Caesax Multimedia 2013-08-13
NAVET 2013
En översiktlig presentation av Musik i Syds nya adress- och bokningssystem
Fyra huvudsektioner
Navet består av fyra integrerade sektioner som samverkar fullt ut för att skapa ett så flexibelt system som
möjligt.
• Kontakter (personer, organisationer, adresser etc)
• Produktioner (alla konserter och liknande)
• Lokalbokning (Konserthuset i Kristianstad och Palladium i Malmö)
• Dokument (avtal, utskick, infoblad, riders, bilder etc)
I princip vilken information som helst i systemet kan hämtas i relation till vad man utgår ifrån. Exempelvis kan
man lätt se vilka produktioner, lokalbokningar och dokument som är förknippade med en viss person.
Alla produktioner och lokalbokningar kan också presenteras i olika former av kalendrar för att få bättre överblick.
Via en statistikmodul kan också samlad information om alla konserter och bokningar presenteras i grafer och
diagram för att underlätta kontroll och uppföljning. Eller som ifyllda blanketter för rapportering till Kulturrådet.
sida 1
Caesax Multimedia 2013-08-13
Kontaktregister
Adressregistret har vi valt att kalla kontaktregister eftersom det egentligen är uppdelat i personer, organisationer
och adresser. En och samma person kan ju ingå i flera organisationer och sammanhang liksom en organisation
ofta består av flera personer. Själva kontakten som sedan länkas ihop med händelser och dokument i systemet
skapas alltså genom att lägga ihop en person och en adress/organisation.
I detta register finns alla kontakter som Musik i Syd behöver men är enligt önskemål inte integrerat med
ekonomisystemet.
Förutom alla normala funktioner i ett adressregister (kategorier, sök, lista, utskick, etiketter, kuvert etc) finns här
också alla kopplingar till övriga delar i systemet presenterade via flikar och länkar. Man får snabbt en överblick
över vilka produktioner, lokalbokningar och dokument varje kontakt förknippas med.
sida 2
Caesax Multimedia 2013-08-13
Produktioner
Detta är naturligtvis databasen för organisationens huvudverksamhet. Här registreras alla konserter och
produktioner i Musik i Syd. Varje konsert/aktivitet kopplas till övriga systemet via exempelvis artister, arrangörer,
producenter, kontrakt, avtal, turnéplaner, externa bilagor, egna konsertlokaler o.s.v.
Här finns också möjlighet för inblandade parter (i Musik i Syd) att skapa anteckningar, bocka av gemensamma
checklistor, bifoga filer m.m.
Det finns även flera kalendervyer där konserterna kan presenteras antingen per produktion eller per producent
eller alla på en gång.
sida 3
Caesax Multimedia 2013-08-13
Lokalbokningar
Denna del av Navet används till att boka och administrera Musik i Syds konsertlokaler i Kristianstads Konserthus
och på Palladium i Malmö.
Förutom all tänkbar information om själva bokningen görs även här automatiskt och enkelt kopplingar till övriga
systemet via exempelvis hyresgäster, artister, avtal, bilagor och om konserten är en egen produktion.
På samma sätt som i ‘Produktioner’ kan utvald personal i Musik i Syd såsom lokalbokare, informatörer och
tekniker ta del av och skriva egna anteckningar, bocka av checklistor och bifoga filer m.m.
Bokningarna kan förstås också presenteras i en kalender för bästa översikt och planering, både per ort och per
lokal.
sida 4
Caesax Multimedia 2013-08-13
Dokument
I denna databas samlas systemets alla dokument. Både interna och externa. De interna dokumenten är filer
(pdf) som skapats av Navet, exempelvis avtal, turnéplaner och andra utskrifter man vill spara digitalt. Externa
dokument är ofta bilagor kopplade till produktioner och lokalbokningar som t.ex. word-dokument, pdf och
bilder.
Denna sektion i Navet används mest av administrativ personal för att söka upp, hantera och kanske redigera
olika dokument. Det är annars ofta smidigast att komma åt dokumenten direkt från de kontakter, produktioner
eller bokningar de berör.
sida 5
Caesax Multimedia 2013-08-13
Åtkomst till systemet
Musik i Syds personal behöver förstås använda systemet på olika sätt beroende på vilken arbetsuppgift man
har.
Navet är speciellt utformat med tanke på följande roller;
Administrativ personal, producenter, lokalbokare, info/kommunikation samt inspicient/tekniker.
Systemet är också mycket flexibelt vad gäller åtkomst och rättigheter för varje enskild användare.
För att använda Navet krävs installation av en klient (Filemaker Pro) på sin dator eller en app för iPhone/iPad. Det
går också att använda en vanlig webbläsare men då får man inte tillgång till alla funktioner (ex bifoga filer eller
kontrollera utskrifter).
sida 6
