Chefsintroduktion 2012
Upphandling och Inköp inom Lidingö stad
1
Disposition
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Syfte
Presentation av upphandlingsenheten
Lagar, policy och riktlinjer m.m.
Avtal och avtalskatalog
Direktupphandling
Sanktioner, skadestånd mm
Planering av upphandling
Effektivisering av inköpsprocessen
eHandel och avtalsuppföljning
Ansvar och attestregler
2
1. Syfte med chefsintroduktionen
Ni ska veta vilket ansvar ni har som chefer inom Lidingö stad
Ni ska veta hur och vad ni ska göra
Ni ska förstå varför
Ni ska veta vad andra ska göra för er
Ni ska veta hur ni kan medverka
Ni ska effektivisera inköpsprocessen
Det ska vara lätt att göra rätt
3
2.
Upphandlingsenheten
[email protected]
Adriana Buzea, upphandlingschef
Sinikka Suutari, upphandlare – kontaktperson för FKO, SLK och KSK
Kerstin Thuresson, upphandlare - kontaktperson för ÄHO, UF och
SOCK
Yannice Lundquist, upphandlare – kontaktperson för KUFRI, TF,
MSK
Gun-Britt Lindblad Nordström, upphandlingskoordinator, tar emot
alla frågor, upphandlingssupport Ö-nätet
Anna Fritjofson, kostuppföljare
4
3. Lagen om offentlig upphandling
(LOU)
En god affärsetik har sin utgångspunkt i de fem
grundläggande EU-principerna om icke-diskriminering,
likabehandling, transparens, proportionalitet och
ömsesidighet.
o Principen om icke-diskriminering innebär att leverantör,
anbudsgivare och anbudssökande inte får diskrimineras
pga nationalitet.
o
Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer ska
behandlas lika och ges samma förutsättningar som till
exempel få samma information vid samma tillfälle.
5
3. Lagen om offentlig upphandling
(LOU)
o
o
Principen om transparens innebär att upphandlingen
ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet.
Öppenhet uppnås t ex genom annonsering och
information om hur upphandlingen kommer att
genomföras. Förutsebarhet uppnås bl a genom att
förfrågningsunderlaget är klart och tydligt samt
innehåller samtliga krav på det som ska upphandlas så
att leverantören kan förutse vad som är av störst vikt vid
valet av leverantör.
Proportionalitetsprincipen innebär att kraven i
upphandlingen måste ha ett naturligt samband med och
stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.
6
3. Lagen om offentlig upphandling
(LOU)
o
Ömsesidighetsprincipen innebär att intyg och certifikat
som utfärdats av ett medlemslands behöriga
myndigheter måste godtas i de övriga EU-länderna.
Den som för stadens räkning genomför eller deltar i en
upphandling eller på annat sätt genomför inköp ska iaktta
de fem grundläggande EU-principerna och bedriva arbetet i
syfte att tillvarata och företräda stadens intressen. Detta
förhållningssätt ska tillämpas oavsett om uppgifterna
utförs av stadens anställda eller av externt anlitade
konsulter eller uppdragstagare.
7
3. Upphandlings- och inköpspolicy
Syfte:
Säkerställa att upphandling och inköp sker i
enlighet med lagstiftningen och stadens riktlinjer
Långsiktigt medverka till en marknadssituation
som präglas av konkurrens och hållbar utveckling
Säkerställa att upphandling och inköp görs
affärsmässigt med utnyttjande av de
konkurrensmöjligheter som finns på marknaden.
8
3. Upphandlings- och inköpspolicy
Hållbar upphandling
Det finns tre dimensioner i begreppet hållbar
utveckling; en miljömässig, en social och en ekonomisk
dimension. Lidingö stad arbetar för att nå hållbarhet
inom alla dessa tre dimensioner.
Miljökrav
Höga miljökrav ska ställas systematiskt i stadens
upphandlingar när det är möjligt. Det handlar om krav på
energieffektivitet, hållbara transporter samt miljökloka
produkter och tjänster. De varor som köps in ska inte
innehålla gifter som är miljö- eller hälsovådliga.
9
3. Upphandlings- och inköpspolicy
Hållbar upphandling
Sociala och etiska krav
Möjliga krav kan vara att leverantörer ska leverera varor
som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga
med ILOs grundläggande konventioner (International
Labour Organization), FN:s barnkonvention och
produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning.
nummer 138 (Om minimiålder för arbete), 182 (Om förbud
mot barnarbete), 100 (Om lika lön för lika arbete oavsett
kön), 111 (Om diskriminering ifråga om anställning och
yrkesövning), 29 (Om förbud mot tvångs och straffarbete),
105 (Avskaffande av tvångsarbete), 87 (Om föreningsfrihet
och organisationsrätten), 98 (Om organisationsrätten och
den kollektiva förhandlingsrätten).
10
3. Upphandlings- och inköpspolicy
Affärsetik
Företrädarna för staden ska uppträda på ett
affärsetiskt korrekt sätt och genomföra upphandlingar
och inköp i enlighet med gällande lagstiftning och
stadens styrdokument så att alla upphandlingar och
inköp tål en öppen granskning
Samordnad upphandling
Samordnad upphandling ska genomföras inom de
områden där det finns gemensamma behov.
Upphandling ska samordnas dels inom staden och dels
i samarbete med andra externa aktörer för att uppnå
bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka
kvalitet och miljö.
11
3. Upphandlings- och inköpspolicy
Avtalstrohet
Om avtal har tecknats ska inköp ske via dessa avtal.
Om inte avtalen följs utan inköp sker hos annan
leverantör kan köparen påföras en avgift motsvarande
inköpsbeloppet.
Elektronisk handel
Beställningar ska ske elektroniskt när leverantören är
ansluten till e-handelsplatsen. Endast certifierade
beställare har behörighet att beställa genom ehandelsplatsen.
12
3. Miljöprogram
9 Miljöklok konsumtion och slutna kretslopp,
o
o
o
o
systematiskt ställa höga miljökrav i Lidingö stads
upphandlingar av varor och tjänster
sträva efter att de varor som köps in inte innehåller
gifter som är miljö- eller hälsovådliga
se till att maten i stadens verksamheter är en profilfråga
och arbeta för att råvarorna är ekologiska
återvinna matavfall från stadens verksamheter till
biogas och biogödsel (tillsammans med TK)
13
3. Indikatorer och måltal i M.P
3. Vad styr ?
Lagen om offentlig upphandling
(LOU)
Lagen om upphandling inom
områdena vatten, energi,
transporter och posttjänster,
försörjningslagen (LUF)
Kommunallagen
Offentlighets- och sekretesslagen
(OSL)
Avtalslagen m. f l
Stadens upphandlingspolicy
Riktlinjer för upphandling
Stadens mål
Organisation, besluts- och
delegationsordning mm
15
3. Lagar, policy och riktlinjer
Omfattar alla
Avser all upphandling utom valfrihetssystem(LOV)
Gäller även mellan kommunen och de kommunala
bolagen
16
3. Bra inköp – ett gemensamt ansvar
Analysera behov långsiktigt
Beställ upphandlingar i god tid
Medverka i kravspecifikation/referensgrupp
Kontrollera pris/kvalitet/leveransvillkor
Gör skriftliga reklamationer
Skriv kommentarer i Avtalskatalogen
17
4. Avtalskatalog
Sök avtal i avtalskatalogen på Ö-nätet
Lämna Kommentarer
- synpunkter,
- förbättringsförslag eller klagomål
Lämna skriftliga reklamationer till leverantör,
kopia till upphandlingsenheten
18
4. Varför ramavtal
Spara tid, pengar och miljö
Reglerade villkor för köp, mindre avtalskrångel
Enklare att beställa
Totalt lägre kostnad, Billigare inköp genom
avtalstrohet
Kontrollerade företag
Rätt vara/tjänst med tillräckligt bra kvalitet,
tillräckligt bra kvalitet från avtalsleverantörer
o Spara miljön
19
4. Exempel på ramavtalsområden
Tekniska konsluter
Livsmedel
Köksutrustning
Möbler
Järnhandelsvaror
Litteratur
Tidningar o tidskrifter
Läromedel
Kontors- och skolmateriel
Kopieringspapper
Personaluthyrning
Tryckeritjänster
Av-produkter
Kopiering
20
4. Se upp med
Oseriösa leverantörer
- vilseleder om avtalets omfattning,
- påstår att man har avtal
- fakturerar fel priser eller andra avtalsvillkor
- skatteskulder/svart arbetskraft
- påstår att ni kan direktupphandla
Icke godkända underleverantörer
Undvik använda handkassa/ egna kontanter
- hellre rekvisition
Ta inte emot mutor (gåvor, lån av stugor)
Jäv
21
5. Direktupphandling
När kan vi göra en direktupphandling?
Inköpet understiger direktupphandlingsgränsen
för hela Lidingö stad
Varor och tjänster: 284 000 kronor
Ramavtal saknas
Ramavtalsleverantörerna inte kan leverera
Får inte direktupphandla p.g.a. dålig planering
(Beställ ny upphandling i god tid)
22
5. Offert - direktupphandling
Fråga minst tre leverantörer eller lämpligt
antal
Begär skriftlig offert
Var affärsmässig i utvärderingen
Dokumentera alltid vad du gjort och ditt
val samt varför
Ange överenskomna villkor i
beställningen
23
5. Detta ska ni inte göra
Inte teckna egna avtal (leasing, årsavtal, betalkort)
Inte beställa IT/telefoni/fastighetstjänster/juridiska
tjänster hos leverantör
Inte jaga extrapriser hos andra när avtal finns
Inte acceptera ändrade avtalsvillkor från ramavtal
Inte anlita leverantörer utan att skattekontroll genomförts
Inte anlita nya underleverantörer utan godkännande
Inte frångå avropsordning/rangordning vid avrop
Inte göra otillåtna direktköp (över gränsvärde)
Inte avslöja sekretess under pågående/planerad
upphandling
Inte chansa, fråga upphandlingsenheten först
24
6. Sanktioner, skadestånd och
upphandlingsskadeavgift
Vilka sanktioner kan följa på en otillåten direktupphandling?
Överprövning av otillåten direktupphandling (upphandlingen
får rättas eller göras om)
Ett direktupphandlat avtal ogiltigförklaras
Upphandlingsskadeavgift 10 tkr till 10 mkr
Skadestånd pga att leverantörer lider skada
Skadestånd pga att man inte följer avropsordningen
Merkostnader som uppstår för hantering (advokatkostnader,
förlorad arbetstid) plus negativ publicitet och andra sanktioner
25
7. Planering av upphandling
Tänk på att:
o Beräkna tid för kravspecifikation
o Anbudstid (minst 10, 40 eller 37+40 dagar)
o Tid för kvalificering och utvärdering
o Eventuella sammanträden
o Eventuella beslut i nämnd
o Förhandling med fackliga organisationer
o Tilldelningsbeslut
o Överprövning
o En upphandling tar ca 3-12 månader
o Implementering/leverantörsbyte (1 - 4 mån)
26
8. Effektivisering av inköpsprocessen
Spara arbetstid
- köp från avtalsleverantör
- jaga inte extrapriser
- träffa inte leverantörer/besök inte butiker
- planera inköpsbehov långsiktigt
- samordna upphandling
- anlita upphandlingsenheten
27
9. eHandel - uppdrag
Kommunstyrelsens beslut, Lidingö stad ska införa
elektronisk handel i syfte att:
o
o
o
öka köptroheten gentemot våra avtalsleverantörer
sänka inköpskostnaderna
utveckla och effektivisera rutinerna kring inköp och
fakturahantering
Besparingspotential 7 mkr/år varav 3,5 mkr i lägre
personalkostnader
28
9. Mål för e-Handel
o
o
o
o
o
Öka köptroheten till 90 % mot våra avtalsleverantörer och
avtalade produkter
Minska direktköp över disk, utom av pedagogiska skäl
Begränsa antalet beställare, för att uppnå högre
beställarkompetens
Uppnå ett effektivt arbetsflöde för elektroniska beställningar
och fakturering
Flytta attesttillfället från faktura till beställning
29
9. Mål för e-Handel forts.
Halvera antalet leverantörer med få fakturor
Spara på miljön genom att minska på pappersförbrukning
och transporter
30
9. Avtalsuppföljning
o
o
o
Enligt stadens interna kontrollplan ska varje förvaltning
genomföra och rapportera in avtalsuppföljningen
månadsvis
Förvaltningarna har ett antal färdigbyggda rapporter i
ekonomisystemet
Förvaltningarna analyserar utfallet och markerar och
motiverar avstegen från avtalen. Sedan signalerar de om
det finns behov av nya upphandlingar, över
direktupphandlingsgränsen.
9. Avtals- och inköpsstatistik
33
Elektronisk inköpskedja
inkl. uppföljning
10. Ansvar - attestregler
4.3 Förvaltningschef ansvarar för att
o
utse beställare och attestanter
o
berörd personal är informerade om attestregler och
tillämpningsanvisningar
o
upprätthålla förteckningar över beställare, attestanter och
slutattestanter.
o
Aktuell förteckning över utsedda beställare, attestanter och
slutattestanter med ansvarskod och användaridentitet i it-systemet
ska finnas på respektive förvaltning samt konsult- och
servicekontoret.
eHandelsbeställarna ska certifieras
o
35
10. Ansvar - attestregler
4.4 Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att:
o
berörd personal är informerade om attestregler och
tillämpningsanvisningar
o
attestrutinerna i den egna verksamheten fungerar i enlighet med
attestreglerna och tillämpningsanvisningarna
o
Det åligger verksamhetsansvarig chef att vid behov ta initiativ till att
beställare och attestanter utses
o
Verksamhetsansvarig chef har ansvar för att beställare och attestanter
har erforderlig insikt och kunskap. Konsult- och servicekontoret ska
vid behov ge stöd och utbildning.
36
10. Ansvar - attestregler
5. KONTROLLER
Följande kontrollmoment ska i tillämpliga fall utföras:
Med kontroll av beställning menas att inköp sker i enlighet med stadens
upphandlingsregler och avtal. Kontrollen ska ske inför varje inköpstillfälle.
Med kontroll av prestation och kvalitet menas att varan eller tjänsten mottagits
och överensstämmer med vad som beställts och avtalats.
Med kontroll av pris och villkor menas att priskontroll ska ske, d v s att pris
överensstämmer med faktureringsunderlag, avtal, eller beställning.
37
