förutom att du kan välja datatyp kan du även ge cellen olika färg och du kan till exempel ge
cellerna olika kantlinjer och på så sätt skapa ett flödesschema, en tabell eller liknande.
Formler
Excel ger tillgång till ett flertal inbyggda formler som du kan behöva använda dig av i
framtiden. Två av dessa formler är SUMMA och MEDEL som räknar ut summan respektive
medelvärde för de celler som du har valt.
För att använda dig av formler skriver du, i
formelfältet, exempelvis =MEDEL(H2:H4),
detta kommer räkna ut medelvärdet på
cellerna H2 till H4.
Tips 1: När du har skrivit den första halvan av en formel (t.ex. =MEDEL( ) i formelfältet kan
du markera celler genom att klicka och dra med muspekaren. Du behöver alltså inte skriva
allting själv!
Om du vill använda samma formel på flera kolumner kan du
markera cellen och dra i den lilla fyrkanten som visas i
markeringens nedre högra hörn. Formeln dupliceras då och
cellreferenserna ändras i förhållande till de nya cellerna. På
bilden visas formeln =MEDEL(H2:H4). Om vi drar i fyrkanten
ett steg åt höger att formeln duplicerats till =MEDEL(I2:I4)
Tips 2: Excel har väldigt många formler
som du kan använda dig av under din
studietid. Excels standardformler hittar du
under fliken ”Formler”, men du kan även
lägga till fler formler (t.ex. Statistiska
formler som du kan komma att använda i
en annan kurs)!
För att lägga till fler formler till Excel;
Tryck på ”Arkiv”->”Alternativ”->”Tillägg”
och tryck sedan på ”Gå…” när du har
markerat ”Excel-tillägg” i boxen. Rutan som
kommer upp visar alla Excel-tillägg som du
kan lägga till just nu.
Diagram
Word och Excel kompletterar varandra på flera sätt och de fungerar dessutom relativt bra
tillsammans. Kopierar man exempelvis några celler ur ett Excel-ark skapas automatiskt en
tabell över data i Word (dock utan stödlinjer som standard). Även diagram kan enkelt kopieras
från Excel till Word.
För att skapa ett diagram klickar vi på ”Infoga” och väljer sedan en
lämplig diagramtyp under ”Diagram”.
Om inga data är markerad så öppnas en vit
ruta i ditt dokument. Om du högerklickar i
denna ruta och väljer alternativet ”Markera
data” så öppnas en till ruta där du får välja
vilken data som ska markeras. Om vi har
gjort ett stapeldiagram och har tryckt på
”Markera data” så visas rutan som är
visualiserad till höger. Om du ställer dig i
fältet
”Diagramdataintervall” kan du markera all
data som ska finnas med i diagrammet och
Excel kommer automatiskt att placera datan
på rätt plats. Om du har rubriker kommer
även dessa med i diagrammet.
”Förklaringsposter (serie)” är din Y-axel och ”Vågräta (kategori) axeletiketter) är din X-axel
och du kan i dessa fält manipulera ditt diagram för hand om något skulle vara fel.
Tips: Om du markerar data innan du väljer diagram så slipper du göra detta extra steg, men
det är större risk att det blir fel då Excel kan ha svårt att skilja på rubriker och liknande.
För att lägga till rubriker på diagrammets X- och Y-axel markerar du diagrammet och klickar på
plus-tecknet, därefter klickar du i ”Axelrubriker”.
