[Företagets namn] presenterar:
®
Microsoft Office
®
SharePoint Server 2007utbildning
Excel Services I: Grunderna
Kursens innehåll
• Översikt: Dela kalkylbladen
• Lektion: Spara en arbetsbok på en SharePointwebbplats
I lektionen finns några frågor som testar om du har
förstått materialet.
Excel Services I: Grunderna
Översikt: Dela kalkylbladen
Med hjälp av Excel Services kan du
publicera ett Microsoft Office Excel®
2007-kalkylblad på SharePointwebbplatsen.
Där kan flera personer få åtkomst till
kalkylbladet samtidigt med hjälp av
webbläsaren.
I den här kursen, som är den första i
en serie, presenteras grunderna i
Excel Services, som ingår i Microsoft
Office SharePoint® Server 2007
Enterprise.
Excel Services I: Grunderna
Kursens mål
• Lära sig att publicera kalkylblad på en SharePoint Server
2007 Enterprise-webbplats.
• Veta hur andra kan visa och hantera kalkylblad i Excel
Services med en webbläsare, i stället för att öppna filer i
Excel-programmet.
Excel Services I: Grunderna
Lektion
Spara en arbetsbok på en
SharePoint-webbplats
Spara en arbetsbok på en SharePoint-webbplats
Vi antar att du är ansvarig
för en Excel-rapport,
liknande Adventure Works
försäljningsinformation som
visas här. Du behöver lägga
informationen på
SharePoint-webbplatsen så
att andra i företaget kan
använda den.
Du vill att andra ska kunna visa och arbeta med
informationen, men inte att de ska kunna redigera den
ursprungliga informationen i Excel eftersom
arbetsboken är huvudversionen, som inte får ändras.
Vad kan vara en bra lösning på problemet? Excel
Services.
Excel Services I: Grunderna
Introduktion till Excel Services
Här är samma
arbetsbok i Excel
Services på en
SharePoint-webbplats.
Men vad är Excel
Services?
Excel Services är en interaktiv webbvy för kalkylblad – ett sätt
att visa data i webbläsaren i stället för att använda Excel.
Det som visas liknar Excel-programmet, men är inte det. För att
kunna titta på ett kalkylblad i Excel Services behöver man inte
ens ha Excel installerat, bara en webbläsare.
Excel Services I: Grunderna
Introduktion till Excel Services
Fördelarna med Excel Services:
• Ingen kan skriva direkt i arbetsboken när den visas i Excel Services,
så du behöver inte oroa dig för att andra ändrar data när de visas
online.
• Om du behöver göra ändringar kan du redigera och spara den
ursprungliga filen i Excel. Då uppdateras versionen i Excel Services
automatiskt.
• Du behöver inte låta alla se allt i en arbetsbok. När du använder
Excel Services kan du skydda vissa data. Formelresultat visas till
exempel, men inte de underliggande formlerna.
Excel Services I: Grunderna
Använda Excel Services
Du börjar med att
publicera en fil i ett
SharePointdokumentbibliotek, en
plats för delade filer
på en SharePointwebbplats.
Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp.
I Excel klickar du på Microsoft Office-knappen
pekar på Publicera och klickar sedan på Excel
Services.
Animeringen visar processen därefter.
,
Excel Services I: Grunderna
Använda Excel Services
Du börjar med att
publicera en fil i ett
SharePointdokumentbibliotek, en
plats för delade filer
på en SharePointwebbplats.
I Excel klickar du på Microsoft Office-knappen
,
pekar på Publicera och klickar sedan på Excel
Services.
Sedan skriver du in webbadressen för
dokumentbiblioteket där du vill publicera filen, och
publicerar Excel-arbetsboken i biblioteket.
Excel Services I: Grunderna
Hur använder andra arbetsboken i Excel Services?
Nu när kalkylbladet
har publicerats i
dokumentbiblioteket
kan du tala om för
andra att de kan gå dit
och visa rapporten i
Excel Services.
Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp.
Men hur gör andra om de vill visa den i Excel Services?
Animeringen visar hur Tanja på ekonomiavdelningen
och Richard på marknadsföringsavdelningen kan titta
på informationen.
Excel Services I: Grunderna
Hur använder andra arbetsboken i Excel Services?
Nu när kalkylbladet
har publicerats i
dokumentbiblioteket
kan du tala om för
andra att de kan gå dit
och visa rapporten i
Excel Services.
Men hur gör andra om de vill visa den i Excel Services?
I SharePoint-dokumentbiblioteket klickar de på nedpilen
bredvid filen och sedan på Visa i webbläsaren för att
öppna filen i Excel Services.
Excel Services I: Grunderna
Om de vill göra mer
Vad händer om någon
vill använda en Excelfunktion som inte finns
i Excel Services?
Det kan de göra
genom att öppna en
ögonblicksbild i
Excel.
En ögonblicksbild är en begränsad version av
kalkylbladsinformationen i Excel.
Om du vill öppna en ögonblicksbild från Excel Services,
klickar du på Öppna och sedan på Ögonblicksbild i
Excel.
Excel Services I: Grunderna
Behöver du göra ändringar?
När du går igenom
försäljningsinformation
en ser du ett fel som
måste åtgärdas.
När du redigerar
arbetsboken i Excel
uppdateras
informationen i Excel
Services automatiskt.
Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp.
Animeringen visar hur du gör ändringar och hur någon
som har filen öppen kan visa dina ändringar.
Excel Services I: Grunderna
Behöver du göra ändringar?
När du går igenom
försäljningsinformation
en ser du ett fel som
måste åtgärdas.
När du redigerar
arbetsboken i Excel
uppdateras
informationen i Excel
Services automatiskt.
I SharePoint-biblioteket klickar du på pilen bredvid filen och
sedan på Redigera i Microsoft Excel. Gör sedan ändringarna.
Om någon samtidigt tittar på informationen i Excel Services kan
de klicka på Läs in arbetsbok igen under Uppdatera i
webbläsaren så visas den senaste versionen.
Excel Services I: Grunderna
Förhindra att vissa personer redigerar
Du fick precis se en
animering av hur du
kan redigera ett
kalkylblad med
kommandot Redigera
i Microsoft Office
Excel, som visas på
bilden.
Men vad gör du om du vill att vissa personer inte ska
kunna redigera filen? Finns det ett sätt att dölja det
kommandot för vissa personer?
Ja.
Excel Services I: Grunderna
Förhindra att vissa personer redigerar
SharePointbehörigheter, som
beviljas av
webbplatsägare, kan
ange om kommandot
ska visas för en viss
person.
1
Personer i grupperna Ägare och Medlem har behörighet
att redigera filer i Excel. I SharePoint kan de se
menykommandot Redigera i Microsoft Office Excel.
2
Personer i grupperna Besökare och Läsare ser inte
kommandot Redigera i Microsoft Office Excel, så de
kan inte redigera SharePoint-filer.
Excel Services I: Grunderna
Skillnader mellan de två miljöerna
Arbetsböcker som
innehåller vissa
funktioner kan inte
publiceras i Excel
Services.
Du kan till exempel inte visa skyddade arbetsböcker
eller arbetsböcker som innehåller länkade eller
inbäddade objekt.
Meddelandet i exemplet visas när formler i en arbetsbok
visas i celler i stället för formelresultat.
Excel Services I: Grunderna
Skillnader mellan de två miljöerna
Om du ser till att
kryssrutan Öppna i
Excel Services är
markerad i dialogrutan
Spara som får du
direkt veta om en fil
innehåller funktioner
som inte stöds.
När du publicerar en fil som ska öppnas i webbläsaren
på webbplatsen visas ett meddelande som liknar det på
bilden.
Excel Services I: Grunderna
Vad du behöver
Som du har sett
använder du
kommandot Excel
Services i Excel 2007
när du vill publicera en
fil som ska användas i
Excel Services.
Kommandot Excel Services visas dock bara om någon
av följande sviter har installerats:
• Microsoft Office® Professional Plus 2007
• Microsoft Office® Enterprise 2007
• Microsoft Office® Ultimate 2007
Excel Services I: Grunderna
Vad du behöver
Du måste också ha
åtkomst till en
SharePoint Server
2007 Enterprisewebbplats.
Hur vet du om du har
SharePoint Server
2007 Enterprise?
Det är en vanlig fråga. Försök att publicera en fil med
Excel Services enligt instruktionerna i den här kursen.
Om det inte fungerar frågar du den som är ansvarig för
servern, eller IT-avdelningen.
Excel Services I: Grunderna
Nästa kurs i serien
Nu har vi gått igenom
hur du använder Excel
Services om allt är
konfigurerat och klart.
I nästa kurs i serien
får du veta vad du ska
kontrollera om allt inte
är konfigurerat och
klart.
I "Excel Services II: Krav, rekommendationer och
behörigheter":
• Webbplatsägare får lära sig att konfigurera ett
dokumentbibliotek för Excel Services-filer.
• Allt om SharePoint-grupper som användare kan tillhöra: Ägare,
Medlemmar, Besökare och Läsare.
Excel Services I: Grunderna
Fråga 1
Det går att redigera information i Excel Services. (Välj ett
svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Excel Services I: Grunderna
Fråga 1: svar
Falskt.
Det går inte att skriva i celler för att ändra data medan de visas i Excel
Services.
Excel Services I: Grunderna
Fråga 2
Läsare måste ha Excel installerat på datorn om de ska kunna
visa data i Excel Services. (Välj ett svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Excel Services I: Grunderna
Fråga 2: svar
Falskt.
Excel behövs inte. Med Excel Services räcker det med en webbläsare
för att kunna visa data på en SharePoint-webbplats.
Excel Services I: Grunderna
Fråga 3
Om någon filtrerar en pivottabellrapport i Excel Services kan
ingen andra se det nya filtret. (Välj ett svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Excel Services I: Grunderna
Fråga 3: svar
Sant.
Ingen ser någon annans arbete med data, och det nya filtret sparas inte.
Excel Services I: Grunderna
Snabbreferens
En sammanfattning av de uppgifter som togs upp i kursen
finns i Snabbreferens.
Excel Services I: Grunderna
