SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum 2012-10-10
Kommunstyrelsen
KS
§324
Dnr 2012/299
Revisionsrapport - Granskning av följsamhet mot tecknade ramavtal
Ärendebeskrivning
PwC har på uppdrag av kommunrevisionen utfört en granskning av följsamhet mot tecknade
ramavtal. Kommunrevisionen önskar svar på de synpunkter och bedömningar som framförts i
PwC:s revisionsrapport daterad 2012-06-13 senast den 14 september 2012.
Syftet med granskningen har varit att bedöma köptroheten i förhållande till tecknade ramavtal.
Granskningen har avgränsats till socialnämnden, barn-och utbildningsnämnden och tekniska
nämnden. Inom perioden januari – mars 2012 har nämnda nämnders varuinköp inom
områden: möbler och textil, data och telekomutrustning, livsmedel, läromedel,
undervisningsmaterial, läkemedel, sjukvårdsmaterial, skolskjutsar-frakt-transporter, samt
kontorsmaterial granskats.
Synpunkter på granskade områden:
Livsmedel
När det gäller ramavtalsområde Livsmedel är resultatet synbarligt bra, ca 89 % av inköpta
livsmedel är gjorda från befintliga ramavtal. Om man däremot exkluderar tekniska nämnden,
som i princip har nära nog 100 % ramavtalstrohet, kan man konstatera att ramavtalstroheten
endast når mellan 0-5 %.
Anledningen till att detta resultat uppstår är att med kostverksamhetens stora livsmedelsinköp,
så motsvarar övriga livsmedelsinköp en så liten volym att felköpen endast representerar en
liten andel av totalen. Med andra ord: i princip alla inköp från Servera R&S AB är gjorda av
Kostverksamheten under Tekniska nämnden. Övriga livsmedelsinköp, som är gjorda av de
övriga två nämnderna, är felaktigt genomförda.
Ett förslag för framtida granskningar är att göra ramavtalsuppföljningen nämndsvis.
Fortsättning
Just. sign.
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum 2012-10-10
Kommunstyrelsen
KS
§324, forts.
Kontorsmaterial
Inom ramavtalsområde Kontorsmaterial erhålls en avtalstrohet på cirka 61 %. Man kan
samtidigt notera att Rahmqvist-företagen står för ungefär 8 % av inköpen. Företagen arbetar
genom uppsökande säljverksamhet med ofta tveksamma arbetsmetoder. Man bjuder in sig
själva till ledningsgrupper och liknande och direktsäljer. Det innebär att en kostnad för
försummad tid för chefer och arbetsledare ska läggas på. Inköpschefens förslag är att dessa
företag inte ska tillåtas komma in i kommunens verksamheter.
Inköp från Gullbergs konteras bokföringsmässigt som kontorsmaterial. Vid granskning av
separata fakturor framkommer dock att en stor andel av dessa inköp inte är kontorsmaterial
utan istället artiklar från företagets övriga sortiment, exempelvis engångshandskar, kaffe/kakor
etc. Hur stor andel som inte är kontorsmaterial är omöjligt at svara på utan en djupare analys
på fakturanivå.
Undervisningsmaterial
Ramavtalsområdet uppvisar en mycket svag avtalstrohet. Resultatet är helt oacceptabelt.
Möjligt är att det saknas ramavtal för ett visst produktsortiment. Om så är fallet borde man,
utifrån de belopp som framkommer vid granskningen, ha genomfört kontrollerade
direktupphandlingar för att säkerställa goda inköpsrutiner.
Övriga åtgärder:
Under 2013 kommer det att införs ett e-handel- med beställningssytem inom Ängelholms
kommun vilket torde öka avtalstroheten mot tecknade avtal avsevärt, detta under förutsättning
att det enbart i undantagsfall och av särskilda skäl kan göras beställningar utanför ehandelssystemet.
Kommunens inköps- och upphandlingspolicy har skrivits om och fått en tydligare ansvarsoch rollfördelning. Policyn är inte antagen, men den politiska processen för antagande av
detsamma är inledd.
Beslutsunderlag
Protokollsutdrag KSAU 26 september, § 302
Tjänsteutlåtande från kommunledningskontoret, daterat den 22 augusti 2012
PwC:s revisionsrapport Granskning av följsamhet mot tecknade avtal, daterad den 13 juni
2012
Fortsättning
Just. sign.
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum 2012-10-10
Kommunstyrelsen
KS
§324, forts.
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar
att godkänna kommunledningskontorets tjänsteutlåtande och överlämna detsamma till
Ängelholms kommuns revisorer som nämndens svar på de synpunkter och bedömningar som
framförts i revisionsrapporten ” Granskning av följsamhet mot tecknade ramavtal” daterad
den 13 juni 2012 (PwC).
_____
Beslutet expedieras till:
Revisorerna
Agneta Normann
Just. sign.
Utdragsbestyrkande
