Kundcase: Örebro kommun
Det började med ett fåtal skärmar
i Örebro kommuns Servicecenter.
Sedan dess har det gått väldigt
snabbt. Nu används PLAYipp för att
sprida information inom ett antal
verksamheter.
Redan innan Örebro kommun började använda PLAYipp arbetade de
med digitala informationsskärmar. Men till slut räckte det inte med enklare lösningar, där de kunde sprida information via PowerPoints. I februari 2014 övergick Örebro till PLAYipp.
Med hjälp av gemensamma mallar
och en smart utformad organisation hålls kommunikationen ihop.
– Sedan dess har det gått fort. Det är många verksamheter som har
hoppat på det här. En del av det vinnande konceptet är att vi har en
tydlig beställarordning, som gör att verksamheterna känner att de får
den hjälp och det stöd som de behöver, fortsätter Malin.
– Vi kände att vi behövde något som var webbbaserat, enkelt och modernt, berättar enhetschefen Malin Scholtzé.
80-tal användare runt om i kommunen
Numera har Örebro kommun ett 80-tal PLAYipp-användare,
som kan uppdatera en eller flera av kommunens skärmar.
Skärmarna, som används för både publik och intern information, sitter bland annat hos Tekniska förvaltningen,
Stadsbyggnadskontoret samt på flera skolor och vårdinrättningar.
Kommunikatör Annette Bjurström ansvarar för att lägga in
nya användare. Hon anger även vilka rättigheter dessa ska
ha. Vissa kan enbart uppdatera enstaka ytor på en enda
skärm, medan andra kan publicera till skärmar på flera olika
platser. Det går även att sätta andra typer av rättigheter gällande bland annat vilken typ av material som får publiceras,
vem som får ladda upp nya bilder och hur långa olika typer
av texter får vara.
Genom att aktivt arbeta med denna typ av rättigheter går
det att skapa trygghet för både organisationen och de en-
skilda användarna – det blir svårare för användarna att göra
fel och eventuella misstag blir begränsade ifall användaren
endast kan publicera till den lokala skärmen på den egna
arbetsplatsen.
Smart och effektiv kommunikation
– Vi har gått från ganska små verksamheter som har använt
skärmarna till att hela förvaltningar har börjat använda dem.
Det här är ett sätt att kommunicera smart och effektivt,
berättar Malin Scholtzé.
Vilka användningsområden ser ni att digitala informationsskärmar har för kommuner?
– Visuell kommunikation är jättestarkt och skärmarna är
en naturlig utveckling av hur samhället ser ut. Det finns
egentligen inga begränsningar, utan möjligheterna är hur
stora som helst. För vår del handlar frågan snarare om antal
ställen och vad vi använder tekniken till. Touchfunktionalitet
är något jag tror väldigt mycket på, säger Malin Scholtzé.
Så drar Örebro kommun nytta av digitala skärmar:
Invånare och besökare informeras via centrala skärmar i skyltfönster och receptioner.
Verksamheter sprider egen information på sina egna skärmar.
Touchskärmar låter invånarna hitta fördjupande information såsom detaljplaner.
Den interna informationen kan effektiviseras via personalskärmar.
PLAYipp AB • Gävle Slott Timmermansgatan 1 • 802 66 Gävle Sweden
Org-nr 556712-3012 • 026 - 45 50 600 • [email protected] • www.playipp.com
Kundcase: Örebro kommun
Så här organiserar Örebro kommun arbetet med sina digitala skärmar:
Ägare av systemet:
Kommunikationsavdelningen ”äger” systemet och ansvarar för
beställningar, behovsinventering samt kontakt med leverantör.
Redaktör:
Har det övergripande
ansvaret för mallar, användarrättigheter samt
struktur. Bistår även
de lokala publicerarna
med viss support.
Central redaktion:
Prioriterar samt
publicerar centralt
material. Ansvarar för
det gemensamma
mediabiblioteket.
Lokala publicerare:
Arbetar direkt i verksamheten och sköter
det dagliga arbetet
med att publicera
budskap på de lokala
skärmarna.
Från behov till kommunikation:
För att underlätta och få kontroll över beställningar inom organisationen har Örebro kommun utarbetat en rutin vid nyinstallation av digitala skärmar.
1.Verksamheten inser att de har ett behov av att kunna kommunicera via digitala skärmar.
2.Kommunikationsavdelningen kontaktas med en beskrivning av det uppstådda behovet.
3.Leverantören gör ett på plats-besök för att diskutera skärmstorlekar, placering och antal.
4.Offert lämnas och verksamheten börjar förbereda inför den kommande installationen.
5.Kommunikationsavdelningen informeras om när installationen kommer att ske.
6.Redaktören skapar användare, sätter rättigheter för dessa samt sänder över mallar.
7.PLAYipp genomför en utbildning med de nya lokala publicerarna.
8.De lokala redaktörerna börjar publicera till de skärmar och ytor som de har rättigheter till.
Sagt om PLAYipp:
Den stora fördelen med PLAYipp är att det är en webbaserad tjänst. När jag
är hemma kan jag plötsligt komma på något som jag har lovat att göra. Då
går jag enkelt in via telefonen och gör den uppdateringen.
Annette Bjurström
Kommunikatör på Örebro Kommun
PLAYipp AB • Gävle Slott Timmermansgatan 1 • 802 66 Gävle Sweden
Org-nr 556712-3012 • 026 - 45 50 600 • [email protected] • www.playipp.com
