SOCIALFÖRVALTNINGEN
RIKTLINJE
2014-11-25
Lillemor Johansson, [email protected]
Beslutad av ledningsgruppen
Hantering av privata medel inom
socialtjänsten
SYFTE
Riktlinjerna för hantering av privata medel inom socialförvaltningen i Kils
kommun syftar till att klargöra kommunens åtagande och förtydliga vilket ansvar
kommunens utförare kan ta för den enskildes ekonomi och vad som ankommer på
juridisk företrädare.
HUVUDREGEL
Huvudregeln är att en enskild som får stöd från kommunen ska sköta sina
ekonomiska angelägenheter på egen hand. Om den enskilde på grund av sjukdom
eller av annan orsak inte klarar detta ska företrädare ta över ansvaret. Det
förekommer dock att privata medel måste hanteras av personal inom
socialtjänsten.
INLEDNING
Anställda inom verksamheter som socialnämnden är huvudman för ska aldrig
ansvara för enskildas privata tillgångar som till exempel smycken, värdepapper
och bankböcker. Däremot behöver personal ibland involveras i någon form av
vardaglig hantering av brukares egna medel. Tillgången ska begränsas till
personal som stödjer den enskilde i situationer som involverar hantering av
KIL1000, v1.0, 2013-06-14
privata medel.
Kils kommun
Postadress
Besöksadress
Telefon
0554-191 00
Bankgiro
109-6510
Box 88
Kommunhuset
Fax
0554-129 74
Plusgiro
12 21 10-0
665 23 Kil
Östra Torggatan 2D
E-post
[email protected]
Org.nr
212000-1751
Sida 1 av 5
ANSVARSFÖRDELNING
FÖRETRÄDARE
Ta ut pengar från den enskildes bankkonto, lämna pengar till personal. Hålla
regelbunden kontakt med kontaktpersonal.
KONTAKTPERSONAL
Kontaktpersonalen ska i sin kontakt med företrädare överenskomma att det finns
kontanta medel tillgängliga för den enskildes dagliga behov samt överlåta
huvudansvaret till annan personal vid semester eller annan längre frånvaro. Ta
emot kontanta medel från företrädare. Ha det övergripande ansvaret att förvaring
och redovisning sker på ett säkert sätt.
ENHETSCHEF
Utse kontaktpersonal. Ansvara för att personal har information och utbildning om
rutinen. Ansvara för att internkontroll och stickprovskontroller genomförs. Vid
misstanke om stöld ansvarar enhetschef för att polisanmälan görs.
ÖVRIG PERSONAL
Ha kunskap om och följa kommunens rutin kring privata medel.
SKRIFTLIGT SAMRÅDSAVTAL RÖRANDE HANTERINGEN
Det ska finnas ett skriftligt samrådsavtal mellan den enskilde och den aktuella
verksamheten (se bilaga 1).
Överenskommelsen ska skrivas ut i två exemplar och undertecknas av båda parter,
enhetschef samt den enskilde eller dennes företrädare. Ett exemplar sätts i den
enskildes ekonomipärm.
Överenskommelsen kan när som helst sägas upp av någon av parterna. Vid
uppsägning, dödsfall, överflyttning till annat boende eller hemgång ska
slutredovisning ske inom en månad och återstående kontanter återlämnas mot
kvitto.
FAKTUROR OCH KORT
Anställda inom socialförvaltningen bör inte ansvara för eller hjälpa till med
enskildas ekonomiska transaktioner som till exempel betalning av fakturor.
Enskilda ska hänvisas till att ansöka om god man/förvaltare eller att ge fullmakt till
någon anhörig eller annat ombud.
Sida 2 av 5
KUNDKORT
Den enskilde kan välja att lämna ett kundkort och en kod i stället för kontanter.
Detta förutsätter att den enskilde, anhörig eller företrädare löpande gör
insättningar på kortet. Det ska anges på samrådsavtalet en gräns för det
innestående beloppet på kortet.
Användning av kundkort med tillhörande kod ska alltid noteras på en kvittenslista
(se bilaga 2) och kvitton ska klistras upp på ett A4-ark med verifikationsnummer.
Livsmedelsaffärers kort rekommenderas vara betalkort utan kredit. Personal får
ovillkorligen inte ta ut kontanta medel på livsmedelsaffärers kort.
BANKKORT
Bankkort får inte användas av personal. Vid uttag på bankkort krävs att den
enskilde är ansvarig eftersom det är personligt. Personal kan följa med den
enskilde som stöd när den enskilde själv hanterar sitt kort.
HANTERING AV DEN ENSKILDES KONTANTER
När verksamheten ansvarar för hantering av enskildas kontanter förvaras dessa
tillsammans med kassablad (se bilaga 3)/kassabok i värdeskåp. De privata medlen
får ej överstiga 5 procent av prisbasbeloppet, vilket motsvarar 2 225 kr/månad för
2015. Vid större utgifter skall faktura skickas till den enskilde eller dennes
företrädare.
Uttag och insättning noteras med bläckpenna i kassablad/kassabok och där ska
framgå:
Före och efter insättning och uttag ska personal kontrollera att saldot
stämmer. Kontrollen ska signeras på kassabladet.
Insatt belopp med datum, signerats av insättare (t.ex. god man) och
mottagande personal.
Uttag eller inköp noteras, signeras och verifieras med kvitto av den
personal som hjälper den enskilde. Noteringen och kvittot ska påföras ett
löpande verifikationsnummer och kvittot klistras upp på ett A4-ark.
Uttag eller inköp då kvitto inte kan erhållas får endast ske i undantagsfall.
Transaktionen noteras i kassaboken och signeras av två anställda.
Sida 3 av 5
Vid felskrivning ska det felaktiga strykas över med ett tunt streck.
Överstrykningen ska göras så att texten fortfarande är fullt läsbar. Tippex
får aldrig användas och raderingar får heller aldrig förekomma. Den person
som rättar ska skriva datum, eventuell förklaring och signatur. Därefter
skrivs den noteringen så som den skulle ha skrivits första gången, med
signatur.
INTERNKONTROLL
Avstämning av kassablad/kassabok görs månadsvis av två personal och signeras av
båda. Om avvikelser upptäcks, t.ex. att det saknas pengar, ska detta omedelbart
anmälas till enhetschefen. Kvitton och kassablad sparas och överlämnas till
företrädare/god man vid årsskiftet.
Alla kontanta medel kontrollräknas av enhetschef eller av denne utsedd person två
gånger per år, inför sommaren och vid årsskiftet (bil.4).
UTBETALNING AV KONTANTER TILL DEN ENSKILDE
När enskilda klarar av att göra vissa egna inköp men behöver stöd att hushålla med
sina kontanter kan personal löpande låta den enskilde kvittera ut mindre summor.
I och med att den enskilde har kvitterat ut pengarna behöver inga inköpskvitton
redovisas i kassaboken.
FÖRVARING AV KONTANTER OCH KORT
Huvudregeln är att kontanter och betalkort ska förvaras i den enskildes bostad.
Enskilda personer som bor i gruppbostäder, äldreboenden eller motsvarande kan
dock behöva hjälp med förvaring i låst värdeskåp. Nyckeln till värdeskåpet förvaras
i låst nyckelskåp.
SÄRSKILDA OCH/ELLER AKUTA SITUATIONER
Vid särskilda, enstaka eller akuta situationer uppstår ibland behov av att frångå
ovanstående rutiner. Till exempel kan personalen i undantagsfall vara den enskilde
behjälplig under en kort period med att exempelvis betala räkningar.
Det är då viktigt att skyndsamt hitta en permanent lösning. Permanenta lösningar
kan vara att den enskilde utnyttjar de banktjänster som finns tillgängliga eller att
den enskilde erhåller hjälp från närstående, legal företrädare alternativt lämnar
Sida 4 av 5
fullmakt till någon att sköta ekonomiska angelägenheter. Slutligen kan anmälan
om behov av god man vara en lösning.
Sida 5 av 5
SOCIALFÖRVALTNINGEN
2014-11-13
Bilaga 1
Samrådsavtal privata medel
Samrådsavtal gäller fr.o.m .................................................................
Den enskildes namn och personnummer..................................................................................
.....................................................................................................................................................
Verksamhet ................................................................ Tel .........................................................
God man/förvaltare/anhörig ............................................................. Tel .................................
ÖVERENSKOMMELSEN AVSER
Verksamheten skall bistå den enskilde med hantering av privata medel. De kontanta
medlen som överenskommelsen avser skall ej överstiga .................................................... kr.
De privata medlen får ej överstiga 5 % av prisbasbeloppet, vilket motsvarar 2 225
kr/månad för 2015. Vid större utgifter skall faktura skickas till den enskilde eller dennes
företrädare.
De kontanta medlen ska användas till;
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
De kontanta medlen ska inte användas till; ..............................................................................
.....................................................................................................................................................
Ort och datum ..................................................................................
Underskrift den enskilde .................................................................
Underskrift God man/förvaltare/anhörig .................................................................................
KIL1000, v1.0, 2013-06-14
Underskrift verksamhetschef ....................................................................................................
Överenskommelsen kan när som helst sägas upp av någon av parterna.
Samrådsavtalet uppsagt, datum ................................................ Sign ........................................
Original till vårdtagare
1 ex god man/förvaltare/anhörig
1 ex personakt
SOCIALFÖRVALTNINGEN
2014-11-13
Bilaga 2
Sid………..
KVITTENSLISTA FÖR HANTERING AV KUNDKORT
Den enskildes namn .................................................... Pers.nr ..........................................
Verksamhet..................................................................
KIL1000, v1.0, 2013-06-14
Datum
Kvittens ut/sign
Kvittens in/sign
Ver.nr
SOCIALFÖRVALTNINGEN
2014-11-13
Bilaga 3
Sid………
KASSABLAD FÖR HANTERING AV PRIVATA MEDEL
Den enskildes namn .................................................... Pers.nr .....................................................
Verksamhet .................................................................
Ingående saldo:
KIL1000, v1.0, 2013-06-14
Datum
Ver.nr
Mån:
Ändamål
In
År:
Ut
Saldo
Sign
SOCIALFÖRVALTNINGEN
INTERNKONTROLL
2014-11-13
Bilaga 4
Kontroll av kontanta medel
Verksamhet ........................................................... Datum .................................
Följs rutiner och riktlinjer för hand- och intäktkassa samt den enskildes privata
medel? Stämmer saldo i kassaboken med vad som finns i kontanter?
Handkassa
Ok
Ej ok
Ej aktuellt
Ev. avvikelse ...............................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Intäktskassa
Ok
Ej ok
Ej aktuellt
Ev. avvikelse ...............................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Privata medel
Ok
Ej ok
Ej aktuellt
Ev. avvikelse ...............................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Kontrollant:
Underskrift .................................................................................................................
Namnförtydligande ....................................................................................................
Rapport till enhetschef, datum .................................................
\\samit.local\mappar\kk-hemkataloger\lijoh02\rutiner riktlinjer\privata medel\kils kommun\bilaga 4 internkontroll kontanta medel.doc
