Uppförandekod

Uppförandekod
Vår vision
Ett företag där de bästa människorna vill arbeta.
Världsledaren inom kemisk distribution, som ger enastående
kontakt mellan kunder och leverantörer.
2
Univars vägledande principer
Vi värdesätter relationer, att behandla kunder och leverantörer
som långsiktiga partner och varandra med öppenhet och
respekt.
Vi lyckas genom prestation, fokuserande på förstklassigt
utförande, produkttillgång, optimerad logistik och produktivitet.
Vi utvecklas av vinstgivande tillväxt, att söka nya marknader
och nya möjligheter, kontinuerligt förnya oss för att vara
distributören som väljs.
Och eftersom vi är Univar gör vi allting säkert, och med
integritet.
3
Innehåll
Vår vision ..................................................................................................................................... 2
Univars vägledande principer.................................................................................................. 3
Ärligt och etiskt uppförande.................................................................................................. 6
Efterlevnad av lagar, förordningar och regler...................................................................... 6
Internationella affärsaktiviteter.............................................................................................. 6
Iaktta koden och Univar-policy.............................................................................................. 6
Öppen dörr-policy............................................................................................................................... 7
Missbruk.................................................................................................................................................... 7
Våld på arbetsplatsen................................................................................................................ 8
Diskriminering och trakasserier....................................................................................................... 8
Skydd mot vedergällning................................................................................................................... 8
Skydda Univars tillgångar och information................................................................................ 9
Efterlevnad vid import och export....................................................................................... 9
Immateriell egendom................................................................................................................ 9
Statliga kontrakt.................................................................................................................................... 10
Antikorruption: Gåvor och affärsrepresentation..................................................................... 11
Miljöhälsa och säkerhet............................................................................................................ 11
Bolagsansvar och hållbarhet............................................................................................................. 11
Insideraffärer........................................................................................................................................... 12
Finansiell rapportering och redovisning...................................................................................... 12
Registerföring........................................................................................................................................ 12
Kartell och sund konkurrens............................................................................................................ 12
Undvika intressekonflikter................................................................................................................ 13
Konfidentialitet och dataskydd...................................................................................................... 13
Standard för sociala medier............................................................................................................ 14
Hemlighållande..................................................................................................................................... 14
Alertline för efterlevnad och etik................................................................................................. 15
Ansvarsfriskrivning............................................................................................................................... 15
4
Univars engagemang i integritet
Ärligt och etiskt uppförande
Göra allting säkert, och med integritet innebär att vi måste
uppföra oss själva på ett ärligt, lagligt och etiskt sätt. Att
fatta etiska beslut kräver vårt bästa omdöme.
Vår uppförandekod täcker kanske inte alla frågor som vi
kan ställas inför men den ger riktlinjer för hur man arbetar
med arbetskollegor, kunder och affärspartners, såväl som
hanterar etiska frågor eller frågor relaterade till
överensstämmelse, vilka kan uppkomma på jobbet.
Denna uppförandekod gäller anställda, medlemmar i
Univars bolagsstyrelse och dess majoritetsägda
dotterbolag.
Efterlevnad av lagar, regelverk och förordningar
Efterlevnad av lagen är fundamentalt för att göra allting
säkert och med integritet. Det är Univars policy att iaktta
alla tillämpliga lagar, regleringar, regler och
förvaltningsbeslut som är tillämpliga i landet, delstaten
eller platserna där vi gör affärer.
Om en Univar-policy eller denna uppförandekod är i
konflikt med en tillämplig lag kommer vi alltid att följa
lagen.
Internationella affärsaktiviteter
Vi erkänner och respekterar de olika kulturerna, sederna
och affärssederna på marknaden. Våra olika affärsprocesser
och seder måste också överensstämma med internationella
lagar, regleringar, regler, standarder och förvaltningsbeslut.
Iaktta koden och Univar policy
Vårt engagemang för tillväxt och möjlighet är alltid
anpassad till vårt engagemang för integritet. Varje anställd
har ett ansvar att rapportera incidenter eller överträdelser
av någon företagsstandard, procedur, policy eller denna
uppförandekod som del av detta engagemang.
Denna uppförandekod ändrar inte anställningsförhållandet
mellan dig och företaget och den förändrar inte heller dina
lagliga rättigheter eller andra rättigheter. Underlåtelse att
läsa eller erkänna denna uppförandekod undantar inte
någon från ansvaret att iaktta denna uppförandekod,
tillämpliga lagar, regleringar och tillämpliga Univar-policys.
6
Om du är osäker angående en möjlig fråga om efterlevnad
av lagar ochh förordningar kan du rådfråga avdelningen
Juridiska & bolagsangelägenheter. För frågor om Univars
uppförandekod, vänligen kontakta avdelningen för
efterlevnad av lagar och förordningar (Compliance@Univar.
com).
För frågor om specifik policys eller arbetsprocesser kan du
tala med din arbetsledare eller chef eller kontakta
personalavdelningen.
Öppen dörr-policy
Vi uppmuntrar dig att ta upp arbetsrelaterade frågor eller bekymmer direkt med
din arbetsledare eller chef så snart som möjligt. När det behövs ska du känna dig
fri att ta upp en fråga med en annan chef, ända upp till och inklusive våra
företagsledare.
Vi arbetar med att prioritera och ta itu med alla anställdas bekymmer på ett
effektivt och respektfullt sätt. Om du inte känner dig bekväm med att ta upp dina
bekymmer med din chef kan du alltid kontakta personalavdelningen, vilka kommer
att arbeta med dig för att lösa arbetsrelaterade frågor.
Missbruk
Vi har en nolltolerans för missbruk, vilket påverkar en anställds förmåga att utföra
hans eller hennes ansvar. Än viktigare, vår nolltolerans mot missbruk stärker vårt
engagemang för säkerhet och minskar faran för säkerhetsrelaterade olyckor.
Om någon person upptäcks arbeta under påverkan kommer denne att
omedelbart utsättas för disciplinära åtgärder, inklusive och ända till uppsägning.
Vi värdesätter relationer, att behandla
kunder och leverantörer som
långsiktiga partner och varandra med
öppenhet och respekt.
7
Våld på arbetsplatsen
Hot eller våldshandlingar mot medarbetare, kunder eller
affärspartners är förbjudet. Om du uppmärksammar eller
upplever hot eller våldsamt beteende på eller nära din
arbetsplats måste du omedelbart rapportera det till din
chef. Chefer som får information om hot eller
våldshandlingar måste meddela personalavdelningen
genast.
Diskriminering och trakasserier
Univar förbjuder diskriminering på arbetsplatsen grundat
på följande personliga egenskaper:
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
⟩⟩
Ålder
Härkomst
Färg
Handikapp
Kön
Könsenhet
Nationellt ursprung
Ras
Religion
Sexuell läggning
⟩⟩ Veteranstatus
8
Vi tolererar inte trakasserier av någon anställd och måste
alltid behandla anställda, kunder och affärspartners,
såsom säljare och leverantörer, med värdighet och
respekt.
Vi värdesätter mångfald i vår arbetsstyrka och ger samma
anställningsmöjligheter för alla sökande och anställda. Vi
diskriminerar inte någon sökande på grund av de
personliga egenskaperna som listades ovan.
Skydd mot vedergällning
Vi har en plikt att rapportera misstänkt oförrätter och
måste kunna göra det utan rädsla för vedergällning.
Univar tolererar ingen vedergällning eller hot om
vedergällning för att man rapporterar en kränkning eller
misstänkt lagöverträdelse, företagspolicy eller denna
uppförandekod när den görs i god tro.
Vi lyckas genom prestation, fokuserande på förstklassigt
utförande, produkttillgång, optimerad logistik och
produktivitet.
Skydda Univars tillgångar & information
Att skydda Univars fysiska tillgångar (anläggningar,
utrustning, datorer etc.) är en prioritet för att optimera
produktivitet. Vi har var och en ett ansvar att iaktta alla
procedurer som skyddar värdet på dessa tillgångar för att
skydda Univars strategi, tillväxt, värde och rykte.
Data som skapats med företagets utrustning eller system
är också företagets egendom som måste skyddas.
Företagets datorutrustning, mobiltelefoner eller andra
nätverksapparater måste endast användas i affärssyften.
Enstaka användning för att kontrollera e-postkonto eller
personliga samtal är tillåtet om det görs så lite som möjligt
och på ett förnuftigt sätt.
Immateriell egendom
Immateriella rättigheter är viktiga för att skydda
investeringarna som Univar gör i utvecklingen av nya
produkter och idéer. Vi skyddar vår immateriella egendom
och respekterar andra immateriella rättigheter.
Vi får inte kopiera, reproducera eller överföra skyddat
material, såsom publikationer, bilder, video eller
programvara som tillhör Univar eller andra såvida vi inte
har behörighet eller licens att göra det.
Finansiella tillgångar såsom företagets kreditkort är föremål
för samma tillgångsskydd. Företagets Resor &
Omkostnader eller Inköpskort “P-kort” får inte missbrukas.
Förskingring av bolagsmedel för personlig vinning är
bedrägeri och föremål för disciplinära åtgärder och möjliga
straffrättsliga påföljder.
För riktlinjer om användningen av företagets kreditkort,
vänligen se företagets Policy för Resor & Omkostnader
såväl som P-kortsprocedurer.
Efterlevnad vid import och export
Univars leverantörskedjeorganisation ger logistisk ledning
på marknaden. Det finns en mängd olika komplexa lagar
och regleringar som styr import och export av produkter
och vissa data. Vi har ett ansvar att iaktta dessa lagar och
regleringar.
9
Vi utvecklas av vinstgivande tillväxt, att söka nya marknader och nya
möjligheter, kontinuerligt förnya oss för att vara distributören som väljs.
Statliga kontrakt
Univar upprätthåller affärsrelationer med en mängd
statliga kunder. Statliga kontrakt är komplexa och är
föremål för specifika lagar och regleringar.
När vi gör affärer med statliga kunder (inklusive
statsägda bolag) måste vi följa alla tillämpliga lagar
och regleringar. Det är vårt ansvar att veta och följa
alla regler som gäller för statliga kontrakt (inklusive
anbudsprocessen). Om du behöver hjälp med dessa
regler, vänligen kontakta avdelningen Juridiska &
Bolagsangelägenheter.
10
Antikorruption: Gåvor och affärsrepresentation
Antikorruptionslagar förbjuder företag och individer från
att få orättvis fördel genom att ge mutor till
regeringstjänstemän eller privata parter. Univar kommer att
iaktta UK Bribery Act (den brittiska mutlagen), the United
States Foreign Corrupt Practices Act (den amerikanska
lagen mot utländsk korruptionskutym) och alla tillämpliga
internationella antikorruptionslagar och konventioner.
Vi får aldrig erbjuda eller acceptera mutor eller olagliga
provisioner eller underlätta korrupta aktiviteter av något
slag. Detta förbud mot mutor sträcker sig till tredje parter
som agerar å Univars vägnar, såsom agenter, uppdragstagare
och konsulter som utför arbete å Univars vägnar. Univars
antikorruptionspolicy dokumenterar generella krav att
förhindra korruption och mutor. Varje anställd förväntas
iaktta kraven i denna policy.
Gåvor och representation som utbytes mellan Univar och
tredje parter bör vara knutna till legitima affärssyften.
Gåvor och representation bör också vara rimliga och i
överensstämmelse med antikorruptions- och antimutlagar.
Univars Gåvo- och Representationspolicy anger de sorters
gåvor som är tillåtna, såväl som procedurer för att tillåta
godkännande av gåvor.
Miljö, Hälsa och Säkerhet
Univar arbetar med att förbättra vårt företags kärnvärden i
säkerhet, hälsa och miljö. Vid vårt företag är varje anställd
ansvarig för deras egen säkerhet och är ansvarig för att
upptäcka och hjälpa till att eliminera osäkra förhållande.
Vi måste också hjälpa till att skydda våra anläggningar från
obehöriga överträdelser genom att rapportera misstänkta
hot mot vår fysiska säkerhet och följa företagsprocedurer.
Vi iakttar alla tillämpliga miljö- och säkerhetslagar,
standarder och regleringar, såväl som företagets policy och
procedurer för miljö, hälsa och säkerhet.
Konsultera avdelningen Juridiska & Bolagsangelägenheter
för att förstå överensstämmelserisker när man gör affärer
med regeringar. Man ska alltid erhålla godkännande från
avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar innan
man accepterar eller tillhandahåller någonting av värde till
eller från en regeringstjänsteman.
Bolagsansvar och hållbarhet
Vänligen konsultera din chef eller avdelningen för
efterlevnad av lagar och förordningar (Compliance@Univar.
com) om du har frågor om processerna rörande
gåvorapportering och godkännande.
Vi ber alla våra anställda att överväga de kortsiktiga och
långsiktiga effekterna på miljön och samhället när de fattar
affärsbeslut. Vi måste alla agera som rollmodeller för
socialt ansvarsfullt beteende.
Vi är engagerade i att vara en ansvarstagande
företagsmedborgare. Företagsansvar för oss innebär att
uppnå affärsframgång på sätt som uppvisar respekt för
människor och planeten och upprätthålla värdena som
uttrycks i våra vägledande principer.
11
Insideraffärer
Att köpa eller sälja ett företags
värdepapper på grundval av
insiderinformation (känt som
“insiderhandel”) är en straffbar handling i
de flesta länder. Vi får inte delta i handel
med något företags värdepapper på
grundval av “insiderinformation”.
Insiderinformation är materiell
information om ett företag, vilken inte är
känd för allmänheten. Univar kan erhålla
information från affärspartner baserat på
våra relationer vilken kan anses vara
insiderinformation. Att kommunicera
denna information till någon utanför
företaget (“tipsande”) som sen använder
denna information för att handla med
våra affärspartners värdepapper bryter
mot värdepapperslagar och är förbjudet.
Finansiell rapportering och
finansredovisning
Vi kommer att föra fullständiga och
korrekta register för att möjliggöra
korrekt och riktig redovisning och
bokslut. Effektiv kontroll genom
företagsledning kommer att
upprätthållas över
transaktionsprocesser för att skydda
Univars tillgångar och säkra korrekt
redovisning och rapportering.
Misstänkt bedrägeri kommer att
utredas i enlighet med interna
procedurer, och allt finansiellt bedrägeri
eller signifikanta brister i interna
kontroller kommer att avslöjas för
Univars bolagsstyrelse eller
revisionskommitté.
12
Registerföring
Vi måste föra ärliga och korrekta affärsunderlag för att:
⟩⟩ Fatta bra affärsbeslut;
⟩⟩ Fullgöra juridiska, finansiella, reglerande och styrande förpliktelser;
och
⟩⟩ Maximera fördelarna av vårt tidigare kunnande och tidigare
erfarenhet.
Transaktioner och register får aldrig döljas, förfalskas eller förändras.
Detta gäller alla register, inklusive e-postkommunikationer, interna
promemorior och formella rapporter.
Kartell och sund konkurrens
Kartellagar, ibland även kallade konkurrenslagar, styr sättet som företag
uppför sig på marknaden. Lagarna ger allmänt huvuddragen i hur
företagen bör hantera konkurrenter, kunder och leverantörer. Att bryta
mot kartellagar kan resultera i juridiska straff för den individ som är
inblandad såväl som för företaget.
Univar är engagerad i att konkurrera kraftfullt och rättvist. Vi kommer
inte att:
⟩⟩ Kommunicera prissättning, villkor som påverkar prissättningen eller
leveranstillgänglighet hos en konkurrent;
⟩⟩ Dela upp eller anvisa marknader eller kunder (eller att gå med på att
dela upp endera av dem);
⟩⟩ Gå med på att bojkotta annan affär med en konkurrent; eller
⟩⟩ Ställa orimliga eller oskäliga villkor på köp eller försäljning.
Kartellagar varierar mellan regioner. För frågor om kartellkrav, vänligen
konsultera avdelningen Juridiska & Bolagsangelägenheter.
Undvika intressekonflikter
Konfidentialitet och dataskydd
En “intressekonflikt” inträffar när en person sätter sina egna
personliga intressen före Univars intressen och sen är
oförmögen att på ett effektivt sätt utföra sitt ansvar för
Univar.
Information i privat ägo rörande Univars finansiella
prestation, strategier, kunder och säljare är skyddad och får
inte distribueras. Univars Informationssäkerhet och
skyddspolicy ger vägledning och krav på hur man hanterar
intern information och dokument som skapas av Univars
anställda eller våra system.
Exempel på intressekonflikter omfattar:
⟩⟩ Påverka ett Univar-beslut som är till personlig fördel för
dig eller en familjemedlem;
⟩⟩ Acceptera eller ge gåvor, representation, gästfrihet, lån,
betalningar eller särskild behandling från leverantör,
kund eller konkurrent till Univar;
⟩⟩ Att delta i en personlig affärstransaktion vilken
involverar Univar, dess egendom, information eller
affärsrelationer, för förtjänst eller vinst utan att först
diskutera den med din arbetsledare eller chef och
avslöja det för avdelningen för efterlevnad av lagar och
förordningar såsom passande; eller
⟩⟩ Få vetskap om en affärsmöjlighet genom Univar eller
personligen ta chansen utan att först erbjuda den till
Univar.
En intressekonflikt kan uppkomma om du har ett socialt,
finansiellt, politiskt eller personligt intresse påverkar ett
affärsbeslut i Univar eller relation med affärspartner.
Informationssäkerhet och skyddspolicyn reglerar också
användningen av systemen. Den ger oss standard som hjälper
till att skydda Univar data från obehörigt tillträde eller
säkerhetsöverträdelser. Misstänkta överträdelser mot
IT-säkerhet eller brott mot dataskyddsstandard bör
rapporteras till din arbetsledare, chef eller Alertline, såsom
medges.
Förlust av data på grund av förlust av utrustning, såsom en
borttappad eller stulen laptop eller mobiltelefon äventyrar
också information som är konfidentiell och i privat ägo. Om
du skulle råka ut för förlust av utrustning eller apparat,
vänligen rapportera det omedelbart till din lokala
supportavdelning, IT-efterlevnadfunktionen
([email protected]), eller Global Privacy
Office.
Vi måste undvika intressekonflikter och situationer som
kan uppfattas som intressekonflikter.
Om man har tvivel om en potentiell konflikt, tala med din
arbetsledare, chef, annan medlem i ledningen eller
avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar.
13
Social media
Användning av programvaror på nätet (eller “sociala medier”) är tillåtet eftersom vi
alla har fördel av värdefulla erfarenheter och insyn från andra.
Användning av sociala medier får inte vara överdriven eller överskrida räckvidden
för Univars föremål för verksamheten. Olämplig användning av sociala medier kan
leda till dataförlust, domstolsprocesser, ordningsböter eller straff och skada på
Univars rykte och affärer. Anställda som använder sociala medier måste uppfylla
kraven som finns dokumenterade i Univars Standard och Riktlinjer för Sociala
Medier.
Reflektera alltid över innehållet i det du skriver. Se till att det uppfyller:
⟩⟩ Univar uppförandekod;
⟩⟩ Alla policy och standard, och
⟩⟩ Stöder vår generella vision och Vägledande principer.
Personliga konton som anställda har reflekterar personliga åsikter, även om de
innehåller företagsrelaterad information såsom din anställning inom Univar.
14
Hemlighållande
Det är vår policy att skydda och
hemlighålla de vi gör affärer med,
inklusive våra kunder, affärspartner (t.
ex. leverantörer) och anställda.
Konfidentialitetslagar anger hur Univar
hanterar personlig data världen över.
Personlig data är all information som
relaterar till hur en person kan
identifieras, och kan omfatta känslig
personlig information såsom ras, kön
eller etnicitet.
För frågor om Univars Privacy Policy,
vänligen kontakta Globala Privacy
Office.
Och eftersom vi är Univar gör vi allting säkert,
och med integritet.
Alertline för efterlevnad och etik
Univar tillhandahåller en rapporteringstjänst för misstänkta problem eller
överträdelser. Du kan kontakta rapporteringslinjen via telefon eller sända in ett
webbinlämnande (för din lokala telefonkontakt eller oberoende rapporteringssida,
vänligen gå till Universe Alertlines informationssida eller kontakta kontoret för
efterlevnad av lagar och förordningar). Anonym rapportering finns tillgänglig där
det medges och Univar upprätthåller en antivedergällningspolicy mot en rapport
som gjorts i god tro.
Alla förväntas rapportera överträdelser eller misstänkta överträdelser till en
arbetsledare, företagsstyrelse, personalavdelningen eller Alertline.
Ansvarsfriskrivningar
Alla Univars tjänstemän, anställda, medlemmar av bolagsstyrelsen och dess
majoritetsögda dotterbolag förväntas att utöva bra omdöme och efterleva denna
uppförandekod, alla företagspolicy och standard. Överträdelser kan resultera i
böter och/eller straff.
Ansvarsfriskrivningar från denna uppförandekod för personer i
företagsledningen eller direktörer kan endast göras av
bolagsstyrelsen eller en behörig styrelsekommitté.
15
Univars Huvudkontor
3075 Highland Pkwy, Ste. 200
Downers Grove, IL 60515
USA
+1 331 777 6000
www.univar.com
16