DB Schenker Compliance

DB Schenker Compliance
VD har ordet
DB Schenker är ett företag som är
starkt engagerat i att implementera
och följa de globala etiska regler och
riktlinjer som finns inom affärsvärlden.
I den här broschyren presenterar vi
DB Schenkers Compliancepolicys som
gäller för alla våra anställda och samtidigt kan visa hur vi arbetar förebyggande för externa parter.
Vi på DB Schenker har utvecklat ett
starkt Complianceprogram som bygger
på allmänna principer för god bolagsstyrning. Programmet är utformat för att
ge samtliga anställda vägledning för att
säkerställa att vi följer de regler och för­
ordningar som gäller på affärsmarknaden
i Sverige och globalt.
Det är viktigt att vi uppträder med integritet i våra kontak­ter med kunder, konkurrenter, myndig­heter, anställda och
andra vi möter i vår yrkesroll.
Brott mot vårt Complianceprogram kan
orsaka betydande skador för vårt företag. Vi kan bara förhindra dessa typer
2
av incidenter om samtliga DB Schenkers
anställda uppfyller de interna och juridiska krav som gäller i vår yrkesutövning.
Vårt Complianceprogram är ett prioriterat område och är till för att säkerställa etiskt uppförande hos alla våra
medarbetare och övriga som har med
DB Schenker att göra.
I den här broschyren presenterar vi kort­
fattat våra Compliancepolicys såsom:
uppförandekod, gåvopolicy, riktlinjer
vid intressekonflikter, förebyggande av
kor­ruption, skyddande av tillgångar samt
för umgänge med konkurrenter.
Mats Grundius
CEO, Schenker AB
Uppförandekod
Uppförandekoden innehåller bindande normer och de förväntningar vi har på vårt
dagliga uppförande för att uppnå en etisk hållning i företaget. Dessa principer
är bindande för alla styrelseledamöter, verkställande direktörer, chefer och medarbetare världen över. Chefer har ett särskilt ansvar att agera som förebilder och
har ett särskilt ansvar för kommunikation och implementering av dessa riktlinjer.
Kundfokus, lönsamhet, framsteg, ömsesidig rättvisa och förtroende samt
ansvar är de värderingar som beskrivs i
DB Schenkers affärsidé. De utgör kärnan
i uppförandekoden. I våra mellanhavanden med kunder, affärspartner, medarbetare och ägare förpliktar vi oss att alltid
agera rättvist och med integritet.
Vi är övertygade om att socialt ansvar
är en avgörande faktor för vårt företags
långsiktiga framgång och därmed en oumbärlig del av vårt företag. All vår verksamhet är därför bunden av vår skyldighet att
vara en god samhällsmedborgare.
fördelar som skulle kunna påverka en
persons förmåga att fatta objektiva och
rättvisa affärsbeslut.
Verksamheten i DB Schenker definieras
av ansvar och öppenhet gentemot våra
ägare. Vårt arbete har bland annat som
mål att skydda företagets tillgångar och
uppnå en hållbar ökning av företagets
värde. Företagets tillgångar får endast
användas för företagssyften och måste
hanteras med skälig omsorg.
Alla medarbetare är skyldiga att
uppfylla relevanta gällande regler på
DB Schenker. Medarbetarna påverkar
företagets offentliga anseende. Vi skall
alltid uppföra oss på ett artigt, hövligt
och serviceinriktat sätt gentemot alla
våra kunder och affärspartner. Alla
anställda är skyldiga att rapportera
allvarliga åsidosättanden av lagar och/
eller interna regler.
DB Schenker uppfyller sina kunders,
leverantörers och affärspartners behov
och behandlar dem ärligt, ansvarsfullt
och rättvist. Företaget accepterar inte
korruption och otillbörliga affärsmetoder
av medarbetare eller tredje part som
har anlitats av oss. Vi erbjuder inte och
tar inte emot mutor, privilegier eller
3
Gåvopolicy
Förmåner såsom gåvor och inbjudningar
är en artighetsgest. De får aldrig ges i
syfte att påverka affärsbeslut.
Gåvor och förmåner till tredje part, t.ex.
affärspartners (kunder och leverantörer),
kan missförstås eller missbrukas för att
på ett olämpligt sätt påverka affärsrelaterade beslut. Det kan medföra juridiska
risker för företaget eller ge företaget eller
enskilda individer ett dåligt rykte.
Riktlinjerna för gåvor och förmåner anger
reglerna för godkännande och mottagande av gåvor och inbjudningar för
medarbetare och närstående personer.
Grundläggande principer:
• Förmåner får aldrig begäras.
• Pengagåvor är inte tillåtna.
• Förmåner får endast vara en artighetsgest. De ska vara lämpliga och får inte
på ett olämpligt sätt påverka eller göra
intryck av att påverka ett affärsbeslut.
De får inte heller ge upphov till intressekonflikter.
Grundregeln är att förmåner till offentliga tjänstemän inte är tillåtna.
Inbjudningar:
Affärsrelaterade inbjudningar får godtas
eller erbjudas utan att rapporteras eller
godkännas om de överensstämmer med
de grundläggande principerna och förutsatt att de är sedvanliga och inte ofta
förekommande.
4
Icke sedvanliga inbjudningar får endast
godtas eller erbjudas om de överensstämmer med de grundläggande principerna ovan. Icke sedvanliga inbjudningar
kräver godkännande från närmsta chef
och ska dokumenteras enligt gällande
föreskrifter.
Gåvor och andra förmåner:
Mindre förmåner, officiella presentartiklar och gåvor med ett värde upp till
50 euro är tillåtna om de överensstämmer med de grundläggande principerna.
Gåvor med ett värde över 50 euro kräver
godkännande från närmsta chef och ska
dokumenteras enligt gällande föreskrifter.
”Mindre förmåner,
officiella presentartiklar
och gåvor med ett värde
upp till 50 euro är tillåtna.”
5
Riktlinje vid intressekonflikt
Anställda är skyldiga att fatta arbetsrelaterade beslut som ligger i företagets
intresse, snarare än utifrån medarbetarens egenintresse. En medarbetares
egenintresse får inte ha en negativ inverkan på hans eller hennes arbete.
En intressekonflikt är en situation där
en person har ett egenintresse som kan
ha en negativ inverkan på personens förmåga att utföra sina arbetsuppgifter för
företaget. Medarbetare (och deras närstående) ska undvika sådana situationer.
•Affärsrelationer med en affärspartner
eller konkurrent vid sidan av medarbetarens anställning.
En intressekonflikt kan uppstå i följande
situationer (listan är inte fullständig):
•Aktieinnehav eller mandat hos en
affärspartner eller konkurrent.
•Vad skulle det innebära för mig om den
här situationen omtalades i media?
•Bisyssla hos en affärspartner
eller konkurrent.
•Missbruk av arbetsrelaterad
information.
•Missbruk av kännedom om en
affärsmöjlighet för företaget.
•Köp av eller handel med företagstillgångar.
6
Ställ dig alltid följande frågor:
•Påverkas mitt beslut för DB Schenker
av något annat än företagets intressen?
•Skulle mina kollegor eller min överordnade kunna uppfatta det som att
situationen kan påverka hur jag utför
mitt arbete?
•Skulle kunder eller andra externa
parter kunna uppfatta det som att
situationen kan påverka hur jag utför
mitt arbete?
Riktlinje för
förebyggande av korruption
DB Schenker har länge haft som policy att hålla högsta tänkbara nivå av yrkesetiska normer i genomförandet av sina affärer. DB Schenker lägger största vikt
vid sitt rykte när det gäller ärlighet, integritet och etiskt uppförande.
Brott mot korruptionsbestämmelser kan
få allvarliga konsekvenser. Företaget kan
drabbas av stora ekonomiska förluster
och anseendet kan påverkas mycket
negativt. Enskilda personer kan åläggas
böter, frihetsberövas, förlora sina arbeten
och förklaras personligt ansvariga. För
att sådana överträdelser inte ska ske
finns antikorruptionsriktlinjer som anger
principerna för en lagenlig och etisk
affärsverksamhet.
Medarbetare får inte, varken direkt
eller indirekt:
•erbjuda, utlova eller bevilja förmåner
till offentliga tjänstemän eller andra
personer i syfte att på ett otillbörligt
sätt påverka ett agerande, utelämnande
eller beslut i syfte att vinna en affär
eller skaffa sig någon annan typ av
otillbörlig fördel.
•begära, gå med på att ta emot eller ta
emot förmåner vars syfte är att på ett
otillbörligt sätt påverka, framkalla eller
belöna ett agerande, utelämnande eller
beslut.
Betalningsfrämjande aktiviteter är inte
tillåtna annat än i nödsituationer.
Ställ dig alltid följande frågor:
•Kommer det jag erbjuder att öka
sannolikheten för att tjänstemannen
i fråga vidtar de åtgärder jag önskar?
•Skulle dessa handlingar innebära att
den offentliga tjänstemannen gör sig
skyldig till tjänstefel?
•Behöver tjänstemannen i fråga utöva
sitt inflytande för att få tredje part
(myndighetsanställd eller privatperson) att utföra den önskade
handlingen?
•Skulle det vara problematiskt för dig
om information om ditt agerande
offentliggjordes?
7
Riktlinje för affärsmässigt
uppförande gentemot konkurrenter
Den kompletta versionen finns på företagets intranät och den vägleder vad som
är tillåtet och ej tillåtet inom områden så som: prissättning, marknadsuppdelning
och kundprotektionism, informationsutbyte, kontakter med konkurrenter och
andra restriktioner.
Praktiskt taget alla nationella rättsordningar förbjuder avtal och samordnade
förfaranden mellan företag, som syftar
till eller får till effekt att begränsa konkurrensen. För att undvika brott mot
konkurrenslagsstiftningen måste följande
riktlinjer iakttas vid all kontakt med konkurrenter.
När det gäller prissättning skall man inte
ingå avtal med konkurrenter beträffande
priser, prisparametrar eller andra villkor
som är tillämpliga gentemot kunder
eller leverantörer. Säkerställ att ditt
uppförande på marknaden varken styrs
8
eller påverkas av informella kontakter
med eller av utbyte av information med
dina konkurrenter.
Det är olagligt att dela upp marknaden
med konkurrenterna med avseende på
geografiska områden, produkter/tjänster
eller efter kunder och leverantörer. Håll
alla beslut angående nya produkter eller
planer på att gå in på nya marknader
hemliga, så länge dessa beslut inte har
kommunicerats ut till allmänheten. Se till
att beslut om kundstöd/försäljning eller
beslut om val av leverantör fattas utan
att konsultera konkurrenter.
Utbyt inte någon konfidentiell, marknadsrelevant information med konkurrenter (varken direkt eller via tredje
part). Avslöja t.ex. aldrig för konkurrenter hur ni bestämmer priser eller
beräknar marginaler. Inte heller skall ni
någonsin yppa information om tidigare,
nuvarande eller planerade priser, rabatter
eller kalkylmetoder. Det är tillåtet att
använda information om konkurrenter
som är allmänt tillänglig.
utbyta marknadsinformation eller att
ingå överenskommelser som medför
konkurrensbegränsningar. Kontakta
era konkurrenter enbart när ert syfte
är tydligt.
Delta inte i konkurrenters ”hemliga
cirklar” eller ”hemliga möten” eftersom
syftet med sådana möten kan vara att
9
Riktlinje för skyddande av tillgångar
Syftet med denna riktlinje är att ge vägledning och fastställa regler för
hanteringen av DB Schenkers och DB Groups tillgångar samt affärs- och
företagshemligheter. Dessa tillgångar av materiellt och immateriellt värde
för DB Schenker måste skyddas mot missbruk, slöseri och stöld.
En affärs- eller företagshemlighet är
intern, konfidentiell eller skyddad information som tillhör DB Schenker eller
DB Group. De kan t.ex. vara: ekonomisk
data, företagsinformation, strategisk
information, kunddata, prislistor, HRinformation m.m.
Eftersom röjande av företags- eller affärshemligheter till obehörig tredje part
eller allmänheten kan leda till betydande
olägenheter och skador för företaget,
måste dessa hemligheter skyddas och
behandlas konfidentiellt. Affärs- eller
företagshemligheter får inte utan tillstånd reproduceras eller överlämnas till
media, konkurrenter eller tredje part
utan godkännande.
Tillgångar är ett samlingsbegrepp
som inkluderar alla resurser som
tillhör DB Schenker eller DB Group
eller som ekonomiskt kan tillskrivas
DB Schenker eller DB Group. Tillgångar
kan vara materiella (t.ex. företagsbilar,
andra fordon, mark, kontorsmaterial,
IT-utrustning) eller immateriella (t.ex.
immaterialrätt, som uppfinningar, tekniska idéer, reklamslogans, ritningar,
varumärkesnamn).
Företagets tillgångar måste skyddas
mot onormal värdeminskning, skador
och missbruk. De får endast användas i
10
affärssyfte och privat användning medges
endast om sådan användning är tillåten
enligt de interna bestämmelserna.
DB Schenkers och DB Groups tillgångar
ska hanteras effektivt och med vederbörlig omsorg. Anställda är skyldiga att
skydda företagets tillgångar mot förluster
och missbruk, såsom skador eller felanvändning. De är även skyldiga att utan
dröjsmål rapportera eventuell materiell
förlust eller missbruk till närmsta chef.
Alert Line
Alert Line är DB Schenkers rapporteringssystem för att säkerställa att allvarliga
överträdelser mot våra riktlinjer, som begåtts av en person i ledande ställning
eller nyckelperson, kan rapporteras. Med nyckelperson menas en anställd som
har möjlighet att självständigt fatta avgörande beslut för företaget.
Alert Line kan användas av anställda
i DB Schenker Sverige, kunder, leverantörer och andra intressenter med
anknytning till DB Schenker Sverige
och som lyder under gällande lagar och
förordningar i Sverige. All rapportering
hanteras konfidentiellt, anonymt och av
en extern part.
Vad kan man anmäla?
Exempel på handlingar som kan vara föremål för rapportering genom Alert Line:
• Ekonomisk brottslighet som mutor,
bestickning, bedrägeri och förfalskning
• Mottagande av olämpliga gåvor, mutor
eller olaglig provision
• Brott mot konkurrenslagstiftningen
I första hand ska en medarbetare ta
upp eventuella misstankar om oegentligheter med sin närmsta chef alternativt
överordnad chef. Alert Line är ett komplement till den vanliga linjekommunikationen.
Frågor som rör allmänt missnöje med
ledning och liknande ska inte anmälas
till Alert Line utan istället rapporteras
genom DB Schenkers andra kommunikationskanaler.
Online:
dbschenker.alertline.com
Telefon:
020-792473
Konfidentiellt, anonymt, enkelt att
använda och alltid tillgängligt!
11
Vill du veta mer om DB Schenkers
compliancearbete eller få till­gång
till våra kompletta policys, kontakta
Complianceavdelningen eller läs
mer på www.dbschenker.com/se
Schenker AB
412 97 Göteborg
Tel 031–703 80 00
www.dbschenker.com/se
Art.nr 1310
Juni 2014
Eskils Tryckeri AB