Ärendenummer Dokumentdatum TRV 2015/32201 2015-06-26 Ert ärendenummer Sidor [Motpartens ärendeID] 2 (7) Request For Information (RFI) Kontroll av efterlevnad av sociala krav Förbehåll och ansvarsfrihet Detta dokument är inte en del av en upphandling, utan endast en förfrågan om information (Request For Information – RFI). Denna RFI utgör inte heller något åtagande från Trafikverkets sida, det vill säga att Trafikverket inte förbinder sig att genomföra en upphandling efter det att RFI:n har genomförts. Trafikverket har ingen skyldighet att ersätta deltagare för eventuella kostnader för svar på RFI:n. Inledning och omfattning Trafikverket ansvarar för långsiktig planering av transportsystemet för alla trafikslag samt för byggande, drift och underhåll av statliga vägar och järnvägar. Trafikverket har cirka 6 500 medarbetare på ca 142 orter i Sverige, med huvudkontor i Borlänge. TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket) Trafikverket upphandlar och beställer produkter, tjänster och entreprenader för cirka 40 miljarder kronor per år för att utveckla och förvalta transportsystemet för väg- och järnvägstrafik. Trafikverkets verksamhet finansieras i huvudsak av skattemedel. Vår uppdragsgivare, ytterst det svenska folket, och alla som har kontakt med Trafikverket har höga förväntningar på att vi ska utföra vårt uppdrag på ett objektivt och neutralt sätt. Trafikverket arbetar systematiskt med att befästa en organisationsmiljö som allmänheten, våra ägare och samarbetsparter kan känna förtroende för. Som medarbetare i Trafikverket ska man följa Trafikverkets uppförandekod och förväntas vi leva upp till högt ställda krav på saklighet och opartiskhet och får aldrig ta hänsyn till ovidkommande önskemål. Det får heller aldrig ens misstänkas att så sker. Mot denna bakgrund och med beaktande av reglerna om mutor uppmanas alla som arbetar för Trafikverket (entreprenörer, konsulter, materialleverantörer, transportörer mfl) att iaktta detta förhållningssätt och också följa de principer som ligger till grund för Trafikverkets uppförandekod. Trafikverket www.trafikverket.se Ärendenummer Dokumentdatum TRV 2015/32201 2015-06-26 Ert ärendenummer Sidor [Motpartens ärendeID] 3 (7) Syfte och mål med RFI:n Avsikten med denna RFI är att ge Trafikverket en översikt över de befintliga lösningarna på marknaden avseende uppföljning av sociala krav. Det är vår förhoppning att svaren ska ge oss kunskap om vilka lösningar dagens potentiella leverantörsmarknad har att erbjuda. Trafikverket avser att upphandla en eller flera konsulter/revisorer behöriga att utföra inspektioner/revisioner av entreprenörer/leverantörer när det gäller efterlevnaden av överenskomna krav då det gäller etik och socialt ansvar, bland annat minimilön och mänskliga rättigheter, ILO: s kärnkonventioner, insatser mot korruption mm. Det gäller entreprenörer, konsulter, materialleverantörer, transportörer m.fl. Vi avser att gå ut med en upphandling under hösten 2015, för att sedan teckna avtal under våren 2016. Generell information Firmanamn: Adress: Kontaktperson: E-mail: Sociala krav som Trafikverket ställer i dag i kontrakten TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket) Trafikverket ställer i dag följande sociala krav: Förhållningssätt i etiska frågor Entreprenören ska iaktta Trafikverkets förhållningssätt i etiska frågor, enligt nedan, då arbete utförs på Trafikverkets uppdrag. Trafikverkets verksamhet finansieras i huvudsak av skattemedel. Vår uppdragsgivare, ytterst det svenska folket, och alla som har kontakt med Trafikverket har höga förväntningar på att vi ska utföra vårt uppdrag på ett objektivt och neutralt sätt. Trafikverket arbetar systematiskt med att befästa en organisationsmiljö som allmänheten, våra ägare och samarbetsparter kan känna förtroende för. Som medarbetare i Trafikverket ska man följa Trafikverkets uppförandekod och förväntas vi leva upp till högt ställda krav på saklighet och opartiskhet och får aldrig ta hänsyn till ovidkommande önskemål. Det får heller aldrig ens misstänkas att så sker. Mot denna bakgrund och med beaktande av reglerna om mutor uppmanas alla som arbetar för Trafikverket att iaktta detta förhållningssätt och också följa de principer som ligger till grund för Trafikverkets uppförandekod. Trafikverket www.trafikverket.se Ärendenummer Dokumentdatum TRV 2015/32201 2015-06-26 Ert ärendenummer Sidor [Motpartens ärendeID] 4 (7) Minimilön för personal och grundläggande rättigheter för arbetstagare De arbetstagare som är engagerade för utförande av entreprenaden, ska minst erhålla minimilön och andra minimivillkor på de områden som avses i 5 § Utstationeringslagen (SFS 1999:678), under förutsättning att sådan minimilön m.m. är tydligt definierad i ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen. Av detta följer att entreprenören inte heller får anlita underentreprenör e.d. som ger sina arbetstagare sämre villkor för lön m.m. än det sagda. Produktion och transport av varor som används i entreprenaden ska ske under sådana förhållanden som är förenliga med grundläggande rättigheter för arbetstagarna i leverantörskedjan. I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta tillämpliga kravnivå som gäller. Entreprenören ska ha rutiner för att säkerställa att varorna har producerats och transporterats under förhållanden som minst är förenliga med: - ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182), - FN:s barnkonvention artikel 32, - den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, - samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Antidiskriminering Entreprenören ska senast inom en månad efter kontraktets ikraftträdande samt därefter en gång per tolvmånadersperiod, till beställaren inkomma med följande uppgifter och handlingar: TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket) a. Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § Diskrimineringslagen. Arbetsgivare som sysselsätter färre än 25 arbetstagare ska istället inkomma med uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b. Dokumenterat arbete av målinriktat arbete för att aktivt främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning enligt 3 kap. 3 § Diskrimineringslagen. Entreprenören ska, på beställarens begäran, en gång per tolvmånadersperiod under kontraktstiden, till beställaren inkomma med följande uppgifter och handlingar: c. Sanningsförsäkran som anger om entreprenören eller anställd som entreprenören svarar för, vid utförande av detta kontrakt, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt gällande lag. Trafikverket www.trafikverket.se Ärendenummer Dokumentdatum TRV 2015/32201 2015-06-26 Ert ärendenummer Sidor [Motpartens ärendeID] 5 (7) Beskrivning av era lösningsförslag Vi önskar att ni beskriver ett rekommenderat sätt för uppföljning av sociala krav. Vi vill veta hur ni jobbar samt hur ni rekommenderar Trafikverket att jobba med uppföljning av sociala krav. Beskriv de viktigaste områdena då det gäller sociala krav och vad som Trafikverket bör ha med i sina underlag vid upphandling. Beskriv detta i ett separat dokument, men om/när ni svarar på frågorna nedan, hänvisa då till vilken fråga ni svarar på enligt numreringen. 1 Vilka ytterligare krav, förutom de ovan, borde finnas med i Trafikverkets kontrakt? 2 Har ni ett standardpaket för uppföljning av sociala krav? Om ja, beskriv detta. 3 Beskriv vilka paket för uppföljning som ni har. 4 Beskriv er projektmodell för ett genomförande av denna typ av revision/kontroll. 5 Hur rekommenderar ni i vilken omfattning uppföljning ska ske? 6 Hur rekommenderar ni att kontroll av ledningssystem för egenkontroll utförs? 7 Beskriv hur ni kontrollerar att de ledningssystem som leverantörerna har fungerar i alla led samt hur gör ni för att kontrollera det i praktiken? 8 9 Beskriv er process för hur ni hanterar kundspecifika krav. Hur rekommenderar ni att en uppföljning bemannas när det gäller organisation, geografiskt läge samt kompetensmässigt? 10 Beskriv hur ni arbetar med riskanalyser för att identifiera de mest kritiska områdena. 11 Hur hittar man det som är svårt att upptäcka och som leverantörer gärna inte vill visa? Ex. gör ni icke annonserade kontroller. TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket) 12 Hur säkerställer/kontrollerar ni att medarbetare verkligen får behålla sin lön i slutänden? 13 Vilka slags rapporter/underlag levereras efter utfört arbete? Skicka gärna med ett exempel. 14 Vad händer om ni upptäcker en avvikelse? Beskriv processen 15 Hur rekommenderar ni hantering av avvikelser? Beskriv processen? 16 Vad brukar vara extra svårt att följa upp och vad gör ni för att klara detta? 17 Beskriv vilken erfarenhet av uppföljning i byggbranschen som ni har. 18 Ge exempel på referenskunder som använder er som revisorer. Trafikverket www.trafikverket.se Ärendenummer Dokumentdatum TRV 2015/32201 2015-06-26 Ert ärendenummer Sidor [Motpartens ärendeID] 6 (7) Offentlighet och sekretess De svar som lämnas i enlighet med denna RFI kommer att vara allmänna handlingar vid Trafikverket. Allmänna handlingar är offentliga och ska vid begäran lämnas ut till tredje man, om det inte finns laglig grund för att sekretessbelägga efterfrågad information. Uppgifter som inkommer till Trafikverket inom ramen för denna RFI kan komma att omfattas av sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen. Om den som lämnar information anser att vissa uppgifter bör sekretessbeläggas med hänsyn till uppgiftslämnarens ekonomiska förhållanden, uppmanas denne ange det nedan. En sådan begäran bör innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada uppgiftslämnaren skulle lida om uppgifterna röjs. Observera att Trafikverket inte kan garantera att inkomna uppgifter kommer att omfattas av sekretess. Trafikverket är skyldigt att göra en särskild prövning i varje enskilt fall då någon begär att få tillgång till en allmän handling. Den som lämnar uppgifter inom ramen för denna RFI bör alltså vara medveten om att Trafikverket eventuellt behöver lämna ut information till den som begär detta. Administrativ information om RFI Svar på denna RFI emotses senast den 20 augusti 2015. Svar skickas som mail till [email protected]. TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket) Rubriken ska vara ”RFI-svar projekt ”Kontroll av efterlevnad av sociala krav”. Av RFI-svaren ska det tydligt framgå på dokumentets första sida: • namn (företags-/organisationsnamn), • kontaktperson, • kontaktuppgifter. All korrespondens om denna RFI ska vara på svenska eller engelska. Trafikverket kan komma att bjuda in deltagare som svarat på denna RFI där de kan presentera sina svar i en workshop alternativt via ett enskilt personligt möte. Förslag på datum för en eventuell workshop/personligt möte är 26-28/8, 31/8 och 1/9. Deltagande sker i mån av plats. Trafikverket www.trafikverket.se Ärendenummer Dokumentdatum TRV 2015/32201 2015-06-26 Ert ärendenummer Sidor [Motpartens ärendeID] 7 (7) Vid frågor, kontakta: Sofia Elfving TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket) Projektledare, Kontroll av efterlevnad av sociala krav Trafikverket www.trafikverket.se