Information till leverantörer om e-faktura
1
BAKGRUND
Schenker har sedan hösten 2001 arbetat aktivt med att införa e-handel i samarbete med våra leverantörer. Ett steg i ledet
är e-faktura. Detta innebär en mängd fördelar för både kunder och leverantörer som fler och fler företag tar del utav. Nu
önskar vi starta med e-faktura även från er.
Vi vill poängtera att er e-fakturering till Schenker inte ska vara Schenkerunik – ni skall kunna använda samma lösning
till fler kunder än oss! Vi har valt att samarbeta med Visma Proceedo för e-faktura - de erbjuder en palett av lösningar.
Välj den som passar er bäst! Se punkt 3.
Visma Proceedo är en etablerad aktör på den nordiska marknaden och agerar som vår förlängda arm i e-handelsfrågor.
Det finns fler liknande system på marknaden men oavsett vilket sätt ni väljer att skicka e-faktura på så kan Proceedo lösa
detta. Varken Schenker eller Proceedo debiterar er något för e-faktureringen.
Skickar ni e-faktura idag till andra kunder?
Ja - Kontakta gärna Proceedo för att starta upp även med Schenker.
Nej - Läs gärna vidare så hjälper vi er att komma igång snabbt och enkelt!
2
VARFÖR E-FAKTURA?
Fördelar för er:
Effektivare betalningsflöde och fakturaadministration.
Mindre risk för påminnelser, krav och inkasso.
Enkelt och smidigt – ni slipper printning, kuvertering och porto.
Fakturan blir oftare mer tydlig; mindre risk för missförstånd och frågor.
Ökad efterfrågan/kundkrav på marknaden.
Fördelar för Schenker:
Full kontroll och spårbarhet av fakturan. Allt finns på ett ställe; i systemet.
Effektivare betalningsflöde och fakturaadministration.
Fakturan blir oftare mer tydlig; mindre risk för missförstånd och frågor.
3
PÅ VILKA SÄTT KAN EN E-FAKTURA SKICKAS?
En e-faktura kan skickas till Schenker på olika sätt. Välj det som passar er bäst.
Skapa och skicka faktura på internet
På Proceedos hemsida kan ni direkt skapa och skicka e-fakturor till Proceedo/Schenker. Detta kallas vidare för
webbfaktura.
Med hjälp av en programvara för e-faktura
En applikation installeras på ert faktureringssystem (oberoende av vilket system ni har). Istället för att fakturan
skrivs ut, skickas den elektroniskt till Proceedo/Schenker.
Om ni redan har Visma SPCS som ekonomisystem
Har ni Visma SPCS som ekonomisystem rekommenderas att använda SPCS modulen för e-faktura då det redan
finns en koppling till Proceedo/Schenker.
Egen EDI-koppling
Är ni en leverantör med mycket transaktioner rekommenderas en integration med ert faktureringssystem.
På nästa sida finns en tabell som beskriver de olika alternativen lite mer i detalj.
Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, Central Procurement, 2009-07-01
Sida 1 av 3
Information till leverantörer om e-faktura
Hur funkar
det?
Webbfaktura
Programvara för e-faktura
Visma EDI för SPCS
Egen EDI-koppling
Ni registrerar fakturan på internet och sedan skickas
den till Proceedo/Schenker.
En programvara köps och installeras enkelt i ert
faktureringssystem. Istället för att skriva ut en
faktura skickas en e-faktura till Proceedo/Schenker.
Ekonomisystemet Visma SPCS kan kompletteras med
tilläggsmodulen Visma EDI för att skicka e-faktura. Det
finns redan idag en koppling till Proceedo (och därmed
Schenker). Den ”elektroniska motorvägen” för
e-faktura mellan systemen finns redan.
Klappat och klart!
Ert faktureringssystem integreras med Proceedo
och informationen skickas direkt emellan
systemen.
Schenkers och era organisationsuppgifter finns redan
i systemet, men detaljer om det som faktureras
behövs fyllas i.
Det finns ett flertal likvärdiga aktörer på marknaden.
Se vidare på nästa sida.
Vem är det till
för?
För er som vill komma igång utan egna tekniska
lösningar.
För er som inte riktigt vet hur avancerad lösning ni
önskar men ändå har en ansenlig mängd fakturor till
Schenker.
För er som redan har Visma SPCS som ekonomisystem.
För er som redan skickar på det här sättet till
annan kund och/eller skickar många fakturor till
Schenker.
Komma igång?
Det enda som krävs är internetuppkoppling.
En programvara behövs (se nästa sida).
EDI-modulen i Visma SPCS faktureringssystem behövs.
IT-kunskap krävs för att integrera systemen.
Kostnad?
Nej
Det brukar vara en engångskostnad för
programvaran, årsabonnemangskostnad och/eller
transaktionskostnad per faktura; total ringa kostnad.
Årskostnad (ca 1000 kr per år) och transaktionskostnad
(ca 2 kr per faktura).
Utvecklingskostnad för att komma igång.
Fördelar?
Ingen ”kom-igång-sträcka”.
Kort ”kom-igång-sträcka” och billig lösning. Enkelt att
installera. Kräver ingen avancerad IT-kunskap.
Har du redan Visma SPCS går det enkelt och snabbt att
komplettera med EDI- modulen för e-faktura till
Schenker. ”Den elektroniska motorvägen” (format och
överföring) är redan klar.
Informationen skickas mellan er och
Proceedo/Schenker och därmed behövs mindre
manuell påläggning.
Användarvänligt – svårt att göra fel.
Går att komplettera med e-order (e-mail) till er från
Schenkers beställningssystem (Proceedo). I dessa fall
skapas ett förslag till faktura baserat på ordern.
Endast fakturanummer skall läggas till för att efakturan ska bli komplett.
Går enkelt att starta upp och kan användas till fler
kunder som efterfrågar e-faktura.
Ett på marknaden etablerat och standardiserat sätt
att skicka e-faktura.
(Kan även kompletteras med tjänsten fakturaservice
för att skicka fakturor till andra kunder än Schenker
som inte kan ta emot e-faktura . Fakturan skickas till
SPCS som kuverterar och skickar vidare fakturan till
mottagaren.)
Kan kompletteras med full
e-orderintegration från Schenkers
beställningssystem (Proceedo).
Nackdelar?
Dubbel fakturaregistrering; manuell registrering på
internet av varje faktura utöver registrering i ert eget
faktureringssystem.
Inte lika effektivt som egen EDI-koppling.
Visma EDI för SPCS kan endast skicka till:
- De företag och kommuner som det idag finns en
direktkoppling till (se länk på nästa sida).
- Företag som är anslutna till bankgirocentralen.
- Andra företag som använder SPCS EDI.
Om ytterligare mottagare ska läggas upp så kan detta
anmälas till SPCS.
Utvecklingskostnad för att komma igång.
Att tänka på?
Referensen måste vara rätt annars är det omöjligt att
veta vem i Schenkers organisation fakturan tillhör
och som ska betala den.
Referensen måste vara rätt annars är det omöjligt att
veta vem i Schenkers organisation fakturan tillhör
och som ska betala den.
Referensen måste vara rätt annars är det omöjligt att
veta vem i Schenkers organisation fakturan tillhör och
som ska betala den.
Referensen måste vara rätt annars är det omöjligt
att veta vem i Schenkers organisation fakturan
tillhör och som ska betala den.
Hur skaffar vi
det?
Kontakta
[email protected]
Se kontaktuppgifter nedan.
Se kontaktuppgifter nedan.
Kontakta Proceedo
[email protected]
Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, Central Procurement, 2009-07-01
Sida 2 av 3
Information till leverantörer om e-faktura
4
KONTAKTUPPGIFTER
Visma Proceedo AB
Vår samarbetspartner för e-inköp och e-fakturering är Visma Proceedo AB vilka agerar som vår förlängda arm i dessa
ärenden.
Proceedo support
Telefon:
e-post:
Hemsida:
08-522 930 30
[email protected]
www.visma.com
Programvara för e-faktura
Valet av programvaruleverantör är fritt. Nedan finns exempel på etablerade aktörer som samarbetar med Proceedo och
Schenker.
Många av våra leverantörer använder sig av InExchange och är nöjda med sitt val. Därför rekommenderar vi InExchange,
men det är fortfarande helt fritt för er att välja programvara.
InExchange
Telefon:
e-post:
Hemsida:
0500 – 44 63 60
[email protected]
www.inexchange.se
Pagero
Telefon:
e-post:
Hemsida:
031-730 88 30
[email protected]
www.pagero.se
Telefon:
Hemsida:
0470-70 62 00
http://www.vismaspcs.se/butik/ Klicka på Visma EDI
Visma SPCS
Visma SPCS support
Använder ni redan Visma SPCS EDI? Ladda ner SPCS supportdokument och kom igång direkt!
Supportdokumentet innehåller all nödvändig information för att skicka e-faktura till Schenker
Ni hittar det på www.vismaspcs.se/statisk/EDI_new/anslutnaforetag.asp
5
MER INFORMATION
Mer information går att hitta på Schenkers hemsida www.schenker.se
Klicka vidare i menyn på E-tjänster och sedan Leverantör till Schenker.
Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, Central Procurement, 2009-07-01
Sida 3 av 3
