Undrar du om Next Level är något för dig? Läs hur vi bl.a. har bistått Mynewsdesk Alltsedan Mynewsdesk startade 2003 har Setterwalls varit vår juridiska partner. Vår tjänst erbjuder företag en modern, digital PR-tjänst som företagen själva kan hantera. Vi hjälper våra kunder att ge t.ex. journalister, kunder, opinionsbildare och bloggare direkt tillgång till relevanta nyheter och pressreleaser, högupplösta bilder och videor - i relevanta kanaler, vid rätt tidpunkt och på sina egna villkor. Mynewsdesk startade som en idé född ur en önskan att hitta ett snabbare, mer effektivt sätt att låta företag berätta sin egen historia för rätt personer, och samtidigt kunna sköta all PR och kommunikation på ett och samma ställe. Idag är vi en multinationell koncern med kontor i hela Norden, UK, Tyskland och i Singapore, vi har idag mer än 5 000 kunder över hela världen och vår tekniska plattform är i ständig utveckling för att möta kraven från en mer och mer digitaliserad värld. Setterwalls har bistått Mynewsdesk med all den juridiska rådgivning vi har behövt sedan starten. Tack vare byråns kompetenta specialister har vi alltid fått snabb och relevant hjälp i en mängd olika ärenden och byråns omfattande internationella nätverk har varit betydelsefullt i vår internationella expansion. Det känns väldigt tryggt att ha med Setterwalls – som är lyhörda och förstår sig på oss och de situationer vi ställs inför – på vår fortsatta resa. Stephan Dahlström, CFO Mynewsdesk A toolbox to beef up your business .. ta nasta steg med oss Ta ditt företag till Next Level med Setterwalls innehåll bolagsrätten – företagets ryggrad finansiering – en förutsättning för verksamheten värdera dina kunskaper byggstenarna i ditt avtal skatta rätt ta hand om dina talanger miljarder att hämta i offentlig upphandling öka dina värden mot hyresvärden när det skiter sig ...och så lite (oundviklig) byråkrati checklistor och dokument – en teaser Vi vet att juridiken är en viktig byggsten när företag vill positionera sig och utvecklas på marknaden. Det är dessutom få delar i vårt arbete som ger oss så mycket glädje och energi som att se när våra klienter tar nästa steg i sin affärsresa, framförallt när vi får vara en del av det steget. 4 8 10 14 17 21 23 25 27 28 30 Vad är Next Level-paketet? Next Level-paketet ger konkreta, praktiska juridiska verktyg för företag som vill ta nästa steg. Det du har i handen nu är en översikt av frågor som du kan stöta på när du utvecklar ditt företag, allt från de första stapplande stegen till framgångssaga. Innehållet kan därför vara mer eller mindre relevant beroende på var i din företagsresa du befinner dig. Till denna broschyr har vi skapat ett resource center som är tillgängligt online (www.setterwalls.se/nextlevel), där du hittar praktiska checklistor, förslag på avtal och andra verktyg du kan använda dig av. Inget av detta kostar någonting. Men Next Level-paketet är av självklara skäl ingen komplett juridisk rådgivare. Vi vet att kostnader för juridisk hjälp inte alltid är det högst prioriterade i ett företag. Men vi är övertygade om att det är en investering att för vissa delar i din verksamhet ta hjälp av en jurist. Väljer du att ta hjälp av oss lovar vi en tydlig dialog där du vet vad det kommer att kosta och där vi tillsammans sätter ramarna. Inga överraskningar. Next Level-teamet Next Level-teamet är vana vid att arbeta med målinriktade entreprenörer. Vi vet hur mycket det kan betyda att få juridiken på plats – och vi vet hur juridiken hänger ihop med övriga delar i ett företag. Vårt löfte till dig är att vi alltid kommer att anstränga oss till max för att ge dig den bästa möjliga språngbrädan när du tar nästa steg på din företagsresa. Mer information om vilka som ingår i Next Level-teamet finns på vårt resource center: www.setterwalls.se/nextlevel Du kan också skicka ett mail till hela vårt team via [email protected], så kommer någon ur teamet ta kontakt med dig. Du kan även ringa och fråga efter Next Level-teamet på 08-598 890 00. Setterwalls är en av Sveriges ledande affärsjuridiska fullservicebyråer med ett internationellt nätverk. Alla våra ca 190 jurister har ett gemensamt fokus - att våra klienters affärer ska bli mer framgångsrika. Hos oss möter du högspecialiserade jurister med omfattande branscherfarenhet. .. ta nasta steg med oss BO L A G S R Ä T T bolagsrätten – företagets ryggrad privata aktiebolags lilla ABC ordning och reda i företaget ökar dess attraktivitet För att ett företag ska vara attraktivt för investerare eller vid en senare försäljning är det viktigt att ha ordning och reda på bl.a. bolagsdokumentationen och att den är strukturerad på ett överskådligt sätt. Det är därför viktigt att all dokumentation görs korrekt från början och löpande ses över. Det förenklar överskådligheten om bolagsdokumentationen är konsekvent namngiven med relevant datum. En annan åtgärd som kan göra bolaget mer attraktivt och förenkla i senare led är att se till att all bolagsdokumentation finns tillgänglig på såväl svenska som engelska. VÅR ER FARENHE T ÄR ATT M ÅNGA F ÖRETAG SKUL L E TJ ÄNA PÅ AT T L ÖPANDE SE ÖV ER BE F I NT L I GA AV TAL O C H H A ORDNI NG OCH RE DA BL AND AV TAL EN, V I L KET ÄR E N YTTERL I GARE ÅTGÄRD F ÖR AT T GÖRA BOL AGET ATTRA K TI V T UR EN INV E ST ERARE S SY NV I NKEL . Genom en struktur får företaget en bra översikt över befintliga avtal som gör det enkelt att följa upp dessa och t.ex. vara vaksam på om ett avtal behöver förnyas eller ska sägas upp. Avtalen kan också på så sätt lätt utvärderas löpande, för att bättre kunna fatta beslut om t.ex. omförhandlingar eller byte av avtalspartner. Därutöver är det bra om avtalen finns sparade både som fysiska original och i digitala kopior och att de är konsekvent namngivna. Nedan är ett förslag på hur du kan strukturera dina avtal genom följande rubriker, exempelvis i ett exceldokument: Avtalsnummer Datum för ingående 4 Namn på avtal och beskrivning av avtalet Parter, inkl. namn och org.nr Avtalstid Uppsägningstid ! Vad? Krav Aktiebok Förteckning över aktier och aktieägare som löpande uppdateras vid ägarförändringar i bolaget. Syftet med aktieboken är främst att kunna se ägandet i bolaget, men också att kunna följa den kedja av aktieöverlåtelser som har skett i bolaget. Next Levelpaketet innehåller en mall för hur aktieboken kan utformas. Aktiebrev Det finns inget krav på att utge aktiebrev. Säljer du aktier i ditt bolag kan en köpare vilja ha aktiebrev, men dessa kan då utfärdas vid överlåtelsen. Aktiekapital Ska vara minst 50 000 kronor. Det är viktigt att detta aktiekapital behålls intakt, annars kan styrelsen bli personligt ansvarig för bolagets skulder. Förbrukas aktiekapitalet kan detta leda till att bolaget tvingas till likvidation (dvs. upplösning). Arbetsordning m.m. Det finns inte längre något lagkrav på skriftlig arbetsordning för styrelsen och eventuell verkställande direktör men det kan vara bra att ha ändå. Bolagsordning Alla bolag måste ha en bolagsordning som registreras hos Bolagsverket. Bolagsordningen bör innehålla en s.k. hembudsklausul, vilket innebär att en aktieägare har rätt att lösa in aktier som övergått till ny ägare. Årsstämma Ska hållas en gång per år, inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Kallelse ska som huvudregel ske på det sätt som står i bolagsordningen. Revisor Som huvudregel finns inte längre något krav på revisor. Styrelse och verkställande direktör Styrelsen ska bestå av en eller flera ledamöter (bestäms i bolagsordningen). Om styrelsen har färre än tre ledamöter krävs att det finns en styrelsesuppleant. Det är frivilligt om bolaget vill ha en verkställande direktör. Styrelse- och stämmoprotokoll Styrelseprotokoll ska föras vid varje styrelsemöte och numreras. Next Level-paketet innehåller en mall för utformning av styrelseprotokoll. Bolagstämmoprotokoll ska föras vid varje stämma som hålls i bolaget. ditt ansvar som styrelseledamot Om du är styrelseledamot i ett aktiebolag är det viktigt att du vet vilka skyldigheter som följer med styrelseuppdraget. Enligt aktiebolagslagen är det styrelsens ansvar att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Även om du som styrelseledamot inte arbetar dagligen i bolaget har du skyldighet att hålla dig underrättad om omständigheter som är av betydelse för en mera övergripande bedömning av bolagets ekonomiska situation. Som styrelseledamot kan du bli skadeståndsskyldig om du avsiktligt eller av oaktsamhet skadar bolaget vid fullgörandet av uppdraget som styrelseledamot. Skadeståndsansvaret är individuellt, vilket innebär att varje ledamot svarar för sin egen oaktsamhet. Du som ledamot måste därför sätta dig in i alla frågor. I styrelsen har varje ledamot en röst. Känner du dig obekväm med ett visst beslut kan du reservera dig mot beslutet, vilket kan få betydelse i ansvarsfrågor. Ledamot som inte varit delaktig i visst beslut kan också, beorende på frågans art, undgå ansvar. Det finns även möjlighet att teckna styrelseansvarsförsäkring vilket kan vara en god investering. För att bevara skyddet för bolagets kapital finns det också regler om när ett aktiebolag ska träda i likvidation. Särskilda regler gäller när ett företag kommer i ekonomiska svårigheter eller på ekonomiskt obestånd. Om bolagets styrelse exempelvis har skäl att anta att bolagets egna kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet, den s.k. kritiska gränsen, ska styrelsen genast upprätta en kontrollbalansräkning och låta en revisor granska den. Gör inte styrelsen detta ansvarar styrelseledamöterna personligen för de förpliktelser och ekonomiska ansvar som uppkommer för bolaget under den tid kontrollbalansräkning inte har upprättas. Personligt betalningsansvar för styrelsen kan också uppkomma om bolagets skatteskulder inte betalas i tid, s.k. företrädaransvar. Med andra ord är det mycket viktigt att du som styrelseledamot håller dig informerad om ekonomin i det bolag som du är styrelseledamot i. BO L A G S R Ä T T något om riskkapital, nyemissioner och vad man ska tänka på aktieägaravtal Har ditt bolag flera ägare rekommenderar vi att ni ingår ett s.k. aktieägaravtal, ett avtal mellan er som ägare till bolaget. I avtalet kan viktiga frågor regleras, om bl.a. hur bolaget ska styras, vilka som ska kunna vara ägare och vad som händer om någon aktieägare vill dra sig ur. Riskkapital är ett samlingsnamn för kapital som investeras i ett företag och där investeraren i utbyte blir delägare i bolaget, antingen genom aktier eller andra värdepapper som senare kan omvandlas till aktier. Normalt kombineras investeringen med ett aktivt ägarengagemang under en viss tid med tanken att investeraren inom ett antal år ska kunna realisera sin investering (göra en ”exit”). I ett aktieägaravtal kan särskilt regleras situationen att en investerare vill köpa erat företag. Skulle denna situation uppstå och några aktieägare inte vill sälja, kan hela affären äventyras. Av den anledningen kan du avtala om att alla måste ”följa med” vid en försäljning (s.k. dragalong-skyldighet). >> TI L L H ÖG ER F I NNS EN ÖV ER S I K TL I G B I L D ÖV ER EN F ÖR ETA G S ÖV ER L Å TEL S E PR OC ES S F R Å N B ÖR J A N TI L L S L U T. Förhastade affärskompanjoner eller investerare – ett praktiskt exempel Som grundare av bolaget X blir du smickrad av affärsmannen Y som erbjuder bolaget fem miljoner kronor i utbyte mot aktier i bolaget. Som krav för sin investering presenterar Y ett investerings- och aktieägaravtal som han vill att du ska skriva på. Avtalet innehåller, som Y uttrycker det, många standardklausuler som alltid förekommer i dessa typer av avtal. Bland andra finns en bestämmelse om att du för bolagets räkning garanterar att all information du lämnat till Y är korrekt och riktig. Enligt bestämmelsen ska Y få lika många nya aktier som motsvarar uppgiften om det är så att du har lämnat uppgifter som skulle visa sig vara felaktiga, och det oavsett om du visste om felaktigheten eller inte. Med andra ord - felaktigt lämnad information leder till att din ägarandel som grundare späds ut. Y har också lagt in en bestämmelse 6 Normalt gör investeraren en undersökning av företaget innan beslut om att investera fattas, en s.k. due diligence. Då gås ofta all dokumentation, både finansiell och legal, igenom för att investeraren ska få en bra bild över värdet av bolaget och eventuella risker. Due diligence-processen brukar vara intensiv och tidskrävande, men blir lättare om du från början har en bra struktur och ordning i ditt bolag. om att du inte får sälja några aktier innan fem år har gått från avtalets ingående, vilket självklart kan ha betydande inverkan på dina framtidsplaner. Sist men inte minst har Y fört in en s.k. dead-lockbestämmelse som, vid konflikt, innebär att den som betalar mest för den andres aktier får köpa dessa. Med andra ord kan ditt bolag komma att gå dig ur händerna på grund av att investeraren har en större finansiell styrka. Ovanstående är bara ett par exempel på de situationer där ett förhastat antagande om nya affärskompanjoner/ investerare kan innebära stora negativa följder för ditt bolag och ägande. Investerar- och aktieägaravtal går att utforma väldigt fördelaktigt för den ena parten och det krävs alltid en noggrann genomgång av de konsekvenser avtalet kan medföra. due diligence ››1. Förberedelse ››Informationsmemorandum ››Insamlande av DD-material ››Tidsplan ››Allokera resurser 2. Utredning ››Identifiering potentiella köpare ››Identifiering kontaktpersoner ››”Egen” värdering 3. Kontakt ››Sekretessavtal (NDA) ››Rekryterings- och anställningsförbud (Non-solicitation) 4. Förhandling ››Avsiktsförklaring (LOI) I samband med att du tar in riskkapital sker ofta en nyemission av aktier, dvs. bolaget ger ut nya aktier som tecknas av investeraren. Den bolagsrättsliga processen för en nyemission går till så här: ››Styrelsen upprättar ett förslag till beslut om nyemission. ››Styrelsen antar beslutet om nyemission vid ett styrelsemöte. ››Bolagsstämman beslutar att genomföra nyemissionen. ››Styrelsen beslutar om tilldelning av de nya aktierna. ››Styrelsen anmäler emissionen till Bolagsverket för registrering inom sex månader från det att beslutet har tagits. OM DU S TÅ R I NF ÖR ETT B ES L U T ATT TA I N R I S K K A PI TA L I DI TT B OL A G R EK OM M ENDER A R V I ATT DU TA R J U R I DI S K H J Ä L P F ÖR ATT S Ä K ER S TÄ L L A ATT DI NA I NTR ES S EN TI L LVA R ATA S . V I D EN R I S K K A PI TA L I NV ES TER I NG I NG Å S A L LTI D ETT A K TI EÄ G A R AV TA L F ÖR ATT R EG L ER A H U R Ä G A NDET S K A S E U T EF TER I NV ES TER I NG EN. 5. Due diligence ››Datarum ››Möten ››Verifiering värdering ››Identifiering risker 6. Överlåtelse ››Överlåtelseavtal ››Eventuellt godkännande från Konkurrensverket ››Del av köpeskillingen på spärrat konto (escrow) ››Betalning ››Aktiebrev 7. Implementering ››Transitionsgrupp ››Synergier ››Incitamentsprogram FI N A N S I E R I N G finansiering – en förutsättning för verksamheten Vilken typ av finansieringsform just du bör använda varierar beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver och vilka risker som är förenade med denna verksamhet. Olika typer av lån (ofta i kombination med någon form av säkerhet för lånet) är den vanligaste formen av finansiering. Next Level-paketet innehåller en mall till skuldebrev som vi anpassat så att mallen ska kunna användas för de vanligaste >> typerna av lån. Beroende på lånets utformning och eventuella säkerheter som ska ställas för lånet kan det krävas skuldebrev som avviker från mallen, alternativt att ett tilläggsavtal upprättas. Nedan följer en kort beskrivning av de vanligaste finansieringsformerna. En verksamhet kan finansieras antingen genom intern eller extern finansiering. Intern finansiering innebär finansiering genom egna medel. Detta förutsätter att bolaget har egna medel att tillskjuta. De flesta företagen behöver dock även någon form av extern finansiering i form av banklån, olika krediter, leasing, riskkapital eller dylikt. Se upp med att hamna i händerna på bankens godtyckliga agerande – förhandla fram fördelaktiga låneavtal! Du har precis fått igång verksamheten i ditt nya bolag och känner att tiden är inne för att ta ytterligare ett expansionssteg. För att finansiera detta planerar du att ta ett banklån. Du har därför bokat ett möte med en bankman, går dit nervös och med förhoppningen att banken ska godkänna din låneansökan. Mötet går bra och efter mötet går du lättad därifrån med ett lån på begärt belopp. Pappret med lånevillkor, som ni inte diskuterade särskilt ingående, sätter du in i en pärm och tänker inte så mycket mer på. Ett tag senare skjuter räntorna plötsligt i höjden och fakturorna till banken avseende lånet blir därför mycket höga. Samtidigt tappar du ett avtal med en kund och du får därför likviditetsproblem. Trots att du intygar för banken att du vet att du kommer att få ett kontrakt om bara någon månad hotar banken med uppsägning och att ta egendom från bolaget, eftersom du enligt lånevillkoren gick med på att realisera säkerheter i bolaget. Vad var det som gick fel? Det är viktigt att du vågar ställa krav på lånevillkoren och inte ingår avtal med villkor som du riskerar att inte klara av om företagets ekonomiska utveckling tillfälligt går ned. Ogynnsamma räntevillkor kan leda till att ditt företag inte har möjlighet att betala räntan i vissa perioder. Ofördelaktiga uppsägningsvillkor kan leda till att banken väljer att säga upp lånet och realisera eventuella säkerheter som har ställts för lånet. Bankens villkor kan i värsta fall leda till att du förlorar ditt företag, trots att företagets ekonomiska problematik endast är tillfällig. olika externa finansieringsformer Lån och krediter Säkerheter Leasing Lån och olika former av krediter är de vanligaste externa finansieringsformerna. För att ditt företag ska få lån och krediter krävs att du kan visa upp en affärsplan och en budget för företaget. Affärsplanen och budgeten är väldigt viktiga eftersom dessa även kommer att ligga till grund för bankerna och kreditgivarnas bedömning av riskerna i den verksamhet som du har för avsikt att driva. Affärsidén kommer på så sätt också ha betydelse för hur mycket kapital du kan få låna och vilka säkerheter som kommer att krävas för dessa lån. Vid val av banklån eller annan typ av kredit bör du även fundera över sådant som ränta, löptid, amorteringskrav, möjligheter att säga upp lånet, vilka säkerheter som du kan tänka dig att ställa för det aktuella lånet m.m. För att få ett banklån och andra typer av krediter krävs i de allra flesta fall att någon form av säkerhet ställs. Det kan exempelvis röra sig om borgensåtagande, pant eller företagshypotek. Borgen innebär att en person eller ett företag tar på sig ett eget ansvar för att företagets lån eller kredit återbetalas. Ett borgensåtagande kan antingen vara obegränsat eller begränsat till ett visst belopp. Vid pantsättning ställs viss egendom som säkerhet för ett lån eller en kredit. Företagshypotek innebär att ett företagets lösa egendom ställs som säkerhet. Vid val av säkerhet bör du fundera över vad som är bäst lämpat för just din verksamhet samt vilket eventuellt personligt ansvar du kan tänka dig att ta och hur detta eventuella ansvar i sådant fall ska begränsas. Leasing kan vara ett sätt att finansiera de maskiner och inventarier som behövs för verksamheten. Leasing innebär att företaget får möjlighet att utnyttja objektet under en bestämd period och avbetalar objektet under nyttjandeperioden. Objekten ägs under leasingperioden av leasinggivaren och utgör säkerhet för denne. Efter leasingperiodens slut har företaget som leasat objektet ofta möjlighet att köpa loss detta till restvärdet. Riskkapital En annan typ av extern finansiering är riskkapital där en utomstående aktör investerar i företagets egna medel. Ofta sker detta i utbyte mot aktier och inflytande i bolaget. Företagets väg till börsen I vissa fall kan en börsintroduktion vara ett naturligt nästa steg för ditt företag. Att notera bolagets aktier kan vara motiverat av flera skäl. Fördelarna med en notering är exempelvis att bolaget får möjlighet att ta in nytt kapital från kapitalmarknaden och bolagets aktier kan sedan användas som betalning vid förvärv. En notering kan också leda till att bolagets aktier kan omsättas till pengar, vilket ger en möjlighet till aktieägare att lämna bolaget. En notering kan därutöver även möjliggöra aktierelaterade incitamentsprogram och i vissa fall förbättra rekryteringsmöjligheterna. En av de viktigaste fördelarna med en notering är att bolaget får en kvalitetsstämpel som också kan bidra till ökad kännedom om bolaget och de produkter eller tjänster som bolaget tillhandahåller. I Sverige finns två marknader för aktiehandel som är reglerade; NASDAQ OMX Stockholm (NASDAQ OMX) och Nordic Growth Market NGM Equity (NGM Equity). Därutöver finns det tre handelsplattformar för aktiehandel vilka är NASDAQ OMX First North (First North), NGM Nordic MTF (Nordic MTF) och AktieTorget. För att en notering ska få genomföras uppställs ett antal krav. Kraven syftar framförallt till att bolaget ska vara organiserat på ett sätt som inte riskerar marknadens förtroende för bolaget och för den handel som sker på marknadsplatserna. För upptagande till handel av ett bolags aktier krävs att det föreligger tillräcklig tillgång och efterfrågan på bolagets aktier. NASDAQ OMX kräver som huvudregel att bolaget ska ha publicerat fullständiga redovisningshandlingar för minst tre år för att godkänna en notering. NGM Equity och Nordic MTF kräver att bolaget ska kunna visa ”vinstintjäningsförmåga”. Eftersom en noteringsprocess ofta är både tid- och resurskrävande för bolaget är det viktigt att starta planeringen i god tid. 9 I M M AT E R IE L L A TILLG ÅNG AR värdera dina kunskaper Exempel på immateriella tillgångar är kunskap (s.k. know-how) uppfinningar, design, varumärken och olika verk i form av texter, bilder och mjukvara. Ofta ligger det stora värden eller potentiellt stora värden i immateriella tillgångar och en väl genomförd strategi för skydd av dessa tillgångar är därför av stor betydelse för bolagets värde och framtidsutsikter. De immateriella tillgångarna skyddas på olika sätt beroende på vad för slags tillgång det rör sig om. De vanligaste immaterialrättsliga skydden som bolag är i behov av är patent, varumärken, firmanamn, design, upphovsrätt och domännamn. Har ditt bolag skyddat en sådan immateriell tillgång innebär det en ensamrätt att använda den kommersiellt. Du har också möjlighet att licensiera tillgången till andra bolag, och på så vis utnyttja dess värde. inventera vilka immaterialrättsliga tillgångar du har i ditt bolag Firmanamn, varumärken, domännamn, design respektive patent skyddas genom registrering i särskilda register. Länder samarbetar på olika sätt med registren för skydd av immaterialrättsliga tillgångar. Om bolaget är eller kommer att vara verksamt i flera länder behöver du ha en genomtänkt strategi för internationellt skydd av bolagets immaterialrättsliga tillgångar. Då ökar dina möjligheter att faktiskt få skydd på de marknader bolaget planerar att etablera sig utan att någon annan ”hinner före”, samtidigt som kostnaderna för skyddet kan hållas nere (det kan bli mycket kostsamt att skaffa sig flera nationella registreringar ”efter hand”). På nästa sida listar vi de immateriella tillgångar som bolag ofta vill skydda. Använd gärna detta som en utgångspunkt för en inventering av vilka immateriella tillgångar ditt bolag kan behöva skydda. Next Level-paketet innehåller en checklista över det viktigaste att tänka på. 10 11 I M M AT E R IE L L A TILLG ÅNG AR .com Domännamnsregistreringar Det är bra att göra en domännamnsregistrering för bolagets domännamn. En sådan registrering är både enkel och snabb att göra och ger ett visst skydd mot att andra använder ditt domännamn för samma eller liknande verksamhet som din. Eftersom registreringen ger ett begränsat skydd behöver du också ha ett parallellt varumärkesskydd. När ett domännamn registreras görs inte någon kontroll av att namnet är ”ledigt”, dvs. att namnet inte är varumärkesskyddat. Om du inte gör en sådan kontroll finns risk att du registrerar ett domännamn som någon annan redan har ensamrätt till genom varumärkesskydd. Detta kan få långtgående konsekvenser, t.ex. skadeståndsanspråk från varumärkeshavaren och risk för att inte kunna använda domännamnet i framtiden (även om man gjort stora investeringar i det). Registrering av firmanamn När man registrerar ett firmanamn på sitt bolag hos Bolagsverket ger detta ett visst skydd mot att andra använder ett namn eller varumärke som kan förväxlas med firmanamnet. Du kan skydda ditt firmanamn ytterligare genom s.k. varumärkesskydd. 12 Designskydd Varumärkesskydd Designskydd, vilket ibland även kallas mönsterskydd, kan fås för en produkts utseende. Skyddet innebär en ensamrätt till din design. För att du ska kunna designskydda en produkt krävs att designen är ny och du måste alltså agera tidigt om du vill ha ett designskydd för en viss produkt. Använder ditt bolag exempelvis ord och logotyper i verksamheten kan dessa skyddas med varumärkesskydd. Du har också vissa möjligheter att varumärkesskydda t.ex. slogans, färger, utstyrsel och tredimensionella produkter. Detta förhindrar att andra kan använda varumärken som kan förväxlas med dina. Upphovsrätt För att undvika onödiga kostnader och tidsspillan är det bra att först undersöka om det varumärke du tänkt använda är ledigt och sedan skydda det med en varumärkesregistrering innan du börjar med några marknadsföringsåtgärder. Upphovrätt ger ett skydd för t.ex. litteratur, musik, konstnärliga verk och mjukvara. Dessa skyddas i princip per automatik av upphovsrätt i och med att de skapas och kan inte registreras. Genom upphovsrätten får skaparen en ensamrätt att bestämma över spridning, visning och framförande av sitt verk. I ditt bolag kan upphovsrätt uppkomma genom dina anställdas eller samarbetspartners arbetsinsatser. Det är viktigt att säkerställa att bolaget äger dessa upphovsrätter, så att inte skaparen får bestämma över användningen av sådant som har tagits fram inom ramen för din verksamhet. Detta säkerställer du främst genom anställningsavtal och samarbetsavtal. Använder du konsulter måste du avtala om att det som skapas av dessa överlåts till bolaget för att rättigheterna ska vara säkrade. Patentskydd Du kan få patentskydd om du har en unik uppfinning. Med ett sådant skydd kan ingen annan använda din uppfinning under en viss tid. Patent ges bara för uppfinningar som inte redan är kända och du måste därför agera i ett tidigt skede genom att patentskydda din uppfinning och vara noggrann med vilka du berättar om din uppfinning för. I M M AT E R IE L L A T IL L G Å N G A R >> Vänta inte för länge med dina immateriella rättigheter – ett praktiskt exempel Du har startat och äger ett bolag som säljer en mjukvara och utbildar företagskunder i användandet av mjukvaran. Egentligen är det din kompanjon Kim som har utvecklat mjukvaran. Detta har han gjort på sin fritid. Ni har inga avtal skrivna. Eftersom ni är gamla bekanta känner du dig ändå säker på att allt är ok. När kunder köper licenser för mjukvaran ingår en kort kurs där ni lär ut hur kunderna kan utnyttja programmet optimalt. Kunderna får också med sig en manual med instruktioner och belysande exempel från kursen. När bolaget har varit verksamt något år och äntligen visar svarta siffror blir Kim och du osams om hur vinsten i bolaget ska delas. Kim menar att det är han som har gjort den stora arbetsinsatsen eftersom han utvecklat mjukvaran och att han därför ska få ut en större del av vinsten än du som ”bara” arbetat fram det pedagogiska materialet. Du hävdar att det är du som tagit den största ekonomiska risken i bolaget och satsat allt ditt sparande. Till slut blir du och Kim så osams att ni vill gå skilda vägar. Kim tar hjälp av sin kusin som jobbar på Fina Advokatbyrån AB. Kusinen har tidigare hjälpt er med de användarvillkor som kunderna får signera för att använda mjukvaran och gå utbildningen. I de villkoren anges specifikt att bolaget äger samtliga immateriella rättigheter till både mjukvaran och utbildningsmaterialet. Du har skrivit på avtalet som VD för bolaget. Kusinen skriver ändå ett argt brev till dig och anklagar dig och bolaget för att ha gjort intrång i Kim immateriella rättigheter till mjukvaran genom att ingå kundavtalen. Du försöker snabbt registrera det namn som ni använt för bolaget, ”Smartmjukvara”, som varumärke. Ni gjorde nämligen aldrig någon varumärkesregistrering för namnet eftersom ni tänkte att det skulle räcka att ha en domännamnsregistrering. När du försöker registrera varumärket hos PRV får du veta att det inte kan registreras på grund av sin ”beskrivande karaktär” och att det ”saknar särskiljningsförmåga”. Det visar sig också att Kim gjort bolagets domännamnsregistrering ”smartmjukvara.se” i eget namn och att Kim därför står själv som innehavare på domännamnsregistreringen. Eftersom det inte finns några avtal om mjukvaran i bolaget och inte heller något aktieägaravtal mellan dig och Kim kan du inte visa att bolaget äger mjukvaran och du tvingas därför släppa den till Kim. Kim tar dessutom över licensavtalen med kunderna. Du lyckas däremot hävda din rätt som upphovsman till utbildningsmanualerna som du licensierar till Kim för en spottstyver. Nästa gång du startar en verksamhet tänker du på att från början (i) fundera på vilket varumärke du vill använda och ta hjälp av en jurist med en initial kontroll och efterföljande registrering, (ii) registrera domännamn med bolaget som innehavare, (iii) reglera alla medverkandes immateriella rättigheter i aktieägar-, anställnings- eller överlåtelseavtal. Detta är bara ett av många exempel på vad som kan gå fel om man väntar för länge med att ta hand om sina immateriella rättigheter. 13 K O MME R S I E L L A AVTAL 6 Pris och betalning ››Vår erfarenhet är att frågor rörande ersättning kan skapa osämja och samarbetssvårigheter. Reglera därför dessa frågor noggrant i förväg, t.ex. om det ska vara fast eller rörligt pris, om priser ska indexuppräknas under långa avtalsperioder, när och hur betalningen ska ske och vad som ska hända vid utebliven eller försenad betalning. 7 1 Avtalets rubrik 8 9 ››Det är alltid bra att rubricera avtalet för att på så sätt markera vad avtalet handlar om. Exempel på rubriker är Parterna ››Här anger ni vilka avtalsparterna är. I regel anges namn, adress och organisationsnummer/personnummer. Immateriella rättigheter ››Ofta medför samarbeten att någon form av utveckling eller nyskapande sker, t.ex. framtagande av marknadsföringsmaterial eller skapande av källkod. Det är därför viktigt att besluta hur de immateriella rättigheterna kopplade till sådan utveckling eller nyskapande ska fördelas. Övriga villkor beroende på avtalet ››Utöver ovanstående bör ni även försöka tänka på allt annat som kan vara av betydelse under och efter avtalets giltighetstid. Exempel på sådana övriga frågor är försäkring, garanti, transport, riskfördelning, vinstfördelning, marknadsföring, sekretess m.m. Vilka övriga villkor som behöver föras in beror på vad avtalet handlar om. samarbetsavtal, projektavtal, distributionsavtal, överlåtelseavtal, konsultavtal, agentavtal, licensavtal etc. 2 ››Frågor som bör regleras under denna rubrik är bl.a. när prestationen ska anses vara uppfylld och vad som händer om varan eller tjänsten är felaktig, blir försenad eller uteblir helt. Ni bör även komma överens om köparen ska ha rätt till skadestånd/vite och hur det i så fall ska beräknas (per försenad dag, vecka, månad eller på något annat sätt och om det ska finnas någon maxgräns). Ofta regleras också frågor om hävningsrätt och hur det ska avgöras om varan eller tjänsten är felaktig. byggstenarna i ditt avtal De flesta kommersiella avtal har en liknande uppbyggnad – även om innehållet kan variera stort. Nedan har vi exemplifierat och förklarat de vanligaste rubrikerna och delarna i avtal och baserat på dem kan ni själva i stor utsträckning arbeta fram ett ändamålsenligt avtal. Dröjsmål eller fel 10 Avtalstid och uppsägning ››Här anger ni hur länge avtalet ska gälla, t.ex. om det ska fortsätta löpa tillsvidare efter avtalstidens slut eller om det ska upphöra att gälla vid ett visst datum utan särskild uppsägning. 3 Bakgrund ››Avtal inleds ofta med en kort bakgrund som förklarar varför avtalet ingås, dvs. syftet med avtalet. På så sätt ges läsaren en förståelse för varför parterna ville ingå avtalet. Avtalet blir också lättare att tolka för utomstående (t.ex. en domstol). 4 Force majeure ››En vanlig skrivelse i alla typer av avtal är en s.k. force majeure klausul, vilket är en friskrivning för exceptionella förhållanden. Klausulen innebär att en part som drabbas av en exceptionell händelse såsom skogsbrand, jordbävning, krig etc. inte behöver fullfölja sitt åtagande vid sådana händelser. Ofta ”pausas” parternas prestationer fram till dess att den exceptionella händelsen upphör. Vid längre avbrott på grund av exceptionella händelser ges dock ofta möjlighet att säga upp avtalet. Definitioner ››Ett bra avtal är skrivet så att alla läsare kan förstå dess innehåll varför fackspråk och förkortningar som inte förklaras bör undvikas. Om ni ändå väljer att använda er av fackspråk eller förkortningar så bör de definieras så att det är tydligt vad som avses med ordet. Kommer avtalet bara innehålla ett fåtal definitioner kan ni ange definitionerna löpande i avtalet allt eftersom de används för första gången. Rör det sig däremot om många definitioner eller komplicerade förkortningar kan det vara bra att samla alla i början av avtalet för att läsaren ska slippa leta efter innebörden. 5 11 12 Tvist och lagval ››Här avtalas hur tvister ska lösas och vilket förfarande som ska användas. Har ni en utländsk avtalspart är det även viktigt att komma överens om vilket lands lag som ska tillämpas. Annars kan det finnas risk för att tvister måste lösas i den andre partens hemland och med den partens lagstiftning. Vi rekommenderar alltid att tvister ska lösas enligt svensk rätt, och i Sverige. Föremål för avtalet ››Här beskrivs föremålet för avtalet, t.ex. varan eller tjänsten, så noggrant och utförligt som möjligt – förutsätt att det bara är det som anges i beskrivningen som är det som ingår i affären. 14 13 Undertecknande och avtalsoriginal ››Avtalet ska upprättas i lika många original som det finns parter. Om er avtalspart är ett bolag är det viktigt att kontrollera att den som undertecknar avtalet är behörig att göra detta, annars finns risk att avtalet blir ogiltigt. 15 KO MMERSIELLA AVTAL >> Akta dig för lagar som kompletterar dina avtal – ett praktiskt exempel Tänk dig att du driver ett företag som just lanserat sin nya produkt på marknaden. Av ekonomiska skäl är du osäker om du vill anställa en säljare och på så sätt dra på bolaget fasta kostnader innan produkten börjat sälja tillräckligt bra. Du anlitar därför istället en konsult som i ett inledningsskede ska agera som säljare för bolaget och som ersätts baserat på hur mycket denne säljer. För enkelhetens skull kommer ni bara överens om vad säljaren ska göra, hur mycket provision denne ska få och hur ni får säga upp avtalet. Efter någon månad när försäljningen kommit igång är produkten en succé och du ser att ersättningen för konsulten är högre än vad det skulle kosta att anställa en säljare. Du väljer därför att säga upp avtalet med konsulten istället för att skapa en intern lösning. Det du ska vara medveten om är att den svenska lagstiftningen reglerat många typiska avtalsförhållanden, vilket även innefattar säljupplägg likt det här. Sådana lagar bildar ofta en grund som kompletterar kommersiella avtal om parterna inte reglerat en fråga. Avtalsupplägget ovan är med största sannolikhet ett agentupplägg, d.v.s. konsulten säljer varor i ditt bolags namn. I agentlagen framgår att agenter har rätt till efterprovision om parterna inte avtalat annat och agenten har även rätt till ett avgångsvederlag om det är du som säger upp avtalet. Med efterprovision menas att en agent har rätt till provision på de avtal som ingås en tid efter det att avtalet har upphört. Avgångsvederlag utgörs av en engångsersättning som kan motsvara upp till ett helt års total ersättning till agenten. Med facit i hand inser du att dina försök att spara pengar i slutändan har blivit en väldigt kostsam historia för bolaget. Vad borde du ha gjort? Hade du kontaktat en jurist i det inledande skedet hade du blivit informerad om lagstiftningen och haft möjlighet att omvärdera vilken säljlösning som varit mest attraktiv. Dessutom hade du kunnat avtala bort säljarens rätt till efterprovision och på så sätt begränsa bolagets kostnader. 16 skatta rätt Skattefrågor har stor betydelse för hur du ska driva din verksamhet på det mest ekonomiska sättet och kan vara avgörande för val av bolagsform eller hur en koncern struktureras. I ditt företag kommer också skattefrågor att bli en oundviklig del i verksamheten. Du måste till exempel hantera inkomstbeskattning, mervärdesskatt (moms) och sociala avgifter (arbetsgivaravgifter och egenavgifter). Det finns även regler om hur själva skatteförfarandet (beskattning/taxering) ska ske. Skatteområdet är ett komplext rättsområde som förändras konstant. Genom att agera och fundera över skattefrågor proaktivt kan du hantera olika risker och möjligheter samt optimera det skattemässiga utfallet av verksamheten. Detta kan även medföra att du undviker att hamna i en process mot Skatteverket, vilket kan vara såväl tidskrävande som kostsamt. En checklista med de viktigaste skatterättsliga delarna att tänka på finns i Next Level-paketet. 17 S K AT T E R Ä T T olika företagsformer och deras beskattning Bedriver du ditt företag som ett aktiebolag eller ekonomisk förening kommer beskattningen att ske av ditt företag med en skattesats om för närvarande 22 procent (bolagsskatt). Bedrivs verksamheten genom ett handelsbolag, kommanditbolag eller som enskild näringsverksamhet kommer istället bolagets resultat att beskattas hos ägaren/ ägarna. Om ägaren är ett aktiebolag blir vinsten från det underliggande bolaget en del av aktiebolagets resultat och beskattas med 22 procent. Om ägaren är en privatperson beskattas vinst från handelsbolag, kommanditbolag och enskild näringsverksamhet som inkomst av näringsverksamhet. Beskattningen är progressiv och uppgår till högst ca 57 procent. Skatten utgår på företagets vinst, som utgörs av skillnaden mellan intäkter och kostnader. Vissa kostnader är avdragsgilla direkt då de uppkommer medan andra ska skrivas av under ett visst antal år. 18 särskilda skatteregler för fåmansföretag För s.k. fåmansföretag finns särskilda regler. Ett aktiebolag eller en ekonomisk förening utgör ett fåmansföretag om fyra eller färre delägare äger aktier som motsvarar mer än hälften av rösterna i företaget. Det finns även en specialregel som innebär att ett företag kan vara ett fåmansföretag oberoende av antalet delägare. Till största del handlar reglerna om fåmansföretag om hur utdelning från fåmansföretaget, eller en kapitalvinst som görs vid försäljning av aktier i ett fåmansföretag, ska beskattas. Inkomsten ska nämligen fördelas mellan inkomstslagen tjänst och kapital, vilket innebär att utdelning från och kapitalvinst vid avyttring av andelar i ett fåmansföretag beskattas med som lägst 20 % och som högst ca 57 %. Syftet med reglerna om beskattningen av utdelning och kapitalvinst vid försäljning av aktier i fåmansföretag är att förhindra att inkomster som är arbetsinkomster behandlas som kapitalinkomster vid beskattningen, dvs. att förhindra ett kringgående av reglerna om inkomstbeskattning. För att veta hur mycket som ska hänföras till inkomst av kapital respektive inkomst av tjänst beräknas ett s.k. gränsbelopp. Förenklat kan man säga att ju högre gränsbelopp man har, desto större del ska hänföras till inkomst av kapital. Om bolaget har anställda kan ägaren under vissa förutsättningar, vid beräkningen av gränsbeloppet, tillgodoräkna sig utbetalda löner i bolaget och i dotterbolag. DET K A N F I NNA S MÖ JL IG H E T E R ATT ÖK A G R Ä NS B E L O P P E T S Å AT T EN S TÖR R E DEL K A N TA S U T S O M L Å G B ES K ATTA D U T D E L N IN G . 19 S K AT T E R Ä T T ARBETSRÄTT incitamentsprogram För att motivera, behålla och belöna kvalificerad personal i företaget kan det vara en bra idé att utforma ett incitamentsprogram. Incitamentsprogram kan utformas på många olika sätt t.ex. genom Värdepapper • Aktier • Teckningsoptioner • Syntetiska optioner kort om moms och tull Som företagare ska du redovisa och betala moms för de varor och tjänster som du säljer, och du har som utgångspunkt rätt att göra avdrag för den moms som du betalar på inköp av varor och tjänster i din verksamhet (s.k. ingående moms). Du ska normalt sett registrera ditt företag för moms och redovisa momsen i en momsdeklaration som lämnas in till Skatteverket månadsvis eller kvartalsvis. Det finns många undantag och specifika regler när det gäller moms. Därför är det viktigt att kontrollera vad som gäller vid handel med en specifik vara eller tjänst. Momsreglerna är komplicerade och ändras kontinuerligt och en felaktig momshantering kan resultera i omfattande kostnader samt skattetillägg från Skatteverket. Vid varuhandel med länder utanför EU måste reglerna om tull beaktas. När varor transporteras över landsgränserna ska import- eller exportdeklaration lämnas till Tullverket. >> • Köpoptioner • Konvertibler • Kapital- eller vinstandelslån Personaloptioner (rätt att i framtiden förvärva värdepapper) Generellt kan sägas att beskattning av och tidpunkten för beskattning av aktierelaterade incitamentsprogram är beroende av om de instrument som de anställda förvärvar eller tilldelas är att betrakta som värdepapper eller personaloptioner. Vilket instrument som är bäst lämpat och hur ett incitamentsprogram ska utformas i det enskilda fallet beror bl.a. på syftet med programmet, samt i vilken utsträckning de anställda ska betala för instrumenten. Att tänka igenom sin struktur och uppnå skatteeffektivitet – ett praktiskt exempel A äger 100 % i A AB samt 100 % i B AB. Verksamhet drivs i båda bolagen och A är verksam i betydande omfattning i båda bolagen vilket innebär att reglerna om fåmansföretag tillämpas. A önskar sälja B AB. Innan försäljning sker vill A tillgodogöra sig de utdelningsbara medel som finns i bolaget. Om utdelning sker direkt till A kommer A att beskattas enligt fåmansföretagsreglerna. Beskattningen av utdelningen uppgår till lägst 20 och högst ca 57 %. Ett annat alternativ är att sälja B AB till A AB till underpris och att B AB därefter gör en utdelning till A AB. Eftersom en sådan utdelning är skattefri utgår ingen beskattning och A kan välja att antingen låta medlen ligga kvar i A AB eller att ta en utdelning på önskat belopp från A AB. Vid utdelning till sig själv behöver fåmansföretagsreglerna beaktas och hänsyn tas till gränsbeloppet. Därefter säljs B AB externt till marknadspris. En eventuell sådan kapitalvinst är skattefri för A AB. Hade A istället sålt B AB som privatperson beskattas en eventuell kapitalvinst enligt fåmansföretagsreglerna och beroende på gränsbeloppet beskattas en sådan försäljning med mellan 20 och ca 57%. Olika lösningar för att uppnå samma resultat kan alltså leda till stora beskattningsskillnader. ta hand om dina talanger när du ska anställa konsult istället för anställd När ditt bolag väljer att anställa personal är det viktigt att ingå ett skriftligt anställningsavtal. Avtalet tydliggör för den anställde vad du som arbetsgivare förväntar dig av honom eller henne, och anger vad som gäller mellan dig som arbetsgivare och din anställde i en rad frågor där det annars lätt kan uppstå diskussioner och i värsta fall tvister. Ett tydligt anställningsavtal kommer bespara dig onödigt extraarbete och de tråkiga kostnader som annars riskerar att dyka upp i ett senare skede. Kanske passar det din verksamhet bättre att anlita en konsult istället för att ge personen en anställning. Du behöver då inte betala arbetsgivaravgifter, utan konsulten sköter själv den biten och fakturerar dig för de uppdrag som konsulten utför åt ditt bolag. Anlitar du en konsult är det viktigt att ingå ett skriftligt konsultavtal som sätter ramarna för uppdraget och som t.ex. anger att immateriella rättigheter ska tillfalla bolaget. Konsulten ska också ha F-skattsedel. Next Level-paketet innehåller en checklista för anställningsavtal och ger dig som arbetsgivare en bra uppfattning om vad som generellt bör finnas med i ett anställningsavtal. Utöver vad som anges i checklistan kan det finnas bestämmelser i lag och kollektivavtal som måste beaktas vid framtagandet av ett anställningsavtal. För nyckelpersoner och mer seniora anställda behövs det ofta särskilda regleringar i anställningsavtalet avseende t.ex. sekretess, konkurrens- och värvningsförbud. För VD gäller oftast inte de vanliga arbetsrättsliga reglerna och ett VD-avtal bör därför utformas annorlunda än ett vanligt anställningsavtal. Anlitar du en konsult som enbart utför uppdrag åt ditt bolag på ett sätt som påminner om ett anställningsförhållande, var uppmärksam på att detta kan leda till att förhållandet ses som ett anställningsförhållande, vilket kan få jobbiga konsekvenser både arbetsrättsligt och skatterättsligt. 21 A RBE T S R Ä T T >> Skydda ditt företag och dina företagshemligheter – ett praktiskt exempel Tänk dig att du driver ett kunskapsintensivt företag med tio anställda, varpå fem av de anställda säger upp sig samtidigt. Du anar att de fem håller på att tömma ditt företag på känslig information, men de döljer sina spår och det är svårt för dig att bevisa att de faktiskt tagit med sig företagshemligheter till den nya, konkurrerande verksamheten som de planerar att starta upp. Dagen efter att deras uppsägningstid löpt ut drar de officiellt igång den konkurrerande verksamheten och det dröjer inte länge innan dina nuvarande kunder kontaktar dig och berättar att den nya konkurrenten försöker förmå dem att gå över till denna. Som om det inte vore nog så blir din kvarvarande personal också aktivt bearbetad av den nya konkurrenten, som försöker locka över personalen med löften om att gräset är grönare på andra sidan. Vad gör du? Även om det finns lagregler som ska förhindra den här typen av beteende är det i praktiken svårt för en arbetsgivare att skydda sig i en sådan här situation, då det oftast är svårt att bevisa att de f.d. anställda tagit med sig företagshemligheter. Hade de f.d. anställda däremot haft värvningsförbud eller i vissa fall ett konkurrensförbud i sina anställningsavtal som gällde efter avslutad anställning är arbetsgivaren i ett mycket bättre läge. Det är alltså viktigt att fundera ett varv extra när man anställer personal och tar fram anställningsavtal, så att anställningsavtalet faktiskt skyddar dig som arbetsgivare på ett lämpligt sätt i förhållande till anställningen och de potentiella risker som finns. den svenska arbetsrätten – en djungel av regler kontakter med arbetstagarorganisationer och kollektivavtal Det finns många lagar inom arbetsrätten som bl.a. reglerar anställningsskydd, arbetsgivarens skyldigheter mot arbetstagarorganisationer, arbetstid, semester, diskrimineringsoch arbetsmiljöfrågor. Många av dessa regler kan inte avtalas bort i ett anställningsavtal, utan kan bara sättas åt sidan genom kollektivavtal. Som arbetsgivare är det viktigt att vara insatt i regelverken för att kunna vidta åtgärder och driva sin verksamhet i linje med reglerna på arbetsmarknaden. Här kan vi hjälpa till att planera din verksamhet så att du hamnar rätt, och hjälpa till för det fall det blivit fel. Arbetstagarorganisationer har en stark ställning på den svenska arbetsmarknaden och flera svenska arbetsgivare är bundna av kollektivavtal, antingen genom medlemskap i en arbetsgivarorganisation eller genom s.k. hängavtal med en arbetstagarorganisation. Genom kollektivavtal regleras arbetstagarnas respektive arbetsgivarnas rättigheter och skyldigheter. I vissa lägen har du som arbetsgivare förhandlingsskyldighet gentemot arbetstagarorganisationen. Finns inget kollektivavtal på en arbetsplats finns en risk för att en arbetstagarorganisation genom t.ex. strejk eller blockad försöker tvinga arbetsgivaren att ingå sådant avtal, även om detta är relativt ovanligt idag. Det är viktigt att som arbetsgivare känna till arbetstagarorganisationers ställning och funktion, och att även bolag utan kollektivavtal ofta måste förhandla med arbetstagarorganisationer i samband med t.ex. en uppsägning, då många anställda är fackligt anslutna. 22 OF FE N T L IG U P P H A N D L IN G miljarder att hämta i offentlig upphandling Offentlig upphandling är en mångmiljardindustri och årligen upphandlas varor och tjänster i Sverige för omkring 600 miljarder kronor. Medverkan i offentliga upphandlingar kan vara ett strategiskt verktyg för att bygga och expandera sitt företag. Alla kommuner och myndigheter, liksom många statliga och kommunala bolag (gemensamt benämnda upphandlande myndigheter) är skyldiga att köpa in varor och tjänster enligt reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär att offentliga upphandlingar omfattar alla typer av varor och tjänster, allt från IT-system, appar, mediciner, PRtjänster till rena vardagsprodukter. Syftet med detta är att den upphandlande myndigheten ska tillvarata konkurrensen på marknaden och hämta in anbud från så många potentiella leverantörer som möjligt. En grundläggande del i LOU är därför att alla upphandlingar som genomförs av offentliga myndigheter ska annonseras. Vissa undantag finns där upphandlande myndigheter kan vända sig direkt till en leverantör för sitt inköp. Det vanligaste undantaget är när upphandlingens värde är mindre än ca 500 000 kr. Det finns även andra undantagssituationer, t.ex. om det som ska upphandlas av tekniska skäl bara kan utföras av en enda leverantör på marknaden. Nedan ges ett antal råd och tips kring hur du kan utnyttja offentliga upphandlingar i din verksamhet. att lämna anbud Reglerna i LOU medför att upphandlingar måste genomföras på ett formbundet sätt och att information om upphandlingen ska meddelas alla potentiella leverantörer samtidigt. Detta görs genom att den upphandlande myndigheten publicerar information om upphandlingen med alla de krav som uppställs dels på leverantörer, dels på tjänsten eller varan i ett s.k. förfrågningsunderlag. Det är utifrån det förfrågningsunderlaget som anbud ska lämnas. En viktig del för att lyckas i en offentlig upphandling är att säkerställa att ditt anbud uppfyller alla de krav som har ställts upp av den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten måste beakta alla anbud som uppfyller uppställda krav och välja det anbud som antingen har det lägsta priset eller bedöms som det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vilken grund som används för att välja ett anbud måste anges i förfrågningsunderlaget. Det finns flera olika sätt att maximera sina chanser i offentliga upphandlingar, bl.a. genom att ha standardiserade dokument som beskriver företaget, vara noggrann med hur ditt anbud förhåller sig till det som efterfrågas av den upphandlande myndigheten samt att tänka strategiskt vid prissättningen. >> hitta pågående upphandlingar Som nämnts ska upphandlingar annonseras och normalt görs detta i en databas. Den mest använda databasen som också innehåller i princip samtliga upphandlingar, är OPIC Visma. Även databasen Mercell används av många upphandlande myndigheter. Det är kostnadsfritt att registrera sig som leverantör på databasernas hemsidor och genom att ställa in bevakningar kan du också se till att löpande få information om upphandlingar som kan vara av intresse. 19 O FFE N T L IG U PP H AN D LIN G påverka de upphandlingar du är intresserad av möjligheter om en upphandling inte går vägen Formbundenheten som omger en upphandling kan skapa känslan att du som företagare inte kan påverka en upphandling, eller den upphandlande myndigheten. Detta stämmer inte. Har en upphandling redan annonserats måste den upphandlande myndigheten under tiden som finns för att lämna anbud besvara frågor som ställs i upphandlingen. Genom att ställa frågor, som besvaras, finns ibland möjlighet att få justerat märkliga krav och få förtydliganden i de delar där förfrågningsunderlaget är oklart. Du som leverantör kan ibland också vara med och påverka framtida upphandlingar, genom att upphandlande myndigheter bjuder in till dialog inför förestående upphandlingar – där myndigheten genom sådan dialog kan skapa ett bättre förfrågningsunderlag. Har du en unik idé är det också möjligt att ta en direktkontakt med en upphandlande myndighet du tror kan vara intresserad för att förmå myndigheten att se behovet av denna. Alla beslut som fattas inom ramen för en offentlig upphandling, t.o.m. beslut om att inleda en offentlig upphandling, kan prövas av en domstol. En leverantör kan ansöka om överprövning av en upphandling hos en förvaltningsdomstol som kan besluta om att upphandlingen ska göras om eller rättas, om domstolen anser att myndigheten har agerat felaktigt. Överprövningar är vanliga, omkring sju procent av alla upphandlingar blir överprövade varje år. Leverantörerna vinner ca en tredjedel av överprövningsprocesserna, vilket innebär att det finns goda chanser vid en överprövningsprocess. Vår erfarenhet är att det också går att påverka myndigheter som man anser har fattat ett felaktigt beslut via andra vägar, och på så sätt slippa domstolsprocess. T.ex. kan ibland ett brev räcka för att en myndighet ska komma till slutsatsen att den agerat felaktigt och ändra sitt beslut. >> öka dina värden mot hyresvärden Lokalkostnader är en av de största utgiftsposterna för ett nyetablerat företag. Företagets lokal kan även vara en viktig tillgång för företaget. Det är därför viktigt att noga överväga innehållet i och konsekvenserna av ett hyresavtal innan avtalet tecknas. anpassa avtalstiden till era framtidsplaner Konsten att få till det på offentliga marknaden Ditt bolag har kommit på en produkt som inte tidigare lanserats på marknaden och du är ivrig att få ut den på marknaden. Vid en marknadsundersökning av potentiella kunder identifierar du ett antal myndigheter som skulle vara den perfekta målgruppen för ditt företag. När du kontaktar en av dessa myndigheter möts du av beskedet att alla inköp måste göras enligt reglerna om offentlig upphandling. Du får beskedet att myndigheten inte vill riskera att bryta mot reglerna om offentlig upphandling och därför inte kan ta steget att köpa din produkt. Du får dock den starka känslan av att den du pratar med ser behovet av din produkt hos myndigheten. Det är relativt vanligt att myndigheter av rädsla för att bryta mot upphandlingsreglerna avstår från att köpa in det de verkligen behöver och istället använder redan beprövade metoder. Väljer du i den situationen att ta juridisk hjälp för att ge myndigheten en juridiskt hållbar lösning kan investeringen i juridisk hjälp innebära åtkomst till ett kontrakt. Det finns nämligen alla möjligheter enligt upphandlingsreglerna för en myndighet att utforma en upphandling enligt konstens alla regler som ser till att myndigheten får det den verkligen vill ha. När ditt företag har varit igång ett tag och fått igång försäljningen av den första produkten och även utvecklat ett antal andra produkter lämnar du regelbundet anbud i upphandlingar. Flera vinner du, men på sistone har allt fler andra företag börjat lämna anbud i de upphandlingar du deltar i. Dessutom märker du en ökande trend av att myndigheterna ställer upp nya och hårdare krav som du ofta inte förstår anledningen till. I några upphandlingar med riktigt stort värde har ditt anbud inte prövats av myndigheten just med anledning av ett sådant krav. Genom att ta juridisk hjälp och i denna situation ansöka om en överprövning av upphandlingen kan du fortfarande ha möjlighet att få kontraktet. En tredjedel av alla överprövningar leder till en ändring. En investering i en överprövningsprocess kan leda till att du får kontraktet och kan dessutom sätta stopp för felaktigt uppställda krav från myndigheters sida. Genom att satsa på rätt upphandlingar och strategiskt överpröva viktiga kontrakt kan du med enkla medel snabbt öka omsättningen i ditt företag. Hyresvärdar vill vanligen teckna hyresavtal med fasta och långa löptider (vanligt är att avtalet löper på tre år). För ett nystartat bolag eller ett bolag som expanderar finns många osäkerheter kring hur verksamheten kommer att utvecklas, varför ett sådant avtal sällan är det optimala. Ett tidsbestämt avtal är inte möjligt att säga upp under löpande avtalstid utan kan endast sägas upp till avtalstidens utgång. Som utgångspunkt är det inte heller tillåtet att överlåta hyreskontraktet (och själv avflytta från lokalen under pågående avtalstid) utan hyresvärdens samtycke. Således kommer ditt företag att vara bundet till lokalen under hela avtalstiden och måste betala hyra för hela perioden. Mot denna bakgrund kan korta tidsbestämda avtal (t.ex. en löptid om ett år) som förlängs automatiskt om ingen uppsägning sker vara mer fördelaktiga. Ett annat alternativ är att ingå ett tidsbestämt avtal om tre år men att förhandla till sig en rätt att säga upp avtalet i förtid, t.ex. efter ett år eller vid en annan lämplig tidpunkt. Vidare är det möjligt att ingå ett tillsvidareavtal med nio månaders löpande uppsägningstid. En nackdel med korta hyresavtal och tillsvidareavtal med nio månaders uppsägningstid är dock att hyresvärden har möjlighet att kräva högre hyra vid varje ny avtalsperiod, medan ett tre årigt avtal innebär att hyran inte kan ändras förrän efter tre år (vilket gör att det är enklare att förutse kostnaden för lokalen den närmsta tiden). H Y R ES R E L AT E R A D E F R Å G O R anpassa storleken på lokalen till era framtidsplaner Finns osäkerheter kring ert framtida behov av ytor är det möjligt att förhandla till sig en option att frånträda viss del av den förhyrda ytan efter viss tid. Har ni expansionsplaner kan det istället vara bra att förhandla sig till en option att utöka lokalen genom att ianspråkta yta som ligger i anslutning till den redan förhyrda lokalen. överväg konsekvenserna av ett avstående från det indirekta besittningsskyddet En lokalhyresgäst har inte rätt till förlängning av avtalet vid avtalstidens utgång. Vid en uppsägning från hyresvärdens sida måste företaget alltså flytta. Lokalhyresgäster har dock ett s.k. indirekt besittningsskydd, vilket innebär rätt till skadestånd om hyresvärdens uppsägning varit obefogad. Det är inte ovanligt att en hyresvärd, som ett villkor för tecknande av hyresavtal, kräver att hyresgästen avstår från sitt indirekta besittningsskydd. Det är viktigt att du är medveten om konsekvenserna av ett sådant avstående, dvs. att du i ett sådant fall inte har rätt till ersättning för din skada (flyttkostnader, rörelseskada, etc.) till följd av uppsägningen och att det heller inte finns rätt till uppskov med avflyttningen, vilket kan vara önskvärt för att kunna avveckla verksamheten på ett lämpligt sätt. se till att verksamheten ryms inom det upplåtna ändamålet En hyresgäst får inte driva annan verksamhet i lokalen än det ändamål som parterna har avtalat om. Var därför noga med att se till att all den verksamhet som du avser driva i lokalen täcks av ändamålet. Är det fråga om en kontorslokal med viss försäljning räcker det inte med att ange ”kontor” utan även ”butik” eller liknande bör anges. Vissa hyresvärdar försöker inkorporera generella avtalsbestämmelser under ändamålsbeskrivningen, t.ex. föreskrifter om buller, tillstånd, tider etc. Orsaken är att en hyresvärd kan förverka hyresavtalet om hyresgästen bryter mot ändamålet och inte vidtar rättelse efter anmaning. Sådana bestämmelser bör sorteras ut från ändamålsbeskrivningen och istället läggas som separata avtalsvillkor. 25 HYR E S R E L AT E R A DE FRÅG OR T VIS T E L Ö S N IN G >> ha koll på kostnaderna Se till att få en helhetsbild av samtliga de kostnader som utgår enligt hyresavtalet; undersök vad som ingår i bashyran och vad som ska betalas i form av hyrestillägg. Vanliga kostnader utöver bashyran är moms, fastighetsskatt, driftskostnader, kostnader avseende ytor som är gemensamma för hyresgästerna i byggnaden etc. Det bör även finnas en gränsdragningslista som tydligt visar vilka underhållskostnader som ligger på hyresvärden och vilka som ligger på er. Ibland är det önskvärt att hyra inte tas ut med samma belopp varje år utan att hyran höjs genom en s.k. trappa. Detta innebär att hyran är lägre inledningsvis och att hyran ökar efterföljande år. På sådant sätt kan ni ”få igång” verksamheten innan större hyresbetalningar ska utgå. se till att lokalen är inredd för den verksamhet som ni ska ha i lokalen Var noga med att se till att lokalen är anpassad för den verksamhet som ni ska ha i lokalen. Behöver lokalen anpassas/ byggas om för verksamheten bör denna fråga tas upp med hyresvärden i avtalsförhandlingarna för att försöka enas om en fördelning av kostnaderna för anpassningen. Det är alltså möjligt att avtala om att hyresvärden ska tillhandahålla lokalen i ett visst utförande. Om lokalen istället upplåts i ”befintligt skick”, vilket inte är ovanligt, innebär detta att ni själva svarar för att lokalen kan användas för det upplåtna ändamålet. Detta betyder att ni själva får bygga om och anpassa lokalen. Ombyggnationer kräver dock samtycke från hyresvärden. Är lokalen upplåten i ”befintligt skick” kan du heller inte begära att hyresvärden ska göra förbättringar i lokalen under hyrestiden utan detta får bekostas på egen hand. när det skiter sig undvik tvister Tvister beror främst på oklarheter som inte reds ut i tid. Det händer alltför ofta att parter som ska ingå avtal med varandra är så entusiastiska inför ett nytt samarbete att parterna helt enkelt glömmer bort att enas om hur samarbetet ska se ut. Det är lätt att förlita sig på sina goda relationer, och att förbise vikten av att skydda sina tillgångar och att använda väl genomarbetade avtal. bestäm i förväg hur tvister ska lösas En vanlig klausul i alla avtal är en s.k. tvistelösningsklausul som reglerar hur eventuella tvister ska lösas. Att ha rätten på sin sida är nämligen inte mycket värt om man saknar effektiva medel för att göra sin rätt gällande. En av de viktigaste frågorna som brukar regleras i tvistelösningsklausulen är vilket rättsligt förfarande som ska tillämpas. Regleras inget annat mellan parterna ska tvister >> avgöras i allmän domstol (tingsrätt, hovrätt och i sista hand Högsta domstolen). Parter kan istället avtala om att tvister ska avgöras genom s.k. skiljedom, vilket är ett privat förfarande där parterna utser ”domarna” (s.k. skiljemän). Båda förfarandena har sina för- och nackdelar. Kortfattat är skiljeförfaranden normalt snabbare och mer effektiva än domstolsprocesser. Skiljeförfaranden blir heller inte offentliga. Däremot blir ett skiljeförfarande ofta dyrare, eftersom parterna inte bara ska ersätta sina egna ombud utan även skiljemännen. Vi rekommenderar att du diskuterar valet av förfarande inför ingåendet av varje avtal och du kan alltid kontakta oss om du känner dig osäker. om tvist trots allt skulle uppstå Varje tvist är unik. Skulle ditt företag hamna i en tvist rekommenderar vi att du lämnar över tvisten till en duktig och erfaren jurist, så tidigt som möjligt. Det kommer att underlätta utredningen, stärka ditt företags position och öka chanserna för att tvisten får ett snabbt avslut. På så sätt kan du och dina anställda lugnt återgå till att fokusera på företagets egentliga verksamhet. Tänk igenom med tvistelösningsklausuler Du får efter flera ansträngningar möjligheter att sälja ett av ditt företags produkter till Företaget A. Företaget presenterar sitt standardavtal som du tycker verkar bra. Betalning om 50 000 kr ska ske mot faktura, med förfallodag 30 dagar efter leverans. Stämningen är god och Företaget lovar dessutom att köpa fler produkter av dig om den här första visar sig vara bra. Du levererar produkten till Företaget tillsammans med fakturan, allt i enlighet med avtalet. Men någon betalning sker inte, trots att du skickar påminnelser till Företaget. Till slut betalar Företaget 10 000 kr, och meddelar att man inte avser att betala mer eftersom produkten ”varit behäftad med fel” och Företaget haft stora kostnader för att avhjälpa felet. 26 Efter en snabb genomläsning av avtalet kan du konstatera att Företaget agerat fel som inte betalat allt, alldeles oavsett om varan varit felaktig. Du tvivlar också på att den faktiskt varit fel. När du läser igenom avtalet mer noggrant upptäcker du en tvistlösningsklausul där det framgår att tvister som grundar sig på avtalet ska avgöras genom skiljeförfarande med tre skiljemän enligt SCC:s regler. Efter lite utredning bestämmer du dig till slut för att släppa kravet och låta saken bero. Redan kostnaden för att inleda skiljeförfarandet är nämligen lika stor som ditt krav mot Företaget. Skiljeklausuler är ofta standard i kommersiella avtal. Innan du skriver på ett avtal med en skiljeklausul bör du dock fundera igenom på konsekvenserna av en sådan klausul. Fördelarna med skiljeförfarande, snabbheten och sekretessen, betyder ingenting om det medför så stora kostnader att du inte har råd att driva en process om du skulle behöva. 27 ...och så lite (oundviklig) byråkrati Även om du vill lägga all tid på att fokusera på din verksamhet och det du gillar så kommer du snart märka att myndighetskontakter är en del av din vardag. Vi har samlat de typiska myndighetskontakterna för respektive rättsområde. Vi har stor vana att hantera myndighetskontakter och hjälper mer än gärna till i dina kontakter med myndigheterna för att säkerställa att dina intressen tillvaratas fullt ut. tvistelösning bolagsrätt Bolagsverket Hemsidan för Sveriges domstolar, med information bl.a. om rättegången i allmän domstol: http://www.domstol.se/ Hemsidan för Stockholms handelskammares skiljedomsinstitut, med information om olika tvistelösningsformer, bl.a. hur ett skiljeförfarande går till: http://www.sccinstitute.se/ Hemsidan för Kronofogden, med information bl.a. om de förenklade förfarandena betalningsföreläggande och handräckning: https://www.kronofogden.se/ • Styrelsens sammansättning och firmateckning • Revisor • Bolagsordning • Bolagets uppgifter • Nyemission, fondemission • Utgivande av konvertibler eller teckningsoptioner • Ändring av aktiekapital • Vinstutdelning vid extra bolagsstämma skatterätt arbetsrätt Skatteverket Arbetsmiljöverket • Ansöka om godkännande för F-skatt eller FA-skatt • Anmäla sig för momspliktig verksamhet • Anmäla sig som arbetsgivare • Lämna uppgifter för beräkning av preliminär skatt • Lämna inkomstdeklaration • Lämna momsdeklaration • Lämna arbetsgivardeklaration • Lämna kontrolluppgifter • Betala in moms, preliminär skatt och arbetsgivaravgifter Tullverket • Lämna in import/export deklaration • Betala in tullavgift • Betala in moms vid import om man inte är momsregistrerad i Sverige. Om man är momsregistrerad ska man från och med den 1 januari 2015 redovisa och betala in moms till Skatteverket istället för Tullverket. Bolagsverket • Anmälan avseende företagsform (frivilligt om avser enskild näringsverksamhet) • Inspektioner av arbetsmiljön och t.ex. förelägganden och sanktionsavgifter om det finns brister • Anmälan avseende utstationering av anställda. DO • Tillser att anställda och arbetssökande inte diskrimineras Arbetstagarorganisationer/arbetsgivarorganisationer • Fackliga förhandlingar i samband med t.ex. omplaceringar, uppsägningar och verksamhetsövergångar. Skatteverket • Inbetalning av arbetsgivaravgifter • Kan ha synpunkter på att konsultuppdrag utgör anställning Försäkringskassan • Kontakter i samband med sjukskrivning och rehabilitering, föräldraledighet. Arbetsförmedlingen • Kontakter i samband med sjukskrivning och rehabilitering • Rekrytering Migrationsverket • Arbetstillstånd för utländsk arbetskraft • Fusion • Likvidation • Dödning av förkomna aktiebrev 28 • Registrering av årsredovisning • Registrering av aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomisk förening Tillhandahållandet av materialet i Next Level utgör inte juridisk rådgivning. Materialet är allmänt hållet och behöver anpassas för den enskilda situationen. Vi rekommenderar att juridisk rådgivning söks för detta. 29 checklistor och dokument – en teaser Besök vårt resource center på www.setterwalls.se/nextlevel för alla checklistor och dokument samt ytterligare information som kan underlätta för ditt växande företag. Nedan får du en överblick över några av de delar som du hittar på hemsidan. verktyg bolagsrätt Här finns en checklista för aktieägaravtal med viktiga punkter att fundera över när du ska ingå ett aktieägaravtal och mallar för aktiebok och styrelseprotokoll. verktyg finansiering Här presenteras en checklista för punkter som är vanliga att ha med när man t.ex. tar ett lån och skriver ett skuldebrev över lånet och vilka villkor som ska gälla för lånet. verktyg IP Denna checklista hjälper dig att inventera vilka immateriella tillgångar bolaget har. När du vet detta kan du utarbeta en strategi för hur du ska hantera och skydda dessa tillgångar. verktyg skatt kontakta vårt entreprenörsspecialiserade team på [email protected] våra verktyg hittar du på www.setterwalls.se/nextlevel …eller ring och fråga efter Next Level-teamet på 08-598 890 00 Här kan du hitta en checklista över några av de viktiga punkter som du som företagare behöver beakta och fundera över samt vad som du behöver anmäla till Skatteverket. verktyg arbetsrätt I resource centret finns en checklista som hjälper dig att hitta rätt i djungeln av olika anställningsformer och gör det lättare för dig att ta fram ett skräddarsytt anställningsavtal. >> www.setterwalls.se/nextlevel Här kommer du åt checklistor, mallar och andra användbara dokument Tillhandahållandet av materialet i Next Level utgör inte juridisk rådgivning. Materialet är allmänt hållet och behöver anpassas för den enskilda situationen. Vi rekommenderar att juridisk rådgivning söks för detta.