FortnoX

Fortnox
Ett molnbaserat affärssystem
Felicia Aronsson
Johanna Frisk
910402
felar996
johfr507
Kevin Mackin
Simon Konradsson
930806
890215
kevma061
simko054
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Innehållsförteckning
INLEDNING ............................................................................................................................................................ 1
BAKGRUND OCH PROBLEMFORMULERING ............................................................................................................................1
FORTNOX......................................................................................................................................................................1
DELOITTE ......................................................................................................................................................................2
MEDTRYCK....................................................................................................................................................................2
SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR .........................................................................................................................................2
METODDISKUSSION ............................................................................................................................................... 3
METOD FÖR DATAINSAMLING ...........................................................................................................................................3
ETIK & KVALITÉ..............................................................................................................................................................3
TEORI ..................................................................................................................................................................... 4
IMPLEMENTERINGSPROCESSEN..........................................................................................................................................4
AFFÄRSSYSTEM SOM STYRMEDEL .......................................................................................................................................5
AFFÄRSSYSTEMETS PÅVERKAN PÅ ORGANISATION .................................................................................................................5
INTERNETBASERAT JÄMFÖRT MED TRADITIONELLT STYRSYSTEM ................................................................................................6
EMPIRI ................................................................................................................................................................... 7
DELOITTE- SUSANNE KARLSSON, AUKTORISERAD REDOVISNINGSKONSULT ..................................................................................7
FORTNOX- JAN CONRADSSON ...........................................................................................................................................7
MEDTRYCK- HENRIK SPÅHRE ............................................................................................................................................8
AVSLUTANDE DISKUSSION ..................................................................................................................................... 9
AFFÄRSSYSTEM ................................................................................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
IMPLEMENTERINGSPROCESSEN..........................................................................................................................................9
AFFÄRSSYSTEMET SOM STYRMEDEL ....................................................................................................................................9
AFFÄRSSYSTEMETS PÅVERKAN PÅ ORGANISATION .................................................................................................................9
INTERNETBASERAT JÄMFÖRT MED TRADITIONELLT STYRSYSTEM ..............................................................................................10
SLUTSATS ............................................................................................................................................................. 11
KÄLLFÖRTECKNING .............................................................................................................................................. 12
BILAGOR .............................................................................................................................................................. 14
BILAGA 1 .............................................................................................................................................................. 14
BILAGA 2 .............................................................................................................................................................. 15
INTERVJUGUIDE............................................................................................................................................................15
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Inledning
Bakgrund och problemformulering
Affärssystem är standardiserade, verksamhetsövergripande systemstöd avsedda organisationers
behov av informationsförsörjning. Ett generellt kännetecken för affärssystem är att ingående delar
är starkt integrerade med varandra genom en central databas. Genom att förenkla integrationen av
styrinformation har affärssystemet en stark påverkan på företagets strategi och styrning. Ett
fungerande affärssystem medför såväl organisatoriska som strategiska fördelar samtidigt som
affärssystemets utformning kan stå i konflikt med organisationens utformning (Nilsson, 2009) Det
är därför centralt att belysa hur affärssystemets utformning påverkar organisationens funktionalitet
och styrning.
Implementeringen av affärssystem har tidigare varit synonym med att innefatta en komplicerade
process där organisationen och affärssystemet måste anpassas i flertalet avseenden. Detta har
medfört uppfattningar om att implementeringen är både resurs- och tidskrävande (Davenport,
1998). Numera har denna process förenklats genom molnbaserade lösningar där
implementeringsprocessen inte längre kräver enorma resurser eller tid. Istället har affärssystemet
utvecklats till en lättillgänglig funktion i företagens verksamhet. Affärssystemet kan betraktas som
en strategifråga om styrfilosofi och skapa gynnsamma förutsättningar för att nå gemensamma mål
och vision genom bland annat transparens och planering. (Nilsson, 2009)
Fortnox
Affärsidén är att erbjuda ett brett sortiment av internetbaserade program som är enkla att lära
sig och att använda, men som ändå är kraftfulla och funktionsrika nog för att möta de flesta
behov och önskemål.
Fortnox är ett internetbaserat affärssystem som grundades år 2001. Företag har idag cirka 145 000
aktiva användarlicenser, vilket gör dem till en av Sveriges ledande leverantörer av affärssystem.
Fortnox beskrivs vara anpassningsbart för samtliga branscher och erbjuder ett komplett utbud av
internetbaserade program. Grundtanken är att Fortnox ska vara ett flexibelt affärssystem där
tillgång till en internetansluten dator är allt som behövs för att komma åt affärssystemet och dela
information. Till följd av detta finns inget behov av varken installation, uppdatering eller
säkerhetskopiering. Det finns även möjligheter att integrera Fortnox med andra typer av program
på marknaden. Dessa kopplingar mellan olika program skapar en automatiserad helhet med
ständiga informationsuppdateringar utan att informationen behöver registreras i flera olika
program. Användarna abonnerar på affärssystemet och betalar en månatlig avgift per användare
och programmodul. (Fortnox.se)
1
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Deloitte
Deloitte tillhandahållet tjänster så som redovisning, revision, skatterådgivning och avyttringar.
Företaget är sammansatt av en mängd oberoende firmor i där varje enskilt bolag inom koncernen
tillhandahåller sina tjänster inom ett förbestämt geografiskt område. Detta gör att alla Deloittes
medlemsfirmor erbjuder samtliga av koncernens tjänster enligt nationella lagar, regler och
praxis. Deloitte finns idag i 150 länder med totalt över 200 000 anställda med årliga intäkter på
drygt 32 miljarder dollar. Detta gör dem till det största nätverket för professionella
servicetjänster i världen. År 2013 användes Deloitte på 82 % av fortune500 företagen, så Deloitte
har många stora kunder i sitt register. (Deloitte AB, 2014)
Medtryck
Medtryck.com är en katalog med profil och presentreklam. Genom kundanpassning jobbar
medtryck.com aktivt med att utveckla smidiga tekniska lösningar för kunderna, detta för att
upplevelsen av att beställa profilprodukter ska vara enkelt och mest positivt. (AAASTJÄRNA AB,
2015)
Syfte och frågeställningar
Syftet med denna rapport är att undersöka hur molnbaserade affärssystem skapar förenklade och
flexibla förutsättningar i förhållande till traditionella affärssystem samt hur detta ger effekter på
affärssystem som styrmedel.
För att uppfylla rapportens syfte har följande frågeställningar formulerats:
- Hur förenklar affärssystemet organisationens verksamhet?
- Hur påverkar affärssystemet som styrmedel?
- Hur förändrades organisationen från att gå från ett traditionellt affärssystem till
molnbaserat?
Avgränsning
Kursen Affärssystem 723G25 behandlar affärssystem ur ett brett perspektiv där flera olika
problemområden och system diskuteras. Då denna studie är tidsbegränsad har fokus lagts på
implementeringsprocessen och tillämpningen av Fortnox. För ytterligare avgränsning kommer i
huvudsak endast ett företag att behandlas i undersökningen, nämligen Deloitte. Analysen kommer
dessutom kompletteras och styrkas genom information hämtad ifrån företaget Medtryck samt
individer från Fortnox utvecklingsfas. Valet av dessa företag har kommit ur ett bekvämlighetsurval
då kontakt med anställda inom företaget har varit lätt att upprätthålla.
2
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Metoddiskussion
Design och ansats
För att besvara syfte och frågeställningar utgår denna rapport från en induktiv ansats (Bryman,
2011), där relevanta kopplingarna mellan empiri och teori analyseras för att åstadkomma en
slutsats. Studien utgörs av en kvalitativ metod och präglas av ett realistiskt perspektiv, då studien
vill tolka och förstå hur organisationer uppfattar affärssystemet som funktion.
Studien kommer att bestå̊ av små̊-N-studier eftersom att Fortnox, som internetbaserat affärssystem,
då kan studeras i flera olika företag. Detta ger ett bredare perspektiv vilket studien syftar till utan
att tappa fokus på den faktiska frågan om affärssystemets effekter och påverkan. Det är en
findragen gräns mellan små-N-studier och fallstudier, men eftersom att studien är tänkt att beskriva
ett givet fenomen i form av internetbaserat affärssystem snarare än en speciell situation passar
små-N-studier bättre. (Justesen & Mik-Meyer, 2011)
Metod för datainsamling
Vid insamlingen av det empiriska materialet i denna rapport genomfördes semistrukturerade
intervjuer. Intervjuerna utgick från en intervjuguide med generella huvudfrågor utan att begränsa
möjligheten att avvika från guiden med öppna frågor om intressanta vinklar uppstod (Justesen &
Mik-Meyer, 2011). Intervjuguiden baserades på frågor utifrån rapportens syfte och frågeställning.
Vid behov ställdes följdfrågor för att ge intervjun djup och ge respondenten möjlighet att utveckla
sina svar (Bryman, 2011), vilket skapade förutsättningarna för att fånga upp olika perspektiv under
intervjun.
Etik & Kvalité
Tillförlitlighet och äkthet för denna kvalitativa studie uppfylls genom trovärdighet på att studien
återspeglar verkligheten sett ur studiens perspektiv trots att det kan finnas flera beskrivningar av
verkligheten (Bryman 2011). Studien antas genomföras i god tro och utan medveten påverkan av
personliga värderingar. Detta innebär att respondenternas återberättelser beskrivs ärligt och utan
yttre påverkan.
Att uppmärksamma etiska aspekter är viktigt eftersom att de har ett direkt samband med integritet
kopplade till studien. Eftersom att studien genomförs med hjälp av intervjuer är det väldigt viktigt
att informera involverade personer om studiens syfte och att det finns ett ömsesidigt samtycke om
att genomföra intervjuerna. Insamlat material kommer samtidigt endast att användas till
forskningsändamålet. Detta medför att informations-, samtyckes-, konfidentialitets- och
nyttjandekravet uppfylls (Bryman 2011).
3
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Teori
Nedanstående teorier anses ha förmågan att stödja presenterade resonemang från införskaffad
information. Med reservationen för att andra teorier kan ge ett bättre underlag inför den
kommande analysen, kommer följande teorier att användas till följd av bestämd tidsram.
Affärssystem
Ett välutvecklat och avancerat affärssystem är idag av stor betydelse för olika verksamheters
organisation och styrning. Dessa system fungerar som en bärande funktion för hela organisationens
informationsbehandling och styrande organ. Affärssystemet ämnar att lagra samtliga transaktioner
som anses vara av strategisk, taktisk och operativ betydelse i en gemensam databas. Förutom
redovisningstransaktioner hanteras exempelvis personaladministration och strategiska analyser av
organisationen och dess kunder. Huvudsyftet med detta övergripande affärssystem är bland annat
att underlätta dataåtkomsten samt underlätta ekonomiska analyser. (Nilsson & Westelius, 2009)
Implementeringsprocessen
Implementeringen av affärssystem syftar främst till att öka informationsstödet i organisationen på
ett sådant sätt som är positivt och givande. Det finns en mängd olika modeller och teorier som
beskriver hur implementeringsprocessen bör gå till (Davenport, 2000). Rajagopal (2001) beskriver
implementeringsprocessen i sex steg: Initiering, godkännande, anpassning, acceptans, skapande
av rutiner och infusion. Initiering handlar om att känna av den externa omgivning, exempelvis
krav från konkurrerande företag. Därefter måste investeringsbeslut och val av teknologi att
godkännas. Anpassning i form av implementering och utbildning kan sedan påbörjas. En acceptans
skapas allt eftersom att systemet används, vilket i sinom tid skapar rutiner. Slutligen uppkommer
infusion som innebär global användning, kompletterande åtgärder och en trygghet i att använda
systemet. Innan företaget implementerar ett affärssystem krävs en välutvecklad
implementeringsplan, som avser att åskådliggöra hur mycket kapital och tid som företaget har till
sitt förfogande. Davenport (2000) nämner följande fyra tillvägagångssätt:
4
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Affärssystem som styrmedel
Affärssystemets influenser på organisationen påverkas av användaren. Askenäs & Westelius
(2003) menar att affärssystemet kan anta olika roller i organisationen - som byråkraft, som
manipulatör, som administratör, som konsult och som avfärdande. Dessa roller agerar enligt en
skala beroende på hur väl affärssystemet matchar strukturen och i vilken grad affärssystemets
utformning påverkar användarens agerande. Som byråkrat överensstämmer affärssystemet väl med
strukturen men begränsar användarens individuella kontroll. Manipulatör agerar genom att
kontrollera val och stämmer ej överens med strukturen. Administratör däremot har ingen effekt
alls på strukturen och tillåter användaren att vara mer aktiv. Vidare influerar konsulten strukturen
genom att öka valmöjligheterna samt ge stöd och råd. Den avfärdande rollen ignorerar slutligen
helt affärssystemet. Dessa roller har förmågan att samexistera eftersom att olika användare kan
uppfatta affärssystemet utifrån skilja perspektiv.
Affärssystemets påverkan på organisation
Affärssystem har blivit allt viktigare i moderna företag på grund av dess förmåga att integrera
materialflödet, företagets finanser samt information. Affärssystemet hjälper även till att stödja
organisatoriska strategier. (Wei et al., 2005)
Målet med affärssystem är att integrerar hela organisationens processer genom att dela på en
gemensam databas. Affärssystemen används i hopp om att skaffa organisationen
konkurrensfördelar
och
därmed
säkerställa
en
dominerande
marknadsposition.
Konkurrensfördelarna med affärssystem är att systemet bidrar med ökad effektivitet i form av att
tillgodose organisationen med viktig information, detta resulterar i att beslutsprocessen
effektiviseras i och med att ledningen får en bättre inblick i affärshändelserna. Affärssystem
hjälper till att standardisera verksamhetens olika arbeten och det kan därför anses vara kostsamt
att avvika från standard. Genom att använda affärssystem kan organisationen bland annat spara
tid, pengar och underlätta verksamhetens arbete. Dock krävs det att affärssystemet fungerar som
ett stöd för övriga IT verksamheter som jobbar inom organisationen för att säkerställa att dessa
konkurrensfördelar uppnås. (Benders et al., 2006)
Det krävs också att det finns en stor bas av användare för systemet för att få ut så mycket av de
fördelaktiga effekterna som möjligt. Detta genom att kunskapsutbytet blir större än om det hade
varit få användare av systemet. Affärssystemen underlättar arbetet för andra avdelningar av
organisationen och kan på så sätt bidra med att styra vart arbetskraften behövs mest istället. (Light,
2005)
Wei (2005) belyser i sin artikel att de mest eftersträvade effekterna ett affärssystem ska ha på
organisationen är att systemet ska bidra med strategiska fördelar, integrera affärssystem och
rutiner. Affärssystemet ska även göra informationen mer öppen, standardisera och förenkla
verksamhetens flöde, förbättra kvaliteten och slutligen minska ledtider. Systemet ska även kunna
analysera kundinformation från olika marknader och anpassa sig efter kundens behov.
5
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Internetbaserat jämfört med traditionellt styrsystem
Utvecklingen mot molnbaserad service medför att användaren kan nyttja servicen utan att äga eller
upprätthålla serverar, istället görs servicen tillgänglig via internet (Abualkibash & Khaled 2012).
Den molnbaserade tekniken har flertalet uppdelningar. Ett utav dessa är Software as a Service
(SaaS) som är en publik service. SaaS innebär att användaren ges tillgång till en särskild funktion
och är därmed ytterst intressant för slutanvändaren (Boyd, 2014).
Molnbaserade teknik bidrar till många fördelar, bland annat skalfördelar, kostnadseffektivitet och
en bredare tillgänglighet (Nadjaran Toosi,Calheiros & Rajkumar, 2014). Samtidigt innebär denna
molnbaserade service även vissa risker i form av minskad kontroll eftersom att säkerhet och
kvalitet förlitas till leverantören (Boyd, 2014).
6
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Empiri
Deloitte- Susanne Karlsson, auktoriserad redovisningskonsult
Deloitte i Sverige använder sig av det molnbaserade affärssystemet Fortnox. De började använda
systemet 2009-2010. Innan dess använde Deloitte ett traditionellt affärssystem. Till en början
implementerades affärssystemet på prov för några enstaka kunder innan det blev beslutat att de
skulle använda Fortnox som huvudsystem. Huvudanvändningsområdet av affärssystemet i
organisationen består av bokföring till kunder, men i och med att affärssystemet är webbaserat så
kundanpassas det så att Deloittes kunder kan göra mycket själva i systemet och sedan kliver
Deloitte in när det blir mer avancerade problem. Deloitte planerar även att vidare utveckla systemet
för att automatisera ännu mer genom att bland annat införa e-fakturor.
De största fördelarna med Fortnox för Deloitte är att det är ett internetbaserat arbetssystem på en
modern plattform som samtidigt har stor utvecklingspotential. Fortnox hjälper Deloitte att
effektivisera och strukturera upp verksamheten mot deras kunder som tidigare nämnt kan de där
sätta upp olika kundanpassade lösningar beroende på hur mycket kunderna klarar av att göra och
sedan sköter Deloitte resterande. Enligt Deloitte själva så används inte Fortnox som ett styrmedel
för dem utan mer för deras kunder då kunderna kan få ut olika rapporter, balansräkning och
resultaträkning, och då arbetssystemet är webbaserat finns möjligheten för kunderna att plocka ut
vissa rapporter själva ur systemet, utöver detta plockar Deloitte ut väsentliga nyckeltal diagram
som är sammanställda på information som finns i arbetssystemet. Genom sin kundanpassning
använder sig Deloitte mer eller mindre av alla moduler som Fortnox tillhandahåller (se bilaga 1).
Utöver dessa moduler tillhandahåller Deloitte även scanning av leverantörsfakturor som de i
dagsläget arbetar med att få över till Fortnoxs scanningslösning istället.
Fortnox- Jan Conradsson, före detta chef på matrisen
Den person som utvecklade Fortnox var Jan Älmeby. Jan utvecklade och avyttrade Sveriges mest
använda affärssystem SPCS. I och med avyttringen blev Jan placerad i karantän, de vill säga han
fick inte utveckla några liknande system under en period. Efter att denna karantän var avslutad
började han utvecklingen av Fortnox, anledningen till att han utvecklade ett så pass liknande
system mot SPCS var att han såg möjligheten med molntjänsten. Att ha ett webbaserat
arbetssystem skulle reducera behovet av att skicka uppdateringar till programmet med cd utan nu
görs det direkt. Då alla filer finns i molnen behövs ingen backup på sina filer.
Det Fortnox kan göra för att effektivisera företag är att de slipper ha backups på sin
systemrelaterade filer då dessa finns i molnet, i och med detta sparas serverutrymme för företagen
och uppdateringar sker per automatik. Den främsta effektiviseringen sker dock genom ett
gemensamt arbetssystem. Mindre bolag lämnar ofta bort delar av administrationen till externa
redovisningsbyråer, bolagen sköter exempelvis fakturering och betalningar medan
redovisningsbyrån arbetar med löpande redovisning, avstämningar, periodiseringar och rapporter.
Saker som fakturerings- och betalningsjournaler registrerades tidigare in manuellt nu gör detta
7
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
direkt i systemet och man får samtidigt omedelbar tillgänglighet till rapporter och andra
analysunderlag. Företagen kan även vara flexibla i hur mycket tjänster de köper in och kan välja
från tid till annan om de behöver fler eller färre tjänster från Fortnox.
Medtryck- Henrik Spåhre, chef och grundare av medtryck
Medtryck har använt Fortnox sedan april 2011. Valet föll då på Fortnox för att för att det passade
Medtryck väldigt bra prismässigt vid denna tidpunkt. Lika så som Deloitte använde Medtryck ett
traditionellt affärssystem innan de bytte till Fortnox. Företaget använder affärssystemet till
bokföring, fakturering och lönehantering men med tanke på affärssystemets utformning blir
bokföringsdelen den mest använda. De största fördelarna med Fortnox för Medtryck är
smidigheten i att arbetssystemet är internettbaserat och att det i och med det inte tillkommer några
installationskostnader eller dylikt.
Medtryck har idag planer på att byta ut Fortnox, de anser att supporten är knapphändig, de anser
även att funktionen för avstämning av in- och utbetalningar fungerar dåligt. Fortnox är även uppe
i en uppgradering av systemet men istället för att bara uppgradera sitt system gör de om det från
grunden vilket gör att det gamla helt kommer försvinna och inte fungera, detta är ett väldigt
ovanligt och rent av felaktigt sätt att uppdatera mjukvaran på då det kommer innebära i stort sätt
samma omställning som om man byter system, vilket gör att Medtryck nu anser att det kan vara
läge att byta system.
Fortnox hjälper Medtryck att effektivisera sin verksamhet genom smidigheten av att tjänsten är
webbaserad, detta anses vara det tyngsta argumentet om kanske inte det enda. Som tidigare nämnt
så funderar Medtryck att byta system då de anser att det i dagensläge finns många likvärdiga
system och de anser inte att Fortnox alls hänger med i utvecklingen.
Enligt Medtryck fungerar arbetssystemet främst som ett styrmedel för dem i och med att de kan få
fram tydligt statistik över leverantörer och kunder, och där med kan de se hur mycket de handlar
av en viss leverantör vilken ger dem med tyngd när de förhandlar om priser eller villkor med denna
leverantör. Även balans- och resultatrapporten fungerar som ett styrmedel, men Medtryck påpekar
även att inget av det ovanstående är direkt kopplat till Fortnox utan de skulle kunna ta fram samma
information utanför systemet eller med ett annat system.
8
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Avslutande diskussion
Implementeringsprocessen
Susanne Karlsson, auktoriserad redovisningskonsult på Deloitte, berättar att Fortnox har använts
inom företaget sedan år 2010. Till en början implementerades affärssystemet på prov för några
enstaka kunder innan det blev beslutat att de skulle använda Fortnox som huvudsystem. Detta kan
kopplas till Davenports (2000) teori om geografisk/affärsenhets infasning, då Fortnox
implementerades inom några enheter för att testas innan systemet kunde tillämpas inom hela
organisationen.
Rajagopals (2001) sexstegs fas i samband med implementering överens stämmer med Deloittes
implementering av Fortnox. Susanne Karlsson berättar att valet av Fortnox som affärssystem kom
ur grundlig analys av marknaden och noga planering (initiering). Därefter följde en ständigt
pågående utbildningsperiod för att samtliga använder ska lära sig att använda systemet
(anpassning). Idag finns goda rutiner och en trygghet i att användandet (acceptans och skapande
av rutiner). Deloitte ser Fortnox som en internetbaserad modern plattform med stor
utvecklingspotential, där målet bland annat är att utveckla funktioner för en mer automatiserad
verksamhet. Detta kan kopplas samman med Rajagopals sista punkt: nämligen infusion som
däribland handlar om kompletteringar av affärssystem.
Affärssystemet som styrmedel
Fortnox påvisar egenskaper som kan liknas med vad Askenäs & Westelius (2003) beskriver som
“Administratör”. Systemet hanterar information och data utan att påverka den, men reflekterar
samtidigt inte över de val som användaren gör. På Medtryck fungerar arbetssystemet främst som
ett styrmedel där Medtryck kan få fram tydligt statistik över leverantörer och kunder. Susanne
Karlsson på Deloitte menar däremot att Fortnox inte används som ett styrmedel utan snarare
hjälper kunderna med att få ut olika rapporter, balans-och resultaträkning. I och med att
arbetssystemet är webbaserat kan kunderna smidigare hämta information ur systemet när de
behöver det. Deloitte plockar ut väsentliga nyckeltal som är sammanställda på information som
finns i arbetssystemet, vilket kan användas som den konkurrensfördel som Benders et al. (2006)
beskriver och utgöra en avgörande roll i att säkerställa en dominerande marknadsposition.
Affärssystemets påverkan på organisation
Affärssystemet Fortnox gör det möjligt för organisationen att få ett gemensamt arbetssystem och
därmed göra verksamheten mer flexibel och effektiv. Deloitte och Medtryck delar samma
uppfattning om att den största fördelen med Fortnox är att det är ett molnbaserat affärssystem,
vilket möjliggör för de bägge organisationerna att förenkla deras sätt att anpassa sin verksamhet
efter kundernas behov. Deloitte menar även att Fortnox har en stor utvecklingspotential och att det
är modernt sätt att arbeta på. Medtryck å andra sidan håller inte med om att Fortnox
utvecklingspotential är att betrakta som en fördel. De ser den som krånglig och att det istället finns
liknade system som Fortnox, vilka erbjuder smidigare utvecklingsmöjligheter.
9
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Även om det finns en delad mening om vad Fortnox bidrar med för fördelar åt dessa organisationer,
så är båda eniga om att ett molnbaserat affärssystem bidrar till ökad flexibilitet. Detta kan kopplas
till vad Wei (2005) poängterar i sin artikel att ett affärssystem ska bidra med strategiska fördelar,
integrera informationsflödet och göra den mer öppen för alla inom organisationen. Detta i sin tur
kan leda till att organisationen blir bättre på att kundanpassa sin verksamhet.
Internetbaserat jämfört med traditionellt styrsystem
Enligt Jan Conradsson var anledningen till att Fortnox utvecklades från första början att de
identifierade potentialen och smidigheten för slutanvändarna i ett molnbaserat arbetssystem.
Uppdateringar kan, som Abualkibash & Khaled (2012) beskriver, ses kontinuerligt i molnet och
användarna slipper ha en backup på sina filer då allt finns i molnet vilket sparar serverutrymme.
Både Deloitte och Medtryck anser att den största fördelen med Fortnox är att arbetssystemet är
just molnbaserat. För Medtryck är fördelarna samma som Jan nämnde om att de slipper ha backup
på sina filer, och även att det vid implementeringen inte tillkom några extra installationsavgifter
eller liknande. Deloitte anser att det internetbaserade arbetssystemet är smidigt då de använder de
som ett verktyg mellan sig och sina kunder. Detta gör att Deloitte på ett smidigt sätt kan ta vid och
hjälpa kunderna där de inte längre kan hjälpa sig själva, vilket bidrar till att skapa den bredare
tillgänglighet som tillgänglighet Nadjaran Toosi,Calheiros & Rajkumar (2014) diskuterar.
I molnet finns mycket uppgifter som lagras åt användaren och ibland även uppgifter som har
genererats av arbetssystemet (Boyd, 2014). Detta kan leda till problem om företag likt Medtryck
anser att det är läge att byta arbetssystem, då är det viktigt att ha avtalat om vad som gäller med
informationen som finns i molnet vem som äger vilka uppgifter och vad som kommer hända med
den lagrade informationen om Fortnox och Medtryck nu går skilda vägar.
10
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Slutsats
Sammanfattningsvis är åsikterna och uppfattningar delade kring fördelarna med Fortnox som
molnbaserat affärssystem. Enligt det empiriska materialet upplever de intervjuade
respondenterna att Fortnox bidrar till ett flexiblare och mer lättillgängligt affärssystem kontra
tidigare använda system med mer traditionell prägel. Detta beskrivs dock inte vara synonymt
med den molnbaserade utformningen utan menas vara möjligt även genom användning av övriga
affärssystem. Samtidigt beskrivs Fortnox inte utgöra ett styrmedel för de undersökta företagen i
någon större utsträckning. Affärssystemet används istället snarare som ett stöd och ger därmed
heller inte större inverkan på företagens verksamhet mer än att exempelvis kunder, som i
Deloittes fall, ges större möjligheter att ta del av information.
11
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Källförteckning
AAASTJÄRNA AB (2015) Snabbfakta http://medtryck.com/sidor/8 [hämtad 2015-01-04]
Abualkibash, M. & Khaled, E. (2012). Cloud computing: The future of IT industry. International
Journal of Distributed and Parallel Systems (IJDPS) Vol.3, No.4, July 2012.
Avital, M & Vandenbosch, B (2000) SAP Implementation at Metalica: an organizational drama
in two acts, Journal of Information Technology, Vol. 15, pp. 183-194.
Benders, Jos, Ronald Batenburg and Heico van der Blonk (2006) Sticking to standards; technical
and other isomorphic pressures in deploying ERP-systems, Information and Management, Vol.
43, pp. 194–203
Boyd, B. (2014). Cloud Control - Managing the Risk of Engaging and Terminating Cloud
Services. Information Management Journal. Vol. 48 Issue 6, Nov/Dec2014.
Bryman, A. & Bell, E. (2011). Business Research Methods, 3. Uppl. Oxford University Press:
Oxford.
Deloitte AB (2014) Om Deloitte http://www2.deloitte.com/se/sv/pages/aboutdeloitte/articles/about-deloitte.html [hämtad 2015-01-04]
Fortnox bild http://help.fortnox.se/images/7/7c/CRM_hantera_moduler.png [hämtad 2015-0104]
Fortnox http://www.fortnox.se/ [hämtad 2015-01-04]
Hedman J, Nilsson F, Westelius A. (2009) Temperaturen på affärssystem i Sverige. 1:3 uppl.
Lund: Studentlitteratur.
Justesen & Mik-Meyer (2011) ”Kvalitativa metoder – Från vetenskapsteori till praktik”, Lund:
Studentlitteratur.
Light, B. (2005). Potential pitfalls in packaged software adoption, Communications of the ACM,
48(5), s. 119–121.
12
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Nadjaran Toosi, A.,Calheiros, R-N. & Rajkumar, B. (2014). Interconnected Cloud Computing
Environments: Challenges, Taxonomy, and Survey. Journal ACM (CSUR) Computing Surveys,
Vol. 47, No.7, July 2014.
Rajagopal (2001) i Stjernlöf, Å & Wigren, N (2004) Implementering av affärssystem
i små och medelstora företag https://gupea.ub.gu.se/bitstream/2077/1137/1/Nr29.pdf. [hämtad
2015-01-04]
Wei, Chun-Chin; Chen-Fu Chien and Mao-Jiun J. Wang (2005) An AHP-based approach to ERP
system selection, International Journal of Production Economics Vol. 96:1, pp. 47–62.
13
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Bilagor
Bilaga 1
Bild som visar Fortnox olika moduler
14
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Höstterminen 2014
Bilaga 2
Intervjuguide
Hur länge har ni använt Fortnox på Deloitte?
Vad är huvudanvändningsområdet med systemet, där ni jobbar?
Vad ser ni för huvudfördelar med Fortnox?
Har ni planer att utveckla eller byta ut systemet, varför?
På vilket sätt hjälper Fortnox Deloitte att effektivisera sin verksamhet?
Vilka affärsprocesser är integrerade i affärssystemet Fortnox?
På vilket sätt fungerar Fortnox som ett styrmedel för Deloitte?
Ansågs det att det fanns ett behov att utveckla detta arbetssystem, i så fall varför?
Vad skiljer Fortnox från liknande system på marknaden?
Hur anser du att Fortnox kan effektivisera företag/organisationer?
Vad ville man uppnå genom att utveckla ett system som Fortnox?
Som användare vill man att ett arbetssystem ska gå i linje med ens strategi, hur mycket var olika
potentiella användare involverade i utvecklingsprocessen?
Kunde något gjorts annorlunda i utvecklingsprocessen för att underlätta den?
Vad krävs för att Fortnox ska fortsätta vara ett konkurrenskraftigt arbetssystem även i framtiden?
(utveckling av systemet, nya funktioner, osv)
15