[Företagets namn] presenterar:
®
Microsoft Office
®
Excel 2007-utbildning
Skapa din första arbetsbok
Kursinnehåll
• Översikt: Var ska du börja?
• Lektion 1: Det här är en arbetsbok
• Lektion 2: Lägga till data
• Lektion 3: Redigera data och kalkylblad
I varje lektion ingår en lista över föreslagna uppgifter och
en uppsättning testfrågor.
Skapa din första arbetsbok
Översikt: Var ska du börja?
Du har fått i uppgift att lägga till data i
Excel 2007, men du har aldrig arbetat
med Excel. Var ska du börja?
Eller du kanske har arbetat i Excel
men är fortfarande osäker på
grunderna, till exempel hur du lägger
till och redigerar text och siffror eller
hur du lägger till och tar bort kolumner
och rader.
Här får du lära dig allt du behöver för
att kunna arbeta med Excel, snabbt
och utan krångel.
Skapa din första arbetsbok
Kursens mål
• Skapa en ny arbetsbok.
• Lägga till text och siffror.
• Redigera text och siffror.
• Infoga och ta bort kolumner och rader.
Skapa din första arbetsbok
Lektion 1
Det här är en arbetsbok
Det här är en arbetsbok
När du startar Excel
möter du ett stort, tomt
rutsystem som består
av kolumner, rader
och celler.
Om du inte har använt Excel tidigare undrar du kanske
vad du ska göra härnäst.
Först ska du få sätta dig in i grunderna i Excel och
bland annat lära dig att lägga till information i Excel.
Skapa din första arbetsbok
Menyfliksområdet
Området längs
överkanten i Excel
2007-fönstret kallas
menyfliksområdet.
Menyfliksområdet består av flera olika flikar. Varje flik
hör ihop med specifika typer av uppgifter som
användarna utför i Excel.
När du klickar på flikarna längst upp i menyfliksområdet
visas de olika kommandona på varje flik.
Skapa din första arbetsbok
Menyfliksområdet
Fliken Start, den
första fliken till
vänster, innehåller
vanliga kommandon
som används mest.
På bilden visas fliken
Start med dess
kommandon i
menyfliksområdet.
1
Menyfliksområdet sträcker sig längs med Excel-fönstrets
överkant.
2
Kommandona i menyfliksområdet är ordnade i små
relaterade grupper. Kommandona som till exempel ska
användas för innehållet i cellerna har samordnats i gruppen
Redigering och kommandona som ska användas för själva
cellerna har samordnats i gruppen Celler .
Skapa din första arbetsbok
Arbetsböcker och kalkylblad
När du startar Excel
öppnar du en fil som
kallas arbetsbok.
Varje ny arbetsbok
består av tre
kalkylblad som du
använder för att lägga
till data.
Här visas ett tomt kalkylblad i en ny arbetsbok.
1
Den första arbetsboken du öppnar heter Bok1. Namnet
står i listen längst upp i fönstret tills du sparar
arbetsboken med ett eget namn.
Skapa din första arbetsbok
Arbetsböcker och kalkylblad
När du startar Excel
öppnar du en fil som
kallas arbetsbok.
Varje ny arbetsbok
består av tre
kalkylblad som du
använder för att lägga
till data.
Här visas ett tomt kalkylblad i en ny arbetsbok.
2
Bladflikarna visas längst ned i fönstret. Det kan vara bra
att byta namn på bladflikarna så att det blir lättare att
identifiera informationen på bladen.
Skapa din första arbetsbok
Arbetsböcker och kalkylblad
Du undrar kanske
också hur du skapar
en ny arbetsbok.
Så här gör du.
1. Klicka på Microsoft Office-knappen
till vänster i fönstret.
längst upp
2. Klicka på Nytt.
3. Klicka på Tom arbetsbok i fönstret Ny arbetsbok.
Skapa din första arbetsbok
Kolumner, rader och celler
Kalkylbladen är
uppdelade i kolumner,
rader och celler.
Det är rutnätet som du
ser när du öppnar en
arbetsbok.
1
2
Kolumnerna går uppifrån och ned i kalkylbladet, d.v.s.
lodrätt. Varje kolumn har en alfabetisk rubrik längst upp.
Raderna går tvärs över kalkylbladet, d.v.s. vågrätt. Varje
rad har också en rubrik. Radrubrikerna är siffror, från och
med 1 till 1 048 576.
Skapa din första arbetsbok
Kolumner, rader och celler
Kalkylbladen är
uppdelade i kolumner,
rader och celler.
Det är rutnätet som du
ser när du öppnar en
arbetsbok.
Kolumnernas alfabetiska rubriker och radernas
numeriska rubriker visar var du är i ett kalkylblad när du
klickar i en cell.
Tillsammans bildar rubrikerna cellens adress.
Exempelvis kallas cellen i skärningspunkten mellan
kolumn A och rad 3 för cell A3. Detta kallas även för
cellreferens.
Skapa din första arbetsbok
Data placeras i celler
Celler används för att
lägga till data i
kalkylbladet.
Bilden till vänster visar vad du ser när du öppnar en ny
arbetsbok.
Den första cellen längst upp till vänster i kalkylbladet är
den aktiva cellen. Cellen har en svart kontur, vilket
innebär att alla data du lägger till hamnar där.
Skapa din första arbetsbok
Data placeras i celler
Du kan lägga till data
var som helst. Genom
att klicka i valfri cell i
kalkylbladet markerar
du cellen.
När du markerar en cell blir den aktiv. Den får, som
tidigare nämnts, en svart kontur.
Den valda cellens kolumn- och radrubriker markeras
också.
Skapa din första arbetsbok
Data placeras i celler
Du kan lägga till data
var som helst. Genom
att klicka i valfri cell i
kalkylbladet markerar
du cellen.
Till exempel om du markerar en cell i kolumn C på rad 5,
enligt bilden till höger:
1
Kolumn C är markerad.
2
Rad 5 är markerad.
Skapa din första arbetsbok
Data placeras i celler
Du kan lägga till data
var som helst. Genom
att klicka i valfri cell i
kalkylbladet markerar
du cellen.
Till exempel om du markerar en cell i kolumn C på rad 5,
enligt bilden till höger:
3
Den aktiva cellen, C5 i det här fallet, har en svart kontur.
Cellens namn (som även kallas cellreferens) visas i
namnrutan längst upp till vänster i kalkylbladet.
Skapa din första arbetsbok
Data placeras i celler
Cellen med konturen,
de markerade kolumnoch radrubrikerna
samt visningen av
cellreferensen i
Namnrutan gör det lätt
att se att C5 är den
aktiva cellen.
Alla de här markeringarna är inte så viktiga när du
arbetar i någon av de första cellerna längst upp i
kalkylbladet.
När du kommer längre och längre ned eller åt höger i
kalkylbladet kan de däremot vara till stor hjälp.
Skapa din första arbetsbok
Förslag på övningar
1. Byta namn på en kalkylbladsflik.
2. Växla mellan två olika kalkylblad.
3. Lägga till färg på kalkylbladsflikar.
4. Lägga till och ta bort kalkylblad.
5. Granska kolumnrubrikerna och använda namnrutan.
Öva online (kräver Excel 2007)
Skapa din första arbetsbok
Test 1, fråga 1
Du behöver en ny arbetsbok. Hur skapar du den? (Välj ett
svar.)
1. Klicka på Infoga och sedan på Infoga blad i gruppen Celler.
2. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Nytt.
Klicka på Tom arbetsbok i fönstret Ny arbetsbok.
3. Klicka på Infoga och sedan på Arbetsbok i gruppen Celler.
Skapa din första arbetsbok
Test 1, fråga 1: Svar
Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Nytt. Klicka på Tom
arbetsbok i fönstret Ny arbetsbok.
Skapa din första arbetsbok
Test 1, fråga 2
Namnrutan visar innehållet i den aktiva cellen. (Välj ett svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Skapa din första arbetsbok
Test 1, fråga 2: Svar
Falskt.
Namnrutan innehåller den aktiva cellens cellreferens. Du kan också
använda namnrutan om du vill markera en cell. Ange i så fall
cellreferensen i rutan.
Skapa din första arbetsbok
Test 1, fråga 3
I ett nytt kalkylblad måste du börja med att skriva i cell A1.
(Välj ett svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Skapa din första arbetsbok
Test 1, fråga 3: Svar
Falskt.
Du kan skriva precis var du vill. Du kan alltså klicka i valfri cell och börja
skriva. Tänk bara på att läsarna inte ska behöva rulla kalkylbladet för att
se information som lika gärna kunde ha börjat i cell A1 eller A2.
Skapa din första arbetsbok
Lektion 2
Lägga till data
Lägga till data
Du kan använda Excel
för alla typer av data,
såväl yrkesmässiga
som personliga.
Du kan lägga till två
grundläggande typer
av data i kalkylbladets
celler: siffror och text.
Du kan använda Excel om du vill skapa budgetar, arbeta
med skatter, registrera elevresultat och elevnärvaro eller
göra en lista över produkterna som du säljer. Du kan till
och med registrera den dagliga träningen, följa
viktminskningen eller se hur mycket husrenoveringen
kostar. Möjligheterna är verkligen oändliga.
Nu ska vi titta på hur du skriver in data.
Skapa din första arbetsbok
Börja med kolumnrubriker (och gör dina läsare en tjänst)
När du skriver in data
kan det vara bra att
börja med rubrikerna
överst i varje kolumn.
På så sätt kan alla som använder kalkylbladet förstå vad
informationen innebär (och du själv kommer ihåg den vid
ett senare tillfälle).
Ofta kan det dessutom vara bra att lägga till radrubriker.
Skapa din första arbetsbok
Börja med kolumnrubriker (och gör dina läsare en tjänst)
Kalkylbladet på bilden
visar om någon
representant från de
olika företagen deltog i
de månatliga
affärsluncherna.
Kolumn- och radrubriker används:
1
Kolumnrubrikerna består av årets månader. De visas
överst i kalkylbladet.
2
Radrubrikerna längs med kalkylbladets vänstra sida är
företagsnamn.
Skapa din första arbetsbok
Börja skriva
Anta att du ska skapa
en lista över försäljare.
Listan ska också
innehålla datum för
försäljning och
försäljningsbelopp.
Du behöver alltså följande kolumnrubriker: Namn,
Datum och Belopp.
Skapa din första arbetsbok
Börja skriva
Anta att du ska skapa
en lista över försäljare.
Listan ska också
innehålla datum för
försäljning och
försäljningsbelopp.
Bilden visar hur det ser ut när du skriver informationen
och flyttar från en cell till en annan:
1. Skriv Namn i cell A1 och tryck på TABB. Skriv sedan
Datum i cell B1 och tryck på TABB. Skriv sedan
Belopp i cell C1.
Skapa din första arbetsbok
Börja skriva
Anta att du ska skapa
en lista över försäljare.
Listan ska också
innehålla datum för
försäljning och
försäljningsbelopp.
Bilden visar hur det ser ut när du skriver informationen och
flyttar från en cell till en annan:
2. När du har skrivit kolumnrubrikerna klickar du i cell A2 så
att du kan börja skriva namnen på försäljarna. Skriv det
första namnet och tryck på RETUR så att markeringen
flyttas en cell nedåt till cell A3 (d.v.s. nedåt i samma
kolumn). Skriv därefter nästa namn o.s.v.
Skapa din första arbetsbok
Lägga till datum och klockslag
I Excel vänsterjusteras
texten i cellerna och
datumen
högerjusteras i
cellerna.
Om du vill ange ett datum i kolumn B, Datum-kolumnen,
särskiljer du datumets delar med ett bindestreck: 200907-16 eller 16-juli-09. Båda inmatningarna tolkas i Excel
som ett datum.
Skapa din första arbetsbok
Lägga till datum och klockslag
I Excel vänsterjusteras
texten i cellerna och
datumen
högerjusteras i
cellerna.
Om du behöver lägga till ett klockslag skriver du bara
siffrorna avgränsade med kolon.
Skapa din första arbetsbok
Lägga till siffror
I Excel högerjusteras
siffror i cellerna.
Om du vill ange försäljningsbelopp i kolumn C, Beloppkolumnen, skriver du beloppet följt av "kr".
Skapa din första arbetsbok
Lägga till siffror
Så här lägger du till andra tal
• När du lägger till bråktal måste du infoga ett blanksteg mellan
heltalet och bråktalet. Exempel: 1 1/8.
• Om du bara vill lägga till ett bråktal måste du inleda med en nolla,
t.ex. 0 1/4. Om du anger 1/4 utan nolla tolkas det som datumet 4
januari.
• Om du skriver (100) innebär parentesen att detta är ett negativt tal. I
Excel visas sedan talet som -100.
Skapa din första arbetsbok
Snabba sätt att lägga till data
Här följer två sätt att
spara tid när du lägger
till data i Excel:
Komplettera
automatiskt och
Autofyll.
Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp.
Komplettera automatiskt: Om du skriver ett par
bokstäver i en cell kan resterande tecken fyllas i
automatiskt i Excel.
Autofyll: Skriv en eller flera poster i en serie och utöka
sedan serien. Spela upp animeringen om du vill visa hur
Autofyll fungerar.
Skapa din första arbetsbok
Snabba sätt att lägga till data
Här följer två sätt att
spara tid när du lägger
till data i Excel:
Komplettera
automatiskt och
Autofyll.
Komplettera automatiskt: Om du skriver ett par
bokstäver i en cell kan resterande tecken fyllas i
automatiskt i Excel. Tryck bara på RETUR när tecknen
har lagts till.
Autofyll: Skriv en eller flera poster i en serie och utöka
sedan serien.
Skapa din första arbetsbok
Förslag på övningar
1. Lägga till data med TABB och RETUR.
2. Rätta till misstag när du skriver.
3. Lägga till datum och klockslag.
4. Lägga till siffror.
5. Använda Autofyll.
6. Använda Komplettera automatiskt.
Öva online (kräver Excel 2007)
Skapa din första arbetsbok
Test 2, fråga 1
När du trycker på RETUR flyttas markeringen en cell åt höger.
(Välj ett svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Skapa din första arbetsbok
Test 2, fråga 1: Svar
Falskt.
Om du trycker på RETUR flyttas markeringen nedåt. Om du trycker på
TABB flyttas markeringen åt höger.
Skapa din första arbetsbok
Test 2, fråga 2
Vilket av följande alternativ skulle du välja om du vill ange
årets månader utan att själv behöva skriva varje månad? (Välj
ett svar.)
1. Komplettera automatiskt.
2. Autofyll.
3. CTRL+RETUR.
Skapa din första arbetsbok
Test 2, fråga 2: Svar
Autofyll.
Använd Autofyll om du vill fylla i påbörjade listor, t.ex. dagar, veckor eller
tidtabeller.
Skapa din första arbetsbok
Test 2, fråga 3
Vilket av följande identifieras som ett datum av Excel? (Välj
ett svar.)
1. 6/2 1947.
2. 2,6,47.
3. 2-feb-47.
Skapa din första arbetsbok
Test 2, fråga 3: Svar
2-feb-47.
Använd bindestreck för att särskilja datumets olika delar.
Skapa din första arbetsbok
Lektion 3
Redigera data och kalkylblad
Redigera data och kalkylblad
Alla gör misstag
ibland. Även de data
som har angetts
korrekt behöver ibland
uppdateras vid ett
senare tillfälle.
Ibland måste hela
kalkylbladet ändras.
Anta att du behöver lägga till ytterligare en kolumn med
data mitt i ett kalkylblad. Eller tänk dig att du har en lista
över personal med en person per rad i bokstavsordning –
vad gör du då om du anställer någon mer?
Under den här lektionen får du lära dig hur enkelt det är
att redigera data, samt hur du lägger till och tar bort
kolumner och rader i kalkylbladet.
Skapa din första arbetsbok
Redigera data
Anta att du hade tänkt
lägga till namnet
Peacock i cell A2 men
råkade skriva
Buchanan i stället.
Du upptäcker felet och
vill rätta till det. Du kan
göra det på två olika
sätt.
1
Dubbelklicka i en cell om du vill redigera informationen i
den.
2
Redigera informationen i formelfältet när du har klickat i
cellen.
3
När du har markerat cellen med någon av metoderna
visas Redigera i statusfältet längst ned till vänster.
Skapa din första arbetsbok
Redigera data
Vad är skillnaden
mellan de två
metoderna?
Det handlar om vilket
arbetssätt du trivs med.
Du tycker kanske att
formelfältet, eller själva
cellen, är enklast att
arbeta med.
Så här kan du göra ändringar:
• Ta bort bokstäver eller siffror genom att trycka på
BACKSTEG eller genom att markera dem och trycka
på DEL.
• Redigera bokstäver eller siffror genom att markera
dem och därefter skriva något annat.
Skapa din första arbetsbok
Redigera data
Vad är skillnaden
mellan de två
metoderna?
Det handlar om vilket
arbetssätt du trivs med.
Du tycker kanske att
formelfältet, eller själva
cellen, är enklast att
arbeta med.
Så här kan du göra ändringar:
• Infoga nya bokstäver eller siffror i informationen i
cellen genom att placera markören där och börja
skriva.
Skapa din första arbetsbok
Redigera data
Vad är skillnaden
mellan de två
metoderna?
Det handlar om vilket
arbetssätt du trivs med.
Du tycker kanske att
formelfältet, eller själva
cellen, är enklast att
arbeta med.
Oavsett vad du gör måste du komma ihåg att trycka på
RETUR eller TABB när du är klar, så att dina ändringar
kvarstår i cellen.
Skapa din första arbetsbok
Ta bort dataformatering
Hoppsan! Någon annan
har använt ditt
kalkylblad, fyllt i
information och
formaterat talet i cell C6
med fetstil och rött för
att framhäva att
Peacock står för den
högsta försäljningen.
Men Peacocks kund ändrade sig, så den slutliga
försäljningen blev betydligt mindre.
Du vill rätta till felet.
Skapa din första arbetsbok
Ta bort dataformatering
Hoppsan! Någon annan
har använt ditt
kalkylblad, fyllt i
information och
formaterat talet i cell C6
med fetstil och rött för
att framhäva att
Peacock står för den
högsta försäljningen.
Som du ser på bilden:
1
Det ursprungliga talet var formaterat i fetstil och rött.
2
Du tar bort talet.
3
Du anger sedan ett nytt tal. Men det är fortfarande fetstilt
och rött! Vad beror det på?
Skapa din första arbetsbok
Ta bort dataformatering
Det beror på att det är
cellen som är
formaterad, inte data i
cellen.
Så när du tar bort data med specialformatering, måste
du även ta bort formateringen från cellen.
Ända tills du gör det, får alla data som du anger i den
cellen specialformatering.
Skapa din första arbetsbok
Ta bort dataformatering
Så här tar du bort
formatering.
1. Klicka i cellen och klicka sedan på pilen på
Radera
i gruppen Redigering på fliken Start.
2. Klicka på Radera format om du vill ta bort formatet
från cellen. Klicka alternativt på Radera allt om du vill
ta bort både data och formatering samtidigt.
Skapa din första arbetsbok
Infoga en kolumn eller rad
När du har angett alla
data, upptäcker du
kanske att du behöver
lägga till kolumner eller
rader som ska
innehålla ytterligare
information.
Måste du börja om från
början? Självklart inte.
Så här infogar du en enskild kolumn:
1. Klicka i en cell i kolumnen omedelbart till höger om den
plats där du vill infoga den nya kolumnen.
2. Klicka på pilen på Infoga i gruppen Celler på fliken
Start. Klicka på Infoga Kalkylbladskolumner på den
nedrullningsbara menyn. En ny, tom kolumn infogas.
Skapa din första arbetsbok
Infoga en kolumn eller rad
När du har angett alla
data, upptäcker du
kanske att du behöver
lägga till kolumner eller
rader som ska
innehålla ytterligare
information.
Måste du börja om från
början? Självklart inte.
Så här infogar du en enskild rad:
1. Klicka i en cell på raden omedelbart under den plats
där du vill infoga den nya raden.
2. Klicka på pilen på Infoga i gruppen Celler. Klicka på
Infoga kalkylbladsrader på den nedrullningsbara
menyn. En ny, tom rad infogas.
Skapa din första arbetsbok
Infoga en kolumn eller rad
En ny kolumn eller rad
får en rubrik som
stämmer med dess
placering, och
rubrikerna på senare
kolumner och rader
ändras.
Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp.
Spela upp animeringen om du vill visa hur det ser ut när
du infogar en kolumn eller en rad i ett kalkylblad.
Skapa din första arbetsbok
Infoga en kolumn eller rad
När du har angett alla
data upptäcker du
kanske att du behöver
lägga till kolumner eller
rader som ska
innehålla ytterligare
information.
Måste du börja om från
början? Självklart inte.
En ny kolumn eller rad får en rubrik som stämmer med
dess placering, och rubrikerna på senare kolumner och
rader ändras.
Skapa din första arbetsbok
Förslag på övningar
1. Redigera data.
2. Ta bort formatering från en cell.
3. Arbeta i läget Redigera.
4. Infoga och ta bort kolumner och rader.
Öva online (kräver Excel 2007)
Skapa din första arbetsbok
Test 3, fråga 1
Vad gör du först om du vill ta bort formateringen från en cell?
(Välj ett svar.)
1. Tar bort cellens innehåll.
2. Klickar på Format i gruppen Celler på fliken Start.
3. Klickar på Radera i gruppen Redigering på fliken Start .
Skapa din första arbetsbok
Test 3, fråga 1: Svar
Klickar på Radera i gruppen Redigering på fliken Start .
Klicka därefter på Radera format.
Skapa din första arbetsbok
Test 3, fråga 2
Om du vill lägga till en kolumn klickar du i en cell till höger
om den önskade placeringen för den nya kolumnen. (Välj ett
svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Skapa din första arbetsbok
Test 3, fråga 2: Svar
Sant.
Klicka på pilen på Infoga i gruppen Celler på fliken Start och klicka på
Infoga kalkylbladskolumner om du vill infoga kolumnen.
Skapa din första arbetsbok
Test 3, fråga 3
Om du vill lägga till en ny rad klickar du i en cell omedelbart
ovanför den önskade placeringen för den nya raden. (Välj ett
svar.)
1. Sant.
2. Falskt.
Skapa din första arbetsbok
Test 3, fråga 3: Svar
Falskt.
Du ska i stället klicka i en cell på raden omedelbart under den önskade
placeringen för den nya raden.
Skapa din första arbetsbok
Snabbreferens
En sammanfattning av uppgifterna som ingår i denna kurs
finns i Snabbreferens.
Skapa din första arbetsbok
