Kommunikationsplan Event Planner
När
Målgrupp
Status
normal
Utställare
Kanal och
material
Mail
Innehåll
ÄMNESRAD: Nu är Event Planner öppen – ditt digitala
planeringsverktyg
(Stor puff - mall_utställare_event planner öppen_storpuff)
RUBRIK: Event Planner – alla dina beställningar på ett
ställe
Varmt välkommen som utställare på XXX! Event Planner är
vårt nya digitala verktyg för dig som har bokat plats och ska
ställa ut på Stockholmsmässan. Här har vi samlat all
relevant information inför och under eventet, med
checklistor, monteröversikt och aktiviteter. Via Event
Planner gör du alla dina beställningar och ansökningar. Du
kan också via systemet skicka ut inbjudningar till kunder,
marknadsföra dig på vår webbplats och mycket mer.
När det är dags att starta förberedelserna för ert
mässdeltagande så börja med att gå igenom listan ”Viktiga
saker att ta ställning till”. Här hittar du viktiga datum som
gör att ni spar både tid och pengar.
Ett tips: Stockholmsmässan fungerar som en fullservice
eventbyrå, och vi kan hjälpa dig med allt du behöver för att
genomföra ett lyckat event. Vi kan göra det mesta, från
kompletta monterlösningar och ljussättningar till skyltar
och profilkarameller.
Även monterbyggare och samutställare kan använda Event
Planner, men de kommer inte åt vår webbshop. Om du vill
att er monterbyggare ska kunna göra beställningar åt ert
företag så kan du lägga till honom eller henne som
kontaktperson på dig som huvudutställare. Detta innebär
att monterbyggaren loggar in som huvudutställare och
därmed kommer åt allt.
Event Planner är en responsiv tjänst, vilket innebär att den
automatiskt anpassar utseendet efter skärmstorleken på
din mobil, surfplatta eller dator.
Logga in i Event Planner >>
Status
snart
granskn
ing
Utställare
Mail
ÄMNESRAD: Snart dags för Gransknings- och
beställningsfasen
(Stor puff - mall_utställare_status snart
granskning_storpuff)
RUBRIK: Snart dags för Gransknings- och
beställningsfasen
Snart kommer vi att börja granska alla inkomna
ansökningar kring speciella behov vad gäller monterdesign,
byggplaner, höjdexponeringar med mera.
I denna fas är det även dags att göra alla beställningar för
ditt monterbygge. Det är också rätt tid att lägga till de
tjänster som maximerar effekten av ert mässdeltagande,
som catering, mingel, städning, inbjudningar till dina
kunder med mera.
När fasen är slut och Slutspurten börjar upphör vår bokatidigt-rabatt, och det blir dyrare att göra ändringar i
monterdesignen och att beställa produkter och tjänster.
Det är därför viktigt att du skickar in och lägger dina
beställningar innan Slutspurten börjar den XX månad.
(Småpuffar)
mall_utställare_status snart
granskning_inbjudningar_litenpuff
Bjud in dina kunder
Ett effektivt sätt att marknadsföra ditt deltagande är att i
förväg skicka ut inbjudningar. Du bjuder in digitalt och når
dina besökare snabbt och utan kostnad för porto. Du
betalar som vanligt endast för de inbjudningar som
utnyttjats.
(Addera egen text om ni har tryckta inbjudningar
exempelvis)
mall_utställare_status snart granskning_emonter_litenpuff
Marknadsför dig på webben
Använd dig av vår tjänst för att lägga in information om ditt
företag på eventets webbplats. Du kan exempelvis lägga till
bilder, filmer, företagspresentation och
pressmeddelanden.
(Därefter övrigt som projektet vill lyfta fram)
Status
snart
slutspur
t
Utställare
Mail
ÄMNESRAD: Snart upphör vår boka-tidigt-rabatt! (synka
med utskick från Eventservice)
(Stor puff - mall_utställare_status snart slutspurt_storpuff)
RUBRIK: Snart dags för Slutspurt
Nu är snart perioden med lägsta pris över. Från och med
den XX månad blir det i många fall 30% dyrare att göra
beställningar. Det är tydligt markerat i Event Planner vilka
aktiviteter som berörs av detta. Nu bör utformningen av
och beställningar till din monter vara klara och avstämda
med Stockholmsmässan. Observera dock att prispåslaget
på plats är 50%, så även om den särskilda boka-tidigt-
rabatten har upphört lönar det sig ändå att beställa i
förväg.
(Småpuffar)
mall_utställare_status snart
slutspurt_marknadsför_litenpuff
Marknadsför ert deltagande
Under tiden fram till eventet är det nu viktigt att du
fortsätter jobba med er marknadsföring, slipa på era
erbjudanden och skapa uppmärksamhet kring ert
mässdeltagande. Kommunicera både i sociala medier och i
andra kanaler för att öka effekten av er närvaro på mässan.
mall_utställare_status snart slutspurt_in-utflytt_litenpuff
Planera in- och utflytt
Stockholmsmässan kan hjälpa dig med alla transportbehov
inför mässan. Vi hämtar, lagrar och skickar gods i
anknytning till event hos oss. Eftersom vi finns på plats och
samordnar med vår övriga verksamhet är detta ett riktigt
miljövänligt alternativ.
mall_utställare_status snart
slutspurt_arbetsplanering_litenpuff
Arbetsplanering
Vem ska bygga din monter och vem ska arbeta i din
monter? Är de registrerade och informerade? Har du
registrerat monterpersonalen så att de kan hämta ut sina
utställarkort vid ankomsten till Stockholmsmässan? Om
inte är det hög tid att göra detta nu.
Efter
eventet
Utställare
Mail
(Tack och följ upp, egen text från projektet. Synka med
vad som skickas ut i dag. Därefter:)
Hoppas ni hade ett riktigt lyckat mässdeltagande på XXX!
Nu kan du logga in i Event Planner och följa upp era
inbjudningar, titta på monteröversikten för att se den
totala kostnaden för montern, och såklart anmäla er till
nästa års event.
(För fackmässor dessutom):
Du som utnyttjade Stockholmsmässans lead track-tjänst
under mässan kan se statistik och följa upp utfallet i Event
Planner.
Kontinu
erligt
Nya
utställare
Mail
Tre färdiga artiklar finns för de tre olika faserna:
mall_ny utställare_status planering design_storpuff
mall_ny utställare_status granskning_storpuff
mall_ny utställare_status slutspurt_storpuff
Varmt välkommen som utställare på XXX! Event Planner är
vårt nya digitala verktyg för dig som har bokat plats och ska
ställa ut på Stockholmsmässan. Här har vi samlat all
relevant information inför och under eventet, så att du inte
glömmer något viktigt. Här gör du också alla dina
beställningar. Du som har ställt ut hos oss tidigare hittar
alla verktyg du känner igen i Event Planner: webbshopen,
ritverktyget, publiceringsverktyget och
besökshanteringssystemet. Allt samlat under en och
samma inloggning.
Event Planner fungerar också som en guide som hjälper dig
att få en överblick över vägen fram till mässan. Här får du
en bra bild över vad du behöver göra inför ditt
mässdeltagande. Du kan välja bort det som inte är relevant
för dig, och har alla beställningar och uppgifter samlade på
ett och samma ställe.
(Därefter någon av följande tre texter, beroende på
aktuell fas:)
(Planering och design)
Planerings- och designfasen
Eventet befinner sig nu i Planerings- och designfasen, och
det är dags för dig att sätta igång med dina förberedelser.
Gå igenom listan ”Viktiga saker att ta ställning till” redan
nu och planera ditt deltagande i god tid. På så vis spar du
både tid och pengar, eftersom vi har boka-tidigt-rabatt på
många produkter och tjänster.
Ett tips: Stockholmsmässan fungerar som en fullservice
eventbyrå, och vi kan hjälpa dig med allt du behöver för att
genomföra ett lyckat event. Vi kan göra det mesta, från
kompletta monterlösningar och ljussättningar till skyltar
och profilkarameller.
(Granskning och beställning)
Gransknings- och beställningsfasen
Eventet befinner sig nu i Gransknings- och
beställningsfasen, och det är hög tid att skicka in dina
ansökningar kring speciella behov vad gäller monterdesign,
byggplaner, heta arbeten, höjdexponeringar med mera.
Nu är det även dags att göra alla beställningar för ditt
monterbygge, och att lägga till de tjänster som maximerar
effekten av ert deltagande, som catering, mingel, städning,
inbjudningar till dina kunder med mera.
Ett tips: Stockholmsmässan fungerar som en fullservice
eventbyrå, och vi kan hjälpa dig med allt du behöver för att
genomföra ett lyckat event. Vi kan göra det mesta, från
kompletta monterlösningar och ljussättningar till skyltar
och profilkarameller.
Passa på att redan nu planera för in- och utflytten. Om du
vill kan vi på Stockholmsmässan hjälpa dig med alla dina
transportbehov.
När den här fasen är slut och Slutspurten börjar, upphör
vår boka-tidigt-rabatt. Då blir det dyrare för dig både att
göra ändringar i monterdesignen och att beställa produkter
och tjänster. Det är därför viktigt att du skickar in och
lägger dina beställningar innan Slutspurten börjar den XX
månad.
(Slutspurt)
Slutspurt
Eventet befinner sig nu i Slutspurten och det är hög tid att
beställa de produkter och tjänster som du behöver för ditt
mässdeltagande. Tyvärr är perioden med lägsta pris över,
men du tjänar ändå på att beställa i förväg eftersom
prispåslaget är 50% för beställningar som görs på plats. Du
kan fortfarande ansöka om tillstånd för att till exempel
bygga på höjden, men vi kan inte längre garantera att vi
hinner behandla din ansökan. Kontakta Eventservice om du
har några frågor kring detta.
Kommunicera att ni ska ställa ut på XXX både i sociala
medier och i andra kanaler för att öka effekten av er
närvaro. Förbered inflytten genom att se till att allt gods är
uppmärkt med Stockholmsmässan, eventets namn, ditt
företagsnamn och monternummer. Organisera transporten
till Stockholmsmässan, gärna i samarbete med vår
logistiktjänst som hjälper dig dörr-till-dörr både tur och
retur.
Slutligen, vem ska bygga din monter och vem ska arbeta i
din monter? I Event Planner registrerar du er
monterpersonal så att de kan hämta ut sina utställarkort
vid ankomsten till Stockholmsmässan.
(Därefter följande text:)
Vilka kan logga in
Även monterbyggare och samutställare kan använda Event
Planner, men de kommer inte åt vår webbshop. Om du vill
att er monterbyggare ska kunna göra beställningar åt ert
företag så kan du lägga till honom eller henne som
kontaktperson på dig som huvudutställare. Detta innebär
att monterbyggaren loggar in som huvudutställare och
därmed kommer åt allt.
Fungerar i både mobilen och surfplattan
Event Planner är en responsiv tjänst, vilket innebär att den
automatiskt anpassar utseendet efter skärmstorleken på
din mobil, surfplatta eller dator. Vissa av de underliggande
systemen är dock smidigast att använda på en stor skärm,
till exempel om du ska rita upp en monter. Vilka system
som berörs av detta är tydligt uppmärkt i Event Planner.
Välkommen till Event Planner >>
Ta hjälp av vår planeringsguide >> (länk till hemsidan)
