Rekryteringsprocessens olika steg
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
Steg 7
Steg 8
Steg 9
Steg 10
Steg 11
Steg 12
Steg 13
Steg 14
Steg 15
Steg 16
Steg 17
Steg 18
Steg 19
Steg 20
2017-07-15
Behovsanalys, sid 2
Kravprofil, sid 3-6
Diarieför ärendet i W3D3 och registrera i Edgar
Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar senast fredag 17.00
Omplaceringsprövning
Personalspecialist godkänner i Edgar senast måndag 17.00
Facket godkänner eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 17.00
Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden i Edgar
Förhandling med facket - torsdagar från 13.15, Sturegatan 4
Personalspecialist fattar beslut i Edgar
Personaladministratör/motsvarande bevakar när ärendet är avslutat i Edgar.
Personaladministratör/motsvarande färdigställer kungörelse och eventuell tidningsannons
Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt i W3D3.
Urvalsarbete, sid 19
Intervjuer, sid 20-23
Referenstagning, sid 24
Beslut om anställning
Information om anställning läggs in i Edgar senast fredag 17.00
Anslag – Överklagande - anställningsavtal
Introduktion
1
Steg 1
Behovsanalys
Prefekt/motsvarande gör en analys av verksamheten. Här finns möjlighet
till nyorientering och utveckling samt tillfälle att förnya och ompröva
verksamheten så att den ligger i linje med verksamhetens mål och krav.
Dessa frågor kan ställas:
– Vilka arbetsuppgifter behövs?
– Kan arbetsuppgifterna fördelas på annat sätt?
– Vilka kvalifikationer krävs för att utföra arbetsuppgifterna?
– Är könsfördelningen jämn?
– För hur lång tid kan avdelningen/enheten ta ansvar för den anställde?
– Kan anställningen tidsbegränsas?
2017-07-15
2
Steg 2
Kravprofil
Prefekt/motsvarande utgår från verksamhetens mål och krav vid
upprättande av kravprofil. Detta görs inför rekrytering och kompetensförsörjning.
–
–
–
Utgångspunkter:
Vilka är verksamhetens mål?
Vilka mål arbetar befattningshavaren mot inom ramen för verksamhetens
mål och vilka ansvarsområden har hon/han?
Vilka arbetsuppgifter ingår
för att uppfylla de mål befattningshavaren har? Huvudsakliga
arbetsuppgifter och omfattning.
2017-07-15
3
Steg 2 a)
Mall för kravprofil
Utbildning
Utbildning, formella kvalifikationer och kurser
Erfarenhet
Arbetslivserfarenhet - generell eller specifik karaktär. Annan erfarenhet.
Ibland kan det vara värdefullt att ta ställning till utbildnings- och
erfarenhetskrav tillsammans eftersom de i vissa fall är utbytbara.
Kunskap
Vad är avgörande för arbetets utförande? Vilka krav ställer man på
personen förutom kraven på formell utbildning och erfarenhet t ex
språkkunskaper, kunskaper om specifika datasystem eller någon
specialistkunskap.
Förmågor, färdigheter och förhållningssätt
Övriga krav körkort? Annat?
2017-07-15
4
Steg 2 b)
Exempel – förmågor, färdigheter och
förhållningssätt
Personliga förmågor
Initiativtagande, självgående, stabil
Sociala färdigheter
Samarbetsförmåga, lojal, serviceinriktad
Ledarskapsförmågor
Tydlig, strategisk, mål- och resultatorienterad
Intellektuella färdigheter
Strukturerad, kvalitetsmedveten, problemlösningsförmåga
2017-07-15
5
Steg 2 c)
Exempel definitioner
Initiativtagande
Tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat
Samarbetsförmåga
Arbetar bra med andra människor. Relaterar till andra på ett lyhört och
smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett
konstruktivt sätt. Initierar och tar ansvar för samarbete. Ser och bekräftar
andras förmågor. Entusiasmerar andra till att delta i samarbete.
Tydlig
Kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att
förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp.
Strukturerad
Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp
och håller tidsramar.
2017-07-15
6
Steg 3
Diarieför ärendet i W3D3 och registrera i Edgar
Personaladministratör/motsvarande:
- Loggar in i W3D3 – se bildmaterial sid 7
- Skapar ett nytt diarienummer (ärende)
Vi frågor angående W3D3 – kontakta Registraturen.
- Loggar in i Edgar – se bildmaterial sid 8
- Registrerar rekryteringsärendet - Ärendet diarieförs i W3D3 och
registreras i Edgar – Se bildmaterial sid 9
2017-07-15
7
Steg 3 a)
Tidsåtgång intern process
Ett normalt rekryteringsärende tar ca 1 vecka
Det förutsätter att:
-personaladministratör/motsvarande lagt in ärendet i Edgar.
-prefekt/motsvarande godkänt och sänt ärendet vidare i Edgar (till
personalavdelningen) före kl 17.00 fredag.
2017-07-15
8
Steg 4
Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar
senast fredag 17.00
Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar genom att sända ärendet vidare till
personalavdelningen.
2017-07-15
9
Steg 5
Omplaceringsprövning
Omplaceringsprövning sker måndagar kl 11.00 - 13.00
Det innebär att Personalspecialist går igenom alla rekryteringar för att se
om det finns någon person som:
- är övertalig
- har företrädesrätt
- behöver omplacering av andra skäl.
2017-07-15
10
Steg 6
Personalspecialisterna godkänner i Edgar
senast måndag 17.00
Personalspecialist beslutar om att frisläppa rekrytering eller inte.
Personalspecialist kodar befattningen
(BESTA-befattningsgruppering för statistik)
Befattningarna grupperas efter arbetsområden, arbetsuppgifternas
innehåll och svårighetsgrad.
2017-07-15
11
Steg 7
Facket godkänner eller lämnar yrkande i Edgar
senast onsdag 17.00
Facket ”godkänner” eller lämnar yrkande i Edgar
2017-07-15
12
Steg 8
Personaladministratör/motsvarande
bevakar sina ärenden.
Finns yrkanden kontaktas personalspecialist för förberedelse inför
eventuell förhandling.
2017-07-15
13
Steg 9
Förhandling med facket torsdagar från 13.15, Sturegatan 4
Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist.
Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande.
2017-07-15
14
Steg 10
Personalspecialist fattar beslut i Edgar
Beslut fattas om:
- omplacering/anvisning/rekrytering
- utlysning eller inte.
Personalspecialist avslutar ärendet i Edgar.
(OBS Omplacering/anvisningsärenden kan i vissa fall ta längre tid att
avsluta)
2017-07-15
15
Steg 11
Personaladministratör/motsvarande bevakar
sina rekryteringsärenden i Edgar
för att se när de är avslutade.
2017-07-15
16
Steg 12
Personaladministratör/motsvarande färdigställer
kungörelse och eventuell tidningsannons.
- Personaladministratör/motsvarande skickar annonsunderlagen via e-post till
personalspecialist.
- Personalspecialist ser till att kungörelse och eventuell annons bokas och publiceras.
OBS räkna med att det tar tid!
Att publicera på nätet www.uu.se går oftast inom ett par dagar. Tidningsannonser
däremot bokas via Vizeum och tar längre tid (prisförfrågan, korrektur mm).
- Publicering och bokningar görs av personaladministratör vid personalavdelningen.
- Ansökningsformulär kopplas alltid till kungörelse på webb för elektroniskt
ansökningsförfarande (för all teknisk administrativ personal).
2017-07-15
17
Steg 13
Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt
i W3D3.
E-post skickas automatiskt från Registraturen till alla sökande om att
ansökan är mottagen och registrerad.
Registraturen skickar e-post till kontaktpersonerna som är angivna i
kungörelsen. En länk bifogas som gör det möjligt att läsa ansökningshandlingarna allt eftersom de kommer in.
(Kontaktpersonerna behöver inte ha behörighet i W3D3 för att kunna
läsa ansökningshandlingarna).
2017-07-15
18
Steg 14
Urvalsarbete
Utgå från kravprofilen under hela urvalsprocessen. Det minskar även risk
för diskriminering.
Vanligt tillvägagångssätt är CV-genomgång, strukturerade intervjuer,
eventuella arbetsprov, arbetsbetyg och referenstagning.
Tips på tillvägagångssätt
- Skicka brev eller e-post till alla sökande och informera om
rekryteringsprocessen och tidsplan.
- Använd kravprofilen vid genomgång av ansökningar för att se vilka
sökande som uppfyller de krav som ställts på utbildning, erfarenhet,
kunskaper och kompetens.
- Fundera över om det går en röd tråd i den sökandes intresse för
befattningen, tidigare val av utbildning, arbeten samt drivkrafter.
- Låt flera personer läsa och bedöma ansökningarna för att sedan kunna
jämföra och diskutera val av lämpliga kandidater. Ett hanterbart antal
ansökningar att gå vidare med brukar vara 5-10 personer.
2017-07-15
19
Steg 15
Intervju
Målet med en anställningsintervju är att få ut så mycket relevant
information som möjligt om kandidatens kompetens (förmåga,
färdigheter och förhållningssätt).
Ett lika viktigt syfte är att den sökande ska få information och fakta om
arbetsplatsen och arbetets krav.
Tänk på att
ge en positiv men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och
arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer
med verkligheten.
2017-07-15
20
Steg 15 a)
Intervjuförberedelser
Intervjugrupp (rekryterande chef, personaladministratör,
kollega som kan arbetsuppgifterna till exempel)
Struktur genom en strukturerad intervju utgår man från
kravprofilen och alla kandidater behandlas likvärdigt
samt får i huvudsak samma frågor. Det är nödvändigt att
före intervju bestämma vem som gör vad – möter
kandidaten, ställer frågor om personlighet/formell
kompetens och så vidare. Exempel finns i HR-guiden.
Frågeteknik och vilken atmosfär man skapat i mötet är
avgörande för informationsflödet från båda håll.
Använd gärna öppna frågor – Hur? Vem? Vad? Vilka?
Berätta? Ge exempel?
Ställ följdfrågor och klargörande frågor.
Var inte rädd för tystnaden!
2017-07-15
21
15 b)
Andra intervjun
• Rekryteringsgruppen summerar sina intryck efter första intervjun och väljer
ut vilka som ska kallas till en andra intervju.
• Här finns det möjlighet att fördjupa sig i frågeställningar som kan ha dykt
upp och att ställa frågor som kan räta ut eventuella frågetecken.
• Att träffa den blivande arbetsgruppen är också ett viktigt moment.
Rekommendationen är då ett mer informellt möte i anslutning till det andra
intervjutillfället och eventuellt en rundvandring på arbetsplatsen.
2017-07-15
22
15 c)
Hur går jag tillväga med andra intervjun?
Välj ut två till tre kandidater som bäst matchar kravprofilen.
Kalla dessa slutkandidater till en andra intervju.
Be dem förbereda och lämna referenser.
2017-07-15
23
Steg 16
Referenstagning
Referenstagningen är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om
en person samt att jämföra tidigare intryck från anställningsprocessen och
att räta ut frågetecken.
Be i första hand om referenser som haft en arbetsledande ställning (men
även kolleger och andra kan vara av värde) till kandidaten och som inte
ligger alltför många år tillbaka i tiden. Två till tre personer brukar vara ett
hanterbart antal.
Boka gärna telefontid med referenspersonen så att personen har möjlighet
att vara förberedd.
Se mall i HR-guiden.
2017-07-15
24
Steg 17
Beslut om anställning
Anställningserbjudande – anställningsvillkor, lön med mera
Inför beslut om vem som ska erbjudas en anställning görs en samlad
bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit
vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning med mera.
Beakta i vilken utsträckning kandidaten lever upp till kravspecifikationen,
utvecklingsbarheten hos de kandidater som inte till fullo lever upp till
kraven, den relativa vikten/betydelsen av olika krav.
Dokumentation är viktig och blir även till hjälp vid frågor om processen
samt vid ett eventuellt överklagande.
2017-07-15
25
Steg 18
Information om anställning läggs in i Edgar
senast fredag 17.00
Personaladministratör/motsvarande:
- lägger in information om anställning i Edgar. Se bildmaterial sid 10.
- bevakar sina ärenden i Edgar. Om facket har yrkande eller frågor och
synpunkter - kontakta personalspecialist för förberedelse inför eventuell
förhandling.
Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist
torsdagar från 13.15, Sturegatan 4. Vid behov närvarar även berörda
parter från institution/motsvarande.
2017-07-15
26
Steg 19
Anslag – Överklagande anställningsavtal
Personaladministratör/motsvarande:
- skriver anslag enligt mall HR-guiden (blanketter Anslag –
överklagande)
- skickar anslag till Registrator. Registrator lägger in anslaget i
rekryteringsärendet i W3D3 samt sätter upp anslaget på universitetets
anslagstavla, S:t Olofsgatan 10 B).
- bevakar när registreringen är åtgärdad och sänder sedan, via W3D3 ut
anslaget till övriga sökande (mallen innehåller text om hur man
överklagar).
Vid tillsvidareanställningen som inleds med provanställning skrivs
ytterligare ett anslag. Detta sänds enbart till den anställde.
Avvakta med att skriva anställningsavtal tills överklagandetiden
3 veckor gått.
2017-07-15
27
Steg 19 a)
Vid överklagande
Enbart den som är direkt berörd av ett anställningsbeslut, såsom övriga
sökande till en anställning, kan överklaga.
Ett överklagande ska ha inkommit till Registrator inom tre veckor från den
dag anställningsbeslutet anslogs. Om beslutet inte överklagas i rätt tid
vinner det laga kraft tre veckor efter det att beslutet anslogs.
2017-07-15
28
Steg 19 b)
Anslag – Överklagande anställningsavtal
Anslaget gäller som ett interimistiskt anställningsbeslut (det vill säga under
överklagandeperioden, 3 veckor) till dess att beslutet vinner laga kraft.
Först därefter skrivs anställningsavtal mellan institutionen (eller
motsvarande) och den anställde.
2017-07-15
29
Steg 20
Introduktion - förslag
-Utse en person som ansvarar för introduktionen och lägger upp ett individuellt
introduktionsprogram.
-Informera den nyanställde om introduktionskursen som arrangeras på Uppsala
universitet centralt.
-Fundera på hur du själv skulle vilja bli introducerad - små detaljer som en
välkomstblomma på skrivbordet och fika- och lunchsällskap gör mycket för det
första intrycket.
De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i
fortsättningen med arbete och relationer till kollegor.
Det är viktigt att chefen avsätter tid till att hälsa välkommen och berätta om
verksamheten. Tänk också på att introduktionen ska innehålla en lagom blandning
av eget arbete och information.
2017-07-15
30
Steg 20 a)
Uppföljning introduktion
Eftersom varje anställning är en omfattande investering är det väsentligt
att under en period av tre till sex månader följa upp att den nyanställde
har fått en verklig möjlighet att komma in i organisationen och utföra ett
produktivt arbete.
Förslag
Följ upp kontinuerligt men boka in ett första samtal efter cirka en månad, det vill
säga innan det är för sent att göra angelägna justeringar i den påbörjade
introduktionen och ett andra samtal efter ytterligare några månader.
Uppföljningssamtalet syftar till att:
reda ut eventuella missnöjen, rätta till eventuella brister i förutsättningarna för att
utföra arbetet (arbetsmiljön, utrustning, utbildnings- eller handledningsinsatser
med mera), få synpunkter på arbetssättet med mera från den nyanställde som ser
allt med ”friska ögon” och att den nyanställde känner att chefen bryr sig om hur
hon/han har det.
2017-07-15
31
Kontakt Personalavdelningen
Personalspecialister anställning och arbetsrätt
•
Cecilia Arnqvist , 018-471 1711 [email protected]
•
Gustaf Floderus 018-471 1748 [email protected]
•
Helén Kirchmann , 018-471 5719 [email protected]
•
Lena Kvist , 018-471 1769 [email protected]
•
Anne-Li Nagy Westergren , 018-471 1732, [email protected]
•
Helen Tholander , 018-471 1758, [email protected]
•
Helén Widén, 018-471 6807, [email protected]
2017-07-15
32
