SN 47/2012
Brukares privata medel – rutiner inom socialförvaltningen – särskilt boende/ boendestöd/
hemtjänst
Dokumenttyp
Dokumentnamn
Fastställd/Datum
Gäller från datum
Rutin
Brukares privata medel – rutiner inom socialförvaltningen –
särskilt boende/ boendestöd/ hemtjänst
2012-10-10
2012-12-01
Beslutat av
Ansvarig avdelning
Beteckning/ DNR
Reviderad
Förvaltningschef
Staben
SN 47/2012
Dokumentinformation
2 (7)
Brukares privata medel – rutiner inom socialförvaltningen – särskilt boende/ boendestöd/
hemtjänst
Syfte och sammanfattning
Syftet med ett regelverk kring hantering av privata medel är att skydda den enskildes
privata medel och att förtydliga personalens ansvar och skyldigheter. Rutinen ska vara
utformad så att god intern kontroll kan upprätthållas, hanteringen ska vara så rationell
som möjligt samt tillgodose den enskildes krav på säkerhet, service och integritet.
Huvudregeln är att kommunens personal ska undvika att ta ansvar för den enskildes
privata medel. Den enskilde ska själv eller via företrädare (God man/förvaltare) sköta
sina ekonomiska angelägenheter, vilket bland annat innefattar att ansvara för uttag av
kontanter och betalningar av räkningar.
Det förekommer att vårdtagare inte klarar av att sköta sina ekonomiska angelägenheter
och således behöver hjälp med detta. Kommunens personal kan exempelvis behöva
ansvara för den enskildes fickpengar. Fram till dess att permanent lösning av
hjälpbehovet står att finna kan personalen i undantagsfall vara den enskilde behjälplig
under en kort period. Permanenta lösningar kan vara att den enskilde får hjälp från
närstående eller alternativt lämnar fullmakt till någon att sköta ekonomiska
angelägenheter. Slutligen kan anmälan om behov av god man vara en lösning som
tillgodoser den enskildes hjälpbehov.
Grundläggande principer
Varje chef ansvarar för att informera såväl sin personal som aktuella brukare eller deras
gode män/förvaltare om förvaltningens och enhetens rutiner för hantering av privata
medel.
Värdesaker som förvaras på ett boende bör dokumenteras på samma sätt som
värdesaker i ett hem, t ex fotograferas.
Nycklar till en enskild brukare ska förvaras i nyckelskåp med omfattande
säkerhetsfunktioner. Om nyckelskåp inte kan användas av praktiska skäl, ska särskilda
rutiner finnas dokumenterade om hur nyckelhantering fungerar på enheten.
Personal vid förvaltningens enheter ska endast i undantagsfall hantera brukarens
räkningar.
När enheten har det fulla ansvaret för hantering av boendes privata medel, måste det
finnas en fullständig redovisning av både inkomster och utgifter.
När brukaren bara behöver viss hjälp med hanteringen av kontanter ansvarar enhetens
chef för att det finns säkra rutiner. Förvaltningens anställda ska inte kunna misstänkas
för att använda brukares medel på ett oriktigt sätt.
C:\Documents and Settings\joniaa02\Lokala inställningar\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\55WYUA7X\Hantering av privata medel socialförvaltningen - särskilt boende hemtjänst
boendestöd (2).doc
3 (7)
Skriftlig överenskommelse rörande hanteringen
Det ska finnas en skriftlig överenskommelse med varje enskild. Överenskommelsen ska
undertecknas av den enskilde och behörig personal. Överenskommelsen ska upprättas i
två exemplar, ett till den enskilde och en till enheten. Enhetens överenskommelse ska
förvaras i brukarens ekonomipärm samt en kopia hos chefen.
Innehållet i överenskommelsen ska utformas med utgångspunkt från den unika
situationen men ska alltid omfatta:
- Uppgift om eventuell företrädare för den enskilde (vid god man/förvaltare)
- Vilka åtaganden enheten har och vilka åtaganden den enskilde har
- Hur ska rutinerna kring hanteringen av kontanter se ut. Insättningar, förvaring av
pengar mm
- Hur ska redovisningen av privata medel se ut, hur ofta, och vem är ansvarig.
Avstämning av kassan ska om möjligt utföras av personal som inte sköter den enskildes
privata medel. Se vidare under rubriken Generella anvisningar för redovisning av
enskildas privata medel och rubrik avstämning.
Sekretess
Berörd personal ska informeras om sekretesskravet rörande hanteringen av enskildas
privata medel. En ny god man/förvaltare ska legitimera sig samt visa upp ett dokument
som styrker förordnandet och en kopia ska arkiveras. Alternativt kan en notering göras
om det ändrade förhållandet. Noteringen ska dateras och signeras.
Ansvar för och hjälp med att betala räkningar
Anställda inom socialförvaltningen ska inte ansvara för eller hjälpa till med enskildas
ekonomiska transaktioner som t ex att betala räkningar. Enskilda ska hänvisas till att ge
fullmakt till någon anhörig eller annat ombud. I de undantagsfall som
socialförvaltningens personal tar ansvar för eller hjälper till med enskildas betalning av
räkningar ska rutiner utarbetas i samråd med den centrala ekonomiavdelningen.
Betalning med kundkort
I de fall den enskilde har ett kundkort t ex ICA-kort kan den anställde, om den enskilde
så önskar låna kortet med tillhörande kod och återredovisa varor och kvitton. Den
enskilde ansvarar för att kontrollera återredovisade varor och kvitton.
För boende: en kvittens som visar utlämning samt återlämning av kort till olika anställda
ska förvaras tillsammans med kortet i ett klassificerat säkerhetsskåp.
För hemtjänst: Mottagande av kort ska kvitteras av den anställde. Återlämnande av kort
kvitteras av den enskilde.
Kontantuttag
Anställda inom socialförvaltningen får aldrig hämta ut kontanter åt enskilda med hjälp
av kort i bankomat med tillhörande kod. Anställda får inte heller hämta ut pengar med
hjälp av kundkort med tillhörande kod.
C:\Documents and Settings\joniaa02\Lokala inställningar\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\55WYUA7X\Hantering av privata medel socialförvaltningen - särskilt boende hemtjänst
boendestöd (2).doc
4 (7)
För att göra ett kontantuttag på bank måste den anställde få ett uppdrag från sin chef.
Den enskilde ska få en kvittens vid överlämnandet av utbetalningsblankett och
legitimation. Den anställde ska begära en kvittens av den enskilde vid överlämnandet av
kontanter, uttagskvitto och legitimation.
Viss hjälp med hanteringen av privata medel
I många fall behöver den enskilde bara en viss hjälp med hanteringen av privata medel.
Det kan t ex handla om en sängliggande person som har hand om sina egna kontanter
men behöver hjälp med att handla. Den enskilde svarar själv för att kontrollera
återredovisade varor, kvitton och kontanter, kundkort eller kontoutdrag. Den anställde
kvitterar mottagandet av kontanterna samt begär en kvittens av den enskilde vid
återredovisningen av inköpta varor, kvitton, kundkort samt resterande kontanter. Den
enskilde svarar för att förvara kvittenser på utlämnandet och den anställde för att bevara
kvittenser på återredovisning.
När verksamheten har ansvar för förvaring och hantering av
enskildas kontanter
Enskilda som bor i ett särskilt boende och stadigvarande kan behöva stöd med såväl
förvaring som hantering av kontanter. Här måste det finnas en fullständig bokföring och
redovisning av samtliga in- och utbetalningar.
Det ska i dessa fall finnas en utsedd huvudansvarig samt en eller två ersättare. I den
skriftliga överenskommelsen med den enskilde eller god man/förvaltare ska aktuella
ansvariga namnges.
Kontanter och eventuella kundkort ska förvaras i ett klassificerat säkerhetsskåp.
Kvittering ska ske vid överlämnandet av kontanterna och eventuella kundkort. När
inköpen är klara ska resterande medel, kundkort samt kvitton återredovisas till den
ansvarige vid enheten. Alternativt har kontaktpersonen löpande ansvar för att ha hand
om den enskildes medel
Vid planerade ledigheter ska den ansvarige först göra en avstämning och ersättaren ska
därefter dokumentera mottagandet. Ersättaren ska göra motsvarande vid återlämnandet.
Redovisningshandlingarna ska förvaras separat från de privata medlen. Den ansvarige
ska se till att bokföringsblad finns hos den enskilde.
Självhushåll
I t ex särskilda boenden och kollektivlägenheter med självhushåll förekommer det att
boende och personal har gemensam mathållning. Det ska finnas skriftliga
överenskommelser med varje medlem i ett självhushåll som reglerar
- vilka medel som ska avsättas för självhushållet
- när och hur dessa medel ska föras över till självhushållet
- hur kassan ska hanteras och hur avstämning och eventuella korrigeringar av
matkostnader ska göras.
Det ska finnas en fullständig redovisning av självhushållets kostnader och intäkter.
Socialförvaltningen svarar för anvisningar rörande personalens matkostnader, former
för betalning och eventuella subventioner.
C:\Documents and Settings\joniaa02\Lokala inställningar\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\55WYUA7X\Hantering av privata medel socialförvaltningen - särskilt boende hemtjänst
boendestöd (2).doc
5 (7)
Generella anvisningar för redovisning av enskildas privata
medel
Kassabok/bokföringsblad och verifikationer
För varje enskild/självhushåll ska det finnas en kassabok, alternativt numrerade
bokföringsblad.
Varje enskild person vars privata medel hanteras av enheten ska ha en egen kassabok/
egna bokföringsblad. För självhushåll redovisas hanteringen av medel i en gemensam
kassabok.
Samtliga transaktioner (in- och utbetalningar) ska redovisas löpande. Av redovisningen
ska det framgå:
• Datum för inköpet
• Verifikationsnummer (samma verifikationsnummer ska anges på kvittot)
• Förklarande text om vad som har köpts
• Belopp inklusive moms, debet om det är en insättning (tillgångarna ökar) och
kredit om det är ett uttag (Tillgångarna minskar)
• Ingående och utgående saldo
• Personalens signatur
Varje in- och utbetalning ska verifieras med kvitto eller motsvarande underlag
(verifikationer) och ska omgående, dock senast dagen efter händelsen, skrivas in i
kassaboken/bokföringsbladet.
Varje verifikation/kvitto ska ha samma verifikationsnummer som noteringen i
kassaboken. Varje verifikation ska ha ett eget löpnummer och en egen rad i kassaboken.
Verifikationer för olika enskilda ska ha separata nummerserier och förvaras skiljt från
varandra.
Verifikationer/kvitton förvaras i verifikationsnummerordning. Kvittot ska innehålla
uppgifter om datum, belopp, var inköpet har gjorts, vad som har köpts samt
personalens signatur.
Anteckningar i kassaboken/bokföringsbladet ska göras med svart eller blå kulspets- eller
tunn tuschpenna. Raderingar får aldrig förekomma. Vid felskrivningar ska det felaktiga
strykas över med ett tunt streck. Överstrykningen ska göras så att den ursprungliga
texten fortfarande är läsbar och rättelsen ska skrivas vid sidan om. Korrekturlack får
aldrig användas. Den som rättar ska också notera datum och eventuell förklaring.
Rättaren ska med sin signatur också verifiera att rättningen är motiverad.
Utbetalningar/inköp
Den som gör inköp ska ange den enskildes namn, sitt eget namn, förklarande text om
vad som köpts på kvittot/verifikatet. Det ska klart framgå för den enskilde vad inköpet
avser.
C:\Documents and Settings\joniaa02\Lokala inställningar\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\55WYUA7X\Hantering av privata medel socialförvaltningen - särskilt boende hemtjänst
boendestöd (2).doc
6 (7)
När enskilda klarar att göra vissa egna inköp men behöver stöd att hålla i sina kontanter
kan förvaltningens personal löpande låta den enskilde kvittera ut mindre summor. I och
med att den enskilde har kvitterat ut pengarna behöver inga inköpskvitton redovisas i
kassaboken.
Inbetalningar
Nya medel till den enskildes kassa ska kvitteras och redovisas som ett verifikat i
bokföringen. Där ska framgå vem som har lämnat in de medel som tillkommit i kassan.
Avstämning
Bokföringen ska löpande summeras och stämmas av mot den enskildes kontanter.
Avstämningen går till så att ett streck dras på bladet och det resterande beloppet som
ska finnas som kontanter noteras tillsammans med dagens datum samt namnteckning på
den som utfört avstämningen. Med namnteckningen intygas att motsvarande belopp
finns för brukarens räkning. Avstämningen i kassaboken/bokföringsbladet ska också
kontrolleras och attesteras av ytterligare en person.
Avslut
Vid avslut ska redovisningen stämmas av samt eventuella kontanter och kundkort
återredovisas mot kvitto. Den som tar emot återredovisningen ska skriva under ett
godkännande av redovisningen.
Arkivering/handlingar till god man/förvaltare/överförmyndare
Kassabok och verifikationer samt kvittenser av kontanter och kundkort är
bokföringshandlingar. Det innebär att de ska arkiveras i 10 år.
Den enskilde har alltid rätt att ta del av dokumenten. I de fall den enskilde begär att få ta
över originalhandlingarna ska redovisningen stämmas av och en kopia tas på den sista
sidan där saldo och avstämning framgår. Den enskilde måste därefter kvittera sitt
godkännande av redovisning och avstämning. Kvittot ska också arikveras i 10 år. Om
det uppstår diskussioner rörande redovisningen ska dessa klaras ut innan redovisningen
lämnas över.
Kopior av kassabok/bokföringsblad ska vid behov, förfrågan eller en gång per år
överlämnas eller skickas till den person som finns angiven på överenskommelsen.
Kvittenslistor, kassabok/bokföringsblad samt originalkvitton avseende det senaste
kalenderåret ska förvaras säkert på enheten och uppvisas vid förfrågan från behörig
person. Det förekommer att överförmyndarnämnden begär fullständiga ekonomiska
redovisningar av vissa gode män. I sådana fall måste den gode mannen få kopior på
aktuella kvitton. Efter drygt ett år ska arkivering ske enligt förvaltningens anvisningar.
C:\Documents and Settings\joniaa02\Lokala inställningar\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\55WYUA7X\Hantering av privata medel socialförvaltningen - särskilt boende hemtjänst
boendestöd (2).doc
7 (7)
Ersättning vid skada eller brist i förvaltningens hantering
Enskilda som får hjälp i hemmet och/eller lämnar ut nycklar till kommunens personal
ska informeras om att de bör se över sin hemförsäkring och överväga en utökning med
en allriskförsäkring som förutom inbrott också kan omfatta stöld. Beslut om ersättning
till en enskild på grund av att det har visat sig att kommunens personal har orsakat en
ekonomisk skada i samband med hantering av privata medel fattas enligt gällande
delegation.
Om den enskilde utsätts för stöld av pengar eller ägodelar, utpressning eller förskingring
ska händelsen anmälas enligt Lex Sarah (14 kap §2 i Socialtjänstlagen 2001:453). Lex
Sarah gäller för verksamheter som drivs jml Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och
service för vissa funktionshindrade (LSS) 9§ p2-5. (För verksamheter som drivs jml LSS
9§ p6-10 gäller ej Lex Sarah).
Vid stöld och misstanke om stöld, utpressning, förskingring etc, ska polisanmälan ske.
Bilaga:
Överenskommelse privata medel boende/boendestöd/hemtjänst
C:\Documents and Settings\joniaa02\Lokala inställningar\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\55WYUA7X\Hantering av privata medel socialförvaltningen - särskilt boende hemtjänst
boendestöd (2).doc
