AFFÄRSETISKA REGLER
HEXAGONS AFFÄRSMETODER
Antagen
10 maj 2016
Version 2
Innehåll
1. Vårt åtagande .................................................................................................................................1
1.1 Så här fungerar Reglerna.....................................................................................................1
2. Att arbeta på Hexagon...................................................................................................................1
2.1 Rättvis anställning ................................................................................................................1
2.2 Mångfald ..............................................................................................................................2
2.3 Diskriminering, trakasserier och mobbning........................................................................... 2
2.4 Drogfri arbetsplats................................................................................................................2
2.5 Säkerhet på arbetsplatsen ...................................................................................................2
2.6 Säkerhetstjänster .................................................................................................................2
2.7 Informationssäkerhet ...........................................................................................................2
2.8 Skydd av Hexagons tillgångar ..............................................................................................3
2.9 Insiderhandel .......................................................................................................................3
2.10 Sekretess och skydd av personuppgifter ............................................................................ 3
2.11 Politiskt och religiöst bistånd ..............................................................................................4
2.12 Hållbarhet och tekniskt ledarskap ......................................................................................4
2.13 Förebygga konflikter ......................................................................................................... 4
2.14 Externa aktiviteter ..............................................................................................................4
3. Ansvarsfulla affärsmetoder ..........................................................................................................5
3.1 Agerande gentemot kunder..................................................................................................5
3.2 Agerande gentemot leverantörer......................................................................................... 5
3.3 Interna överföringar och leveranser av varor och teknik som är underställda kontroll ........... 6
3.4 Agerande när det gäller mellanhänder, gåvor och underhållning.......................................... 6
3.5 Sund konkurrens med konkurrenter och andra .................................................................... 7
3.6 Att göra affärer med myndigheter.........................................................................................7
3.7 Interaktion med tullmyndigheter ...........................................................................................7
4. Öppen och proaktiv kommunikation ............................................................................................8
5. Att tillämpa reglerna ......................................................................................................................8
5.1 Roller och ansvar ................................................................................................................ 8
5.2 Hur man tar upp problem .....................................................................................................8
6. Kontakt ...........................................................................................................................................8
1.
Vårt åtagande
Dessa affärsetiska regler ("Regler") gäller Hexagon AB och alla dess globala dotterbolag och joint ventures över vilka
Hexagon AB har ledningen (gemensamt "Hexagon" eller "företaget"). Reglerna gäller all personal som är anställd eller
anlitad för att tillhandahålla tjänster till Hexagon, inklusive bland annat Hexagons anställda, direktörer,
styrelseledamöter, tillfälligt anställda och andra personer som utför tjänster å Hexagons vägnar (för att förenkla kommer
dessa gemensamt att kallas "anställda" i dessa Regler). Vårt arbete för efterlevnad kräver framför allt att alla anställda
respekterar och följer lagar, regler och föreskrifter i de länder där Hexagon är verksamt.
Dessa Regler sträcker sig bortom endast juridisk efterlevnad. De reflekterar Hexagons ansvar, i egenskap av
marknadsledande företag, för att upprätthålla högsta standard när det gäller etik och integritet.
Inom Hexagon strävar vi efter att hålla en hög nivå och våra handlingar ska alltid reflektera principerna i dessa
Regler. Därför ser vi dessa Regler som ett "levande" dokument som regelbundet granskas och uppdateras så att det
speglar gällande standarder för efterlevnad inom branschen och ändrad lagstiftning. Detta sker genom granskning av
de efterlevnadsdokument som används av ledande teknikföretag, kontinuerlig spårning av relevanta
lagbestämmelser, revisioner och genom införande i Reglerna av experter i flera jurisdiktioner och inom flera olika
ämnesområden samt ett eget team av jurister och efterlevnadsexperter.
Inom Hexagon är professionalism ett kärnvärde och nyckeln till vår fortsatta framgång.
1.1 Så här fungerar Reglerna
Dessa Regler utgör den grund på vilken företagets verksamhet vilar. All personal måste följa Reglerna och de
specifika efterlevnadsprogram som upprättats enligt dessa, inklusive vägledningar och procedurer som
implementerar efterlevnadsprogrammen på lokal nivå (gemensamt "efterlevnadsprogrammen"). I händelse av en
avvikelse mellan ett lokalt efterlevnadsprogram och dessa Regler, ska Reglerna ha företräde.
Underlåtelse att följa Reglerna kan leda till civilrättsligt och straffrättsligt ansvar samt disciplinära åtgärder, inklusive
uppsägning.
Det åligger varje chef inom Hexagon att säkerställa att personalen är helt införstådd med Reglerna samt att vidta
åtgärder för att främja och övervaka att våra efterlevnadsprogram följs. Alla chefer förväntas agera i enlighet med de
riktlinjer som anges i Reglerna.
All personal ska tillämpa Reglerna, inte bara bokstavligen, utan även följa deras andemening. Om en anställd
exempelvis ställs inför en situation för vilken Reglerna inte ger någon vägledning kan följande frågor vara till hjälp för
att fatta rätt beslut:
•
Vidtogs några åtgärder som inte var lagliga, etiska eller rättvisa?
•
Skulle situationen genera Hexagon eller på annat sätt skada Hexagons anseende om den blev allmänt känd?
•
Om du vore kund, kollega, aktieägare eller annan intressent i Hexagon, skulle du då godkänna situationen
och de åtgärder som vidtagits?
•
Skulle du känna dig bekväm med att berätta för din familj om situationen?
Om du är osäker på hur du ska tillämpa Reglerna ska du tala med din närmaste chef eller Hexagons bolagsadvokat.
2.
Att arbeta på Hexagon
2.1 Rättvis anställning
Hexagon har en arbetsmiljö som uppmuntrar personalen att utveckla sina färdigheter och sina karriärer och att vara
kreativa och uppnå förstklassiga resultat.
10 maj 2016
1
Hexagon respekterar sina anställdas rätt till föreningsfrihet och kollektivavtal, inklusive rätten att bilda och gå med i
fackföreningar och andra arbetsorganisationer, utan att trakasseras eller hindras.
Personliga politiska eller religiösa övertygelser respekteras och kommer inte att påverkas eller kritiseras. En anställd
får säga personliga böner på arbetet som inte stör andra eller hindrar dem att uppfylla sina åtaganden. En anställd
får inte försöka påtvinga andra sina övertygelser eller försöka påverka andras personliga politiska eller religiösa
övertygelser. Företaget kommer inte att ägna sig åt någon politisk eller religiös aktivitet på arbetsplatsen.
Hexagon betalar alla löner och ersättningar i tid i enlighet med alla överenskommelser.
Hexagon tolererar inte tvångsarbete eller ofrivilligt arbete i någon form. Företaget har ett strikt förbud mot barnarbete.
Om ett barn upptäcks arbeta på en arbetsplats där Hexagons produkter eller komponenter produceras, kommer
Hexagon att kräva att detta åtgärdas och samtidigt säkerställa att man inte förvärrar eller äventyrar barnets sociala
situation.
2.2 Mångfald
Hexagon strävar efter en arbetsplats med mångfald. Företaget arbetar aktivt för att rekrytera, kontinuerligt utveckla
och behålla begåvade personer med skiftande bakgrund och ursprung. Alla anställda ska behandlas med lika respekt
och kommer att ha samma möjligheter att bidra till fullo till företagets framgångar, med utgångspunkt från deras
individuella färdigheter och intressen.
2.3 Diskriminering, trakasserier och mobbning
De anställda kommer inte att diskriminera, trakassera eller mobba någon kollega, person som de har
affärsförbindelser med, arbetssökande, kund, tjänsteleverantör eller någon som tillhör allmänheten. Hexagon har
nolltolerans när det gäller trakasserier, mobbning och diskriminering oavsett om det grundas på ålder,
släktförhållanden, hudfärg, civilstånd, graviditet eller moderskap, medicinskt tillstånd, mentalt eller fysiskt handikapp,
nationellt eller etniskt ursprung, ras, religion, trosuppfattning, medlemskap i politiskt parti eller fackförening, kön,
sexuell läggning eller könsidentitet eller någon annan faktor som fastställts enligt lag. Anställningsrelaterade beslut
som baseras på grund av någon av dessa faktorer är olämpliga och kommer inte att tolereras.
2.4 Drogfri arbetsplats
Hexagon har en hälsosam och produktiv arbetsplats där det är strikt förbjudet att använda, sälja och distribuera
olagliga droger.
2.5 Säkerhet på arbetsplatsen
Personalens säkerhet på arbetsplatsen har högsta prioritet och Hexagon strävar efter att minimera risker för olyckor
eller sjukdom bland sina anställda och övrig personal. Hexagon ansvarar för att bibehålla en säker arbetsplats
genom att implementera alla tillämpliga hälso- och säkerhetsregler och -metoder i var och en av Hexagons
anläggningar.
2.6 Säkerhetstjänster
När säkerhetstjänster anlitas kommer internationella riktlinjer och standarder när det gäller mänskliga rättigheter och
användning av våld (såsom frivilliga principer för säkerhet och mänskliga rättigheter – Voluntary Principles on
Security and Human Rights) att respekteras.
2.7 Informationssäkerhet
Dataskydd och cybersäkerhet är viktiga fokusområden för Hexagon. Hexagon vidtar lämpliga tekniska och
10 maj 2016
2
organisatoriska åtgärder som är utformade för att skydda dess verksamhet och system från dataintrång och
cyberattacker samt för att på ett effektivt sätt åtgärda och återställa i händelse av sådana attacker.
Alla anställda ansvarar för att skydda konfidentiell information som gäller Hexagon, dess produkter och verksamhet,
inklusive ekonomiska resultat, affärs- och marknadsstrategier, affärsplaner, teknik och system. De anställda är vidare
ansvariga för att skydda konfidentiell information som tillhör tredje part som Hexagon förvarar eller kontrollerar eller
som på annat vis är tillgänglig för de anställda inom ramen för deras arbetsuppgifter inom Hexagon.
Anställd personal måste underteckna bindande sekretessavtal som kommer att förbli gällande oavsett personens
anställningsstatus inom företaget.
2.8 Skydd av Hexagons tillgångar
Hexagon har många olika typer av tillgångar, inklusive fysiska tillgångar, skyddad information och immateriell
egendom och förväntar sig att dessa tillgångar används på ett etiskt och ansvarsfullt sätt. Vid behov kommer Hexagon
att vidta nödvändiga åtgärder för att skydda sina tillgångar, inklusive affärsstrategier och branschhemligheter, mot
förlust, stöld, skada eller missbruk.
Ingen anställd får använda Hexagons, kunders eller leverantörers tillgångar på otillbörligt sätt, eller tillåta att någon
annan gör det.
Hexagons kommunikationssystem och infrastruktur får endast användas för legitima affärsändamål eller enligt
auktorisation från ledningen. För att främja säkerhet, förebygga möjliga säkerhetsöverträdelser och hantera
kommunikationssystemet har Hexagon rätt att, i enlighet med gällande lagstiftning, övervaka sitt elektroniska
informationssystem samt dess anställdas användning av det.
2.9 Insiderhandel
Hexagon följer alla tillämpliga värdepapperslagar.
Anställda som har kännedom om väsentlig ej offentliggjord information om företaget får inte köpa eller sälja Hexagons
aktier eller kommunicera denna information till någon utanför Hexagon.
Styrelseledamöter i Hexagon AB och Hexagons högsta ledning måste rapportera sina aktieinnehav i Hexagon samt
eventuella förändringar i sådana innehav till relevanta tillsynsmyndigheter.
Ytterligare vägledning finns i Hexagons policy och vägledning om insiderhandel (Hexagon Insider Policy and
Guidelines)
2.10 Sekretess och skydd av personuppgifter
Hexagon bekräftar och skyddar enskilda individers integritet, i enlighet med gällande lagar i de länder där man
bedriver verksamhet. Således har Hexagon upprättat policyer och procedurer för behandling av personuppgifter som
Hexagon innehar eller kontrollerar. Detta inkluderar personuppgifter om tidigare anställda, för närvarande anställda
och eventuella framtida anställda samt anställda hos Hexagons kunder, leverantörer, webbplatsbesökare och andra
tredje parter med vilka Hexagon gör affärer. Hexagons policyer behandlar sådana frågor som insamling, lagring,
avslöjande och överföring över gränserna av personuppgifter. De anställda bör bekanta sig med dessa policyer,
inklusive ändringar som kan göras från tid till annan.
Personuppgifter som rör anställda, t.ex. patientjournaler eller personalakter, får inte avslöjas utom då detta godkänts
direkt av den enskilde eller då det krävs eller tillåts enligt lag.
Hexagon vidtar rimliga åtgärder för att säkerställa att Hexagons leverantörer skyddar personuppgifter som de innehar
å Hexagons vägnar på lämpligt sätt.
Ytterligare vägledning finns i Hexagonkoncernens sekretesspolicy (Hexagon Group Privacy Policy).
10 maj 2016
3
2.11 Politiskt och religiöst bistånd
Hexagons medel eller resurser får inte användas för att stödja politiska eller religiösa organisationer. Utan hinder av
ovanstående kan lobbyverksamhet bedrivas efter föregående godkännande av Hexagons VD.
2.12 Hållbarhet och tekniskt ledarskap
Hexagon strävar efter att integrera hållbarhetshänsyn i produktutveckling, design och produktion. Vidare strävar
Hexagon, i sin egen tillverkning, efter att bli en förebild när det gäller hantering av miljöfrågor. Detta innebär att
Hexagon:
•
implementerar program som är utformade för att säkerställa att miljöstandarderna följer lagar, förordningar
och föreskrifter;
•
framgångsrikt har erhållit ISO 14001-certifiering för sina viktigaste produktionsanläggningar;
•
begränsar utnyttjandet av naturresurser genom att minimera materialförbrukning och maximera återvinning;
•
använder säkra och miljövänliga installationer i sina tillverkningsprocesser; och
•
främjar energisnålhet i byggnader, produktionsanläggningar och utförande av tjänster.
2.13 Förebygga konflikter
Alla anställdas professionella lojalitet ligger hos företaget. Alla affärsrelaterade beslut måste fattas med hänsyn till
vad som är bäst för Hexagon, snarare än med beaktande av personliga eller andra hänsyn eller förhållanden.
Alla anställda förväntas undvika situationer som skulle kunna skapa faktiska eller potentiella konflikter mellan deras
egna eller andras intressen och företagets.
En intressekonflikt kan uppstå i många olika situationer. Till exempel om någon anställd (direkt eller via en
familjemedlem):
•
missbrukar sin ställning vid företaget på ett sätt som leder till personlig vinning;
•
har ett ekonomiskt intresse som kan påverka den anställdes omdöme eller påverka ett beslut;
•
erhåller personlig vinning genom tillgång till konfidentiell information; eller
•
har personliga intressen i en leverantör till Hexagon eller ett kundföretag.
Om du är osäker på om en specifik transaktion, aktivitet eller förhållande kan medföra en intressekonflikt måste du
diskutera det med din närmaste chef eller med Hexagons bolagsjurist.
2.14 Externa aktiviteter
Du måste ha skriftligt godkännande från din närmaste chef för att få ägna dig åt externa aktiviteter (till exempel att
tacka ja till en avlönad position – på deltid eller heltid – utanför Hexagon, att sitta i styrelsen till ett företag som inte
tillhör Hexagon, o.s.v.).
Om Hexagons anställda önskar delta i ett externt evenemang eller diskussion (till exempel en konferens, ett föredrag
eller en diskussion på internet) i egenskap av anställd på Hexagon, eller publicera information som är knuten till
Hexagon (t.ex. på en blogg eller annat internetforum) måste den anställde erhålla uttryckligt individuellt tillstånd. Om
tillstånd ges ska den anställde som deltar i ett externt evenemang hålla i åtanke att han/hon representerar Hexagon.
Anställda kan ha en direkt påverkan på Hexagons anseende och måste vid alla tillfällen agera professionellt och alltid
förmedla en positiv uppfattning om Hexagon och sina kolleger.
10 maj 2016
4
3. Ansvarsfulla affärsmetoder
Hexagon strävar efter att skapa värde genom att tillhandahålla långsiktig lönsamhet och hållbar konkurrenskraft,
något som endast kan åstadkommas genom ansvarsfulla affärsmetoder. Ansvarsfullhet handlar om hur man gör
affärer på ett sätt som skapar tillit hos kunder, personal, leverantörer, aktieägare och i de samhällen där vi är
verksamma. Hexagon engagerar sig regelbundet i sociala projekt och agerar som en god samhällsmedborgare och
kommer att fortsätta att hitta olika sätt att skapa positiva förändringar. I egenskap av ägare av högklassiga
varumärken inom krävande sektorer, är Hexagon väl medveten om värdet av ett gott anseende och varför
ansvarsfulla affärsmetoder är avgörande för en stark ekonomisk prestation och för en framgångsrik framtid.
3.1 Agerande gentemot kunder
Hexagon strävar efter att bli förstahandsval som leverantör till alla sina kunder, såväl aktuella som potentiella, genom
att erbjuda förstklassiga produkter och genom rättvis och ärlig konkurrens.
Hexagon följer de etiska standarder som gäller på relevanta marknader i sin annonsering och marknadsföring.
Hexagon respekterar sina kunders integritet och behandlar deras skyddade information som konfidentiell, helt i
enlighet med sina kundavtal, tillämpliga lagar samt Hexagonkoncernens sekretesspolicy (Hexagon Group Privacy
Policy).
Alla anställda förväntas, i sina mellanhavanden med kunder och distributionspartners, att endast göra sådana
uttalanden och utfästelser som kan hållas och uppfyllas.
Innan varor, programvara, teknik eller tjänster exporteras bekräftar Hexagon att exporten är laglig och inte strider mot
tillämpliga ekonomiska sanktioner eller handelsförbud.
Hexagon kommer inte att exportera några varor eller tillhandahålla tjänster till en part om Hexagon vet eller har
anledning att misstänka att Hexagons varor kommer att användas eller överföras på ett sätt som strider mot
tillämpliga lagar och föreskrifter om exportkontroll eller handelsförbud eller om parten, eller någon annan part i
transaktionen, finns namngiven i anknytning till sådana handelssanktioner eller annan tillämplig förteckning över
otillåtna fysiska eller juridiska personer.
Hexagon strävar efter att undvika att ens ge intryck av oegentligheter i samband med exportkontroller och
handelssanktioner. Om våra produkter återfinns i länder som omfattas av sanktioner eller i besittning hos ickegodkända slutanvändare, kan tillsynsmyndigheterna ifrågasätta våra interna kontrollers integritet, även om en tredje
part ensam ansvarar för leverans till, eller slutanvändning, i ifrågavarande land eller av en sådan slutanvändare. Dessa
lagar och föreskrifter kan också gälla våra kunders produkter som innehåller produkter från Hexagon eller som
tillverkas med teknik eller tjänster från Hexagon.
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons program för efterlevnad av exportkontroller (Hexagon
Export Controls Compliance Programme Summary).
3.2 Agerande gentemot leverantörer
Inom den utsträckning Hexagon har möjlighet att påverka, strävar Hexagon efter att säkerställa att dess leverantörer
följer de principer som anges i dessa Regler. Om bristande efterlevnad upptäcks, kommer Hexagon att kontakta sin
leverantör och utan dröjsmål vidta lämpliga åtgärder, vilket kan vara åtgärder för att säkerställa att problemet inte
kommer att upprepas eller att byta leverantör.
Vid val av leverantör kommer Hexagon att välja leverantörer baserat på en bedömning av den allmänna
konkurrenskraften i erbjudandet. Denna bedömning inkluderar ett antal faktorer utöver rent ekonomiska aspekter
såsom kompetens, teknik, process, ledning, logistik, ledarskap och investeringar i kontinuerliga förbättringar.
Konkurrenskraften hos företagets erbjudande är visserligen den faktor som har störst betydelse, men vi har även
som mål att ge särskilt företräde åt leverantörer som befinner sig i framkanten när det gäller miljömedvetenhet och
arbete som uppfyller de mål och värderingar som uttrycks i de tio principerna i FN:s Global Compact inom områdena
för mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption. Hexagon kan samarbeta med leverantörer för att
10 maj 2016
5
tillämpa dessa principer, vilket kan omfatta granskningar för att bedöma resultatet.
Hexagon kommer inte att handla av leverantörer som köper produkter för Hexagon från länder som omfattas av
handelssanktioner eller om leverantören eller dess källor finns med på förteckningar som gäller
handelssanktionsprogram eller andra förteckningar över otillåtna fysiska eller juridiska personer i strid med tillämplig
lag.
Innan varor, programvara eller tjänster släpps till en leverantör kontrollerar Hexagon att detta inte utgör en olaglig
export.
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons program för efterlevnad av exportkontroller (Hexagon
Export Controls Compliance Programme Summary).
3.3 Interna överföringar och leveranser av varor och teknik som är
underställda kontroll
Innan material, utrustning, varor, programvara eller teknik överförs från en Hexagon-anläggning till en annan
kontrollerar Hexagon att överföringen inte utgör en olaglig export.
Hexagon kontrollerar att alla personer vid en anläggning som är medborgare i ett annat land är behöriga att ha
åtkomst till tekniken på anläggningen eller inte har tillgång till tekniken. Detta gäller anställda, besökare och
medarbetare från en annan Hexagon-anläggning.
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons program för efterlevnad av exportkontroller (Hexagon
Export Controls Compliance Programme Summary).
3.4 Agerande när det gäller mellanhänder, gåvor och underhållning
Hexagon tolererar inga mutor i någon form. Hexagon följer lagar mot mutor och bestickning i de länder där man är
verksam och förväntar sig att de parter som man gör affärer med också gör det.
Betalningar till distributörer, rådgivare, konsulter, leverantörer och andra parter får endast grundas på de produkter
eller tjänster som avtalats och inte på oegentliga eller olagliga utbetalningar eller andra ersättningar för att underlätta
transaktionen.
Anställda får inte erbjuda eller ta emot gåvor, dricks, underhållning eller andra förmåner som rimligen skulle kunna
antas påverka offentliga eller affärsrelaterade beslut eller för att förmå någon annan till oegentligt genomförande av
en offentlig eller affärsrelaterad aktivitet. Underhållning är endast tillåtet då det är direkt relaterat till att främja,
demonstrera eller förklara en produkt eller tjänst, fullgörande av ett avtal eller annat affärsändamål. Gåvor av
nominellt värde är tillåtna då de ges som en artighet, tecken på uppskattning eller som tack för visad gästfrihet.
Underhållning och gåvor måste vara rimliga, sedvanliga och lagliga i landet och måste redovisas korrekt i Hexagons
ekonomiska rapporter.
Hexagon kommer under inga omständigheter att erbjuda eller ge någonting av värde, vare sig direkt eller via ombud,
till utländska myndighetspersoner i syfte att påverka myndighetspersonens agerande eller beslut eller för att
tillskansa sig någon annan fördel. I detta sammanhang ska "myndighetsperson" ha en bred definition och inkluderar
regeringsanställda, anställda inom myndighetsorgan och statligt ägda företag samt politiska kandidater och partier.
De anställda kommer inte att begära eller ta emot underhållning eller gåvor från någon annan som skulle kunna
påverka deras affärsmässiga agerande eller affärsbeslut. De anställda ska tacka nej och återlämna eventuella gåvor
av över nominellt värde och får endast tacka ja till underhållning som är direkt relaterad till ett affärsändamål.
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons program för efterlevnad av korruptionsregler (Hexagon
Anti-Corruption Compliance Programme Summary).
10 maj 2016
6
3.5 Sund konkurrens med konkurrenter och andra
Hexagon strävar efter att följa alla tillämpliga antitrust- och konkurrenslagar i de länder där verksamhet bedrivs. All
personal måste undvika situationer som kan leda till olagligt beteende och illojal konkurrens, inklusive vid
mellanhavanden med konkurrenter, leverantörer, distributörer, kunder och dotterbolag. Dessa inkluderar:
•
alla konkurrenshämmande uttryckliga eller underförstådda överenskommelser eller alla former av
samarbete med konkurrenter inklusive (i) uttryckliga eller underförstådda avtal med konkurrenter om
prisöverenskommelser gentemot kunder, fördelning av marknadsandelar, territorier eller kunder,
etablering av produktions-/försäljningskvoter och eller anbudsmanipulation; eller (ii) diskussioner med
konkurrenter om konkurrensmässigt känsliga ämnen såsom prissättning, kostnader och
marknadsföringsstrategier;
•
införande av olagliga restriktioner på leverantörer/distributörer; och
•
i de fall Hexagon har en mycket stark marknadsställning på en marknad, så pass att man är
"dominerande", att undvika sådant agerande som skulle kunna utgöra "missbruk"/"monopolisering".
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons program för efterlevnad av antitrust- och
konkurrenslagstiftning (Hexagon Antitrust and Competition Law Compliance Programme Summary).
3.6 Att göra affärer med myndigheter
Strikta regler gäller beträffande förhandling, avtalsvillkor och affärsrelationer med myndigheter och deras företrädare.
Dessa regler kan ibland skilja sig från vad som gäller vid mellanhavanden med kommersiella eller privata kunder.
Hexagon gör affärer med myndigheter i enlighet med dessa regler som täcker följande frågeställningar (och kan
inkludera efterlevnad av ytterligare restriktioner beroende på ifrågavarande upphandlings-/myndighetsavtal):
• Upphandlingsintegritet
• Organisatoriska intressekonflikter
• Gåvor, underhållning och gratifikationer till offentliga tjänstemän
• Lobbyverksamhet
• Falska påståenden
• Provisioner och andra arvoden som baseras på prestation
• Anställning av offentligt anställda eller personer som tidigare varit offentligt anställda
• Mekanismer för anonym rapportering eller hotlines som krävs enligt lag eller föreskrift.
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons efterlevnadsprogram för offentlig upphandling
(Hexagon Government Procurement Compliance Programme Summary).
3.7 Interaktion med tullmyndigheter
Många olika lagar och förordningar rörande tullar påverkar Hexagons dagliga verksamhet. Dessa lagar och
förordningar är komplexa och efterlevnad av dessa kräver avsevärd expertis.
Felaktig tillämpning av tullföreskrifter av Hexagon eller dess ombud kan skapa ett betalningsansvar för obetalda
tullavgifter eller om för låg avgift har betalats, och ibland för straffavgifter och straffrättsliga sanktioner. Vidare, i fall då
en klassificering, ursprungsangivelse eller värdering är felaktig och leder till en högre avgift än vad som annars skulle
ha varit fallet, blir resultatet att företaget tvingas betala mer än nödvändigt, vilket skadar vår verksamhet och vår
konkurrenskraft. Hexagon strävar att genomföra alla importtransaktioner i enlighet med gällande tullföreskrifter.
Anställda får inte tillåta export eller import av några varor, prover, dubletter, reservdelar eller programvara via frakt,
10 maj 2016
7
post, kurir eller på annat sätt, som inte görs av företagets personal som har till uppgift att klarera import eller export.
Ytterligare vägledning finns i sammanfattningen av Hexagons efterlevnadsprogram för tullföreskrifter (Hexagon
Customs Compliance Programme Summary).
4. Öppen och proaktiv kommunikation
Hexagons mål är transparent, öppen och proaktiv kommunikation med alla sina intressenter, samtidigt som man
undviker att avslöja känslig information som skulle kunna skada företagets konkurrenskraft.
I egenskap av ett börsnoterat bolag måste Hexagon följa strikta redovisningsprinciper och -standarder samt ha
lämpliga interna kontroller och processer för att säkerställa att redovisning och ekonomiska rapporter följer alla lagar
och förordningar samt börsens regelverk.
Hexagon arbetar för att säkerställa transparens i sin ekonomiska rapportering. Företagets policy är att lämna
fullständig, rättvis och korrekt information för att säkerställa att marknaden erhåller fullständig, begriplig och opartisk
information i god tid.
Kommentarer om ekonomiskt resultat och framtidsutsikter till externa parter får endast göras av en officiell
talesperson för Hexagon.
Ytterligare vägledning finns i Hexagons policy beträffande offentliggörande av extern information (Hexagon Policy
Regarding the Release of External Information).
5. Att tillämpa Reglerna
5.1 Roller och ansvar
Dessa Regler har godkänts av Hexagon AB:s styrelse. Hexagons chefer, under ledning av Hexagons VD, ansvarar
för att Reglerna tillämpas över hela Hexagon.
Hexagon vill bevara sin decentraliserade ledningsstruktur. Detta tillförsäkrar att alla anställdas förmåga och
erfarenhet utnyttjas på bästa sätt för att gynna kunder och aktieägare. Detta innebär vidare att det dagliga ansvaret
för verksamheten faller under de enskilda affärsenheter som Hexagon består av. VD/högsta chef för varje enhet
ansvarar därför för att upprätta de kommunikationskanaler, processer och lokala efterlevnadsprogram som krävs för
att säkerställa att dessa Regler efterlevs.
Slutligen är det varje anställds ansvar att förstå och följa bestämmelserna i dessa Regler.
5.2 Hur man tar upp problem
Alla anställda uppmuntras och förväntas rapportera alla incidenter då Reglerna inte följs och det kommer inte att bli
några repressalier eller andra negativa följder för personer som agerar i god tro.
Om du misstänker en överträdelse av dessa Regler ska du rapportera detta till Hexagons bolagsjurist och ansvarig
för global efterlevnad, Johnny Andersson. Kontaktuppgifter till Johnny Andersson finns i avsnitt 6 nedan.
Rapporteringsprocessens integritet tas på största allvar och därför kommer din identitet, i egenskap av den som har
rapporterat den misstänkta överträdelsen, om möjligt aldrig att avslöjas för personal på lokal nivå.
6. Kontakt
Om du har frågor rörande dessa Regler eller om Hexagons policy, eller om du vill rapportera en misstänkt
överträdelse, ska du kontakta:
10 maj 2016
8
Johnny Andersson
Hexagon General Counsel and Global Compliance Officer
Telefon: +44 20 7068 6563, Mobil: +44 7408 863383
[email protected]
10 maj 2016
9
