Information och kommunikation 2, Uppgift 1 – Information och
kommunikation i yrkeslivet.
1. Vad menas med intern kommunikation?
Intern kommunikation är en stor del till att arbetet ska fungera, den har regler att följa just
för att man inte ska få några missförstånd osv.. Men vad kan man räkna in här inom
kommunikationen då? Jo det kan vara mellan en chef och en anställd, eller mellan ledningen
på en fabrik till dem anställda, eller på ett utvecklingssamtal mellan lärare och förälder med
barn osv. Men i det stora hela så kommunicerar vi ju på alla möjliga sätt i många olika
sammanhang och inte endast såhär yrkesmässigt, Men inom yrkeslivet så kommuniceras ofta
om olika produktioner, lönesamtal, och mycket mer.
2. Vilka kommunikationsvägar används inom företag?
Det finns många olika kommunikationsvägar, men inom ett företag om tillverkar eller säljer
saker som ska skickas ut så går ofta informationen runt bland olika avdelningar, där varje
avdelning har sitt ansvar för att allt ska bli rätt. Det får verkligen inte bli något fel här, för då
kan det bli väldigt dyrt för företaget i sig. Men man kommunicerar även via mail, chatt och
videosamtal numera, eftersom det har blivit en stor del i allas vardag (även utanför
yrkeslivet), antagligen för att det är lätt och smidigt och man når den andra parten väldigt
snabbt och billigt. Sen är det vanligt att boka in ett möte där alla diskuterar eventuella frågor.
Detta är väl egentligen dem vanligaste kommunikationsvägarna skulle jag tro.
3. Beskriv de olika mötesformer som nämns i texten.
Som jag skrev innan är just möten ett väldigt vanligt kommunikations sätt på en
arbetsplats, men det finns olika sorters möten så som: Personalmöten, där man ofta
går genom allmän information och frågor som gärna alla i personalen är med i och
bestämmer tillsammans på mötet. Projektmöten, där det ofta är så att personal från
olika avdelningar är med på mötet, alltså dem som är deltagande i just det projektet.
Men ibland kan även konsulter och andra personer från andra håll vara deltagande i
projektet, så det behöver inte vara endast inom arbetsplatsen i sig. Veckomöten,
eller så kan dem kallas månadsmöten, sker ofta regelbundet där man för varje
avdelning har bestämt ett möte i förväg för att diskutera olika frågor. Övriga möten,
kan vara ett möte mellan två personer eller några fler, det brukar ofta vara ganska
korta möten och här kan jag tänka mig att detta kan vara ett exempel på ett
eventuellt lönesamtal, som det kanske kan se ut.
4. Beskriv vad som menas med seminarier och föreläsningar.
Seminarier och föreläsningar är två olika saker, fast kanske ganska lika varandra ändå. En
föreläsning är ju när man går och lyssnar på när någon talar om något speciellt.. Ett
seminarium är ju när man efter att ha haft kanske en föreläsning så är man sedan i en grupp
för att diskutera det som sagts vid föreläsningen. Dessa kan säkert hålla på under en hel dag
eller flera dagar.
7. Vilka grupper kan man dela upp kommunikationen i?
Nu är jag inte riktigt säker på att jag har tänkt rätt här, men de grupper jag tänker att man kan dela
upp kommunikationen i är: Möten, genom teknik och program som för t.ex produktion, ordrar,
leveranser och fakturering och för att använda dessa så kan man använda sig av så kallade
affärssystem. Sedan finns det fler grupper som intern telefoni, e-post, chatt, under chatt kan man
lägga till ytterligare grupper som videochatt och videokonferens. Det finns också intern webb där
olika saker publiceras som t.ex information. Vi har integrerade system, där man i ett och samma
program kan göra flera olika saker, vilket är smart och kanske till och med tidsbesparande. Till sist har
vi kommunikationen med kunder och leverantörer som vanligtvis görs via dator och program men
även i butik. Det är väl dessa jag tror är de olika grupperna som kommunikationen kan delas upp i.
8. Vilka fördelar finns det med att kommunicera via telefon?
Det finns ju som med allt annat fördelar med detta kommunikations sätt, och just här är det ju att
man bara behöver lyfta på luren, slå in numret och bara man får svar så kan man direkt få svar på sin
fråga. Vilket många gånger är bättre tycker jag än att använda skriftliga medel. Men det i sig har ju
sina fördelar också. Hursomhelst så är det dessutom enklare att med sin röst kunna uttrycka sig
ordentligt under ett samtal och rätta till eventuella missförstånd direkt.
9. Vilka nackdelar finns det med att kommunicera via telefon?
Men precis som det finns fördelar så finns det nackdelar, och det är ju först och främst att
personen man pratar med måste vara tillgänglig under samtalet och kunna lyssna ordentligt,
allt man säger muntligt måste även skrivas ner samtidigt iaf viktiga delar. Sedan är det nog
den delen som jag tycker är värst med samtal är att man måste komma ihåg vad som sagts
eftersom att det inte sparas någonstans, så som det gör om man skriver via mail t.ex. och
just därför tror jag att många använder sig av att skriva e-post idag, för då finns det alltid
sparat det som har skrivits, förutsatt att du inte lyckas radera det då.
10. Vad är ett Intranät?
Ett intranät är som jag förstår en intern webb, där all viktig information publiceras, dvs all intern
information. Men förutom information så kan du även lagra filer och dokument där. Och dessutom
brukar det vara lättare att hitta allt om man väljer att använda sig av ett mappsystem i Windows,
samtidigt vet jag inte riktigt hur, men det ska vara enkelt att komma åt allt och intranätet genom
datorns webbläsare. Vilket för mig låter bra i alla fall. Man vill ju alltid att det ska vara enkelt att
förstå sig på sådana metoder.
11. Beskriv olika kommunikationsvägar med kunder och leverantörer.
Kommunikationen mellan kunder och leverantörer blir mer och mer vanligt att detta sköts
via IT-tekniker, alltså genom datorn t.ex. men även fast detta är väldigt vanligt idag så ska
man inte glömma bort att personlig kontakt är ett bra alternativ också, det behövs nog med
jämna mellanrum. Men det är alltid olika vilken kommunikationsväg som man bör använda
vid olika tillfällen, eftersom kontakten kan gälla så mycket olika saker, som t.ex produkter via
en hemsida, via medier och reklam. Reklam och annonser i tidningar eller på affischer, status
för en eventuell order görs gärna via mail och man kan göra det möjligt för kunden att
handla i en webbshop. Så som ni ser finns det många olika sorters kommunikationer. Men
det blir som sagt allt vanligare att göra det mesta via datorn och internet, jag är van vid att
handla på internet då det är bekvämt och enkelt att bara klicka hem just det där. Men sedan
då och då så måste man helt enkelt åka till en affär för att få hjälp eller om det är slut på
internet. Man kan även få samtal från försäljare, vilket ofta ogillas (även av mig) då man
känner sig påtvingad till att lyssna om en produkt som man själv inte valt att vilja höra om.
Så där tror jag inte kommunikationen fungerar så bra. Däremot vill jag säga att det här med
att få en orderbekräftelse via mail är väldigt bra och det känns tryggt, man kan oftast även
ha koll på var beställningen finns under transporten, så det är ett stort plus!
12. Vad kallas de program som företag använder för order, lager, fakturering, redovisning?
Det jag hittar på om denna fråga är att företag använder ett så kallat affärssystem för att
hantera dessa saker. Det kan vara allt från ett mindre färdigt system till större system som är
anpassat efter företagets behov. Här finns stränga regler om hur kommunikationen ska gå
till, t.ex att en person får ta hand om ordrarna som matas in, dessa sammanställs sedan och
går vidare till inköparen i form av en inköpslista, och sedan får produktionspersonalen en
lista över vad som ska produceras. Och såhär går det hela tiden runt.
13. Vad menas med EDI?
EDI, är Elektronisk överföring av ordrar och fakturor, det betyder att ett företag använder detta för
att affärsinformation via elektronisk väg istället för via brev. Informationen går då direkt in i
företagets affärssystem utan att man tar bort en massa tid på att registrera ordrar och fakturor för
hand. Så självklart finns det många fördelar med detta då mycket styrs automatiskt, vilket sparar
mycket tid och därav vill många företag använda sig av just detta, t.ex större företag, kommuner,
staten och landsting.
14. Vad innebär e-legitimation och vad kan man använda denna till?
E-legitimation är en tjänst som många företag använder idag, allra helst myndigheter. Där
jag har sett den mest är nog på skatteverket, försäkringskassan och Swedbank. Med elegitimation kan du legitimera dig på internet, precis som du annars använder ett ID-kort
eller ett körkort för att legitimera dig, fast här på internet har du ett eget namn som du har
just till din legitimation samt ett lösenord. Så för att legitimera dig på internet måste du
skriva under att du är du med ditt lösenord.
Källor:
Texthäftet, (Information och kommunikation 2 – lärobok)
Skrivet av: Johanna Danielsson, 4/2-2014
