2014-09-08
Rutin för att ställa krav på och följa upp landstingens
och regionernas uppförandekod för leverantörer
Sveriges regioner och landsting vill säkerställa att de varor och tjänster som köps in är producerade
under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Sedan 2010 samarbetar alla landsting och regioner i
detta arbete och en gemensam uppförandekod har tagits fram. Syftet med denna skrivning är att
dokumentera och harmonisera processen genom vilken Sveriges regioner och landsting säkerställer att
leverantörer lever upp till uppförandekoden.
1. Fyra delprocesser
I arbetet med att beskriva processen för att ställa och följa upp uppförandekoden har fyra delprocesser
identifierats.
Rutin vid revision
Rutin vid
anbudsinbjudan
och avtalsstart
Rutin vid
avtalsuppföljning
av sociala krav
Rutin vid brister
utan revision
Tid
Figur 1: Bilden visar fyra delprocesser för att ställa och följa upp sociala krav vid upphandling.
Nedan följer ett flödesschema och text som förklarar de olika processerna. För att underlätta
förståelsen av flödet används det nedanstående färgschema för att lättare kunna identifiera vem som är
ansvarig för vad i varje steg.
I processen har fem centrala aktörer identifierats.
Styrgrupp
Expertgrupp
Upphandlande
Part
Ansvarig för
uppföljning
Leverantör
1
2014-09-08
2. Rutin vid anbudsinbjudan och avtalsstart
Informera
upphandlargrupp/referensgrupp
Uppförandekod samt information
om kod skickas med i
anbudsinbjudan
Lägg med uppförandekod som
bilaga till kontraktet
Vid avtalsstart läggs
grundläggande uppgifter in i
uppföljningsportalen.se och
leverantörer bjuds med
automatik in.
De leverantörer som har vunnit
anbud fyller i grundläggande
uppgifter i
uppföljningsportalen.se
Figur 2: Bild beskriver rutinen för att ställa sociala krav i upphandling.
1.
Upphandlande Part ser till att referensgrupper informeras om varför och hur uppförandekoden
finns med i den specifika upphandlingen. Upphandlande Part kontaktar ansvarig/kontaktperson
för uppförandekoden vid landstinget/regionen och ber om information (se
www.hållbarupphandling.se)
2.
Upphandlande Part skickar med uppförandekod för leverantörer (bilaga 1) samt information om
kod i anbudsinbjudan (se bilaga 2).
3
Upphandlande Part lägger in de sociala kraven i kontraktet (se bilaga 3)
4.
Vid avtalsstart loggar Upphandlande Part in i Uppföljningsportalen.se (logg-in uppgifter fås från
Nationell Samordnare Pauline Göthberg, [email protected]) och registrerar avtalet. När
2
2014-09-08
leverantören är registrerad sänd ett mail ut med logg-in uppgifter ut. När sedan avtalet är
registrerat skickas ett automatisk mail med information och inbjudan till leverantörerna att lägga
in grundläggande uppgifter i Uppföljningsportalen.
5.
Ansvarig för sociala frågor hos leverantör får först inloggningsuppgifter skickade till sig.
Leverantören får när avtalet är registrerat en inbjudan att lägga in grundläggande uppgifter.
Informationen omfattar även en manual hur leverantören ska gå till väga. Denna information är
obligatorisk för leverantörer att lägga in men är inte bedömningsgrundande.
Gå gärna in på www.uppfoljningsportalen.se och läs mer.
6.
Ansvarig för uppföljning ”godkänner” de inkomna svaren.
Gå gärna in på www.uppfoljningsportalen.se och läs mer.
3
2014-09-08
4. Rutin vid avtalsuppföljning av sociala krav
Styrgrupp, i samverkan med
expertgruppen, beslutar om vilka
avtalsområden som ska följas upp
Expertgruppen kontrollerar i
Uppföljningsportalen vilka
landsting/regioner som har avtal och
kontaktar dessa.
Ansvarig för uppföljning skickar frågor via
uppföljningsportalen.se
Leverantör fyller i fördjupade
uppgifter i uppföljningsportalen.se
Återrapportera
till leverantör
Bedömning
enl mall. Låg
eller ingen
risk
Bedömni
ng enl
mall Hög
risk
Ansvarig för uppföljning ber om
kompletterande information
Låg eller
ingen risk
Hög risk
Ansvarig för uppföljning föreslår
Expertgruppen att göra revision
Expertgruppen samlar in förslag från landstingen och
regionerna på revisioner och lämnar till styrgrupp
Styrgrupp beslutar om vilka
revisioner som ska göras
Figur 3: Bild beskriver rutinen för avtalsuppföljning av de sociala kraven
4
2014-09-08
1.
Styrgruppen beslutar, i samverkan med expertgruppen, vilka avtalsområden som ska prioriteras.
Urval et görs på basis av en riskanalys.
2.
Expertgruppen kontrollerar i ”Uppföljningsportalen” vilka landsting och regioner som har avtal
inom de prioriterade områdena. Expertgruppen föreslår styrgruppen att besluta om vilka
landsting som ska genomföra en fördjupad uppföljning.
3.
Ansvarig för uppföljning kontaktar berörda leverantörer, genom att frågor skickas ut till dem via
”Uppföljningsportalen” och ansvarig för uppföljning granskar inkomna svar,
4.
Ansvarig för uppföljning gör en riskbedömning med stöd av framtagen mall (se
www.hållbarupphandling.se). Färgbeteckningen anger vilken risk som föreligger. Röd färg=hög
risk, gul färg=låg risk och grön färg=ingen risk. Expertgruppen kan bistå med hjälp vid
bedömning av svar.
5.
Vid låg eller ingen risk avslutas granskningen och leverantörens informeras om resultatet.
6.
Vid stora avsteg/brister, dvs. då hög risk föreligger kontaktar ansvarig för uppföljning leverantör
för att få kompletterande uppgifter. Det kan ske genom ett fysiskt möte och/eller att leverantören
skriftligen ombeds inkomma med ytterligare information.
7.
Om ansvarig för uppföljning misstänker brott/allvarlig avvikelse från uppförandekod, eller av
annan anledning vill utföra en revision lämnas förslag till expertgruppen angående en revision
på plats hos leverantören.
8.
Expertgruppen föreslår styrgruppen att besluta om vilka revisioner som ska genomföras utifrån
det underlag som lämnats av ansvarig för uppföljning till expertgruppen.
5
2014-09-08
5. Rutin för revision hos tillverkare
Styrgrupp beslutar om vilka
revisioner som ska utföras
Expertgrupp kontaktar ansvarig för
uppföljning om beslut och föreslår
lämplig auditör
Ansvarig för uppföljning utser
lämpliig auditör och meddelar
leverantör. Kallar även till möte med
leverantör och auditör.
Leverantör och Auditören förbereder
revisionen som genomförs enligt
uppgjord plan
Vid revision på plats deltar alltid
person från expertgruppen
Ansvarig för uppföljning informerar
såväl muntligt som skriftligen om ev
avvikelser. Begär in åtgärdsplan och
följer upp.
Leverantör återkommer med
åtgärdsplan inom 6 veckor.
Expertgrupp informerar miljö- och
upphandlingschefer, och
kontaktpersoner. Rapport samt
åtgärdsplan publiceras på webbplats.
Figur 4: Bild beskriver rutinen för revision hos tillverkaren.
6
2014-09-08
1.
Styrgruppen tar beslut vilka revisioner som skall utföras utifrån underlag från expertgruppen.
2.
Expertgruppen kontaktar ansvarig för uppföljning om beslut och föreslår lämpliga auditörer.
3.
Ansvarig för uppföljning begär in en offert (exempel offertförfrågan, se bilaga 4 och utser
lämplig auditör). Revisionen finansieras gemensamt av Sveriges regioner och landsting.
4.
Ansvarig för uppföljningen informerar leverantören om planerad revision och kallar till ett
förmöte med ansvarig för uppföljning, leverantör och auditör. Syftet med det förberedande
mötet är att informera om processen, sekretess och vad som förväntas kunna bli publikt.
Kontaktpersoner utses mellan leverantör och auditör. Eventuell sekretesshandling skriv mellan
leverantör och auditör. ( Exempel på sekretesshandling, se bilaga 5)
5.
Auditören förbereder revisionen och revisionen på plats genomförs enligt uppgjord plan. Vid
revision på plats deltar alltid person från landstingens/regionernas interna expertgrupp.
6.
Efter genomförd revision kallar uppdragsgivaren till ett uppföljningsmöte mellan auditör och
reviderad leverantör där auditören ger en muntlig presentation av rapporten, beskriver eventuella
avvikelser och förslag på åtgärder.
7.
Ansvarig för upphandling ger en återkoppling till expertgruppen och styrgruppen.
8.
Efter att ansvarig för uppföljning godkänt rapporten, kallas leverantören till ett möte där
resultaten presenteras. Leverantören ska därefter inkomma med en åtgärdsplan inom 6 veckor. (
i enlighet med SKI Kommentus handlingsplan vid avvikelser, se www.hållbarupphandling.se)
8.
Efter genomförd revision och inkommen åtgärdsplan ska samtliga miljö- och
upphandlingschefer i landsting/regioner informeras. Parallellt informeras expertgruppen och
kontaktpersonerna i respektive landsting/region. Revisionsrapporten samt åtgärdsplan läggs efter
en vecka ut på webbplatsen www.hållbarupphandling.se.
9.
Ansvarig för uppföljning följer upp den framtagna åtgärdsplanen och uppdraget anses avslutat
när samtliga avvikelser har åtgärdats. Uppföljningen kan resultera i en ny revision som bekostas
av leverantören.
7
2014-09-08
Rutin vid misstanke om överträdelser av Uppförandekoden.
Ansvarig för uppföljning kontaktar leverantörer och ber om
fördjupad information till Uppföljningsportalen.se
Leverantör fyller i fördjupade
uppgifter i uppföljningsportalen.se
Hög risk
Ansvarig för uppföljning ber om
kompletterande information
Hög risk
Alla landsting och regioner, genom
styrgruppen, skickar brev till vd.
Figur 5: Figur visar rutin vid brister utan revision
1.
Ansvarig för uppföljning kontaktar leverantörer och meddelar att vi genomför fördjupad
granskning av ett specifikt avtalsområde och ber leverantör fylla i ett antal frågor i
Uppföljningsportalen.se. Uppföljningsfrågorna är mer detaljerade och specifika
2.
Ansvarig för uppföljning går igenom svaren.
3.
Vid stora avsteg/svagheter i svaren kontaktas leverantören för att komplettera uppgifterna.
Detta kan ske genom ett möte eller att leverantören skickar kompletterande information.
4.
Om ansvarig för uppföljning misstänker brott mot uppförandekod kontaktas Expertgrupp.
5.
Det nationella samarbetet, genom styrgruppen, skickar brev till vd och betonar arbetet med att
säkerställa att de varor som köps in till landsting och regioner är tillverkade under
förhållanden som följer mänskliga rättigheter, anställdas rättigheter, miljö och antikorruptionskrav. Anpassas efter situation.
8
2014-09-08
Bilaga 1
Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer
Sveriges regioner och landsting ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl
fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva vår
verksamhet så att den främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det vill vi verka för att de varor
och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden.
Vi förväntar oss att leverantören respekterar uppförandekoden och att de gör sitt yttersta för att uppnå
kraven inom den egna organisationen och i leverantörskedjan. Detta bör ske genom dialog, transparens
och ett öppet samarbete mellan Sveriges regioner och landsting och leverantören, vilket gynnar båda
parter.
Varor och tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara framställda under
förhållanden som är förenliga med:
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182
FN:s barnkonvention, artikel 32
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i
tillverkningslandet.
den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet
FN:s deklaration mot korruption
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
Leverantören ska stödja och respektera mänskliga rättigheter
Leverantörer har ett ansvar för att respektera och främja de mänskliga rättigheterna både inom den
egna verksamheten och i leverantörskedjan.
Leverantören ska försäkra sig om att den inte medverkar, direkt eller indirekt, till kränkningar av
mänskliga rättigheter. Detta inkluderar även då leverantören underlåter att ställa frågor om
kränkningar av de mänskliga rättigheterna eller drar nytta av kränkningar som begås av någon annan.
Leverantören ska ha rutiner för att utvärdera risken för att de genom sin verksamhet medverkar till
kränkningar av de mänskliga rättigheterna.
Internationella Arbetsorganisationens (ILO) åtta kärnkonventioner om grundläggande
principer och rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention
Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182, FN:s barnkonvention artikel 32)
Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller
yngre. Ingen arbetstagare får vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen
tillåter detta), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år.
Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning
att de uppnått legal ålder för att arbeta samt har fullgjort nationell skolplikt.
9
2014-09-08
Om barnarbete upptäcks ska leverantören agera utifrån barnets bästa samt hitta lämpliga
lösningar i samråd med barnet och barnets familj.
Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105)
Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom hot om straff eller liknande och som
inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofrivilligt
fängelsearbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, och arbetstagaren ska ha rätt att sluta
sitt arbete efter en rimlig uppsägningstid.
Ingen förekomst av diskriminering och trakasserier (ILO 100 och 111)
Med diskriminering avses åtskillnad av arbetstagare som inte grundar sig på meriter eller kvaliteter,
utan innebär särbehandling på osakliga grunder. Leverantören ska verka för mångfald och lika
möjligheter i verksamheten. Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, civilstånd,
graviditet, religion, socialt eller etniskt ursprung, nationalitet, funktionsnedsättning, politiska åsikter,
fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma.
Med trakasserier avses när arbetstagare utsätts för hård eller omänsklig behandling, däribland sexuella
trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning. Det får inte förekomma trakasserier i
verksamheten.
Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
Med föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar avses formaliserade och/eller icke formaliserade
samarbeten för att främja och försvara egna intressen i arbetslivet och i förhållandet mellan
arbetsgivare och arbetstagare. Leverantören förväntas erkänna och respektera arbetstagares (och
arbetsgivarens) rätt att organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta i, samt rätten
att förhandla kollektivt. I länder där föreningsfriheten är begränsad eller under utveckling, ska
leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och
arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.
Lagstiftning
Leverantören måste minst uppfylla lokala lagar och föreskrifter i de länder där de bedriver sin
verksamhet.
Löner och arbetstider
Lön ska betalas direkt till arbetstagaren på överenskommen tid och till fullo. Leverantören ska verka
för att levnadslöner betalas till de anställda, och får i inget fall betala mindre än den nationellt/lokalt
lagstadgade minimilönen. Övertidsersättning ska betalas ut och tydligt specificeras i lönebeskedet.
Arbetstagarna ska ha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga
gränserna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid.
Ledighet, inklusive semester, helgdagar, sjukledighet och föräldraledighet ska ersättas i enlighet med
nationell lagstiftning.
Arbetsmiljön ska vara säker och hygienisk (ILO 155 och 170)
Med säker och hygienisk arbetsmiljö avses att arbetstagaren skall, då den befinner sig på en plats som
arbetsgivaren har direkt eller indirekt kontrol över, garanteras att vara fri från eller skyddas mot
förhållanden som kan utgöra en fara för arbetstagarens fysiska och/eller psykiska hälsa. Arbetstagaren
10
2014-09-08
som arbetar i leverantörens verksamheten ska erbjudas en säker och hälsosam arbetsmiljö där
förebyggande åtgärder, som minimerar skador och hälsorisker ska vidtas.
Anställda ska få utbildning om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive
brandsäkerhet, farliga arbetsmoment och första hjälpen. Arbetsgivaren ska, så långt det är möjligt,
tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns
lättillgänglig på arbetsplatsen.
Nödutgångar ska vara tydligt markerade och upplysta och får inte vara blockerade.
Utrymningsövningar och testning av brandlarm ska genomföras regelbundet.
Miljö
Leverantörer ska bedriva sin verksamhet med hänsyn till miljön och följa lokal och nationell
miljölagstiftning. Genom att ha rutiner för att identifiera, mäta och följa upp sin miljöpåverkan ska
leverantören arbeta med att ständigt förbättra sin miljöprestanda och minimera resursförbrukning och
utsläpp. Leverantören ska sträva mot ett livscykelperspektiv avseende miljöpåverkan från produkter
och tjänster, och ska ställa miljökrav på underleverantörer.
FNs deklaration mot korruption
Leverantören ska inte direkt eller indirekt erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersättning
till någon person eller organisation i syfte att erhålla, behålla eller styra affärer eller få annan
otillbörlig fördel inom ramen för sin verksamhet.
Leverantören ska inte direkt eller indirekt begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning
eller annan ersättning från tredje part som kan påverka objektiviteten vid affärsbeslut.
Efterlevnad
Öppenhet i leverantörskedjan krävs för att kunna garantera att uppförandekoden efterlevs. För att
kunna följa upp detta kommer Sveriges regioner och landsting att göra särskild avtalsuppföljning vad
gäller sociala och miljömässiga krav, begära in dokumentation, utföra revisioner på plats, granska och
godkänna åtgärdsplaner och kontrollera implementeringen av dessa. Leverantörer uppmanas att vidta
lämpliga åtgärder för att innehållet i denna uppförandekod implementeras i den egna verksamheten
liksom i leverantörskedjan.
Uppdatering och Rapportera Överträdelser
Denna uppförandekod kommer att uppdateras om och när det är relevant. För mer information om
Sveriges landstings och regioners åtaganden se vår hemsida www.hållbarupphandling.se.
Brott mot uppförandekoden kan rapporteras på något av följande sätt. Vad gäller anonymitet läs mer
på www.hållbarupphandling.se.
Mail: [email protected]
Post: Compliance
Avdelningen Upphandling
Fleminggatan 20, 2 tr
Box 22550
104 22 Stockholm
Kontakt
Mail: [email protected]
11
2014-09-08
Bilaga 2
Socialt ansvar
Sveriges regioner och landsting vill säkerställa att de varor och tjänster som köps in är
producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Sedan 2010 samarbetar alla
landsting och regioner i Sverige i detta arbete och en gemensam uppförandekod för
leverantörer har tagits fram.
Anbudsgivaren förväntas noggrant läsa dokumentet Uppförandekod för leverantörer, bilaga x,
i samband med anbudsgivning. Detta eftersom antagen leverantör åtar sig i och med
avtalstecknandet att följa liknande villkor avseende socialt ansvar i Avtalet, bilaga x. Vid
avtalsstart ska antagen leverantör efter anmodan lägga in ett antal grundläggande uppgifter i
landstingens och regionernas webb-baserade avtalsuppföljningsverktyg (för mer information
se www.uppfoljningsportalen.se)
Till avtalstexten läggs följande med:
Person ansvarig för sociala krav hos leverantören (fylls i vid avtalstecknande):
Namn:
Titel:
E-postadress:
Telefon:
12
2014-09-08
Bilaga 3
Särskilda kontraktsvillkor för användning med Uppförandekoden i särskilda ”risk
upphandlingar”
Socialt ansvar
1 § I enlighet med beställarens uppförandekod för leverantörer ska varor och/eller tjänster
som levereras enligt detta kontrakt vara framställda och/eller tillhandahållna under
förhållanden som är förenliga med
-
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och
föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
FN:s barnkonvention, artikel 32,
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som
gäller i tillverkningslandet
den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
FN:s deklaration mot korruption.
Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att produktionen av de varor och/eller tjänster
som levereras under avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med de
grundläggande villkor i leverantörskedjan som anges ovan. I de fall att det är skillnad mellan
nationella och internationella bestämmelser, är det högsta standard som gäller.
Rutinerna ska minst innehålla:
- Ansvarsfördelning hos leverantören gällande socialt ansvarstagande i
leverantörskedjan.
- En beskrivning på hur underleverantörer bedöms utifrån socialt perspektiv i
produktionen.
- Vilka sociala krav som ställs på underleverantörerna. Dessa måste minst motsvara de
krav som beställaren ställer på leverantören i detta kontrakt.
- En beskrivning av hur kontroll görs och dialog förs med underleverantörerna. De
frågor som kontrolleras och diskuteras måste vara relevanta för de krav som ställs.
- Tidplan för kontroll och dialog med underleverantör.
- Hur avvikelser hanteras.
2 § Leverantören är skyldig att på begäran från beställaren redovisa att kraven i 1 § uppfylls.
Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som beställaren begär om detta inte är
oskäligt. Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för beställaren att själv eller genom
ombud utföra inspektioner på plats hos leverantören och/eller hos någon av leverantörens
underleverantörer för att säkerställa att kraven i 1 § uppfylls. Leverantören ska medverka till
att dessa inspektioner genomförs på ett effektivt sätt.
3 § Skulle beställaren, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av
beställaren eller på uppdrag av beställaren eller på annat sätt, ha befogad anledning att
misstänka att kraven i 1 § inte uppfylls är leverantören skyldig att genom egen utredning visa
att han uppfyller dessa krav. I annat fall gäller vad som sägs i 4 §. En utredning enligt denna
bestämmelse är inte en förutsättning för tillämpning av 4 §.
13
2014-09-08
4 § Bristande uppfyllelse av skyldigheterna i 1 - 3 §§ innebär ett kontraktsbrott. Beställaren
får med anledning av kontraktsbrottet omedelbart häva avtalet i sin helhet eller delvis. Om
beställaren bedömer det rimligare får rättelse begäras inom den tid beställaren bestämmer
förutsatt att tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har
beställaren rätt till prisavdrag som står i proportion till beställarens intresse av att kraven följs,
uppsägning eller hävning.
5 § Beställaren har rätt att säga upp detta Avtal i sin helhet eller delvis till omedelbart
upphörande utan att utge ersättning till Leverantören om Leverantören, eller någon av
Leverantörens underleverantörer som tillhandahåller en för detta Avtal väsentlig funktion
(såvida inte sådan underleverantörs förpliktelser övertas av Leverantören eller annan
underleverantör som är skäligen godtagbar för beställaren), omfattas av några av de
omständigheter som anges i 10 kap. 1-2 §§ lag (2007:1091) om offentlig upphandling eller
motsvarande krav i vid var tid gällande upphandlingslagstiftning.
14
2014-09-08
Bilaga 4 Offertförfrågan
Revision i tillverkningsledet
Under år 20xx har landsting/region Namn genomfört en uppföljning av avtal avseende
Leverantör/Tillverkare gällande efterlevnad av Sveriges landsting och regioners gemensamma
uppförandekod, bilaga 1.
Landsting/region Namn har beslutat att genomföra en revision på plats hos en
Leverantör/Tillverkare. Vi efterfrågar en offert för detta uppdrag med följande
bakgrundsinformation:
•
Revisionen ska utföras i land/plats
•
Revisionen ska genomföras under 201Å-MM-DD---201Å-MM-DD .
•
Revisionen ska genomföras mot bifogad uppförandekod.
Landsting/region Namn misstänker inga oegentligheter utan revisionen ska ses som en
stickprovskontroll av verksamhet på plats.
•
I bifogat uppföljningsformulär, bilaga 2 och 3, framgår Leverantörens svar på frågor
baserade på Sveriges landsting och regioners gemensamma uppförandekod.
•
Den Leverantör som ska granskas är Leverantör/Tillverkare. Några produkter som
tillverkas och levereras till landsting/region på gällande avtal tillverkas i land/plats av en
underleverantör till Leverantör/Tillverkare.
Offerten ska omfatta totalkostnad och en detaljerad beskrivning av uppdraget enligt
följande:
•
•
•
•
Ett förberedande möte med landsting/region Namn och Leverantören
Förberedelser
Revision på plats
Genomgång av åtgärdsplan som Leverantör/Tillverkare tagit fram
Deltagare
• Föreslagen tidpunkt
Sammanställning och redovisning
Offerten ska vara landsting/region Namn tillhanda den 201Å-MM-DD under adress:
Vid förfrågan kontakta:
Ansvarig inköpare
Tel: NNNNNN
Bilaga
1. Sveriges landsting och regioners gemensamma uppförandekod
15
2014-09-08
2. Uppföljningsformulär
3. Uppföljningsformulär, english version
Bilaga 5
Sekretessavtal
Exempel
Innehåll
Bakgrund
Syfte med uppdraget (revisionen)
Beskrivning av uppdraget med namn på ansvarig för uppdraget (revisionen) samt var
uppdraget (revisionen) ska genomföras
Hur används uppgifter och material
Användning av uppgifter och material
Förbud att lämna ut uppgifter, dokument eller annat material
Hur hanteras uppgifter och material
Förvaring
Kommunikation
-
Intern spridning
-
Extern spridning
Övrig information av betydelse
Underskrift av berörda parter som ska vara daterat
16
