Kort om
Kontraktsuppföljning
LOU, LOV
Tänk på att…
… informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari 2014. Aktuella
lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området
kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet.
Upphandlingsmyndigheten
Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm | Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm
Telefon: 08-586 21 700 | E-post: [email protected] | upphandlingsmyndigheten.se
1
Varför är det viktigt
med kontraktsuppföljning?
Det enda sättet för en myndighet att försäkra sig om
att det som den faktiskt har kravställt, beställt och
betalat för, överensstämmer med det som levererats
är att följa upp sina kontrakt.
Kontraktsuppföljningen är avgörande för att
leverantörer till offentlig sektor ska kunna
konkurrera på lika villkor
säkerställa en god affär
att skattemedel används på bästa möjliga
sätt.
2
Processen för
kontraktsuppföljning
Själva genomförandet av uppföljningen kan ses som
en egen delprocess i uppföljningsprocessen (se bild
sid 5). Processen för kontraktsuppföljning pågår
under hela kontraktsperioden i enlighet med den
fastställda uppföljningsplanen som togs fram
parallellt med framtagning av förfrågningsunderlag.
För vissa typer av kontrakt kan vissa uppföljningsaktiviteter fortgå även efter det att kontraktet är
avslutat. Det kan t.ex. röra sig om bevakning av
vissa service- och garantiåtaganden från
leverantören.
3
Uppföljningen kan delas in i fyra huvudsakliga
områden:
1. uppföljning av kvalificeringskrav (krav på
leverantören)
2. uppföljning av volym och pris
3. uppföljning av kvalitet
4. uppföljning och bevakning av övriga
kontraktsvillkor.
Löpande under genomförandet av de olika uppföljningsaktiviteterna kommer eventuella avvikelser
behöva hanteras. I kontraktsvillkoren bör det regleras hur uteblivna eller felaktiga leveranser ska
hanteras. Det är en fördel att ha tänkt ut och reglerat någon form av sanktionstrappa där det först
finns utrymme för dialog och rättning innan det blir
aktuellt med sanktioner som successivt blir mer och
mer kännbara t.ex. enligt följande ordning:
1. Dialog.
2. Rättelse.
3. Inte betala ut målrelaterad ersättning.
4. Prisavdrag.
5. Vite.
6. Inte förlänga kontraktet eller inte utnyttja en option.
7. Häva kontraktet.
4
Att identifiera vad som är en avvikelse kan vara
svårt. Ibland kan en enstaka avvikelse vara försumbar medan en rad mindre förseelser tillsammans till
slut blir en stor avvikelse. Därför är det viktigt att
löpande notera alla avvikelser. En tydlig dokumentation är avgörande för att kunna identifiera
och styrka eventuella avvikelser i utförda leveranser, i förhållande till vad som avtalats i kontraktet.
Det är även viktigt att löpande återrapportera dessa
internt inom organisationen, samt återvinna
erfarenhet av dessa inför kommande upphandlingar.
I samband med att kontraktet avslutas är det
lämpligt att göra en utvärdering av upphandlingen.
Utvärderingen kan t.ex. innehålla analyser om den
upphandlade varan eller tjänsten uppfyllde ställt
behov, om det bidrog till myndighetens strategiska
måluppfyllelse, om samarbetet med leverantören
har varit tillfredställande etc.
5
6
Vad ska följas upp?
Kontraktsuppföljning kan delas in i fyra huvudsakliga områden.
1. Uppföljning av kvalificeringskrav (krav på
leverantören)
Det första uppföljningsområdet är hur myndigheten
under kontraktsperioden löpande säkerställer att
leverantören har kapacitet att leverera avtalade
varor eller tjänster utifrån de kvalificeringskrav som
ställdes vid upphandlingen. Det innebär att de kontroller som genomfördes i samband med kvalificeringen upprepas regelbundet under hela kontraktets
löptid. Exempelvis ska leverantörens skattestatus
följas upp under kontraktsperioden.
7
2. Uppföljning av volym och pris
Det andra uppföljningsområdet avser hur myndigheten säkerställer att leverantören levererar varor
eller tjänster utifrån de volymer, tider och priser
som avtalats i kontraktet. Uppföljning av volym kan
motsvara leveranskontroll där antalet mottagna
varor kontrolleras mot följesedel och order men utan
att något direkt funktionstest eller kvalitetskontroll
görs. Det kan också avse kontroll att ett konsultföretag tillhandahållit en konsult under avtalad tid
men utan någon avstämning att konsulten faktiskt
levererat de tjänster eller det resultat som avtalats.
Uppföljning av pris görs normalt vid ordinarie
kontroller av faktura och/eller vid orderbekräftelse
men kan också ske genom löpande kontroller av
leverantörers prislistor. Hur priset följs upp beror
bl.a. på vilken eller vilka ersättningsmodell(er) som
används i kontraktet exempelvis:
1. fast ersättning/pris
2. rörlig ersättning/prestationsersättning
3. målrelaterad ersättning
4. bonusersättning.
För att uppföljning av pris ska vara meningsfull
måste den samordnas med uppföljning av både
volym och kvalitet. Det gäller särskilt för kontrakt
med ersättningsmodeller där nivån på priset är
beroende på vilka volymer eller prestationer som
levererats.
8
3. Uppföljning av kvalitet
Det tredje och det mest omfattande uppföljningsområdet är hur myndigheten säkerställer att
levererade varor eller tjänster uppfyller de kvalitetskrav som fastställts i kontraktet, dvs. uppföljning av
innehållet i leveranserna. För många typer av kontrakt är det naturligt att uppföljning av kvalitet görs
i samband med uppföljning av volym och pris, t.ex. i
samband med leverans- och fakturakontroller. För
andra typer av kontrakt är det mer lämpligt att
delar av kvalitetsuppföljningen görs separat. Det
gäller framförallt kontrakt där det inte är beställaren som tar emot eller nyttjar de levererade varorna
eller tjänsterna som t.ex. kollektivtrafik.
Kvalitetsbegreppet är mångfasetterat och kan
definieras utifrån olika perspektiv. Utifrån varans
eller tjänstens perspektiv handlar kvalitet om
avsaknad av fel och utifrån kundens perspektiv
handlar kvalitet om kundens tillfredställelse.
Definitionen enligt ISO 9000 är ”grad till vilken
inneboende egenskaper uppfyller krav”.
Nedanstående modell av Donabedian kan vara
behjälplig för att få svar på vilken typ av kvalitet
som levereras och hur den ska följas upp.
Strukturkvalitet
Processkvalitet
Resultatkvalitet
Vad levereras?
Hur levereras
det?
Effekterna av
leveranserna?
9
För att veta om den levererade varan eller tjänsten
uppfyller kraven på kvalitet kan man mäta kvaliteten med hjälp av kvalitetsindikatorer. En kvalitetsindikator är en mätbar variabel som ska spegla den
levererade varans eller tjänstens kvalitet. För att en
indikator verkligen ska kunna göra detta så måste
den vara:
vetenskapligt rimlig (valid) dvs. bygga på
evidens och/eller återspegla det som ska
mätas och att det ska råda konsensus inom
professionen om att indikatorn är valid
relevant (vara av vikt) dvs. den ska belysa
viktiga områden inom det som levereras och
där förbättringar ska kunna göras
mätbar dvs. den ska kunna mätas på ett
tillförlitligt sätt och termer och begrepp,
population, mätperiod etc. ska definieras
entydig (tolkningsbarheten ska vara god)
dvs. bakgrundsfaktorerna ska vara
standardiserade och möjliga felkällor ska
kunna redovisas.
10
4. Uppföljning och bevakning av övriga
kontraktsvillkor
Det fjärde och sista uppföljningsområdet avser hur
myndigheten bevakar och uppdaterar kontraktet
under kontraktstiden samt beslutar och agerar på
eventuella avvikelser som identifierats under de tre
första uppföljningsområdena. Det kan till exempel
handla om att under kontraktsperioden följa upp att
underleverantörer uppfyller de i upphandlingens
ställda krav.
11
Hur kan
myndigheten
identifiera och
prioritera
uppföljningsbehov?
Modellen som beskrivs nedan är inspirerad av
Kraljics inköpsmatris och kan användas som ett
verktyg för att identifiera och prioritera behovet av
uppföljning för en upphandling eller ett kontrakt.
X-axeln mäter vilket värde eller vilken volym det
enskilda kontraktet har i form av ekonomiskt värde
samt omfattning och frekvens av leveranser. Y-axeln
mäter i vilken grad det enskilda kontraktet kan
påverka myndighetens verksamhet.
Utifrån dessa två axlar kan man identifiera fyra
huvudsakliga grupper av kontrakt (A, B, C, D) där D
kräver mest uppföljning, A minst och B och C har ett
medelstort behov av uppföljning.
12
Modellen kan användas i två huvudsakliga syften:
Att ge underlag för att identifiera behovet av
uppföljning för ett kommande kontrakt i
samband med planeringen av upphandlingen
och framtagande av förfrågningsunderlag.
Att ge underlag för att bedöma vilka befintliga kontrakt som har störst behov av
uppföljning i samband med planering av
myndighetens uppföljningsinsatser, dvs. att
prioritera behovet av uppföljning.
Y
Hög
Grupp C
Grupp D
medelstort behov av
uppföljning med fokus på
kvalitet
större behov
av uppföljning av både kvalitet
och produktivitet
Grupp A
Grupp B
mindre behov
av uppföljning
medelstort behov
av uppföljning med fokus på
produktivitet
Risk/
påverkan
Låg
X
Låg
Volym/värde
Hög
13
Nedan beskrivs de fyra grupperna kortfattat
tillsammans med förslag på vilka uppföljningsaktiviteter som kan vara aktuella i respektive
grupp.
I vilka grupper man placerar olika typer av upphandlingar/kontrakt måste alltid relateras till den
enskilda myndigheten.
Grupp A – mindre behov av uppföljning
I denna grupp finns i första hand enklare varor och
tjänster som köps in i mindre omfattning eller vid
enstaka tillfällen. Det rör sig i de flesta fall om
kortare kontrakt med mindre volymer till lägre
belopp. Det kan till exempel röra sig om leverans av
frukt till personalen, inköp av blommor och annan
utsmyckning, kontorsmateriel, enklare utbildnings-,
konferens-, eller konsulttjänster. Denna typ av
kontrakt är förknippade med både låg risk/påverkan
och lågt värde/volym och kräver ingen omfattande
uppföljning utan kan i första hand baseras på
följande aktiviteter:
leveranskontroller
fakturakontroller
reaktiv uppföljning.
14
Reaktiv uppföljning är inte förebyggande utan
baseras enbart på reaktioner och anmälda avvikelser från användare, anställda eller andra
berörda. Om många avvikelser identifieras kan man
lägga in extra bevakning i form av
stickprovskontroller.
Grupp B – medelstort behov av uppföljning
med fokus på produktivitet
I denna grupp finns främst enklare eller mer
standardiserade varor och tjänster som köps in i
stora volymer, till stora belopp och/eller med många
leveranser. Det kan röra sig om el, telekommunikation, IT-utrustning, städtjänster, och avfallshantering. Det är medellånga till långa kontrakt som är
förknippade med låg till medelhög risk och påverkan. Då de utgör en större del av myndighetens
budget kräver denna grupp högre grad av uppföljning jämfört med grupp A. Uppföljningen kan
bygga på följande beståndsdelar:
leveranskontroller
fakturakontroller
återkommande stickprovskontroller på
myndighetens eget initiativ
reaktiv uppföljning
eventuella avstämningsmöten med
leverantörer.
15
Uppföljningen för denna grupp bygger också på
reaktiv uppföljning men man lägger dessutom in
vissa proaktiva uppföljningsaktiviteter, dvs.
kontroller och avstämningar med leverantörer i
förebyggande syfte för att försäkra sig om att
leveranserna kan genomföras i enlighet med
kontraktet.
16
Grupp C – medelstort behov av uppföljning
med fokus på kvalitet
Denna grupp utgörs av mer komplexa varor och
tjänster som anskaffas i förhållandevis små volymer
eller till mindre belopp. Kontrakten är korta till
medellånga med färre leveranser men har en hög
risk och påverkan på myndighetens verksamhet.
Det betyder att uteblivna eller felaktiga leveranser
kan orsaka stor skada. Exempel kan vara olika
former av tjänster inom säkerhet, bevakning och
larm, nyckelhantering eller viss kritisk teknisk
utrustning. På grund av de högre riskerna kräver
denna grupp ett större behov av uppföljning med
fokus på förebyggande aktiviteter och kan baseras
på följande faktorer:
leveranskontroller
fakturakontroller
återkommande stickprovskontroller på
initiativ av myndigheten
uppföljning av kvalitetsindikatorer
kontinuerliga avstämningsmöten med
leverantören
eventuellt leverantörens egen uppföljning
eventuella kvalitetsgranskningar eller
revisioner av oberoende part.
17
Uppföljningen för denna grupp bygger till största
delen på proaktiva uppföljningsaktiviteter.
Grupp D – större behov av uppföljning
Denna grupp består av komplexa varor och tjänster
som köps in i stora volymer och till stora belopp. De
utgör en betydande del av myndighetens verksamhet och budget. Kontrakten är i regel långa med
omfattande och frekventa leveranser. På grund av
kontraktens komplexitet och omfattning utgör de en
stor risk och har en stor påverkan på verksamheten
där uteblivna eller felaktiga leveranser kan orsaka
mycket stor skada. Exempel på sådana tjänster är
kollektivtrafik och vissa vård- och omsorgstjänster.
Läs mer om uppföljning av vissa vård- och omsorgstjänster i vägledningen ”Avtalsuppföljning av
vård och omsorg” som finns att ladda ner och
beställa på www.upphandlingsstöd.se.
18
Vad krävs av
myndigheten
för att genomföra
kontraktsuppföljning?
Personella resurser
Det är viktigt att det, inom myndighetens organisation, finns utsedda avdelningar, funktioner eller
personer med ett tydligt mandat för att ansvara för
upphandling, beställning och kontraktsuppföljning.
Ansvaret för kontraktsuppföljningen kan ligga på
upphandlingsfunktionen, på beställarfunktionen, på
en särskild funktion för uppföljning eller en
kombination av dessa.
En förutsättning för en framgångsrik kontraktsuppföljning är vart fall att alla berörda funktioner
och roller samverkar och bidrar med sina respektive
kompetenser i uppföljningsarbetet.
19
Arbetsrutiner
För att kunna följa upp leverantörer och leveranser
på ett effektivt sätt krävs det att organisationen
upprättar och sedan följer sina egna interna rutiner
och processer. För att kunna utveckla ändamålsenliga och effektiva rutiner och processer för
kontraktsuppföljning kan det därför vara lämpligt
att göra en kartläggning av myndighetens organisation, upphandlingsbehov, inköpsmönster, typ av
kontrakt samt identifiera beställarna och deras
behov etc.
Informationsstöd
När det finns en fastställd organisation och
definierade processer för kontraktsuppföljningen
kan man se över vilka informationsstöd som kan
stödja och effektivisera arbetet. Det kan exempelvis
handla om att ha ett affärs-/ekonomisystem och
beställnings-/inköpssystem som stöd för att
genomföra uppföljningen.
Var kan jag läsa mer?
För mer information om kontraktsuppföljning och
exempel på hur olika kontrakt kan följas upp, läs
vägledningarna ”Kontraktsuppföljning - säkerställ
goda affärer genom att följa upp” och ”Avtalsuppföljning av vård och omsorg” som finns att ladda ner
och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och
rättssäker offentlig upphandling.
Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet.
Denna skrift får användas fritt, förutsatt att källan anges.
Det är alltså tillåtet att ladda hem materialet i pdf från vår hemsida
upphandlingsstöd.se och publicera den på andra webbplatser. Ange källa
och gärna även en länk till innehållet.
Vill du veta mer om kontraktsuppföljning?
Du hittar Upphandlingsstödets vägledning ”Kontraktsuppföljning - säkerställ
goda affärer genom att följa upp” på upphandlingsstöd.se.
Box 22I8, I03 I5 Stockholm
Besök Birger Jarlsgatan I6
Tel 08 700 08 00
Fax 08 20 49 69
E-post [email protected]
www.upphandlingsstod.se
