VÄGLEDNING
2016-06-03
1(4)
VÄGLEDNING – Handlingar som ska sparas eller som kan slängas
Det är bra att kontinuerligt gå igenom de pärmar och högar med papper vi har på våra
kontor för att se vad som behöver sparas och vad som kan slängas. Detta dokument är
en övergripande vägledning. Sist i detta dokument finns en förteckning över exempel
på offentliga, hemliga och icke allmänna handlingar.
En mer omfattande vägledning ”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet –
en vägledning” finns på LiUs hemsida:
http://liu.se/insidan/juridisk-radgivning/offentlighetsekretess/1.545073/HFTEOffentlighetochsekretessslutv091008.doc
SPARA
Huvudregeln är att alla allmänna handlingar ska registreras eller ordnas på andra sätt.
Registrering av allmänna handlingar kan göras i diariet i LiUDok eller i något av LiUs
övriga verksamhetssystem som ekonomisystem, HR-system, studieadministrativa
system.
Handlingar som ordnas på annat sätt kan vara protokollsserier, utbildningsbevis,
forskningsmaterial.
Att registrera eller ordna på annat sätt gör det möjligt för oss att fastställa om
handlingen finns vid LiU, att hitta den och att vid en begäran kunna lämna ut den
skyndsamt.
Allmänna handlingar är:
handlingar som inkommer till LiU via ex post, mail, bud eller som kommer
direkt till en anställd vid LiU och som innehåller information som rör
verksamheten
handlingar som skickas till externa parter ex via post, mail, bud och som
innehåller information som rör verksamheten
handlingar som upprättats internt vid LiU och som är färdigställda ex
undertecknade beslut, justerade protokoll, internutredningar m m.
Material som rör viktiga frågor i LiUs historia, t ex bildande av institutioner, skapande
av PBL-metodiken m m ska också sparas.
Om en allmän handling skyddas av en sekretessbestämmelse i offentlighets- och
sekretesslagen får uppgifterna inte lämnas ut. För att kunna åberopa sekretess ska
handlingar som innehåller sekretess alltid registreras enligt de lagkrav som styr
diarieföring (t ex i LiUDok, Adato). Göm eller glöm aldrig handlingar med känsligt
innehåll.
LINKÖPINGS UNIVERSITET
UNIVERSITETSFÖRVALTNINGEN/RÄTTSAVDELNINGEN
SLÄNGA
Handlingar som inte är allmänna handlingar behöver inte sparas.
Exempel på sådana handlingar är:
- utkast till t ex utredningar, framställningar och beslut som utarbetas inom LiU
- egna noteringar från möten, konferenser, telefonsamtal som inte innehåller
information som rör verksamheten
- LiU-intern kommunikation/meddelande via t ex internpost eller mail.
Det finns även handlingar som är allmänna men som den enskilde medarbetaren inte
behöver spara.
Exempel på sådana handlingar är:
- handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, t ex förfrågningar av enklare
karaktär, reklam, tidskrifter
- kopior av redan diarieförda handlingar, kopior av handlingar som har
registrerats i övriga verksamhetssystem som ekonomisystem, HR-system,
studieadministrativa system eller kopior av handlingar som förvaras på annat
sätt (styrelse- och nämndprotokoll).
VERKSAMHETSNYTTAN OCH LAGKRAV
För Linköpings universitets egen verksamhet är det viktigt att på ett snabbt och
säkert sätt kunna hitta viktig information t ex beslut, riktlinjer, avtal,
forskningsresultat m m.
Personer utanför myndigheten ska kunna ta del av verksamhetens information
på samma sätt som anställda. Utlämnande av allmän handling ska ske
skyndsamt och då krävs god struktur av den information som finns vid LiU för
att snabbt och enkelt hitta det som efterfrågas.
I Tryckfrihetsförordningen och i offentlighets- och sekretesslagen finns
bestämmelser om registrering och utlämnande av allmän handling. Allmänna
handlingar skall registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att
handlingen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet.
FRÅGOR
Kontakta registrator ([email protected]) eller arkivarie ([email protected]) vid
Universitetsförvaltningen.
VÄGLEDNING
2016-06-03
2(4)
LINKÖPINGS UNIVERSITET
UNIVERSITETSFÖRVALTNINGEN/RÄTTSAVDELNINGEN
VÄGLEDNING
2016-06-03
3(4)
LINKÖPINGS UNIVERSITET
UNIVERSITETSFÖRVALTNINGEN/RÄTTSAVDELNINGEN
VÄGLEDNING
2016-06-03
4(4)
