Att skriva effektiv e-post

..nu lär dig
använda den!
1
You’ve Got Mail!
Lär dig effektiv e-posthantering
Copyright: Niilo Alhovaara, 2000-04-25 (reviderad 2004-04-01)
E-post: [email protected]
Innehållsförteckning
Introduktion
s.2
1/ Liten historisk tillbakablick
s.2
2/ Varför är e-post annorlunda?
s.2
3/ E-postadresser
3.1 Uppbyggnad
3.2 Att skaffa – och hitta – e-postadresser
s.2
s.2
s.3
4/ (O)skrivna skrivregler
4.1 Stavning och språkbruk
4.2 Användning av versaler (stora bokstäver)
4.3 Citat
4.4 Ärenderad (“subject”)
4.5 Kopia (“carbon copy” = cc)
4.6 Hemlig kopia (”blind carbon copy = bcc)
s.4
s.4
s.4
s.4
s.4
s.4
s.4
5/ Endast text eller finesser med www-kod (html)?
s.5
6/ Säkerhet och skräppost
6.1 Säkerhet
6.2 Skräppost
s.5
s.5
s.5
7/ E-postprogram: i egen dator och på resande fot
7.1 E-postprogram i egen dator
7.2 E-post direkt på webben
7.3 Problem med nordiska bokstäver
7.4 Att kombinera..
s.6
s.6
s.6
s.7
s.7
8/ Att arbeta med bilagor
s.7
9/ Håll dig informerad genom e-postlistor
s.8
2
Introduktion
Ingen konst att skriva e-post? Jodå, det är det visst! Att skriva välfungerande e-brev och använda epost optimalt är något helt annat än vanligt brevskrivande, tvärtemot vad många tror. Kan man inte
reglerna – och i synnerhet de oskrivna reglerna! – kommer mejlet man skickar med stor sannolikhet
att hamna i mottagarens papperskorg, oöppnat. Det finns, desto värre, också några viktiga tekniska
saker man måste vara medveten om för att e-post skall fungera på bästa sätt.
Det mesta som tas upp i denna handledning gäller oavsett vilken typ av dator man använder – pc,
Mac, handdator – men programmen jag nämner är alla från pc-världen. Texten innehåller också ett
antal understrukna länkar, precis som på www, och dessa länkar är alla klickbara och “live” om du
läser detta dokument i Word och har kopplat upp dig mot internet. Bäst fungerar det om du
högerklickar på en länk, väljer ”Aktuell hyperlänk” och sen ”Öppna i ett nytt fönster” (det kan dröja en
stund, då kan du fortsätta läsa under tiden).
Denna skrift är kostnadsfri för privat bruk men om du tänker använda texten i
utbildningssammanhang, vänligen kontakta undertecknad.
1/ Liten historisk tillbakablick
Internet har gott och väl kommit in i den gyllene mellanåldern, en bra bit över trettio år. Ett av de
första användningsområdena för internet var just att skicka textmeddelanden mellan användarna först militären och sen forskarna – i USA. Dagens e-posthantering bygger helt och hållet på samma
principer som i internets barndom och därmed kan det ibland fortfarande bli problem när man i mejlen
“bakar in” annat än just text med engelskt alfabet. Mer om detta längre fram!
2/ Varför är e-post annorlunda?
E-post är ett mycket snabbt sätt att kommunicera. Har man väl tryckt på “send”, är det för sent att
ångra en klumpig formulering eller ändra på mottagaradressen – ofta är mejlet framme på någon
sekund oavsett avstånd. Var mycket noga med att du skickar till rätt adress, det kan vara ytterst
olyckligt om man slänger iväg ett mejl till fel mottagare! En enda felaktig bokstav kan ställa till det..
Det ligger också i sakens natur att långa utläggningar på e-post sällan är särskilt lyckade. Ett epostmeddelande skall man i regel kunna titta igenom ganska snabbt; visst kan det fungera också med
längre e-brev men då gäller det att veta från början att mottagaren är välvilligt inställd. Skriver man
ett långt e-brev, är det mycket viktigt med en tydlig struktur. En blank rad mellan styckena är ett
måste för bra läsbarhet och mellanrubriker skadar definitivt inte heller. Ännu bättre blir det om man
redan i början har en kort sammanfattning av brevet, kanske med hjälp av mellanrubrikerna.
3/ E-postadresser
3.1 Uppbyggnad
E-postadresserna sätts ihop enligt strikta regler. Några ingredienser måste vara med, några andra får
absolut inte vara med och sen finns det sånt som kan vara med.
3
I en e-postadress måste finnas..
 en och endast en snabel-a (@) som delar adressen mellan användarnamnet och
platsbeskrivningen. Snabel-a uttalas på engelska “at” (den närmaste svenska motsvarigheten är
hos, dvs. var man befinner sig).
 punkt(er) som skiljer på de olika delarna efter @; man kan också använda punkt för att skilja t.ex.
förnamn och efternamn i början av adressen.
I en e-postadress får inte finnas..
 mellanslag, inte ett enda! Allt skall skrivas ihop, annars kommer det inte att funka.
 nordiska bokstäver äöå
 kommatecken, kolon, semikolon, parenteser, snedstreck..
 flera punkter intill varandra
 flera sk. bottenstreck (_) intill varandra
I en e-postadress kan finnas..
 siffror
Det är också viktigt att känna till att en e-postadress alltid både påbörjas och avslutas med en
bokstav. Sätter du en punkt som sista tecken i en adress, kommer ditt e-brev inte att gå fram!
Användarnamnet i början på adressen kan delas med ett bottenstreck
([email protected]) men delarna efter @-tecknet måste skiljas från varandra med
punkter.
Så här ser min “skoladress” ut:
[email protected]
Om man översätter detta till vanlig svenska blir det så här: fö[email protected]
Det finns en hel drös andra koder som kan förekomma som den allra sista delen av adressen, efter @.
Några av de vanligaste är givetvis landsbeteckningarna ( .se för Sverige, .fi för Finland, .de för
Tyskland osv.) Andra vanliga bokstavskombinationer i slutet på adresserna är:
.com för kommersiell verksamhet – i princip alla USA-företag använder denna
.net och
.org
Alla dessa slutbeteckningar är exempel på sk. toppdomäner. För att kunna skaffa en e-postadress
direkt under en toppdomän måste användaren först registrera domännamnet, t.ex. mailpro.com.
Därefter är det möjligt att skaffa sig en e-postadress som exempelvis [email protected]
Ibland ser man e-postadresser som skrivs så här: [email protected] – detta fungerar men
är inte att rekommendera.
3.2 Att skaffa – och hitta – e-postadresser
Egen e-postadress får man genom sin internetleverantör eller om man registrerar sig på någon av de
otaliga fria e-posttjänsterna som finns på webben – eller, givetvis, om man satsar seriöst och
registrerar ett eget domännamn! Tidigare kunde man som privatperson inte få en adress som
exempelvis [email protected] – se-toppdomänen var tillgänglig endast för registrerade företag men
detta har nu ändrats. Att registrera ett eget domännamn kostar några hundralappar, plus en årlig
avgift. De svenska domännamnen sköts genom NIC-SE som i sin tur har ombud i alla delar av Sverige.
Att hitta en viss e-postadress kan vara en mycket svår uppgift; visst finns det ett stort antal
webbtjänster just för detta ändamål (Bigfoot, Yahoo!, Switchboard exempelvis) men det finns inget
heltäckande register för alla e-postadresser. Anledningen till detta är att e-postadresserna är så
många och ändras så ofta att ett sådant register skulle vara omöjligt att skapa. Dessutom vill många
hålla sina e-postadresser för sig själva och de närmaste vännerna för att slippa reklam och annan
skräppost, ”spam”.
4
4/ (O)skrivna skrivregler
4.1 Stavning och språkbruk
Ibland sägs det att stavningen och språkbruket inte är så viktiga när man skriver e-post. Ifall du
mejlar till en kompis så stämmer det givetvis men ansträng dig annars för att skriva så bra du kan –
oftast finns också första hjälpen tillgänglig genom stavningskontrollen. Slarvigt skriven e-post ger ett
precis lika dåligt intryck som ett gammaldags brev i samma stil.
Ett välkänt sätt att uttrycka känslor och stämningar på internet är att använda sk. “smileys”, t.ex. ett
förenklat leende :) eller att man är ledsen :( Smileys är okej men endast i informella sammanhang.
4.2 Användning av versaler (stora bokstäver)
Att genomgående använda sig av stora bokstäver – versaler – är definitivt inte att rekommendera. Det
kallas för att SKRIKA och gör ett ohyfsat intryck, förutom att texten blir svårläst. När du vill ge ett ord
extra “tyngd”, använd *stjärntecknet* på tangentbordet.
4.3 Citat
De flesta e-postprogrammen har en funktion som, när du svarar på ett e-brev, klistrar med en kopia
av brevet du svarar på. Detta är alldeles utmärkt för att inte tappa tråden i korrespondensen men
använd finessen med måtta! Det kan vara otroligt irriterande att få armlånga brev där det i slutet, när
man har bläddrat förbi allt som är citerat, står: “jag håller med”. Om du inte har goda skäl att bifoga
hela brevet du har fått, citera endast det du kommenterar eller svarar på och markera citatet med
hakparenteser:
>Den här raden föreställer ett citat från tidigare mejl jag fick.
>Här är ytterligare en citerad rad från samma mejl.
Här kommer min kommentar till raderna ovan!
4.4 Ärenderad (“subject”)
Alla e-brev skall också ha något på ärenderaden (“subject”). E-post utan ärenderad ser konstig ut och
går oftast direkt in i soporna – och i vilket fall så visar avsändaren att vederbörande inte kan det här
med e-post. Ärendet skall vara kort, sakligt och beskriva så väl som möjligt brevets innehåll.
4.5 Kopia (“carbon copy” = cc)
Ibland är det smidigt att skicka en kopia av ett mejl till ytterligare någon – eller några. Adresser som
man skriver i kopia-fältet är helt öppna, mottagaren ser mao. vilka som har fått en kopia av brevet.
Flera e-postadresser skiljs oftast åt med kommatecken, utan mellanslag.
4.6 Hemlig kopia (“blind carbon copy”= bcc)
Skillnaden mellan vanlig kopia och hemlig kopia är att i det senare fallet ser inte mottagaren att någon
har fått en kopia av brevet. Det är väldigt enkelt att skicka kopior och hemliga kopior men tänk efter
före innan du “kopierar” folk – det kan vara känsligare än vad man tror.
5
5/ Endast text eller finesser med www-kod (html)?
Trots att e-post på internet från början skapades för att endast skicka amerikansk sk. ASCII-text, går
det i dag för det mesta alldeles utmärkt att använda olika typsnitt, nordiska bokstäver och annan
formatering man är van vid från ordbehandlaren (t.ex. Word). Det finns ändå ganska tungt vägande
argument mot att baka in dylik www-kod – sk. html – i e-postmeddelanden, nämligen:
 E-post med html-kod blir större än med endast text, det tar längre tid att ladda ner från epostkontot helt enkelt
 Alla e-postprogram klarar inte av att visa html eller visar koden ibland på olika sätt
 Det är lätt att smyga in illvillig programkod – virus och annat – i html-koden
Kort och gott: det finns ingen anledning till slentrianmässig användning av html-kod i epostmeddelanden. Så gott som alla e-postprogram tillåter användaren att bestämma ifall man skall
använda sig av html i breven eller inte.
6/ Säkerhet och skräppost
6.1 Säkerhet
Vilka garantier finns det då för att ett e-postmeddelande alls kommer fram, eller att ingen obehörig
läser dina privata brev? Svaret är enkelt: det finns inga som helst sådana garantier . I princip kan du
aldrig vara hundraprocentigt säker på att ditt mejl har kommit fram innan du hör från mottagaren. Är
man kunnig och envis, går det också lätt att “tjuvlyssna” e-posttrafiken. Det är klokt att inte alls skicka
känslig information per e-post, såtillvida man inte använder kryptering (men det är överkurs!). Utgå
heller aldrig ifrån att ditt mejl blir läst bara för att du har skickat iväg det, det är mycket som kan
krångla: fel e-postadress, någon stordator har kraschat, mottagaren struntar i att läsa e-post eller
tusen andra saker! Om du har skickat till en adress som inte existerar, brukar det visserligen komma
ett felmeddelande tillbaka.
E-post kan också tyvärr vara ett sätt att sprida sk. virus, programsnuttar som i värsta fall får datorn
att krascha genom att förstöra data. Bra antivirus-program kollar också e-posten och slår larm ifall
något elakt gömmer sig där. Det finns mig veterligen ingen möjlighet att få ett datavirus genom att
öppna ett e-postmeddelande med endast textinnehåll – mejl med html-kod inbakad har däremot ställt
till det.
Ibland får man varningsbrev om datavirus (t.ex. “Good Times”) där det står att man skall skicka
varningen vidare till alla man känner – det står också ofta att viruset är mycket farligt osv. Sådana epostvarningar är i regel (dåliga) skämt, det handlar helt enkelt om kedjebrev. Falska virusvarningar är
ett gissel så skicka dem aldrig vidare. Är du orolig, är det lätt att hitta pålitlig info på www, t.ex. på
http://kumite.com/myths/. Ofarliga kedjebrev kan också skapa mycket irritation, så släng alla sådana
mejl direkt!
6.2 Skräppost (”spam”)
Den enorma mängden oönskad e-post - som nästan alla e-postanvändare drabbas av, mer eller
mindre - är ett stort problem i dag. Bortsett ifrån risken för virus tar det också alltför mycket tid och
energi att radera mängder med skräppost.
Kan man då som enskild användare skydda sig mot skräppost? Svaret är inte särskilt uppmuntrande
och lyder så här: till viss del. Vissa saker handlar om sunt bondförnuft, andra om tekniska hjälpmedel.
Några goda råd:
 Ange inte din viktiga e-postadress i alla sammanhang utan tänk efter före. Vill du vara med i
en viss diskussion på nätet, skapa då en ny gratisadress för ändamålet.
6


Svara aldrig på oönskad e-post, oavsett vad som står i mejlet! Ett svar från dig är ett tecken
på att någon faktiskt har läst skräpet - följden blir att du får ännu mer spam i din e-postlåda.
Använd ett program som ”dödar” spam (de flesta företag använder sådana program). Då
gäller det att välja ett program som undan för undan blir bättre på att känna igen mejl som
just du tycker är skräp. Att endast filtrera bort e-post där vissa ord och uttryck förekommer
kan få mycket olyckliga följder! Se också till att du kan efteråt komma åt den bortgallrade eposten, ifall något går snett i filtreringen (och det gör det, förr eller senare).
7/ E-postprogram: i egen dator och på resande fot
För att börja med ett praktiskt råd: att skriva ett långt e-brev i det egna e-postprogrammet eller direkt
på www är inte alltid en bra idé! Om programmet låser sig – eller förbindelsen till internet bryts – kan
brevet vara oåterkalleligt borta.
I dag finns det två sätt att sköta e-posten: antingen genom att använda ett e-postprogram som är
installerat i den egna datorn, eller genom att köra ett webbaserat e-postprogram direkt i webbläsaren.
Använder man webbaserad e-post måste man givetvis hela tiden vara uppkopplad mot internet när
man skriver och läser mejl.
7.1 E-postprogram i egen dator
Förr i tiden var det inte så lätt att välja e-postprogram men numera finns i regel ett sådant inbakat i
det sk. operativsystemet (t.ex. Windows) eller i webbläddraren (t.ex. Netscape). Outlook Express som
kommer med Windows är ett mycket smidigt och kraftfullt e-postprogram och blir inte sämre för att
man får det “på köpet”!
Vad kan man då göra med t.ex. Outlook Express? Ja, allt här nedan – och mycket därtill..
 Skriva och läsa e-post off-line, dvs. utan att vara uppkopplad mot internet (när man väl har laddat
hem sin post, förstås). Att hämta och skicka mejl genom en gammaldags modemförbindelse går
ganska snabbt, förutsatt att man inte har hundratals (långa) brev med bilagor att hämta och
skicka!
 Använda stavningskontroll.
 Använda flera e-postkonton – flera internetleverantörer – om man vill.
 Se till att e-post från viss(a) avsändare alltid automatiskt hamnar i en viss mapp när man hämtar
mejlen. Det går också att styra detta ganska avancerat på andra sätt (filtrering) och därmed få
bra överblick på inkommande post.
 Bestämma om man vill använda endast text i sina utgående e-brev.
 Välja valfri “svara-till” adress, dvs. den e-postadress som kommer upp när mottagaren skall svara
på ditt brev. Ett sätt att använda denna finess beskrivs i avsnittet 7.3.
 Skapa en adressbok.
 Skriva in valfri text som alltid klistras in på i slutet av dina utgående brev (t.ex. namn, epostadress..).
 Välja ifall det mottagna brevet skall kopieras i svaret du skickar och i så fall hur detta skall göras.
 Läsa och posta inlägg till internets tusentals diskussionsgrupper (Usenet, också kallad bara News
– finns också tillgänglig på www direkt, t.ex. genom Google).
7.2 E-post direkt på webben
De otaliga gratistjänsterna för e-post på www har blivit enormt populära, främst pga. att man kan
kolla sin e-post oavsett var man råkar befinna sig på vår jord – bara det finns en internetansluten
dator tillgänglig med en webbläsare installerad. Tänk bara på att efteråt avsluta mejlprogrammet helt
och hållet, och helst också stänga webbläsaren, om du använder en dator som är tillgänglig för
många. Annars kan det vara lätt för en nyfiken person att läsa din mejl. I övrigt kan man konstatera
7
att säkerhetsnivån på webbaserad e-post rent allmänt är ganska låg. Ibland är det också segt att
använda dessa tjänster som i regel är reklamfinansierade.
Den mest kända fria e-posten på webben är säkert den numera Microsoft-ägda HoTMaiL. Numera
finns det många andra liknande tjänster som också erbjuder ytterligare service, t.ex. kalender, eget
lagringsutrymme på www, bokmärken och adressbok. En sådan, mycket pålitlig och välfungerande
tjänst med användbara finesser har Yahoo! som annars är känd för sin söktjänst. Registreringen på
Yahoo! går mycket snabbt – till skillnad från t.ex. HotMaiL – och resulterar i en svenskspråkig
mejlservice (förutsatt att användaren anger Sverige som sitt hemland). Adressen man får blir då av
typen [email protected] (om just den adressen fortfarande är ledig).
7.3 Problem med nordiska bokstäver
En sak som ibland ställer till det i mejlen, i synnerhet när man använder webbaserad e-post som har
sin hemvist i USA, är våra nordiska bokstäver. Oftast verkar det fungera helt ok men man skall vara
medveten om att hos vissa mottagare förvrängs ä,ö och å till den milda grad att texten blir riktigt
jobbig att läsa. Enda sättet att åtgärda detta är helt enkelt att, också på ärenderaden, lämna bort
“prickarna” som är så typiska för svenskan. Resultatet blir något udda men det går i alla fall att läsa
texten!
Trasslet med nordiska bokstäver kan också dyka upp om kommunikationen skermellan en pc och en
MacIntosh-dator.
7.4 Att kombinera en “fast” e-postadress och webbaserad e-post
Numera är det ganska vanligt att man har två – eller flera – e-postadresser; en genom arbetsgivaren,
en “hemmaadress” och kanske ytterligare en gratisadress på www. För att få ordning på tillvaron kan
man välja att ställa in en och samma “svara-till” – adress på alla e-posttjänster man använder, en
adress som sedan skickar en kopia av det inkommande brevet till alla konton man har. Sådan
vidaresändning av e-post till ett antal adresser – en “virtuell” e-postadress – erbjuder t.ex. Bigfoot
som desto värre har börjat ta betalt för sin tjänst.
Några www-baserade mejlprogram tillåter också att man hämtar post från det “fasta” kontot
användaren har hos en internetleverantör. Ifall det fungerar beror bl.a. på vilken internetleverantör
man har. Det är också möjligt att “tanka hem” e-posten till sitt “fasta” konto från vissa webbaserade
e-posttjänster. Oftast erbjuder också internetleverantören en möjlighet att använda e-postkontot
direkt genom webben (t.ex. Telia webmail).
8/ Att arbeta med bilagor (“attachments”)
E-post är den elektroniska motsvarigheten till vanliga brev, kommunikation genom textmeddelanden –
tanken var aldrig att mejlen skulle användas för att skyffla stora mängder data fram och tillbaka.
Numera är det ändå, genom smarta tekniska lösningar, mycket enkelt att bifoga både det ena och
andra med e-breven; bilder, spel, ljud.. Visst är det smidigt att kunna skicka bilagor men denna
utveckling har också en tydlig negativ sida.
Följande är bra att hålla i minnet när man funderar på att skicka en bilaga:
 Hur “tungt” blir e-brevet med bilagan? Ett antal e-postanvändare hämtar fortfarande mejlen med
ett modem och då kan det vara väldigt irriterade – och kostsamt! – att vänta i evigheter på en
bilaga som håller på att laddas ner.
 Är bilagan verkligen viktig för mottagaren?
 Har mottagaren alls en möjlighet att använda sig av bilagan? Det är långt ifrån säkert att den som
får brevet har just det program - och den programversion - som behövs för att öppna bilagan du
skickar. Detta är ett mycket vanligt problem och skapar nästan alltid trassel när postgången är
8
mellan en pc och en Mac. Genom en snabb förfrågan i förväg kan man undvika irritation och
tidsspill.
Om man vill ge någon tillgång till en stor mängd data – säg, ett program på flera megabyte – finns
det andra sätt än att skicka detta som bilaga till ett e-brev. Ett enkelt sätt är att använda Briefcase
från Yahoo!, då får mottagaren endast en webbadress där han kan hämta programmet – eller låta bli.
När du själv får e-post med bilagor, tänk på att..
 ..aldrig öppna en bilaga från okänd avsändare. Bilagorna är ett av de vanligaste sätten att sprida
datavirus och speciellt riskabelt är det att starta ett okänt program man har fått som bilaga. Detta
gäller i allra högsta grad också animerade julhälsningar som ibland fullständigt täpper till
mejlsystemen. Se också till att ha ett bra anti-virusprogram installerat i datorn och se till att
programmets virusdefinitioner uppdateras regelbundet.
Det är många gånger väldigt frustrerande att inte ha en aning om hur mycket data som finns på epostkontot – och vad det är för något! – innan man börjar ladda ner e-posten från sin
internetleverantör. Så småningom kommer det att bli vanligt att direkt kunna “titta in” i sin brevlåda
hos leverantören, radera skräpet med stora bilagor och därefter hämta posten man vill behålla. Redan
i dag är det dock möjligt att klara av detta med smarta program – ett sådant välfungerande, litet
program är Magic Mail Monitor som också är helt fritt att använda.
9/ Håll dig informerad genom e-postlistor (“mailing lists”)
Har man blivit varm i kläderna med e-post, kan det vara en stor tillgång att prenumerera på någon
eller några e-postlistor där “listmedlemmarna” diskuterar just sådana saker man själv är intresserad
av. En e-postlista har en egen adress som skickar all inkommande mejl vidare till alla medlemmar;
ofta går också svaret på en mejl till alla medlemmar så det är enkelt att följa en diskussion. Det är bra
att känna till att en e-postlista har en separat adress man skall använda för att avbryta
(“unsubscribe”) sin prenumeration; det är inte populärt att skicka “unsubscribe”-meddelanden till den
vanliga listadressen.
Det finns tusentals och åter tusentals e-postlistor på ett antal språk och med mycket specifika ämnen.
Några bra tjänster för att leta bland listorna – och också skapa egna – är Y!Groups och svenska
Kanalen. Tänk bara på att många listor har ett stort antal medlemmar som verkligen engagerar sig i
diskussionerna – sådana listor kan snabbt skapa enorma mängder e-post. Det givna sättet att
“organisera” mejlen från e-postlistor är genom filtrering i det egna e-postprogrammet, så att all post
från en viss lista direkt hamnar i en separat folder.
E-postlistor är också mycket användbara för alla slags arbetsgrupper där medlemmarna av någon
anledning har svårt att få till personliga möten – oslagbart snabb och pålitlig gruppkommunikation är
precis vad det handlar om.
Slutligen, lycka till med e-post och mejla gärna en rad och berätta vad du tycker om denna
sammanställning!
You’ve Got Mail! är kostnadsfri för privat bruk men om du tänker använda texten i
utbildningssammanhang, vänligen kontakta undertecknad för prisuppgift.
Niilo Alhovaara
E-post: [email protected]
Tel. 0920-251050
Fax: +1-603-710 8509