Handledning och
checklista för
klarspråk
i Brottsofferjouren
2015-02-24
Innehåll
Vad är klarspråk? .......................................................... 2
Varför ska vi skriva klarspråk? .................................. 2
Hur du kan använda checklistan ................................ 2
Innan du börjar skriva ................................................... 2
Vem ska läsa texten? ............................................... 3
Alla texter har ett budskap ....................................... 3
Strukturera texten ................................................... 3
När du skriver .............................................................. 3
Skriv för läsaren ...................................................... 4
Rubriken ska stämma överens med textens innehåll .... 4
Skriv text som är lätt att läsa.................................... 5
Fundera på vilka ord du använder.............................. 5
Skriv ut förkortningar .............................................. 6
Undvik kursiv text ................................................... 6
Skriva för webben ................................................... 6
När du är klar med texten .............................................. 7
Vill du veta mer? ........................................................... 7
Checklista för klarspråk ................................................. 8
Sida 1 av 8
Vad är klarspråk?
Ett klart, tydligt och begripligt språk utan krångliga ord och
förkortningar och som är anpassat för mottagaren – detta kallar vi
klarspråk.
Du skriver för att du vill föra fram ett budskap. Klarspråk underlättar
för den som ska läsa din text att förstå och ta till sig det som du vill
säga. Förstår inte läsaren texten, går budskapet förlorat.
Sedan 2009 finns Språklagen där det finns tydligt stöd för klarspråk,
bland annat står det att myndigheters språk ska vara ”vårdat, enkelt
och begripligt”.
Varför ska vi skriva klarspråk?
Klarspråk är en fråga om demokrati – alla ska kunna förstå vad som
står i Brottsofferjourens texter. All information och kommunikation,
både tryckt och digital, inom Brottsofferjouren ska därför ha ett klart
och tydligt språk och en formgivning som gör det lätt att ta till sig
innehållet.
Denna handledning är ett redskap för dig när du skriver texter inom
Brottsofferjouren. Språket är ett viktigt verktyg och därför ska vi
sträva efter att se till att våra texter är så tillgängliga som möjligt.
Handledningen är en del av vårt tillgänglighetsarbete. Vi har också
tagit fram Brottsofferjourens policy för tillgänglighet ur ett
funktionshinderperspektiv (som du hittar under Jourarbetarmenyn).
Hur du kan använda checklistan
I slutet av denna handledning hittar du en checklista som innehåller
ett antal frågor. Dessa kan du använda för att ta reda på hur
tillgänglig din text är och för att göra din text så tydlig och begriplig
som möjligt.
Innan du börjar skriva
Det lönar sig att sätta sig ner en stund och verkligen tänka igenom
det du vill skriva om. Tänk särskilt noga på vem det är som ska läsa
och förstå din text. Detta gäller för alla typer av texter. Det kan vara
mejl, rapporter, remissvar, inbjudningar, konferensprogram,
informationsfoldrar eller verksamhetsberättelser. Att ha en klar
tanke om vad, hur och för vem du vill skriva kommer underlätta för
dig under själva skrivandet.
Sida 2 av 8
Vem ska läsa texten?
Fundera på målgruppen och vem den typiska läsaren är. Vem ska
läsa texten och varför? Hur insatt är läsaren i ämnet och vad vill hen
veta om ett visst ämne? Vem är det som ska ta del av ditt budskap
och vilka förutsättningar har hen? Att tänka på dessa frågor hjälper
dig att ge din text ett tydligt fokus.
Alla texter har ett budskap
Budskapet kan vara allt från instruktioner, uppmaningar till handling
eller helt enkelt att bara informera.
Fundera på vad du vill att läsaren ska veta eller göra efter att hen har
läst din text. Se till att budskapet är så tydligt som möjligt.
Strukturera texten
En längre text måste ha en viss ordning för att den ska vara enkel att
förstå och den ska följa en röd tråd. Den har en början och ett slut
och en textmassa däremellan. En längre text bör dessutom ha en
innehållsförteckning så att läsaren snabbt kan orientera sig i texten.
Tänk så här:
Skriv vad du ska skriva om.
Skriv det.
Skriv vad du har skrivit om.
När det gäller e-post är det mycket viktigt att tänka på vilken ton du
använder. I ett mejl använder man sig ofta av ett mer avslappnat och
vardagligt språk. Detta är dock lättare att missuppfatta eftersom det
inte kompletteras av kroppsspråk och tonfall. Därför bör du alltid
skriva efter principen: Trevlig – Tydlig – Trevlig. Inled mejlet med att
vara trevlig. Var sen så tydlig som möjligt med det du vill säga.
Avsluta med något trevligt.
När du skriver
Det finns många sätt att göra en text tydlig och lätt att ta till sig.
Bearbeta textens innehåll och struktur, använd dig av relevanta
rubriker, enkla ord och ett lättläst språk för att göra din text riktigt
bra.
Sida 3 av 8
Skriv för läsaren
Skriv det viktigaste först! En läsare ska inte behöva ta sig genom en
hel text för att förstå det viktigaste.
Svara på läsarens frågor, i den ordning läsaren har dem. Tänk på
läsaren och försök genom en tydlig och överskådlig struktur att
vägleda hen genom texten.
Skriv ur läsarens perspektiv – "du kan få" i stället för "vi ger dig"
(även ”du” i stället för det opersonliga ”man”).
Använd direkta uppmaningar för att göra det tydligt vad läsaren ska
göra. Till exempel: fyll i, kontakta, undersök, meddela.
Var tydlig med vad, när och hur läsaren ska göra något.
Stora textmassor kan kännas oöverkomliga. Lätta gärna upp texten
genom att göra om delar av den till punktlistor eller
informationsrutor.
Att tänka på när du skriver en punktlista:
Håll listan kort, max sju punkter.
Undvik punktlistor i flera nivåer.
Strukturera punkterna på samma sätt.
Använd dig så långt det är möjligt av aktiva verb. Aktiva verb
använder man för att beskriva handlingar. Ett exempel: skriv Du kan
kontakta myndigheten… i stället för Myndigheten kontaktas…,
”kontakta” är ett aktivt verb och ”kontaktas” är ett passivt verb.
Rubriken ska stämma överens med textens innehåll
En rubrik ska snabbt ge läsaren information om vad en text handlar
om.
Mellanrubriker gör texten luftig och lätt att ta till sig samt underlättar
för den som bara vill ”skumläsa” igenom texten. Vid eventuella
mellanrubriker – använd ett aktivt verb och styckets tre viktigaste
ord.
Strunta i rubriker som ”inledning” och ”bakgrund” – skriv i stället om
vad stycket faktiskt handlar om och använd dig av nyckelord som
återfinns i texten.
Sida 4 av 8
Ett tips för att fånga läsaren är att formulera rubriker som
påståenden, uppmaningar eller frågor.
Skriv text som är lätt att läsa
Skriv korta stycken så att läsaren snabbt får en överblick. En lång text
utan bra styckesindelning och mellanrubriker är svår att orientera sig
i och ta sig igenom. Gör nytt stycke varje gång texten behandlar något
nytt.
Variera meningarnas längd. För många långa meningar gör texten
svårläst och för många korta gör den hackig.
Här är några tips för att göra din text lätt att läsa:
Börja meningar med till exempel: Du kan, vi har,
Brottsofferjouren ska, stödpersonen får.
Använd gott om bindeord som ”eftersom” och ”därför”.
Skriv könsneutralt. Använd ”hen” där det passar.
Undvik metaforer och liknelser eftersom dessa kan
missuppfattas av en del läsare.
Fundera på vilka ord du använder
Det är alltid bra att noga tänka igenom vilka ord du använder dig av i
en text. När du ska beskriva något, välj det ord läsaren troligtvis själv
hade valt och är bekant med. Se till att alltid förklara fackord och
interna uttryck.
Det finns dock vissa ord som vi alltid ska använda oss av. Här följer
några exempel:
Använd:
gärningsperson
webbplats
mejl
funktionsnedsättning
I stället för:
gärningsman
hemsida
mail
handikapp
Vi använder oss av ”webbplats” i stället för ”hemsida” eftersom
”hemsida” hänvisar bara till en enda sida, medan ”webbplats” är en
benämning på en samling webbsidor. Ordet hemsida bör inte
användas alls enligt Svenska datatermgruppen på grund av att det
kan bli missförstånd vad som menas.
Sida 5 av 8
Det är också viktigt att tänka på att skriva ”en person med…” och sen
funktionsnedsättningen. Skriv ”en man med autism” och inte ”en
autistisk man”. En person är inte sin funktionsnedsättning, det är
inte personens identitet, utan hen är en person med en
funktionsnedsättning.
Skriv ut förkortningar
Skriv ut alla ord för att undvika missförstånd. Det kan vara svårt att
veta vilka förkortningar som ”alla” känner till och vilka som måste
skrivas ut. Det finns ingen anledning att förkorta ord, läsaren sparar
ingen tid på förkortningar.
Undvik kursiv text
Kursiv text försvårar läsningen för många. Dessutom är kursiv text
mycket svårare att läsa på skärm än på papper.
Samma sak gäller för understruken text. Den ska främst användas till
länkar för att markera att något är klickbart.
Använd fet text när du vill betona specifika ord. Om du vill lyfta fram
en hel mening eller ett stycke kan du bryta ut det helt från texten
genom att använda indrag.
Så här kan det till exempel se ut när du använder indrag för att
bryta ut ett stycke från en text. Lämna gärna också en tom rad
före och efter stycket som du vill lyfta fram.
Skriva för webben
När du publicerar texter på en webbplats finns det ett par saker att
tänka på. De flesta läsare på webben skumläser för att de vill hitta
konkret information snabbt, därför bör du utforma dina webbtexter
lite annorlunda än dina vanliga texter.
Skriv kort och koncist. Tumregeln är att en webbtext bör vara hälften
så lång som en vanlig text.
Använd fler mellanrubriker. Det underlättar för läsaren att hitta rätt.
Gör tydliga länkar. Besökaren ska kunna förstå vart länken leder även
om den lyfts ur sitt sammanhang. Skriv inte "för mer information om
Sida 6 av 8
konferensen, klicka här" utan skriv i stället "Information om
konferensen".1
När du är klar med texten
Läs alltid genom texten en extra gång. Detta gäller för alla typer av
texter. När det gäller längre texter kan det vara bra att skriva ut
texten och läsa igenom. Låt en kollega eller två läsa den. Låt texten
vila ett par dagar och när du sen läser den igen – gör det högt! Då
kommer du lättare att höra om texten flyter.
Tänk dig hur den typiska läsaren av din text är och läs texten genom
hens ögon för att försäkra dig om att texten faktiskt riktar sig till den
målgrupp du har tänkt dig.
Dubbelkolla så att texten följer vår grafiska profil. Du hittar vår
grafiska profil under Jourarbetarmenyn.
Vill du veta mer?
Klarspråkstest
Med hjälp av Klarspråkstestet kan du ta reda på hur begriplig
en text är. Det finns på Institutet för språk och folkminnen där
det finns mycket annan bra information.
LIX
På Lix.se kan du testa läsbarheten i din text. Läsbarhetsindex
(LIX) kan användas för att få uppfattning om hur lätt eller
svår en text är att läsa. LIX är baserat på medeltalet ord per
mening och andelen långa ord (ord med fler än 6 bokstäver)
uttryckt i procent.
Tydliga texter
Bok skriven av Jenny Forsberg. Behändig och lättläst bok med
många bra tips. Norstedts, 2011.
10 tips för tillgänglighet
Hur er organisation blir mer tillgänglig för personer med
funktionsnedsättning. Sveriges förenade studentkårer, 2014
Tips för att göra namn på länkar i exempelvis Word: markera orden
du vill ska vara själva länken, högerklicka, välj hyperlänk och kopiera
in webbadressen i fältet ”adress” och klicka OK.
1
Sida 7 av 8
Checklista för klarspråk
Är din text utformad enligt Brottsofferjourens Grafiska riktlinjer?
Har du skrivit det viktigaste först?
Framgår en tydlig avsändare tidigt i texten?
Har du en kort sammanfattning i början och slutet av din text?
Vänder sig texten direkt till läsaren? (Du/ni)
Är det tydligt vad läsaren ska göra, varför och hur?
Innehåller din text den information som läsaren behöver?
Beskriver rubrikerna det som texten innehåller?
Har du använt mellanrubriker?
Har du blandat korta och långa meningar?
Kommer det viktigaste verbet tidigt i meningarna?
Har du använt aktiva verb i text och rubrik?
Har du skrivit ut alla förkortningar?
Förklarar texten fackord och interna uttryck för läsaren?
Har du använt enkla och tydliga ord som läsaren förstår?
Har texten en personlig och trevlig ton?
Har du läst texten högt?
Har du låtit någon annan läsa texten?
Sida 8 av 8
