Grundkurs i
Excel
Natalia Viklund
[email protected]
Vad är Excel?
EXCEL är ett kraftfullt program som kan användas för att organisera,
analysera och presentera information.
EXCEL består av följande fem huvudfunktioner:
• Kalkyl − för beräkning och analys av data
• Diagram − för grafisk presentation av data
• Databaser − för hantering av stora informationsmängder
• Makron − för automatisering av operationer och av EXCEL
• Avancerad formatering och grafik − för att ta fram rapporter på papper
och bildskärm
Skärmbild vid start av EXCEL
Namnlista
Menyrad
Vertygsfält
Formelfält
Cellreferens
Cell
Cellmarkering
Inmatningsfält
Bladflickar
Statusfält
Skärmbilden visar en arbetsbok som består av flera kalkylblad. Standard
är att arbetsboken innehåller 16 kalkylblad, men den kan byggas ut till 255
blad.
1
Kalkylbladet är organiserat i celler, ordnade i bokstavs kolumner (256 st.)
och numrerade rader (16 384 st.).
När du markerar en cell genom att klicka på den med muspekaren, blir den
aktiv.
Den aktiva cellens position (kolumn, rad) visas till vänster i formelfältet.
I den aktiva cellen kan du mata in text, tal eller formler. Inmatningen måste
bekräftas. Det gör du enklast genom att trycka Enter.
Cellmarkören flyttas då som standard nedåt en cell. Du kan även använda
piltangenterna eller med muspekaren klicka på en ny cell.
2
Kalkylblad
Ett kalkylblad fungerar som en mycket kraftfull räknedosa, dessutom finns
möjlighet att blanda siffror, text och formler.
Kalkylbladet har också många inbyggda funktioner t ex sax, tejp,
radergummi och kopiator.
Resultatet kan presenteras på det sätt som du själv bestämmer.
Dina kalkyler blir tillförlitliga och snygga.
Skriv in formler
En formel är en instruktion till Excel att beräkna ett nytt värde genom att
använda värden från andra celler.
Inmatning av formler sker på samma sätt som inmatning av text och siffror.
En formel börjar alltid med ett likhetstecken (=).
I en cell som innehåller en formel, visas normalt räkneresultatet av
formeln.
För att se formeln i en cell måste cellen markeras. Då visas formeln i
inmatningsfältet.
Du kan skriva in formler och
cellreferenser manuellt eller
utnyttja en mängd olika
förenklade metoder i Excel.
Den första kalkylen
Skriv in text och siffror enligt
exemplet till höger, men låt
cell B5 vara tomt.
Som du ser hamnar text
automatiskt till vänster och
tal automatiskt till höger.
3
I cell B5 skriver du istället formeln=B3-B4 och trycker sedan på Enter.
Formelns resultat räknas då ut och visas i cellen.
Ändra namn på bladflikar
Namnet på en bladflik får innehålla upp till 31 tecken inklusive mellanslag.
I en arbetsbok kan inte två blad ha samma namn.
Dubbelklicka på bladfliken, eller använd snabbmenyn (höger musknapp)
Ändra namn… och skriv in det nya namnet.
Ändra namnet på Blad1 till Kalkyl.
Autosumma
I Excel finns det ett stort antal inbyggda funktioner som kan användas i
formeluttryck.
Den vanligaste funktionen är summering, varför den fått en egen knapp.
Knappen Autosumma är placerad i verktygsfältet och hjälper dig att skapa
summaformler.
Aktivera den cell där resultatet av summeringen ska placeras.
Klicka på Autosumma och markera vid behov de celler som ska summeras.
Oftast behövs inte det, eftersom Excel alltid ger ett förslag på vilka celler
som ska summeras.
Avsluta genom att trycka på Enter.
4
Använda Autosumma
Klicka på Blad 2 (eller
öppna en ny arbetsbok
med hjälp av
Arkiv/Nytt/Arbetsbok)
och skriv text och tal
enligt exemplet till höger.
Skriv Summa i cell A13.
Aktivera cell B13 och
klicka på Autosumma.
Formeln =SUMMA
(B3:B12) betyder att
cellerna B3 t.o.m.
B12 summeras. Detta
föreslår Excel
automatiskt.
Ändra och/eller godkänn med Enter.
Ge bladfliken namnet Prov
Markera områden i Excel
De flesta operationer i Excel sker i två steg. Först markerar man den cell
eller det cellområde som ska påverkas och därefter utförs själva
operationen.
En ensam cell markeras genom
att du klickar på den. Det finns
även sammanhängande och
splittrade cellområden. Ett
sammanhängande område
markeras genom att trycka ned
musknappen i områdets övre vänstra hörn, hålla knappen nedtryckt och
flytta till nedre högra hörnet, där knappen släpps.
5
Splittrade markeringar skapas genom att ett första område skapas.
Ytterligare områden markeras på samma sätt men med Carl-tangenten
nedtryckt.
Genvägar vid markering av områden
Om du vill markera alla celler i en viss
rad eller kolumn, klickar du på radens
eller kolumnens huvud. Det vill säga på
den ruta som innehåller radnumret eller
kolumnbokstaven.
För att markera alla celler i kalkylbladet
klickar du på den lilla rutan längst upp
till vänster i kalkylbladet.
För att ta bort en markering klickar du enklast var som helst på
kalkylbladet. Då markeras den cellen istället. Minst en cell måste alltid vara
markerad.
Övningar
Gör övningar Boendekalkyl och Bilkalkyl som ligger på Gemensamma
kataloger/Elever/Natalia Viklund/Datakunskap/Excel/…
6
