GOOGLE APPS FOR EDUCATION
#iSJÖBO
INFORMATION TILL
PERSONAL
Familjeförvaltningen
20150819
DIGITALISERING
#iSJÖBO
Skolans styrdokument, vår läroplan och kursplaner ställer krav på digitalisering och vi ser den enorma potential som de digitala verktygen erbjuder för
elevernas lärande. Ur ett inkluderings- och likvärdighetsperspektiv är dator/
lärplatta en stor resurs då material blir tillgängligt för alla genom bland annat
uppläsning, översättning och språkhjälp.
Sjöbo kommun ger alla elever god tillgång till digitala verktyg för sitt skolarbete. Från förskoleklass till årskurs 3 har eleverna tillgång till 1 lärplatta per 2
elever. Från årskurs 4 erbjuds en dator/lärplatta per elev. Framöver* kommer eleverna i årskurs 7-9 att få möjlighet att låna en ”egen” dator vilken de
även kommer att få lov att ta hem.
Det digitala utbudet utvecklas hela tiden och vi strävar efter att hitta lösningar som är smidiga, enkla och som underlättar arbetet för både elever och pedagoger.
Sjöbo kommun följer nu flera andra kommuner i Sverige och världen som använder Google Apps For Education (GAFE). Google erbjuder kostnadsfritt skolor ett antal molnbaserade verktyg som stödjer en formativ undervisning och
förbättrar och förenklar samarbetet mellan elever och pedagoger. Verktygen i
GAFE kommer att vara ett komplement till Edwise.
*Storkskolan är först ut och där kommer eleverna i årskurs 7-9 att få låna
var sin Chromebook (bärbar dator som bygger på Googles verktyg) från hösten 2015. Under 2016/17 kommer eleverna (7-9) på Färsingaskolan och
Emanuelskolan att erbjudas detsamma.
20150819
2
MOLNET –VAD ÄR DET?
Molntjänster innebär att tjänster och verktyg levereras över Internet, “i molnet”,
utan att särskild programvara behöver installeras på datorn. Edwise och Google
Apps For Education är molntjänster som vi använder i vår kommun.
Allt fler kommuner, myndigheter och företag använder sig av molntjänster idag, eftersom användaren är oberoende av tid, plats och specifik dator för att komma åt
sitt arbete.
För skolans del innebär det att arbete som finns i GAFE och på Edwise finns tillgängligt för elever och pedagoger oavsett vid vilken tid, eller från vilken plats man loggar in för att arbeta, så länge det finns en tillgänglig internetuppkoppling i dator,
lärplatta eller mobiltelefon.
Verktygen i GAFE används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och
planering kring skolarbetet. Avtalet med Google följs upp kvartalsvis av Familjeförvaltningen i Sjöbo.
20150819
3
PERSONUPPGIFTER OCH PUL
All information som går att koppla till en spe-
För detta ändamål lämnas uppgifter om an-
cifik individ räknas som en personuppgift. Hur
vändarnas namn, personnummer samt klass/
personuppgifter får behandlas anges i Person-
grupptillhörighet ut från vår elevdatabas
uppgiftslagen (PuL), som är till för att skydda
Procapita. Dessa personuppgifter lämnas inte
den personliga integriteten.
vidare till annan part, utan har som enda
syfte att skapa användarkonton och en organisationsstruktur på grupp och klassnivå för
skolorna.
Skolans personal får utbildning och information om PuL och vilka riktlinjer som gäller när
Skolan behandlar på olika sätt elevernas personuppgifter i databaser, register och ITsystem. Det är nödvändigt för att såväl myndighetsutövning (t.ex. betyg), pedagogisk administration (t.ex. närvaro) och pedagogiskt
arbete (t.ex. GAFE) ska fungera. Detta är till-
För att skolan ska kunna använda olika
molntjänster krävs att en del information om
användare lämnas över till molntjänstleverantören. Detta regleras i ett biträdesavtal,
som enligt Personuppgiftslagen (PuL) tydligt
anger vilka uppgifter som lämnas ut, var de
lagras och hur länge uppgifterna sparas.
Sjöbo kommun har ett biträdesavtal med
Google för att kunna skapa användarkonton
och en skolorganisation i vår GAFE-domän
@edu.sjobo.se. Vi har även biträdesavtal
med Edwise för att hantera individuella utkunskapskrav.
20150819
När en personal avslutar sin anställning, elev
slutar skolan eller flyttar från kommunen avslutas användarkontot och både personuppgifter och arbetsmaterial raderas.
Om du som personal vill ha kvar dokument,
låtet enligt PuL.
vecklingsplaner,
vi behandlar personuppgifter.
skriftliga
omdömen
och
bilder eller annat som finns sparat inom ramen för ditt @edu.sjobo.se-konto måste du
själv flytta detta till ett privat konto innan du
slutar!
Personuppgiftsansvarig är Familjenämnden i Sjöbo kommun, 0416-27 000
Personuppgiftsombud för Familjenämnden är kanslichef Helén Odéen, 0416-27 000
Om du har frågor, vill få ett registerutdrag eller rättelse kring dina personuppgifter (enl. PuL 25§):
Jeanette Fjellström, registrator och nämndssekreterare, familjeförvaltningen.
0416-27 000, Jeanette.Fjellstrom(at)sjobo.se
4
STRUKTURERAT & OSTRUKTURERAT
MATERIAL
All hantering av personuppgifter som hanteras
i
skolans
databaser
och
IT-system
och
Twitter
räknas
som
ostrukturerat
material.
(Procapita, Edwise och GAFE) räknas som
Lättnaden innebär att vardaglig ostrukture-
strukturerat material och lyder strikt un-
rad behandling i princip får utföras fritt så
der PuL.
länge man inte kränker den uppgifterna av-
För att underlätta så kallad vardaglig hantering av personuppgifter som inte medför integritetsrisker enligt PuL infördes 2007 viss
publicering av bild och text på bloggen) är
kränkande eller inte så behöver man i varje
enskilt fall göra en samlad bedömning av hur
lättnad i hanteringsreglerna.
Lättnaden gäller ostrukturerat
ser. För att avgöra om en behandling (t-ex.
material
som till exempel löpande text i ordbehandling och på Internet, ljud- och bildupptagningar och korrespondens per e-post. Det
gäller även på sociala medier. Löpande text
och onamnade bilder på bloggar, Facebook
känsliga uppgifterna är, i vilket sammanhang
de förekommer, för vilket syfte de behandlas, vilken spridning de har fått eller riskerar
att få, samt vad behandlingen kan leda till.
Du får aldrig publicera någonting alls
kring barn med skyddad identitet.
HUR KÄNSLIGA ÄR UPPGIFTERNA?
Som känsliga uppgifter räknas, enligt 13 §
PUL, personuppgifter som avslöjar: ras eller
etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös
Integritetskänslig, Sekretessbelagd eller
på annat vis känslig information ska inte
laddas upp eller skapas i GAFE.
eller filosofisk övertygelse, medlemskap i
*Observera att detta gäller uppgifter som
fackförening, uppgifter som rör hälsa eller
beskriver en helhetsbild av elevens utveckl-
sexualliv.
ing. Att i uppgifter som rör specifika kun-
Som integritetskänslig information räknas bland annat: personuppgifter som rör
elevs personliga förhållanden, t ex uppgifter
som rör hens kunskapsmässiga eller sociala
utveckling*, beskrivningar om hemförhållan-
skapsmål ge konkret feed-back till eleven,
gällande hur långt hen har kommit i förhållande till målen, räknas inte som integritetskänsligt, utan är precis det som GAFE ska
användas till.
den, beskrivningar om relationer mellan elever.
20150819
5
RÄTT SAK I RÄTT SYSTEM
Vi använder olika system för olika syften i
skolan. Som tankemodell kan det vara bra
att skilja på myndighetsutövning, pedagogisk administration och pedagogik, så
att vi lägger rätt information i rätt verktyg.
Myndighetsutövning är i princip alltid integritetskänslig information, det kan vara
betygssättning, beslut om särskilt stöd och
åtgärdsprogram. (Edwise)
Pedagogik ska inte vara integritetskänslig
information utan är material som rör undervisningen, faktasök, digitala läromedel, verktyg som stödjer lärprocessen. (GAFE)
Generellt sett ska det som kategoriseras som
myndighetsutövning och de delar inom den
pedagogiska administrationen som innebär
integritetskänslig information aldrig hamna i
GAFE-verktygen.
Pedagogisk administration är i fler fall integritetskänslig information, det kan vara
frånvarohantering, klasslistor, scheman, epost, IUP och skriftliga omdömen. (Edwise)
LÖSENORD OCH HANDHAVANDE
En styrka med GAFE och Edwise är att tillgängligheten är stor. Du kan logga in på ditt
konto från i princip vilken dator eller mobilenhet som helst, genom i princip vilken
webbläsare som helst.
Systemet är endast så säkert som användarnas hantering av lösenord och inloggning.
Det betyder att om du är inloggad på din da-
På
en
PC
ctrl+alt+del
låser
du
->
“Lås
genom
att
datorn”.
trycka
På
en
Chromebook stänger du locket och loggas då
automatiskt ut. Datorn låses enkelt upp igen,
genom att du anger ditt lösenord.
Har du lösenkod på din iPad räcker det att du
trycker på viloknappen. I annat fall måste du
logga ut.
tor och lämnar den öppen och olåst så kan
När du loggar in från en extern dator är det
obehöriga komma in i systemet och eventu-
viktigt att du (1) inte låter webbläsaren
ellt orsaka problem. Att detta skulle hända
spara ditt lösenord och (2) loggar ut när du
ses som den enskilt största säkerhetsrisken i
är klar.
användandet av både GAFE och Edwise.
Därför ska du alltid låsa din dator då du
lämnar den.
20150819
6
GOOGLE APPS FOR EDUCATION
Verktygen i GAFE är utmärkta stöd i lärprocessen och gynnar all form av kommunikation, samarbete och gemensamt lärande för
lärare och elever. Dessutom fungerar GAFE
mycket bra som en del av ett formativt arbetssätt i undervisningen.
Med GAFE får både elever och personal en epost att använda i det pedagogiska arbetet.
Du som personal kommer att fortsätta använda ditt @sjobo.se -konto som din huvudsakliga e-post i ditt arbete.
Dela i molnet. Spara arbetsfiler på Drive,
öppna dem på vilken enhet som helst och dela
dem direkt. Nu slipper du skicka bilagor eller
slå samman olika versioner.
Effektivisera klassen. Skapa, dela och betygsätt uppgifter enkelt. Classroom hjälper dig
hålla ordning på lektionerna och förbättra
kommunikationen med eleverna.
Ett konto genom Google Apps For Education
skiljer sig en hel del från ett privat Googlekonto.
En stor skillnad är att i GAFE ägs all data av
I GAFE kan du:
Samarbeta i dokument. Skapa och redigera
kunden (Sjöbo kommun) och får inte genom-
dokument, kalkylark och presentationer direkt
sökas eller användas till någonting av Google
i webbläsaren. Flera personer kan arbeta sam- och är fritt från reklam till skillnad från privata
konton.
tidigt och alla ändringar sparas automatiskt.
EDWISE
Edwise hjälper skolan att hantera pedagogisk
att publicera färdiga dokument (planer
administration och dess integritetskänsliga in-
kring verksamheten)*
formation. Hit har även vårdnadshavare konto
och genom Edwise kan vårdnadshavare följa
olika möten. *
Minnesanteckningar och protokoll från
sitt barns skolgång. Edwise används till;
att registrera elevernas närvaro och
*dessa dokument kan vara utan integritets-
frånvaro,
känslig information och får då lov finnas i
GAFE.
utvecklingssamtalsprocessen. Här finns
lösningar för att boka utvecklingssamtalstid
med vårdnadshavare samt för dokumentat-
Tänk på att skriftliga omdömen om elever ska
ion före, under och efter samtalet.
alltid skrivas med hänsyn till PuL. Känsliga
uppgifter, värderingar eller åsikter om person
Elevens IUP, information om särskilda
anpassningar och åtgärdsprogram,
är inte tillåtet, omdömen ska förhålla sig till
att skriva omdöme och sätta betyg,
styrdokumentens uppdrag. Det är till exempel
information till vårdnadshavare och per-
inte okej att kalla någon lat, men det går bra
sonal,
att skapa pedagogiska planeringar kopp-
lade till målen i läroplan och kursplaner*,
20150819
att skriva att samma person inte kommit i tid.
Formuleringar skrivs alltid med hänsyn till
individens integritet - håll fokus på fakta.
7
