Elektroniskt bevarande
- förstudie i Järfälla kommun
FALK:s konferens
27 maj 2010
Susanne Strangert [email protected], Anders Thoursie, Jenny Wilhelmsson
1
Uppdrag förstudie
• Initiativ från kommunarkivet
• Förankrat i central systemägargrupp (SÄV*)
• Syfte: Ta fram beslutsunderlag kring…
…förutsättningar för övergång till långsiktigt
elektroniskt bevarande i Järfälla kommun med hjälp
av mer eller mindre automatiserade arkivprocesser
*SÄV = SystemÄgare Verksamhetssystem, kommungemensamma system
2
Förstudie
Förstudie, ca tre månader, t o m mars -09…
• utförd av kommunarkivet, konsultstöd
• kommungemensamt perspektiv (slutarkiv)
• verksamhetsbehoven i fokus, 10 verksamhetssystem
• workshops med ca 15 deltagare, verksamhet/IT/arkiv
3
Förstudiens resultat…
• bra redovisning av arkiv- och lagringsbehov m.m.
• ”e-arkiv” kom upp på agendan
• gjorde förvaltningarna delaktiga
…men, det fanns behov av fördjupning kring…
- definitioner, t ex ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”
- vägval
- inriktning på fortsatt arbete
4
Fördjupning
Fördjupning, ca ett år, t o m juni -10*
• utförd av kommunarkivet och IT-styrningsfunktionen
• kommungemensamt perspektiv
• arbetsform workshops – kommunarkivet/IT-styrning
• avstämning aktörer som har/utvecklar e-arkiv
* Nuläge; fördjupningsrapport utsänd på remiss t o m 11 juni 2010.
5
Innehåll
Fördjupningens omfattning
– Definitioner (e-arkiv, system för bevarande
m.m.)
– Scenarioanalys / vägval
– Vem har ansvaret?
– Vissa problemområden
Överväganden
– Lösningar i marknaden
– Samverkan som strategi kring e-arkiv?
Slutsatser
Rekommendation
6
Syften med ”system för
bevarande” (e-arkiv)
•
Uppfylla lagstiftning och regelverk
•
Leva upp till kommunens e-strategi
•
Få ordning och reda på arkivering av kommunens
informationshantering (fysisk och elektronisk)
•
Uppnå synergieffekter, ex. gemensam lagringsplats
7
Vad åsyftas… ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”, ”slutarkiv”?
Definition finns för vårt behovsområde: System för bevarande
Inloggad/ej inloggad
invånare, org, företag
Logga in
E-id-autentisering
mot bankerna
Portwise
Infratjänst
www.jarfalla.se
Sitevision
Mina sidor
Adapter
E-tjänst A
Interaktiv tjänst
E-tjänst C
E-tjänst B
Verksamhets e-formulär
tillhör verks-app B
applikation X Streamform
”Verksamhetssystemets
Streckade pilar = händelsenotifiering
egna arkiv”
Intranet
Kundcenter-app
Mellanarkiv…
”Mellanarkiv”
Adapter
Verksamhets
applikation B
Verksamhets
”Slutarkiv”
Adapter
Adapter
Adapter
Ärendeknutpunkt
• ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner)
Streamflow
• (Internationella standarder)
• Ej specifika/myndighetsstyrda tekniska krav
Adapter
Verksamhets
”Slutarkiv”
applikation A
Internet
applikation D
System för
bevarande
Huvuddiarium
•”Generella arkivkrav”
(inkl krav på processer/rutiner)
PLATINA
• Internationella standarder
(diariede - Riksarkivets föreskrift/-er:
föring
• Myndighetsstyrda för
krav
formella
• specifika tekniska krav
ärendena)
• krav på processer/rutiner
8
Inledning – beskrivning av komponenter
Inloggad/ej inloggad
invånare, org, företag
Logga in
E-id-autentisering
mot bankerna
Portwise
Infratjänst
www.jarfalla.se
Sitevision
Mina sidor
E-tjänst A
Interaktiv tjänst
E-tjänst C
e-formulär
Streamform
E-tjänst B
tillhör verks-app B
Internet
Intranet
Streckade pilar = händelsenotifiering
Kundcenter-app
Ärendeknutpunkt
Verksamhets
applikation B
Adapter
Verksamhets
applikation A
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
Verksamhets
applikation D
9
Huvuddiarium
PLATINA
(diarieföring för de
formella
ärendena)
Strukturen i bilden är lånad ur Jönköping kommuns e-arkitektur
Scenario 1 – EN kommungemensam lösning för både mellanarkiv och
system för bevarande
Inloggad/ej inloggad
invånare, org, företag
Logga in
E-id-autentisering
mot bankerna
Portwise
Infratjänst
www.jarfalla.se
Sitevision
Mina sidor
E-tjänst A
Interaktiv tjänst
E-tjänst C
e-formulär
Streamform
E-tjänst B
tillhör verks-app B
Internet
Intranet
Streckade pilar = händelsenotifiering
Kundcenter-app
Ärendeknutpunkt
Verksamhets
applikation B
Adapter
Verksamhets
applikation A
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
Verksamhets
applikation D
Adapter
Kommungemensamt mellanarkiv
Kommungemensamt system för bevarande
10
Huvuddiarium
PLATINA
(diarieföring för de
formella
ärendena)
Scenario 2 – EN kommungemensam lösning för system för bevarande
(inkl minimikrav på gränssnitt/leverantörer)
Inloggad/ej inloggad
invånare, org, företag
Logga in
E-id-autentisering
mot bankerna
Portwise
Infratjänst
www.jarfalla.se
Sitevision
Mina sidor
E-tjänst A
Interaktiv tjänst
E-tjänst C
e-formulär
Streamform
E-tjänst B
tillhör verks-app B
Internet
Intranet
Streckade pilar = händelsenotifiering
Kundcenter-app
Ärendeknutpunkt
Mellanarkiv ?
Verksamhets
applikation B
Mellanarkiv ?
Adapter
Verksamhets
applikation A
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
Verksamhets
applikation D
Mellanarkiv ?
Adapter
Kommungemensamt system för bevarande
11
Huvuddiarium
PLATINA
(diarieföring för de
formella
ärendena)
Scenario 3 – Minimikrav på verksamhetsspecifika systemleverantörer,
flera mellanarkiv och system för bevarande
Inloggad/ej inloggad
invånare, org, företag
Logga in
E-id-autentisering
mot bankerna
Portwise
Infratjänst
www.jarfalla.se
Sitevision
Mina sidor
E-tjänst A
Interaktiv tjänst
E-tjänst C
e-formulär
Streamform
E-tjänst B
tillhör verks-app B
Internet
Intranet
Streckade pilar = händelsenotifiering
Kundcenter-app
Ärendeknutpunkt
Verksamhets
applikation B
Adapter
Verksamhets
applikation A
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
Verksamhets
applikation D
Mellanarkiv ?
Mellanarkiv ?
Mellanarkiv ?
Systemspecifikt
system för bevarande
Systemspecifikt
system för bevarande
Systemspecifikt
system för bevarande
12
Huvuddiarium
PLATINA
(diarieföring för de
formella
ärendena)
Scenario 4 – Fortsätt som idag…
Inloggad/ej inloggad
invånare, org, företag
Logga in
E-id-autentisering
mot bankerna
Portwise
Infratjänst
www.jarfalla.se
Sitevision
Mina sidor
E-tjänst A
Interaktiv tjänst
E-tjänst C
e-formulär
Streamform
E-tjänst B
tillhör verks-app B
Internet
Intranet
Streckade pilar = händelsenotifiering
Kundcenter-app
Ärendeknutpunkt
Verksamhets
applikation B
Adapter
Verksamhets
applikation A
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
Verksamhets
applikation D
13
Huvuddiarium
PLATINA
(diarieföring för de
formella
ärendena)
Scenarioanalys - vägval
14
Vem har ansvaret?…scenario 2
System/applik. E-arkiv
System för bevarande
Myndigheter
Myndighetsgräns
15
Arkivmyndighet
Specifika problemområden, exempel
•
Informationens livscykel i Järfälla – behov av en
metamodell*
•
Närliggande område - informationssäkerhet
•
Fyra dilemman kring arkivering av elektroniska
signaturer och signerade dokument
*Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett
visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett
behovs-/problemområde.
16
Överväganden*
– lösningar i marknaden
• Egenutveckling eller standardprodukt (leverantörsutvecklad)
– Hur ser marknaden ut? Vilka lösningar finns…
• Standardprodukter (IDAinfront, Formpipe, Documentum m.fl.) – alla är av typen
”verktygslåda”, dvs kräver anpassning och vidareutveckling
• ”Egenutvecklade”
• … eller ”egenutvecklad…men i grupp/samverkan” (SLL/REDA.. Sambruk ?)
– Väcker frågor som:
• Lämplig samverkansform…utifrån rättsliga förutsättningar
– T ex gemensam nämnd eller kommunalförbund…
• Initiativtagare och efterföljare …
• Är anslutande kommuner/myndigheter tillräckligt många? Eller rättare sagt…
– Förgreningar – tappar kraft från grundansatsen?
– Finns uthålligheten i kravställandet?
* Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
17
Överväganden
– samverkan som strategi?
• Samverkan är lämpligt kring regelverk och ”best practice”
gällande rutiner mm
• Samverkan är (sannolikt) EJ lämpligt vid upphandling och
införande av system för bevarande (om inte…
kommunalförbund)
• Omogen marknad, lösningar utvecklas och förändras (ingen
direkt stabilitet/dominans i närtid).
* Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
18
Slutsatser*
1. Regelverk och rutiner behöver etableras oavsett om system för
bevarande införs i närtid.
2. Vid realisering av en lösning bör det vara scenario 2 som utgör
Järfällas vägval (men gärna med möjlighet att ”växa in i”
scenario 1).
3. Mycket talar för en lämplig och kostnadseffektiv standardlösning
i marknaden, men noggrann analys/utvärdering behövs.
4. Järfällas strategi för samverkan bör gälla regelverk, rutiner och
utredningsfrågor. Inte teknisk samverkan.
* Preliminära slutsatser till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
19
Rekommendation*
Etablera ett projekt som ska resultera i:
A)
Tydligt och ”modernt” regelverk med rutiner för dokumenthantering
och arkivering
B)
En begrepps-, informations- och arkivmodell samt metamodell* för
informationens livscykel i Järfälla.
A)
En intressentanalys för Järfällas kommungemensamma system för
bevarande.
D)
Klargörande av framtida förvaltningsorganisation (storlek,
kompetenskrav, ansvarsfördelning, resursbehov).
* Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
*Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller
aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.
20
Rekommendation*, forts
E) En marknadskartläggning / -inventering av tekniska lösningar
lösningar som finns på marknaden (motsvarande scenario 1
och 2).
F) En utbildningsplan för förvaltningarna.
G) Delta i Sambruks projekt” Elektroniskt bevarande”, etapp 2.
*Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är
fastställd.
21
Extrabilder
22
Definitioner (1)
Elektronisk handling =
Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med
2. kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)
Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för
elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2)
Elektroniskt arkiv (e-arkiv) =
Myndighetens elektroniska handlingar oavsett format med
tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enligt med
arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter.
Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av
elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552
23
Definitioner (2)
Bevarande = ”Förfaranden och åtgärder som syftar till
att säkerställa att autentiska dokument bevaras
tekniskt och innehållsmässigt.”
Ur; SS-ISO 15489 – 1, Svensk, internationell standard
för dokumenthantering
24
Definitioner (3)
System för bevarande =
• System som används för att säkerställa bevarandet av
elektroniska handlingar.
Överföring till bevarande =
• Överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande,
bevarandeexemplar eller överlämnande till arkivmyndighet.
Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska
handlingar RA-FS 2009:2
25
Definitioner (4)
Om system för bevarande:
• ”System för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska
handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till
bevarande och som lagras i format för bevarande och via
integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan
återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras
dokumenteras samt överföras till nya databärare.”
• ”De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska
handlingarna i systemet ska kunna överföras till format för
bevarande.”
Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av
elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552
26
