Verksamhetsåret
2009
Arbetsuppgifter
och
ansvarsområden
i styrelse och
föreningen
Allmän information
Telefonnummer:
Ordförande
Kassör
Sekreterare
Medlemsansvarig
Stuguvärd
Jourtelefon
Föreningens adress:
E-postadresser:
Organisationsnummer:
Till Dig som har ett fötroendeuppdrag inom föreningen
I detta Häfte har vi sammanfattat det mest väsentliga som ingår I ditt
uppdrag inom föreningen och styrelsen. Detta för att det skulle vara
lättare att veta vilka uppdragen är och var gränserna går mella olika
uppdrag. Utöver dessa uppdrag kan det naturligtvis finnas andra tillfälliga
uppdrag som inte beskrivs i detta häfte utan formas i samråd med
framförallt styrelsen.
Styrelseuppdrag
>>>
Orförande
Årsmötet väljer föreningens ordförande för 2 versamhetsår. Ordförandens roll
i föreningen är lite delad. Dels är ordföranden styrelsens talesman utåt och bör
naturligtvis alltid vara insatt i besluten men också att vara medlemmarnas
förtroendeman ovh se till att medlemmar kan komma till tals och får sina
frågor, frågeställningar och förslag prövade och besvarade. Ordföranden har
till uppgift att:
Lyssna och ta upp medlemmars önskemål och förslag till styrelsen
Styrelsen har att ansvara att det genomförs
Planera och leda 12 styrelsemöten per verksamhetsår
ett årsmöte (senas den sista söndagen I
Fungera som ordförande på föreningsmöten
Representera föreningen i kontakt med kommunen, andra
föreningar och Koloniföreningens huvudstyrelse
februari) samt ett antal medlemsmöten
(vår- och höstmöte).
Styrelsen sammanträder en gång i
månaden (12 möten) under ett
Kassör
verksamhetsår.
Väljs för 2 verksamhetsår, växelvis med ordförande. Har till uppgift att:
Ansvara och bokföra in- och utbetalningar från föreningen
Möteskalender:
Planera och budgetera för kommande verksamhetsår tillsammans
Jan
med övriga i styrelsen
Feb
Göra bokslut efter ett verksamhetsår inför årsmöte
Mars
Sammanställa och redovisa månadsvisa ekonomiska rapporter på
Apr
styrelsemöten
Maj
Ansvara för att debitera årliga medlemsavgifter
Juni
Juli
Sekreterare
Väljs för 2 verksamhetsår. Har till uppgift att:
Aug
Sept
Upprätta dagordning till styrelse- och medlemsmöten
Okt
Skriva protokoll vid styrelse- och medlemsmöten
Nov
Hålla anslagstavlorna med aktuell information
Dec
Ordna blommor, diplomer o s v vid olika sammanhang
Upprätta verksamhetsberättelse för styrelse och årsmöte
Ordinarie styrelseledamot
Väls för 2 verksamhetsår. Har till uppgift att:
Delta vid alla styrelse- och föreningsmöten
Lyssna och ta upp medlemmars önskemål och förslag till styrelsen
Åta sig speciella uppgifter, uppdrag vid behov i enlighet med
styrelsemötesbeslut (se t ex *1)
Suppleanter
Väljs för 1 verksamhetsår. Har samma uppgifter som ordinarie styrelseledamöter men har rösträtt endast när ordinarie ledamot inte är med på möte.
Medlemsansvarig
*1
(det bör vara utsedd kontakt per område som hjälper
Medlemsansvarig för att etablera en bättre och närmre direktkontakt
samt att öka förståelse och samvaro – denne kontakt är inte medlem
av styrelsen och behöver inte vara 1 person utan kan t.o.m. vara en
grupp)
Efter årsmötet väljer styrelsen inom sig en ledamot som får det speciella
uppraget att vara ansvarig för medlemskontakterna:
Ansvarar i samarbete med kassören att medlemsmatrikeln
alltid är uppdaterad
Handhar det formella vid försäljningar av stugor; vid
mäklarkontakt kontrollerar att inga skulder till föreningen
föreligger och att stugan är reglementsenligt utrustad.
Därefter skickas medlemsansökan till köparen som skickar
tillbaka den snarast möjligt för beslut i styrelsen. Vid positivt
beslut skickas kontrakt, stadgar (vilka stadgar?) och formulär
till den sökande som skickar tillbaka alla handlingar märkta
med ”återsänds till oss”. Häftet ”Välkommen till Kiholm” sänds
eller överlämnas personligen till den nya medlemmen. Alla
gamla och nya handlingar arkiveras.
Ansvarar för att stuga till försäljning blir besiktad av styrelsen
utsedd grupp.
Lämnar äventuella adressändringar till Koloniförbundet så att
kolonisterna får medlemstidningen ????????? varför gör vi
sånt vi inte behöver göra???
Informerar medlemmar om olika för kolonisten viktiga beslut
om regler och förordningar i styrelsens namn – just det, glöm
stadgarna – vi behöver upprätta ett otroligt tydligt regelverk
som är otroligt lätt att förstå
Förtroendeuppdrag
Revisor och revisorssuppleant
Väljs för 2 verksamhetsår. Kontrollera att föreningens ekonomiska inkomster
och utbetalningar är enligt stadgar, förordningar, styrelsebeslut och följer
den antagna budgeten för innevarande verksamhetsår. Föreslår
ansvarsfrihet på årsmöte.
Valberedare
Väljs för 2 verksamhetsår. Försöker hitta lämpliga kandidater till
styrelseposter och övriga förtroendeuppgifter. Detta innebär att
valberedare bör ha eller skaffa sig goda kunskaper om medlemmar och
undersöka om intresse finns att delta i föreningsarbete. Föreslår
kolonister till olika uppdrag på årsmöte. (här kan denna person eller
grupp som hjälper medlemsansvarig komma till stor hjälp – närmare
kolonisterna)
Allmänna flaggdagar:
Arbetsledare/Kontaktmän
Har till uppgift att:
Skaffa material, planera, leda och fördela arbetsuppgifter vid
städdagar i sitt område. Eventuellt samråda med andra
arbetsledare vid behov. Sköta närvarolistor som sedan ges till
styrelsen.
Delta på anmodan av styrelsen att redovisa ekonomiska
utgifter
Ha kontakt med områdets medlemmar och lyssna på önskemål
och förslag, notera brister och behov av åtgärd samt ge
arbetsuppgifter vid behov. Tipsa valberedning om eventuella
kandidater till olika poster i föreningen
Stugfogde
Ansvara för att flaggan blir hissad vid allmännna flaggdagar
Administrerar en städdag om året för kluggstugan
Om klubbstugan är i behov av reparation eller förändring,
saknar material, utrustning. (För kostnaden över 1000 kr per
ärende måste styrelsen kontaktas)
Vid uthyrning och egna festdagar (midsommar, valborg) Se till
att allt (vad är allt?) ska finnas på plats. Informera om vilka
regler som gäller för den som hyr. när det ska vara tyst och
städat samt vad som ingår i hyran resp. ska vara tillgängligt.
Ser till att det är snygg och städat vid klubbstugan. Ber ev hjälp av
områdesansvariga (arbetsledare).
Inför årsmöte: sätter på värmen i tid
Bastuansvarig
Ser till bastun och badplatsen.
Ordnar fram nycklar till medlemmar. Inventerar och föreslår
förbättringar, reparation samt nyanskaffningar inom ramen för
budget eller budgetarbetet på hösten.
Valborgsafton
1:a Maj
Midsommar
Nationaldagen
Redovisar kvitton till styrelse/kassör.
Sop- och latrinansvarig
har vi någon sådan roll?
Vattengruppen
Ansvarar för att vattnet sätts på på våren och stängs av på
hösten
Tömmer bassängen och ledningarna så att de ej fryser sönder
under vintern
Kontrollerar alla ledningar på eventuell läckage.
Kulturredaktion ?
som sköter hemsidan och ansvara för att all information
finns där och sköter också uppdateringar från styrelsen
tar hand om material som föreningens medlemmar vill dela
med sig av (är egen censur)
ansvarar för en levande hemsida med relevant information
och administration
