Karlstads kommun

KOMMERSIELLA VILLKOR
Företagshälsovård
9843-13
KOMMERSIELLA VILLKOR (UTKAST TILL AVTAL)
1.0
AVTALSPARTER
Nedanstående avtal har tecknats mellan följande parter
KOMMUNEN
Karlstads kommun
651 84 Karlstad
Org.nr 212000-1850
nedan kallad kommunen
LEVERANTÖREN
Företagsnamn
Adress
Postadress
Org.nr Organisationsnummer
nedan kallad leverantören
2.0
2.1
KONTAKTPERSONER
KOMMUNEN
TJÄNSTEFRÅGOR
Anders Nilsson, organisationskonsult
E-post: [email protected]
Telefon: 054-29 84 58
AVTALSFRÅGOR
Carina Levin, upphandlingskonsult
E-post: [email protected]
Telefon: 054-540 81 01
LEVERANTÖREN
Företagsnamn
Kontakt e-post
3.0
BESKRIVNING/OMFATTNING
Företagshälsovård till anställda inom Karlstads kommun, dess nämnder och
förvaltningar samt Karlstads Stadshus AB med dotterbolag och övriga bolag och
associationsformer där kommunen har ägarmajoritet, samt de kommunalförbund
där Karlstads kommun ingår.
4.0
AVTALSTID
Avtalstiden gäller fr.o.m. 2015-01-01 t.o.m. 2016-12-31 med möjlighet att förlänga
maximalt 1 + 1 år.
Vid eventuell fördröjning av upphandlingsprocessen kan datum för avtalstid
förändras.
Om förlängningsklausulen utnyttjas ska detta meddelas av Kommunen skriftligen
6 månader före avtalstidens utgång. Sker inte detta upphör avtalet automatiskt.
Vid eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid
förlängningsperiodens slut.
5.0
AVTALSFORM
Karlstads kommun
Upphandlingsenheten
651 84 Karlstad
Org.nr:
Dnr:
212000-1850
9843-13
1 (7)
FÖRETAGSHÄLSOVÅRD
DNR 9843-13
Ramavtal för successiva avrop av ingående tjänster under avtalstiden.
6.0
LAGAR OCH FÖRORDNINGAR
Leverantören ska vid utförande av åtagandet följa de lagar, förordningar och andra
författningar som från tid till annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som
på annat sätt berör Leverantören vid utförandet av åtagandet.
UNDERLEVERANTÖR
Underleverantör får inte anlitas utan Kommunens skriftliga godkännande. För
underleverantör svarar Leverantören såsom för sig själv.
7.0
UPPFÖRANDEKOD
Leverantören förbinder sig att uppfylla kraven i Karlstads kommuns bilaga gällande
uppförandekoder.
8.0
FÖRBEHÅLL
Kommunen reserverar sig för att avtalets omfattning och struktur kan komma att
förändras på grund av organisationsförändringar och politiska beslut rörande
respektive enhet etc.
Kommunen ska ha rätt att upphandla tilläggstjänster av annan leverantör för t.ex.
kurser eller dylikt. Kommunen förbehåller sig rätten att, under avtalsperioden,
justera omfattningen av avtalet.
Angivna volymer i förfrågningsunderlaget är endast avsett för utvärdering av anbud
och gäller utan förbindelse under avtalstiden.
9.0
PRIS
Pris i SEK enligt bilaga 1. Inga andra ersättningar kommer att utgå.
Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lag.
9.1
PRISJUSTERING
Offererade priser ska vara fasta under minst 12 månader från avtalsperiodens
början.
Från 2016-01-01 justeras ersättningen årsvis med vårdprisindex (VPI) som
fastställs och publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL).
Om SKL:s framtagning av VPI upphör ska indexklausulen omförhandlas.
10.0
BESTÄLLNING
Beställning görs av behöriga beställare enligt bilaga xx via telefon eller skriftligt via
e-post.
11.0
AVBOKNING
Tider oberoende av annat för individ till enskild kompetens kan avbokas senast
24 timmar innan utan kostnad.
Tjänster för grupp, sammansatta tjänster för individ eller tider bokade beroende av
varandra för enskild individ kan avbokas senast 5 dagar innan utan kostnad.
12.0
LEVERANSVILLKOR
Leverantören ska tillhandahålla de tjänster som framgår av kommunens
anbudsförfrågan och enligt leverantörens anbud. Leverantören ska leverera den
kvalitet som framgår av anbudet. Brister kvaliteten är det grund för hävning av
avtalet.
2(7)
FÖRETAGSHÄLSOVÅRD
DNR 9843-13
13.0
FAKTURERING
Fakturering sker till respektive förvaltning/bolag månadsvis i efterskott eller efter
godkänt uppdrags slutförande. Faktura ställs till referenskod som kommunen eller
bolag meddelat.
13.1
FAKTURANS INNEHÅLL
Fakturan ska innehålla uppgifter om utförd tjänst, beställare, använd kompetens,
tidsåtgång och pris för genomförd tjänst/använd kompetens. Till fakturan
specifikation bifoga.
Krav på fakturainnehåll kan komma att ändras under avtalsperioden.
13.1.1 Specifikation
Beställare ska erhålla en specifikation där utöver uppgifter som återfinns på
fakturan också ska finnas information om berörd medarbetare/grupp/enhet.
Specifikationen ska kunna spåras via fakturan via någon form av referens.
13.2
13.3
FAKTURERINGSADRESSER
Karlstads kommun
Box 5051
650 05 KARLSTAD
Karlstads Bostads AB
Box 5058
650 05 KARLSTAD
Karlstads Energi AB
Box 5070
650 05 KARLSTAD
Karlstads Elnät AB
Box 5050
650 05 KARLSTAD
Mariebergsskogen AB
Box 5102
650 05 KARLSTAD
Karlstad Airport AB
Box 5030
650 05 KARLSTAD
AVGIFTER
Fakturerings- och expeditionsavgifter eller liknande betalas ej.
13.4
MOMS
Tillkommer enligt gällande lagstiftning och ska särredovisas på fakturan.
13.5
ELEKTRONISK FAKTURA
Överenskommelse mellan parterna gällande övergång till elektronisk faktura kan
komma att göras under avtalsperioden. Detta kommer då att regleras i ett separat
E-kommunikationsavtal.
14.0
BETALNINGSVILLKOR
Om anledning till anmärkning mot fullgjord leverans inte föreligger ska betalning
erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.
14.1
DRÖJSMÅLSRÄNTA
Vid försenad likvid får Leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet
understiger 100 kr (SEK) per faktura. Dröjsmålsräntan debiteras enligt
räntelagen § 6.
Leverantören äger ej rätt att debitera dröjsmålsränta om Leverantören levererar för
tidigt mot från båda parter överenskommen leveranstidpunkt.
15.0
UPPFÖLJNINGSMÖTEN
För att säkerställa att samarbetet genomförs enligt avtalets lydelse och i enlighet
med parternas förväntningar och önskemål, ska regelbundna uppföljningsmöten
hållas med antagen Leverantör.
Inplanerade möten ska hållas 2 ggr/år. Kommunen är sammankallande till dessa
möten. Uppföljningsmötena ska dokumenteras.
3(7)
FÖRETAGSHÄLSOVÅRD
DNR 9843-13
15.1
STATISTIK
Kommunen ska erhålla statistik över fakturerade uppdrag som utförts. Statistiken
ska innehålla uppgifter om antal uppdrag, belopp och timmar per kompetens/
specifik tjänst uppdelat på individ, grupp eller organisation. Statistiken ska vara
uppdelad på organisatoriska nivåer samt köns- och åldersuppdelad. Den ska
återges i både siffror och diagram
Statistiken skickas via e-post till adresser angivna av kommun/bolag.
Statistiken ska redovisa tertialvis senast en månad efter avstämningspunkt, 30/4,
31/8 och 31/12
16.0
FÖRSÄKRING
Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring för
den skada som kan drabba Kommunen enligt denna bestämmelse.
Försäkringsskyddet ska täcka minst 10 miljoner i skadebelopp.
16.1
GARANTI
Leverantören garanterar att varje uppdrag utförs med största omsorg och att
arbetet utförs på ett fackmässigt sätt.
Leverantören förbinder sig att på egen bekostnad och utan dröjsmål rätta fel eller
brist i resultatet av uppdrag i förhållande till avtalad specifikation samt fel eller brist
i dokument framställda inom uppdrag. Kommunen är ej betalningsskyldig för den
del av uppdraget som utvisar fel eller brist till dess fel eller brist åtgärdats av
Leverantören.
Leverantörens ansvar enligt ovan avser dock endast fel och/eller avvikelser vilka
skriftligen påtalats inom tolv (12) månader från det att resultatet godkänts enligt
godkännande procedur.
Om Leverantören underlåter att utan oskäligt dröjsmål avhjälpa av Kommunen
skriftligen påtalade fel eller avvikelser äger Kommunen rätt att avhjälpa eller låta
avhjälpa fel och/eller avvikelser på Leverantörens risk och bekostnad.
17.0
17.1
SÄKERHET, SEKRETESS OCH JOURNALHANTERING
SÄKERHET
Leverantören ska skydda sin information mot otillbörlig åtkomst enligt lagar,
förordningar och myndighetsföreskrifter.
17.2
SEKRETESS
Leverantören ska tillse att samtliga medarbetare omfattas av tystnadsplikt
avseende uppgifter om enskilds personliga och ekonomiska förhållanden för de
personer som omfattas av verksamheten, i enlighet med socialtjänstlagen
(2001:453) 15 kap1½ samt lag (1998:531 om yrkesverksamhet på hälso och
sjukvårdens område 2 Kap 8§.
I de fall det behövs ska leverantören kommunicera med arbetstagaren att
uppdragsgivaren (d.v.s. den förvaltning som ger ett specifikt uppdrag) ska ha
tillgång till dokumentation (t.ex. vid multifunk och arbetsförmågebedömningar).
17.3
JOURNALHANTERING
Det åligger leverantören att föra och förvara journal i enlighet med
patientjournallagen 1985:562. Vid avtalstidens slut ska leverantören, utan
ersättning, efter medgivande av den anställde, medverka till och överlämna
journalkopior till en eventuellt ny leverantör.
17.4
ALLMÄNHETENS INSYN
Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att Kommunen
framställt begäran härom till Kommunen lämna sådan information som avses i 3
kap. 19 a § kommunallagen (1991:900). Sådan begäran ska i normalfallet vara
skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur
angelägenheten utförs.
4(7)
FÖRETAGSHÄLSOVÅRD
DNR 9843-13
Informationen ska - om inte annat avtalats - lämnas i skriftlig form. Det åligger
Kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas.
Leverantören är inte skyldiga att lämna information om utlämnandet inte kan ske
utan väsentlig praktisk olägenhet för Leverantören, om utlämnandet strider mot lag
eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos
Kommunen.
Information som lämnats till Kommunen enligt första stycket ska ej anses utgöra
företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.
Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i
förfrågningsunderlaget/avtalet.
18.0
OMFÖRHANDLINGAR
Parterna får påkalla omförhandling under avtalstiden om någon genomgripande
förändring av förutsättningarna sker. Anmälan om omförhandling ska ske så snart
som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar
omförhandlingsrätten. Detta befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd
avtalsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse om ändring träffats.
18.1
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar eller tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behörig företrädare för Kommunen och Leverantören.
Avtalsnummer ska åberopas.
18.2
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Avtal får inte överlåtas på annan utan Kommunens skriftliga medgivande.
18.3
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om
inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande
ordning:
• skriftliga ändringar och tillägg till avtal
• avtal
• förfrågningsunderlag med bilagor
• anbud
18.4
HÄVNING
Kommunen har rätt att häva detta avtal om
a)Leverantören försätts i konkurs, inleder ackord, inställer betalningar, träder i
likvidation eller annars kan antas vara på obestånd.
b) Leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala
avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar
arbetsgivare.
c) Leverantören under uppdragstiden utövar verksamhet som kan rubba
förtroendet till Leverantören i något som gäller avtalade uppdrag.
Kommunen har vidare rätt att säga upp detta avtal till upphörande trettio (30)
dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om
d) Leverantören bryter mot detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30)
dagar från avsändandet av skriftlig meddelande därom.
e) Leverantören i väsentligt hänseende brister i sina åligganden avseende uppdrag
och rättelse ej sker inom trettio (30) dagar efter skriftlig erinran.
f) Leverantören åberopar befrielsegrund enligt force majeure och sådan
omständighet förelegat mer än tre (3) månader.
g) Kommunen bedömer att förutsättningarna för uppdrag förändrats. Kan ej
överenskommelse träffas vid prisförhandling kan avtalet komma att sägas upp med
5(7)
FÖRETAGSHÄLSOVÅRD
DNR 9843-13
1 månads uppsägningstid. Under uppsägningstiden ska avtalets villkor och priser
fortsätta att gälla.
Om Kommunen häver eller säger upp ingånget avtal ska Leverantören omedelbart
redovisa uppdraget och till Kommunen överlämna samtliga med anledning av
uppdraget framtagna resultat samt återlämna av Kommunen tillhandahållna
resurser, varvid ersättning utgår för det utförda arbetet.
Vid förtida upphörande på de i a) - e) angivna grunderna har Kommunen samtidigt
rätt till ersättning för den skada Leverantörens fel, försummelse och brister
åsamkar Kommunen. Uppsägning från Leverantörens sida:
Leverantören äger rätt att säga upp avtal till upphörande trettio (30) dagar efter
avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om
a) Kommunen bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse och underlåter att
vidtaga rättelse inom trettio (30) dagar från erhållande av skriftlig anmodan härom
(innefattande redogörelse för avtalsbrottet).
b) Kommunen åberopat befrielsegrund enligt force majeure och sådan
omständighet förelegat mer än tre (3) månader.
Leverantören ska då omedelbart redovisa uppdraget och till Kommunen överlämna
samtliga med anledning av uppdraget framtagna resultat samt återlämna av
Kommunen tillhandahållna resurser, varvid ersättning utgår för det utförda arbetet.
Uppsägningen ska ske skriftligen genom rekommenderat brev till Kommunen under
den i avtalet angivna adressen. Leverantören ska därvid uppge grunden för
uppsägningen. Har detta skett ska uppsägningen anses vara fullgjord.
19.0
FORCE MAJEURE
Följande omständigheter ska anses utgöra befrielsegrunder om avtalets fullgörande
därigenom hindras: arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller
militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag,
valutarestriktioner, uppror eller upplopp.
För att part ska ha rätt att åberopa gällande befrielsegrund enligt ovan ska denna
skriftligen utan dröjsmål underrätta den andra parten om att sådan omständighet
har inträffat.
Befrielsegrund medför att parten är befriad från att fullgöra sina åtaganden på
avtalad tidpunkt och under sådan tid därefter som fullgörandet måste uppskjutas
till följd av den inträffade befrielsegrunden.
Kommunen är inte skyldig att erlägga avgift för tjänst som uteblir på grund av
åberopande av att befrielsegrund föreligger.
Arbetskonflikt som har sin grund i partsbrott mot kollektivavtal får inte åberopas
som befrielsegrund.
20.0
TVIST
Tvist med anledning av tolkning och tillämpning av avtal och därmed
sammanhängande rättsfrågor ska i första hand lösas mellan parterna. Om parterna
inte når uppgörelse ska tvist avgöras av Värmlands tingsrätt med tillämpning av
svensk rätt om inte parterna enats om annat.
Den omständighet att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte
leverantören att avbryta uppdraget.
20.1
BINDANDE AVTAL
För bindande avtal krävs att avtalet är skriftligt och undertecknat av båda parter.
20.2
AVTALSEXEMPLAR
Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna har erhållit var
sitt.
6(7)
FÖRETAGSHÄLSOVÅRD
DNR 9843-13
För Karlstads kommun
Karlstad den .................. 2013
..................................................
Avtalstecknande person
..................................................
Namnförtydligande
..................................................
Titel på avtalstecknare
För Leverantören
Ort ...................................... den ........................ 2013
..................................................
Avtalstecknande person
.................................................
Namnförtydligande
..................................................
Titel på avtalstecknare
7(7)