1 Produkter och tjänster

Företagsportfölj
Shoppell
Grupp 6
Annette Hydén
Charlotte Nilsson-Ollandt
Jonna Turunen
Arcada – Nylands svenska yrkeshögskola
Helsingfors 2007
Innehållsförteckning:
Produkter och tjänster ......................................................................................................... 3
1
1.1
Hotell .......................................................................................................................... 3
1.2
Utställning .................................................................................................................. 3
1.3
Affären ....................................................................................................................... 3
1.4
Guidade shoppingturer ............................................................................................... 4
2
Shoppell .............................................................................................................................. 5
3
Regional platsdefinition och fastighet ................................................................................ 5
4
Bolagsform, kapitalbehov och finansiering ....................................................................... 6
5
Prissättning ......................................................................................................................... 7
6
Personal och personalplanering .......................................................................................... 8
6.1
Rekryteringsprocess ................................................................................................... 9
6.2
Företags presentation.................................................................................................. 9
6.3
Introduktion ................................................................................................................ 9
6.4
Utvecklingssamtal .................................................................................................... 10
6.5
Personalmotivation ................................................................................................... 10
6.6
Personalhälsovård ..................................................................................................... 11
7
Arbetsavtal ....................................................................................................................... 12
8
Löner ................................................................................................................................ 12
9
Företagets försäkringar ..................................................................................................... 13
Säkerhet ........................................................................................................................ 14
10
10.1
Säkerhetsredskap ...................................................................................................... 14
10.2
Securitas ................................................................................................................... 14
10.3
Säkerhetsplan ........................................................................................................... 14
10.4
Säkerhetsövningar .................................................................................................... 15
11
Tekniska hjälpmedel .................................................................................................... 15
12
Underleverantörer och samarbetspartners .................................................................... 16
12.1
Samarbetspartners .................................................................................................... 16
12.2
Underleverantörer ..................................................................................................... 16
13
Balanserat styrkort ........................................................................................................ 17
14
Analys av verksamheten ............................................................................................... 18
2
1 Produkter och tjänster
Vår verksamhet grundar sig på hotellverksamhet. Vi kommer främst att satsa på hotell- och
övernattningstjänsten eftersom det är grunden till vår verksamhet och som tryggar oss ett
relativt jämnt pengaflöde året om. I samband med hotellet finns en klädbutik och ett
utställningsutrymme som hyrs ut. Som biprodukt kommer vi att erbjuda guidade
shoppingturer.
1.1 Hotell
Vårt hotell är inrett i temat shopping och design. Vi satsar på differentiering och på att erbjuda
unika hotellupplevelser. Varje rum är unikt och inrett kring temat. I hotellet finns 35 rum, 10
singelrum och 25 dubbelrum varav 2 av dubbelrummen är sviter. Hotellet har en reception, en
liten morgonmålsrestaurang och en bar invid receptionen. Hotellgästerna har tillgång till
simbassäng, bubbelpool, bastu och gym. I samband med hotellverksamheten finns utrymme
för en utställning och en klädaffär.
1.2 Utställning
I samband med hotellet finns en utställning av finländsk design. Utställningsutrymmet hyrs ut
av hotellet. Utställningen varierar och byts ut med jämna mellanrum. Utställarna sköter själva
om att det finns personal där. Hotellet kan ordna t.ex. champagne för gästerna på vernissagen
men annars sköter utställarna själva allting.
1.3 Affären
Affären finns i samband med hotellet och affärsutrymmet hyrs ut av hotellet. I affären säljs
kläder av unga finländska designers. Vi vill ge unga studerande från t.ex. Taideteollinen
korkeakoulu möjligheten att sälja sina kreationer och på så sätt hjälpa dem att etablera sitt
namn på marknaden. Vi står för personalen till affären. Affären håller öppet vardagar från
klockan 9-17 och på lördagar från 10-15.
3
1.4 Guidade shoppingturer
Förutom övernattning erbjuder Shoppell även guidade shoppingturer. Dessa shoppingturer
erbjuds främst för privatpersoner, hotellgäster och för företagskunder. Det finns färdiga
”rutter” men vi skräddarsyr även på kundernas begäran speciella turer exklusivt för dem. Det
finns även möjlighet till att få en stylist med på shoppingturerna. För stylisten debiteras skilt.
Shoppingturerna är av olika längd. Det finns färdiga rutter som tar ca 3 timmar eller ca 6
timmar. I de rutter som är 6 timmar långa ingår lunch. Vi har kontrakt med 3 olika
lunchställen (som debiterar direkt Shoppell för luncherna) från vilka kunden får välja vilken
vi går till. Valet av rutt, lunchställe och stylistens medverkan måste ske minst två dagar innan
shoppingturen.
Förutom att vi skräddarsyr rutter på kundernas önskemål finns det tre färdiga paket som
kunderna kan välja emellan. Dessa tre paket kan antingen vara 3 eller 6 timmar långa.
Beroende på gruppens storlek så anpassas rutterna aningen eftersom det tar mer tid att röra sig
med en större grupp eller familj jämfört med ett par eller en ensam kvinna. Tre färdiga rutter
av endera 3 eller 6 timmars längd finna att välja mellan om man inte väljer att skräddarsy sin
egen shoppingtur:
1. Exklusiv
2. Familj
3. Casual
När något av dessa paket beställs får man ändå inte glömma att fråga kundens behov, t.ex. om
det är något speciellt som kunden söker. Det är väldigt viktigt att vi kan uppfylla kundens
önskemål, behov och föreställningar.
I den exklusiva shoppingturen besöker vi små boutiqer och mer exklusiva affärer. Kvalitet
och märke står i fokus under den shoppingturen. Vi rekommenderar en stylist med på denna
tur.
4
I familjepaketet finns någonting för alla oberoende av ålder. Vi besöker inte endast
klädaffärer utan även leksaksaffärer, elektronikaffärer och musikaffärer kan komma på
frågan. Detta paket anpassas aningen efter familjen och dess storlek.
I casual paketet besöker vi större kedjor och allmänt populära affärer. Casualpaketet är för dig
som vill ”shop til you drop” och t.ex. söker en helt ny garderob. Lämpar sig bäst som 6
timmars paket.
2 Shoppell
Affärsidé: Erbjuda hotelltjänster och sälja guidade shoppingturer till kläd- och
designintresserade
Verksamhetsplan: Verksamheten grundar sig på övernattningstjänster kring temat shopping
och design. I samband med hotellverksamheten finns en utställning och en butik.
Utställningen och butiken grundar sig kring samma tema men är av varierande slag.
Utrymmen hyrs ut till intresserade utställare och försäljare av finländskt mode och design. Till
verksamheten hör även guidade shoppingturer i centrala Helsingfors. Guidade
shoppingturerna går att skräddarsy enligt kundernas egna behov men även färdiga paket finns
i urvalet.
Vision: Bli det mest lönsamma nischhotellet i Helsingforsregionen
3 Regional platsdefinition och fastighet
Eftersom shoppell är ett design hotel och ockås erbjuder shoppingturer är det viktigt att
hotellet ligger i centrum för att minska på långa avstånd. Hotellet kommer att ligga i
Elefantkvarteret, dvs. kvarteret mitt emot domkyrkan. Eftersom husen inte har kapacitet till
större hotell kommer det bara att finnas 35 rum i hotellet. Platsen är utvald p.g.a det centrala
läget eftersom shoppell också erbjuder shoppingturer. Helsingfors stad har också andra planer
i samma kvarter, nämligen kvartert skall få nya högklassiga butiker, vilket vi anser var en av
5
orsakerna till att denna plats valdes. Liknande hotell finns inte i närheten och därför kan man
ganska långt själv bestämma priser och hurdan stil man vill ha.
Som sagt är fastigheten ett gammalt ämbetshus i Elefantkvarteret som kommer att rustas upp.
Huset har förut också varit ett hotell men ändras i ett senare skede till ett kontorshus, så
mycket jobb behövs inte göras. En grundremont skall dock göras för att hotellet skall se
modernt ut och nå dagens standarder. I nedersta våningen, gatu nivå, kommer att ligga
receptionen, lobbyn, butiken samt utställningen. På andra och tredje våningen fördelas
rummen så att på andra våningen finns 16 rum och på tredje våningen 19 rum. Huset kommer
också att få modernare säkerhetsanläggningar t.ex. ett automatiskt släcksystem.
4 Bolagsform, kapitalbehov och finansiering
Kommanditbolag är en typ av handelsbolag som drivas av två eller flera delägare. Ett
kommanditbolag ägs av en eller flera bolagsmän med begränsat ansvar, så kallade
kommanditdelägare (även kallade tysta bolagsmän). Varje kommanditdelägare har endast
ansvar för den kapitalinsats (minst 1 euro) som denne har gjort i bolaget. Bland bolagsmännen
måste finnas minst en ansvarig bolagsman. Den ansvariga bolagsmannen har obegränsat
ansvar för företagets skulder och endast dessa får vara firmatecknare vilket innebär att de har
rätt att skriva under handlingar i bolagets namn. En bolagsman får inte vara både ansvarig
bolagsman och kommanditdelägare.
Shoppell kommer att vara ett kommanditbolag. Vi har en tyst bolagsman från företaget
CapMan Real Estate, han heter Henrik Winberg och är CapMan Real Estates kommerciella
chef. CapMan Real Estate äger fastigheten och kommer dessutom att finansiera vårt hotell
med 150 000 euro. Dessutom kommer detta företag att få 30 % av vinsten vi gör. För de två
första åren har dock hotellet beräknats gå på förlust. Shoppell kommer inte att betala hyra för
fastigheten till CapMan, utan betalar en högre vinst. Efter 8 år kommer vinstprocenten att
sjunka till 18%.
Som bilaga till detta arbete finns ifyllda blanketter som krävs för att grunda ett
kommanditbolag.
6
5 Prissättning
Våra priser grundar sig på det faktumet att vi är ett designhotell i centrum av Helsingfors.
Hotellet är dock litet och hotellet erbjuder ingen rumservice dygnet runt. Våra priser är inte
lika höga som andra hotell i Helsingfors. Största orsaken till detta är att vi inte har en egen
restaurang och vi erbjuder inte rumservice vilken tid som helst på dygnet. Vårt hotell satsar
dock på design och därför kan vi ändå ha relativt höga priser. Priserna för hotellrummen är
enligt följande; enkelrum 150 €/natt, dubbelrum 174 €/natt och svit 250 €/natt. Till
rumspriserna är frukost, som serveras på hotellet, inräknat. Dessutom säljer vi även endast
frukost till personer som inte övernattar på hotellet till 15€/ person.
Priserna för shoppingturerna varierar beroende på vilken längd av shoppingtur man väljer. Vi
kan prissätta våra shoppingturer ganska lång enligt eget behov och tycke eftersom den här
slags servicen är unik i Finland. Vi har inte hittat något företag som erbjuder samma service
här i Finland som vi gör. Det närmaste landet där denna slags service erbjuds är Sverige. Den
kortare shoppingturen kostar 25 €/person/timme. Denna shoppingtur är 3 timmar lång. Den
längre shoppingturen kostar 30€/person/timme. I denna shoppingtur inkluderas en lunch i
priset. Lunchen serveras på någon av våra samarbetspartners restaurang. Denna shoppingtur
är cirka 6 timmar lång. Till denna shoppingtur rekommenderar vi att anställa en stylist som
samarbetar med hotellet. En stylist får man för en extra kostnad på 10 €/timme. Stylisten
hjälper att hitta lämpliga och välsittande kläder för alla villiga under shoppingturen. Stylisten
ger även råd om kläder samt modet.
Vi har även två andra biprodukter som består av uthyrning av utrymmen. Vårt hotell hyr ut ett
utställningsutrymme som ligger i samma byggnad som hotellet. Detta utrymme är avsett för
till exempel konstutställning eller annan designrelaterad utställning. Detta utrymme kan hyras
för en överenskommen period. Grundpriset för utrymmet är 1000 €/månad. De som hyr
utrymmet får själv bestämma om de har någon inträdesavgift, med denna eventuella avgift har
hotellet ingenting att göra. Den andra biprodukten är uthyrning av en butik samt
butikspersonal. Butiken är avsedd för att sälja designrelaterade produkter. Hyran för butiken
samt personalen är 3200 €/månad. Företaget eller personen som hyr butiken får själv behålla
all vinst som fås. Enligt våra planer kunde butiken vara en intressant investering för till
7
exempel TAIKen eftersom personal redan finns. Vi vill hjälpa unga designers att ställa ut sina
kreationer.
6 Personal och personalplanering
I företaget finns 37 anställda varav 26 heltidsanställda och 11 deltidsanställda. På hotellsidan
arbetar 33 personer och endast fyra personer arbetar på guidesidan.
Charlotte är hotelmanager och ansvarar för hotellet. Hon är också miljö- och
säkerthetsansvarig för hotellet. Jonna är marknadsföringschef och sköter om
marknadsföringen både för hotell- och guideverksamheten. Jonna sköter som
marknadsföringschef även om uthyrningen av utställningen och har 2 assistenter som hjälper
henne med marknadsföringen. Annette är guide manager, dessutom är hon guidernas miljöoch säkerhetsansvariga person.
Båda verksamhetsformerna har en gemensam bokförare och en gemensam HR manager.
Hotellet har en revenue manager som har hand om prissättningen och om internetportalerna.
Fem personer arbetar heltid i hotellets reception och tre personer arbetar i receptionen på
deltid. Dessutom finns två personer på hotellets ”back-office” som svarar i telefonen och
sköter om den dagliga e-posten som kommer till hotellet. Hotellet har en fast- och en
deltidsanställd som ansvarar för tillredningen av frukosten. Två heltidanställda och en
deltidsanställd servitör som även kokar kaffe och hjälper med mindre uppgifter på kökssidan.
Disken sköter en heltids- och en deltidsanställd om. Housekeepingen har en avdelningschef,
tre helttids- och två deltidsanställda. Hotellet ansvarar som tidigare nämnt för personalen i
affären och där finns en anställd som fungerar som chef, en heltidsanställd och en
deltdsanställd.
På guideningsverksamheten finns till en början endast en heltidsanställd guide och två
deltidsanställda guider. Stylisten är endast en samarbetspartner och kallas in vid behov.
8
6.1 Rekryteringsprocess
Rekryteringsprocessen är en krävande och en för företaget kostsam och tidskrävande process.
Det är alltså viktigt att anställa rätt person till rätt uppgift från början. Charlotte kommer att
ansvara för rekryteringen av hotellpersonal medan Annette ansvarar för rekrytering av
guiderna och valet av stylisten som fungerar som samarbetspartner. Jonna anställer själv sina
egna assistenter. Speciellt viktig position att fylla är HR manager positionen eftersom den
personen kommer att ansvara för personalplanen, introduktionen av personalen,
personalutvecklingen, den interna marknadsföringen och för arbetsturerna.
För att starta vår verksamhet krävs en hel del personal. Vi kommer att söka efter personal via
olika Internetportaler som www.mol.fi, och via annons i Helsingin Sanomat och HBL. Efter
att ha granskat alla ansökningar och cv:n kommer vi att välja ut de lämpligaste som kallas till
intervju och därefter väljs de som kommer att bli anställda av Shoppell. Efter anställning
följer utbildning och en tre månaders prövotid.
6.2 Företags presentation
När de anställda har valts skall det ordnas en välkomsttillställning för alla. Tillställningen
varar en hel dag och innehåller presentationer och fysisk rundvandring i företaget. De
anställda kommer att bli presenterade för cheferna och för medarbetarna. Dessutom
presenteras företagets olika avdelningar, företagets vision, affärsidé och strategi och hur det
väntas gå för företaget, lite siffror och statistik. Efter det är det specialisering på den
kommande egna avdelningen.
6.3 Introduktion
Introduktionen till den egna avdelningen sköts på ca 2 veckor och skall inkludera:
-
Genomgång av de vardagliga rutinerna
-
Praktisk övning av själva arbetet och ett kompendium med information om själva
arbetet och eventuella boknings- eller telefonsystem
9
-
Introduktion till de andra avdelningarna (så helhetsbild uppnås)
-
Genomgång av krissituationer och eventuella svåra situationer
-
Genomgång av den anställdas rättigheter och skyldigheter, vad som förväntas
-
Genomgång av löner, förmåner, rätt till sjukledighet etc.
6.4 Utvecklingssamtal
Efter tre månaders arbete då ”praktiktiden” tar slut, får den nyanställda ”feedback” för sitt
arbete. Då har den anställda också möjlighet att ge kritik och förbättringsförslag till företaget.
Nu har den anställda också möjlighet till mera skolning t.ex. om något annat valfritt ämne
som den anställda känner sig ”svag” i. Utvecklingssamtal hålls två gånger om året
tillsammans med den närmaste förmannen. En gång om året skall utvecklingssamtal hållas
med en lite högre förman, där även framtiden och karriärmöjligheter diskuteras.
6.5 Personalmotivation
Som tidigare nämnt är det viktigt att rekrytera rätt person till rätt uppgift. Det som följer är att
kunna behålla personalen på företaget och hålla personalen motiverad och nöjd. Enligt
Alvesson (2007: 357) är centralt för alla organisationer frågor om motiv i vid mening. Det
handlar om a) att attrahera och behålla personal, b) att stimulera denna till att utveckla sin
förmåga och c) att få denna att anstränga sig för att göra ett bra arbete. Det handlar också om
hur organisationer aktivt fokuserar eller nedtonar olika motivationselement menar Alvesson
vidare.
För att hålla personalen up to date med vad som händer kommer de högsta cheferna att hålla
veckopalaver och ge ut information om händelserna, så att de anställda har kontroll på vad
som händer på deras avdelning under veckan. Det är som en slags intern marknadsföring för
de anställda. Månadsinfon kommer att hållas av hotell- och guidemanagern för alla anställda
där de berättar hur det går för företaget ekonomiskt och vartåt de är på väg, men också
oangelägenheter kan tas upp. Krismöten skall hållas vid behov.
10
Sådant som personalen är missnöjd över kan tas upp när som helst med den närmaste
förmannen, man behöver inte vänta på följande utvecklingssamtal eller månadsmöte.
Utvecklingssamtal är även i motiveringssyfte viktiga.
Belöningssystemet och andra förmåner kommer att synas med jämna mellanrum och
uppdateras om det anses nödvändigt.
Hotellet och Shoppell kommer att ordna program för sina anställda utanför arbetstid. Man
kunde ordna mindre evenemang som exempelvis kunde vara sport aktiviteter som bowling
eller fotboll eller sociala tillställningar som picnik eller restaurangbesök.
6.6 Personalhälsovård
Arbetshälsovården är i samarbete med Diacor
Diacor
Keskuskatu 7/Mikonkatu 8
00100 Helsinki
Den anställda reserverar själv tid till läkarstationen gällande både hälsogranskningar och
enskilda sjukdomsfall. Vanlig lagstadgad arbetshälsovård kommer i kraft genast då
arbetsförhållandet inleds. Den innehåller hälsogranskning eller läkargranskning. Rätt till
personal hälsovård hör de som varit anställda minst sex månader. Förmånen är direkt
jämförbar med den arbetstid som den anställda gör. De som är på olika ledigheter som vård-,
studie och tjänsteledighet har inte rätt till arbetshälsovården. Arbetsgivare ersätter för en
sjukdomsundersökning ända upp till 135€ för en heltidsanställd. Om en heltidsanställd
använder personalhälsovården för undersökning av sjukdom för mer än 135€ debiteras den
anställda för den övergående summan. Den summan som arbetsgivaren ersätter är i direkt
proportion med den gjorda arbetsmängden.
Arbetstid
Timmar/vecka
Förmån
100-81%
38-30
Allmän läkare/undersökning
upp till 135 €, ögonläkare en
11
gång i året
80-51%
Allmän läkare/undersökning
29-19,5
upp till 67 €, ögonläkare en
gång på två år
50-21%
Allmän läkare/undersökning
19-8
upp till 34 €, ögonläkare en
gång på tre år
20%-
Vård på allmän läkarnivå
7,5-
7 Arbetsavtal
Vi använder som arbetsavtal fackföreningarnas kollektivavtal. Våra anställda hör
huvudsakligen till två olika fackföreningar. De flesta anställda hör till palvelualan
ammattiliitto, pam, medan guiderna hör till matkailualan ammattiliitto, maili. Med dem som
hör till servicebranschen sluter vi servicebranschens kollektivavtal. Till dessa kan man ge som
exempel reception anställda samt personer på chefposter. Med guiderna i sin tur sluter vi till
kollektivavtalet enligt resebranschen. Från kollektivavtalen framgår allt som är nödvändigt då
det handlar om att sluta avtal angående en arbetsplats. I avtalen framgår tydligt arbetarnas
rättigheter samt skyldigheter och arbetarna har enkelt tillgång till innehållet av avtalet.
Dessutom följer kollektivavtalen lagarna och uppdateras regelbundet av fackföreningarna.
Detta är orsaken till att vi valde kollektivavtal som våra arbetsavtal.
8 Löner
De anställdas löner följer kollektivavtalen, detta innebär att till en början får de anställda de
minimilöner som är fastställda enligt kollektivavtalet. Eftersom vi använder oss av två olika
kollektivavtal följer lönerna även två olika kollektivavtal. Detta innebär att guidernas löner
följer kollektivavtalet för resebranschen och övrig personal kollektivavtalet för
servicebranschen. Våra fastanställda, de som arbetar heltid, får en fast månadslön.
12
De fastanställdas löner är i stora drag:
Receptionen:
1505 €/månad
Köket:
1352 €/månad
Salen:
1352 €/månad
Diskning:
1340 €/månad
Biträde:
1340 €/månad
Städning:
1420 €/månad
Växeltelefonist:
1485 €/månad
Guide:
1539 €/månad
Städchef:
1650 €/månad
Förmän:
ca. 1902 €/månad
Vårt företag har även ett antal deltidsanställda som inte får en fast månadslön.
Deltidsanställdas lön grundar sig på en timlön, som varierar från 8,43 €/h till 9,47 €/h
beroende på de deltidsanställdas uppgifter. De deltidsanställda har ett avtal på 10 – 15 timmar
i veckan. Detta innebär att deras löner varierar från ca 361 €/månad till ca 601 € månad. Till
både fastanställdas och deltidsanställdas löner räknas ännu eventuella tillägg, såsom
kvällstillägg eller veckoslutstillägg, beroende på hurdana arbetsturer de anställda har haft.
9 Företagets försäkringar
Det finns många saker som hotar Shoppell och vår verksmahet. För att minska på
skaderiskerna har Shoppell köpt av Nordea Försäkringar ett försäkringspaket. Till
försäkringspaketet hör egendomsförsäkring som ersätter skador på företagets egendom,
avbrottsförsäkring som ersätter förlorat bidrag pga. avbrott i verksmaheten, ansvarsförsäkring
som ersätter person- och sakskador som företaget enligt lagen är skyldig att ersätta,
rättskyddsförsäkring som ersätter advokat- och rättegångskostnader och
produktansvarsförsäkring som ersätter person- och sakskador för utomstående. Försäkringen
är uppskattad att kosta 3000 euro per år. Då man ännu tillägger de för arbetstagarna uppköpta
försäkringar har Shoppell en väldigt bra försäkringssituation.
13
10 Säkerhet
Säkerheten är en viktig del av Shoppell. Kunderna måste känna sig trygga med företaget och
kunna lita på dess service. Till säkerheten hör mera än bara försäkringar och grundtrygghet.
Under alla tillfällen måste man veta hur många personer som finns i huset och hur många som
t.ex. är på guidade rundturer.
10.1 Säkerhetsredskap
Förutom det automatiska brandsystemet har Shoppell bestämt sig för att satsa på ett säkerhets
system som täcker brand-, stöld-, dörralarm. Alarmsystemet köps från tuotetukku.fi och de
kommer också att installera systemet. Till systemet hör allt från dörrlås till videoövervakning.
Hela paketet kostar 7540 €, dessutom köps det en sedelgranskare från Euro Counters Oy för
235 € och ett kassaskåp från Witre för 857 €. Totalt kostar säkerhetsåtgärderna 8632 €. Alla
våningar skall dessutom förses med bransläckare och en släckslang.
För akuta fall kommer det också att finnas i back officen ett sjukskåp med t.ex. koltabletter,
plåster, bandage osv. Eftersom hotellet inte har lov att dela ut medicin till kunder kommer det
inte att finnas medicin i skåpet.
10.2 Securitas
Shoppell gör ett avtal med securitas för att de sköter misstankarna om stöld, samt alarm om
t.ex. någon gått i gångarna utan lov. Securitas kommer också att sköta nattjoureringen på
hotellet. Detta betyder att de ser från sitt huvudkvarter vem som kan släppas in i byggnaden
samt vad som pågår på hotellet under nattetid. Dessutom gör de en runda på hotellet under
natten. Om en gäst har ett problem på natten ringer de först till Securitas och problemet löses i
första hand av Securitas.
10.3 Säkerhetsplan
Ifall en kris uppstår är det viktigt att alla inom företaget vet deras plats och vad de skall göra.
Om inte hotellmanagern är på plats är det i första hand HR managern eller den
14
skiftesansvariga som har ansvar för säkerheten. För att kunna utbilda personalen för olika
kriser görs en säkerhetsplan. Till säkerhetsplanen hör alla aspekter inom säkerhet såsom kris
och brand.
Se bilaga
10.4 Säkerhetsövningar
Hotellets personal kommer att djupt skolas för säkerhets situationer. En viktigt del av arbetet
är att kunna ge kunden en känsla av trygghet. Varje arbetstagare inom Shoppell kommer att
gå en en dags skolning som handlar om säkerhet. Till skolningen hör föreläsning samt
släckningsövningar. Shoppell kommer att stå för kostnaderna. Arbetstagarna skall också läsa
igenom säkerhetsplanen och där efter kvittera att de läst materialet. Materialet skall läsas på
nytt var tredje månad. Om personalen försummar detta kommer en skriftlig varning att
utgivas. Om det finns intresse kommer också en första hjälps kurs att ordnas. Under kursen får
personalen en bild över hur man kan hjälpa kunderna vid akuta fall som. t.ex. vid en
sjukdomsattack eller en olycka.
11 Tekniska hjälpmedel
För att kunna hålla hotellet igång och kunna erbjuda kunderna extra tjänster behövs vissa
tekniska hjälpmedel. I receptionen kommer det att finnas 3 datorer, som kommer att hjälpa
receptioneisterna att ckecka in och ut kunderna. Programmet som används för detta är
OPERA enterprise solution (OES) som säljs av Micros-Fidelio. Programmet har också en
kassafuntion och med den kan man göra många oliak praktiska saker för hotellet.
Installeringen och programmet kostar Shoppell 2000 euro.
För att kunderna skall kunna använda TV:na i rummet kommer ett paket att köpas från Otrum.
Detta system kommer att inneha 9 gratiskanaler och en infokanal, dessutom 5 köpkanaler,
med t.ex. filmer. Dessutom kommer man att kunna programera väckning via Tv:n och få
information om t.ex. en brand. Otrums system kommer att införlivas i OES systemet.
15
Shoppell behöver musik för sin lobby och därför har vi gjort ett kontrakt med Viihdeväylä Oy
som vi köper Maestro musikpaketet av. Detta musikpaket kostar 500 euro. Viihdeväylä Oy
har kontrakt med Teosto så vi behöver inte göra skilt kontrakt med dem, utan det får vi då vi
köper Maestro
12 Underleverantörer och samarbetspartners
För att hotellet och resten kunde fungera kommer vi att ha vissa samarbetspartners som vi gör
kontrakt med. Med desssa samarbetspartners gör vi ett tätt samarbete för att få alla delar att
fungera.
12.1 Samarbetspartners
Ett företag kan ha flera samarbetspartners som man har kontakt med. Samarbetspartner har
vanligen ett kontrakt men inte som huvud- och underleverantör. Shoppells samarbetspartners
är: TAIK - Taideteollinen Korkeakoulu vars elever inreder hotellet och hotellrummen.
Lunchrestaurangerna i samband med de längre guidade turerna arbetar även i samarbete med
Shoppell. Säkerhetsfirman Securitas och hälsovårdsstationen är två övriga samarbetspartners.
Luottokunta, amex, diners är viktiga när det gäller att kunna ta emot betalningar av kunderna.
Övriga är CapMan, Nanso, Ivana Helsinki, Della Marga, Hugo Boss.
12.2 Underleverantörer
Våra underleverantörer är företag, som förbinder sig att utföra kraven i Shoppells kontrakt.
Underleverantörerna anställs av en Shoppell för att utföra olika tjänster, som är en del av
Shoppell helheten. Shoppells underleverantörer är: Otrum (TV), Vaasan & Vaasan
(morgonmålsprodukter), Alko (minibarer och lobbybar), Viihdeväylä Oy. Dessutom har vi en
tvättfirma som fungerar som underleverantör till Shoppell.
16
13 Balanserat styrkort
Det balanserade styrkortet (BSC) är ett koncept för strategisk styrning som ursprungligen togs
fram av Dr. Robert Kaplan & David Norton. Det balanserade styrkortet utvecklades efter
upptäckten att enbart mäta finansiella mått inte ger ledningen en bra bild av hur verksamheten
går. Ett antal perspektiv, vid sidan om det finansiella, togs fram för att ge en mer balanserad
bild av hela verksamheten.
Med hjälp av det balanserade styrkortskonceptet, kan företag och andra organisationer bryta
ner vision och strategi till aktiviteter och styrtal. Det balanserade styrkortet ger återkoppling
till hur verksamheten går på alla områden och nivåer.

Finansiella perspektivet (finansiell ställning, lönsamhet)

Kundperspektivet (kund nöjdhet, marknadsandelar)

Lärande och utvecklingsperspektivet (innovationsintensitet, nya produkters andel av
försäljning)

Interna processer (ledtider, kvalitetsnivå)
Finansiella perspektiv: Vår vision är att bli det mest lönsamma nischhotellet i
Helsingforsregionen vilket kräver en hög beläggningsprocent av Shoppell. 65 %
beläggningsprocent är den siffra som vi utgår ifrån när vi grundar vår verksamhet men som
mål har vi en beläggningsprocent på närmare 80.
Kundperspektiv: Shoppell strävar efter att med jämna mellanrum utföra olika kund
nöjdhetsundersökningar och analysera dem noga och eventuellt utföra förändringar ifall det
behövs. Reklamationernas antal får inte överstiga 10/månad. På reklamationer svarar den
avdelningschef reklamationen angår. Chefen kontaktar först de anställda som är inblandade i
reklamationen, utreder saken med dem, kollar om kunden verkligen har rätt och efter det först
kontaktar kunden om eventuell ersättning.
Lärande och utvecklingsperspektivet: Shoppel strävar efter att med jämna mellanrum försöka
utnyttja sina anställda till fullo och ordna olika slags innovationstävlingar där den anställda
som kommer på den bästa nya idén som kan förverkligas kan få ett pris. Dessutom strävar
Shoppell att vara en slags trendsättare och vara steget före de andra nischhotellen. Shoppell
17
får inte i något skede känna sig trygg och inte hotad utan man är tvungen att hela tiden vara på
alerten och följa med konkurrenterna och kundernas beteende. Helst även vara steget före
båda.
Interna processer: Eftersom ledningen inte har så stor erfarenhet av liknande uppgifter ordnas
för dem olika utbildningstillfälle. Man försöker även använda sig av så verkliga situationer
som möjligt. Så verklighetstrogen miljö som möjligt försöker man utnyttja både när det gäller
utbildningen av ledningen och av de anställda. Dessutom utförs en undersökning per år om
ledningsgruppen som de anställda får svara på och ge konstruktiv feedback och olika
förbättringsförslag tas emot. Dessutom görs en gång i året även en atmosfär undersökning där
de anställdas motivation och atmosfären på arbetsplatsen undersöks. Svaren gås igenom
noggrant och eventuella åtgärder görs.
14 Analys av verksamheten
Vi har valt att analysera vår situation för företag samt våra strategier med hjälp av en PESTanalys. En PEST-analys är en omgivningsanalys i vilken man beaktar politiska faktorer,
ekonomiska faktorer, socio-kulturella faktorer samt teknologiska faktorer. En PEST-analys
berättar för oss hur dessa faktorer påverkar den branschen som företaget verkar i.
Till de politiska faktorerna hör faktorer såsom lagstiftning. Om nya lagar angående
inkvarteringsbranschen stiftas går det inte att undvika att de påverkar även vårt företag. Nya
lagar angående prissättningen på branschen leder till att vi måste göra om vår prissättning.
Även lagar angående löner leder till att vi måste ändra på våra anställdas löner samt eventuellt
fundera om vår prissättningsstrategi. Nya lagar angående säkerheten påverkar även oss i form
av vår säkerhetsplan samt övervakning på hotellet. Andra lagar som påverkar oss är till
exempel lagar som berör miljövänligheten. Sådana lagar är det mycket möjligt att det stiftas
på grund av att människans miljömedvetenhet ökar. Dessa lagar kan påverka vårt
avfallshanteringssystem samt lagring av avfall. Detta kan medföra ökade kostnader samt
behov av andra utrymmen till avfallshanteringen.
18
Ekonomiska faktorer är bland annat faktorer såsom ändring av skatterna samt ändring av
priser. Då det sker en skatteförändring påverkar detta direkt vårt företag. Handlar det om
skatteförhöjningar höjs bland annat inköpspriser som leder till att vi gör mindre vinst. I detta
fall måste vi fundera om vår prissättning och eventuelle höja priserna på våra tjänster samt
produkter. Handlar det i sin tur om en sänkning av skatterna påverkar det eventuellt våra
priser också. Vi kan antingen behålla våra priser och göra en större vinst eller sänka våra
priser. Det är möjligt att vi måste i detta fall sänka priserna på grund av påtryckning av
kunderna samt samhället. Då det handlar om prisförhöjningar är inverkan ganska likadan som
vid skatteförhöjningar. Detta innebär att bland annat inköpspriserna stiger och då måste vi
höja våra försäljningspriser för att behålla vår vinstmarginal.
Till de socio-kulturella faktorerna hör bland annat samhällets köpbeteende samt så kallade
överloppspengar hos folket. Köpbeteendet påverkar kanske främst populariteten hos våra
shoppingturer. Är köpbeteendet högt använder sig människorna gärna av den service vi
erbjuder dem. Detta beror på att vi gör det enkelt för människorna att hitta de bästa butikerna
och även erbjuder hjälp av en stylist. Minskar köpbeteendet vill kanske inte människorna gå
på shoppingturer och speciellt inte betala extra för dem. Då köper människorna det de behöver
och detta utgör inte en njutning åt dem. Även antalet sålda hotellrum minskar då köpbeteendet
minskar eftersom människorna inte har behov av att komma bort från vardagen, utan stannar
hellre hemma. Köpbeteendet och överloppspengar hos folket går hand i hand. Detta innebär
att köpbeteendet ofta stiger då det finns mera pengar och sjunker då det finns mindre pengar.
Även effekten av dessa båda går hand i hand. Då människor har mycket pengar som blir över
vill de ha lite lyx i sitt liv och kan komma till vårt hotell för att slippa vardagen samt delta på
våra shoppinturer för att skämma bort sig själva och sina vänner. Shoppinturerna är även en
bra möjlighet för människor att slösa sina pengar som blivit över. Speciellt kvinnor kan se
våra shoppingturer som ett bra alternativ. Då folkets överloppspengar minskar är effekten den
motsatta. Detta innebär att människor inte behöver eller har råd till att skämma bort sig själva,
utan de nöjer sig med sin vardag.
Till de teknologiska faktorerna kan räknas nya vindar inom tekniken samt nya tekniska
hjälpmedel. Ett exempel på dessa kan man nämna de elektroniska distributionskanalerna. Då
teknologin ändras är det bäst att följa med annars blir man efter sin tid. Detta innebär att vårt
företag måste hänga med i tiden även om detta innebär anskaffning av nya tekniska
hjälpmedel och maskiner. Detta i sin tur kan medföra kostnader för företaget. Då det handlar
19
om teknologi är det ofta så att satsningar på nya hjälpmedel betalar sig tillbaka under årens
lopp. Vårt företag skall dock inte gå med på varje förändring, utan det gäller att sätta tid på att
analysera förändringen samt behoven av förändring och eventuella resultat av förändringen.
Dessutom lönar det sig att följa med vad konkurrenterna gör för att inte bli gammalmodig.
Tekniska hjälpmedel kan även leda till ändrat behov av personal. Vissa tekniska hjälpmedel
kan ersätta en del av personalen och då innebär det eventuellt en minskning av kostnader,
speciellt lönekostnader.
20