Upphandlingspolicy
Almi Företagspartner AB
Denna policy gäller för Almi Företagspartner AB, de 16 regionala dotterbolagen samt Almi Invest AB, med dess dotterbolag och intressebolag, samt för IFS Rådgivning AB. Denna policy
omfattar även direktupphandling av varor och tjänster. Direktupphandling innebär inköp till ett
lägre värde än f.n. 534 000 kr under en avtalsperiod från samma leverantör eller varugrupp/tjänst.
Syftet med policyn är att
Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad.
Tydliggöra och ge vägledning i upphandlingsarbetet för samtliga bolag inom Almi.
Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av affärsmässighet och väl
fungerande konkurrens.
Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning.
Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande ägardirektiv.
Policyn ska ge vägledning till hur styrelseledamöter och anställda skall agera när det gäller upphandling.
Sida: 2 (4)
Affärsmässighet
Affärsmässighet uppnås genom att utnyttja den konkurrens som finns på marknaden. Almi ska i
sina upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydliga, behandla alla anbudsgivare lika samt göra
upphandlingarna kända på marknaden.
Affärsetik
Begreppet affärsetik innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, men
även ett i övrigt etiskt agerande. Leverantörer och anbudsgivare är viktiga partners och skall
känna trygghet i relationen med Almi. När det gäller känslig information skall inte sådan utlämnas
på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal (Almi
lyder inte under offentlighetsprincipen).
Inga orimliga eller onödiga krav skall ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör
gynnas eller missgynnas.
Styrelseledamöter och anställda ska inte ha personliga intressen i leverantörsföretag (jäv)
som kan påverka utgången av en upphandling eller ett inköp.
Egna rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer
ska alltid betalas av upphandlande enhet inom Almi.
Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer ska undvikas.
Leverantörer ska inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som det inte finns befogenhet eller laglig möjlighet att uppfylla.
Genom ett agerande i enlighet med denna policy främjas en god affärsetik, vilket i sin tur
gör Almi till en trovärdig aktör på både den offentliga och privata marknaden.
Koncerngemensam upphandling
Samordnad upphandling är av strategisk betydelse för Almi -koncern för att uppnå bästa möjliga
affärsvillkor och för att säkerställa att Lagen om Offentlig Upphandling följs. Samordningen minimerar dessutom de administrativa kostnaderna för samtliga bolag inom Almi, där målet även är
en god totalekonomi för koncernen.
Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma intressen.
För Almi gäller följande:
Almi Företagspartner AB (moderbolaget) informerar om vilka aktuella områden för varor
och tjänster som kommer att bli föremål för upphandling.
I varje upphandling ska möjligheten att tillåta delanbud, tydligt definierade, prövas. Prövningen ska ske i ett affärsmässigt perspektiv och med utgångspunkt från rimlig produktbredd och bolagens eventuella merkostnader för att arbeta med flera leverantörer.
Sida: 3 (4)
Ramavtal
Ramavtal ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkor för avrop under en viss
given tidsperiod. I normalfallet är ramavtalets villkor för helheten fördelaktigare än vad ett enskilt
bolag kan uppnå genom en separat upphandling.
Ett aktivt deltagande från de bolag som har den mest lämpliga kompetensen inom produktområdet förutsätts. Gemensamma ramavtal omfattar samtliga bolags förväntade volymer.
När det gäller ramavtal, gäller också följande:
Behöver en upphandling och ett avtal specialanpassas för ett enskilt bolag, och om det av
den anledningen orsakar eventuella kostnadsfördyringar för Almi, ska kostnaden belasta
den/de bolag som förorsakar detta.
Moderbolaget avgör ytterst storleken på hävdad kostnadsfördyring.
De enskilda regionala bolagen ska inte genomföra upphandlingar i egen regi där ramavtal
finns eller där en samordnad upphandling är planerad.
Moderbolagets godkännande krävs om enskilt bolag av speciella skäl inte ämnar medverka i ett koncerngemensamt ramavtal.
Avtalstrohet
En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att bolagen använder
de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga
villkor som även innebär att Almis trovärdighet som kund ökar.
Om ett bolag avstår från att utnyttja befintligt avtal, ska det centrala upphandlingsstödet informeras om skälen för detta.
Direktupphandling
Om ramavtal saknas får direktupphandling användas om upphandlingens värde understiger gränsen för LOU, 534 000 kr, eller om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bl.a. skäl
som inte kunnat förutses och som inte beror på den egna verksamheten (motsvaras fall liknande
Force Majeur).
Almi ska alltid vid direktupphandling:
Förvissa sig om att ett angivet pris är rimligt, exempelvis genom en prisjämförelse.
Upphandlingen ska genomföras på ett sådant sätt att konkurrensen tillvaratas.
Dokumentation av direktupphandlingen ska upprättas.
Sida: 4 (4)
Ansvarsfördelning
Koncerngemenamma upphandlingar ansvaras och genomförs av centalt upphandlingsstöd.
Regionala upphandlingar av större värden eller av komplex natur där rätt kunskap inte
finns i det regionala bolaget, ska centralt stöd användas i relevant omfattning.
Finns rätt kompetens vid en regional upphandling ska den genomföras och ansvaras av
det regionala bolaget, centralt stöd kan användas vid behov.
Miljökrav
Almi ska verka för att relevanta miljökrav ställs i varje upphandling.
Som utgångspunkt ska följande frågor ställas inför en upphandling:
Vilken påverkan på miljön har produkten/tjänsten?
Är miljövinsten kostnadsdrivande?
Finns det bättre val av produkt/tjänst att välja vid upphandlingen?
Sociala krav
Det finns vissa möjligheter att ställa krav på leverantörer gällande social hänsyn i den offentliga
upphandlingen. Hänsyn kan tas genom att t.ex. ställa krav på antidiskrimineringsklausuler i de
offentliga kontrakten med leverantörerna.
Almi ska verka för att relevanta sociala krav ställs i varje upphandling med leverantör. Vid bedömning skall vägas in bl.a. branschförhållanden, antal möjliga leverantörer, kostnadskonsekvenser mm.
Östersund 2016-01-08
Roland Falkdalen
