Agil verksamhetsutveckling

Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Agil verksamhetsutveckling
Partsrådets Utvecklingsprogram, Såstaholm 2012-05-14 & 15
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Vilka glasögon vill Du ha i framtiden?
UV
SKYDDA
eller
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
AV
BEREDSKAP
2
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Vad är en agil verksamhet (?)
• Definition av "agil" (engelska och latin)
– smidig och vig
– rörlig och lättrörlig
– anpassningsbar
– flexibel/förändringsbar
Används inom managementforskningen (agile business) och framför allt inom IT-världen
(agila system)
• Definition av "verksamhet"
– Se nästa sida
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Verksamhetsmatris - helheten
Dimensioner
Faser
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
IT
Produkter och tjänster
Stöd, verktyg &
system
Stödfunktioner
Pengar
Kärnverksamhet
Kommunikation
Processer och aktiviteter
Kompetens
Kultur
Tid
Organisation/struktur
Personal
Ledning, styrning och kommunikation
Uppföljning
Genom-förande
Planering
Analys & Omvärld
Inriktning (vision, v-idé, mål och strategi)
Resurser
Dimensioner
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Faser
Verksamhetsmatris
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Verksamhetskub
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Partsrådets axiom (utgångspunkt)
• En sund och långsiktigt hållbar agil verksamhetsutveckling
förutsätter en fungerande samverkan mellan arbetsgivare och
arbetstagare
• Denna samverkan stöds av ett fungerande samarbete mellan
parterna (arbetsgivarverket och facken) på alla nivåer
• Fungerande samverkan bygger på
– Gemensam inriktning
– Verksamhetsfokus
– Bygger på win-win lösningar
Arbetsgivare
Samverkan
Medarbetare
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Grekland
Exempel på vad som kan hända
när samverkan mellan parter inte fungerar - låst utveckling
Nuläget
•
•
•
Oenighet leder till konflikter
Finns ingen tillit systemet
Svårt att genomföra beslut som
behövs för att få igenom förändring
(modernisering)
Grekiska staten skull t.ex.
behöva
•
•
•
Minska den svarta sektorn och höja
vissa skatter för att få in mer
skattemedel
Dra in förmåner; 2 extra
månadslöner, bonusar, pensionering
vid 55 år m.m.
Utveckla rättsäkerheten och
servicen till medborgare för att på så
sätt öka tilliten till systemet
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Olika typer av interaktion
Lösning enligt
principer & lagar
Kompromiss
& koncensus
Dominera
Vi jobbar
med detta!
Domineras
Undvika
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Ny
kreativ
lösning
Intressekonflikt
Intressegemenskap
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Agilitet handlar om beredskap?
VS
Planering


Beredskap
Planering innebär att man behöver gör rätt första gången.
Beredskap handlar istället om att ha ett givet mål, men att vägen dit kontinuerligt
förändras beroende på omständigheterna.
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Vad är agilt?
• Småskaliga förändringar
– därmed inte sagt detaljer och småsaker
• Handlar om kontinuerlig förändring
– inte engångsförändring
• Sådant myndigheten och verksamheten förfogar över själva
– skall inte ta över politikens och regeringens roll (demokrati)
• Kontinuerlig modernisering och mycket initieras av chefer,
medarbetare och/eller lokala parter genom att föregå,
kunder/brukares behov eller uppdragsgivarens styrning
– Skilj på att "göra läxan" och "utveckla uppgiften"
– Agilitet handlar många gånger om det senare
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Skillnad verksamhet/verksamhetsutveckling
•
Utvecklingsprogrammet håller på med "Agil Verksamhetsutveckling"
(processen) och det som vi håller på att designa är en "Agil Verksamhet"
(produkten)
•
Utvecklingsprogrammet är ett "experiment" på så
sätt att vi skissar (designar) vad en agil verksamhet
skulle kunna vara och försöker att konkretisera detta
så långt som möjligt
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Skillnaden mellan olika förvaltningsformer
Förvaltning (traditionell)
Förändring (modern)
Agilitet (framtida)
 Konstant
 Förändras språngvis
 Förändras kontinuerligt
 Konstant
 Har förändrats
 Förändras kontinuerligt










 Styrning, motivation och
stöd
 Struktur och kultur
 Aktiviteter och system
 Samspelet mellan chefer
och medarbetare viktigt
 Samspel kollektiv individ
Styrning
Struktur
System
Chefer är viktiga
Kollektiv (individen utbytbar)
 Top Down
 Detaljstyrning och
ramstyrning
 Kunden är en "passiv
mottagare"
Motivation
Kultur
Fokus på aktiviteter
Medarbetare är viktiga
Indvid (kollektivet mindre
intressant)
 Bottom Up
 Målstyrning
 Här pratas det om
kundfokus
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
 Både TD & BU (Top Down
Up) - båda riktningar viktiga
 Effektstyrning (nytta)
 Hög nivå av kundsamarbete
12
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Agil Verksamhetsutveckling vs Change M
Change Management* (CM)
Agil Verksamhetsutveckling (AV)
1.
Fokus på individer
1.
Fokus på organisationen
(verksamheten)
2.
Främst ledare
2.
Både ledare och medarbetare
3.
Frikopplat från verksamhet
(kontextlöst)
3.
Som en del av en konkret
verksamhet
4.
Socialpsykologi och interaktion
(kultur) - det informella
4.
Även struktur och formalia
5.
Utifrån en specifik förändring förändring och utveckling är en
enskild händelse
5.
Utifrån kontinuerlig förändring förändring och utveckling är ett
konstant tillstånd
* "Change Management" kallas i Sverige oftast för förändringsledning
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
13
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Agilitet finns på olika nivåer
Systemnivå
Organisationsnivå
Grupp & enhetsnivå
Individnivå
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Varför håller vi på med Agil Verksamhet?
•
Något som behövs
– Världen förändras, och vi behöver hänga med
– Vi hänger inte alltid med, och behöver bli bättre
•
I utvecklingsprogrammet kommer vi att ställa våra teman mot detta
– Hur är ledarskapet, medarbetarskapet, kompetensförsörjningen m.m. i en agil
verksamhet?
– Hur skiljer detta sig från mer traditionell verksamhet?
– Vad behövs för att utveckla en mer agil verksamhet?
•
Vi är faktiskt något mycket intressant och nytt på spåret!
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
NÅGRA REFLEKTIONER
OCH LÄRDOMAR
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - telefoni
Televerket - Telefon
Apple - Iphone
Funktion: Fast telefoni
Pris: 500 kr/mån
Funktion: Mobil telefoni
+ oändligt mycket möjligheter
Pris: 500 kr/mån
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel på Iphone-funktioner
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mobil telefoni
Internet
SMS
E-mail
Kalender
Kalkylator
Kompass
Röstmemo
Bilder
Förstoringsglas
Ficklampa
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Klocka/Alarm
Barcode-skanner
Anteckningar
Tv/filmspelare
Kartor/GPS
Marknadsplats (Appl)
Musikspelare & Radio
Väder
Kursomvandlare
Handla aktier
Spel osv.
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Några reflektioner och lärdomar
1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en
del av utvecklingen till sina kunder
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - läkemdelsbranschen
• Läkemedelsföretag har en stor utmaning
• Skall de hänga med i tiden och lyckas skapa
innovation, behöver de ta fram en "blockbuster" då
och då
• Att ta fram ett nytt läkemedel, från forskning till
marknadsgodkännande, kostar i genomsnitt över 1,3
miljarder USD; det tar 10-15 år att utveckla ett
läkemedel och kostar 250 000 kr i timmen
• Samtidigt skall dessa företag göra annat; producera,
sälja, distribuera läkemedel m.m.
• Hur gör de?
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - läkemdelsbranschen
Läkemedelsföretag
Management
Innovation
Produktion
Organisation
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Försäljning
Distribution
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - läkemdelsbranschen
Innovatörer
Innovatörer
Innovatörer
Läkemedelsföretag
Management
Innovatörer
Innovation
Produktion
Innovatörer
Innovatörer
Organisation
Innovatörer
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Försäljning
Distribution
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - läkemdelsbranschen
Innovatörer
Läkemedelsföretag
Management
Innovatörer
Förvärv
Förvärv
Innovation
Innovatörer
Produktion
Förvärv
Organisation
Innovatörer
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Försäljning
Distribution
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - läkemdelsbranschen
Innovatörer
Läkemedelsföretag
Management
Innovatörer
Förvärv
Förvärv
Innovation
Innovatörer
Produktion
Förvärv
Organisation
Outsourcing
Innovatörer
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Försäljning
Distribution
Outsourcing
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Några reflektioner och lärdomar
1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en
del av utvecklingen till sina kunder
2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon
annan aktör som är bättre på detta
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - H&M
• För att hänga med i tiden och deras
kunder skall vara intresserade av att
fortsätta köpa deras kläder
• Behöver H&M komma ut med en ny
kollektion vad 8-12 månad
• Hur gör de?
– H&M har en stor mängd inköpare som
åker runt i världen för att leta
spännande mode, material och plagg
– Dessa används sedan som inspiration
för att designa egna kollektioner
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - H&M
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Några reflektioner och lärdomar
1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en
del av utvecklingen till sina kunder
2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon
annan aktör som är bättre på detta
3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan
produkten och flöden som går igenom systemet är agila
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - Disney
• För att ständigt kunna komma fram med nya
filmer och berättelser som känns nya och
fräscha (även de ofta bygger på gammal
struktur/dramaturgi), behöver Disney varje år
komma ut med någon storsäljare
• Hur gör de?
– Oftast är det huvudkontoret som jobbar
med att få fram nya berättelser
– För att kunna gestalta dessa i en modern
och fräsch tappning jobbar man med de
bästa i branschen
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - Disney
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Några reflektioner och lärdomar
1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en
del av utvecklingen till sina kunder
2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon
annan aktör som är bättre på detta
3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan
produkten och flöden som går igenom systemet är agila
4. Agilitet kan innebära att huvudkontoret hänger med i
tiden, medan lokala kontoren jobbar på som vanligt
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel agilitet - Restaurangbranschen
• Om vi skulle studera hur utbudet av mat
förändrats på våra restauranger bara de
senaste 10-20 åren, skulle vi märka stor
skillnader
– Det finns en mycket större variation, dvs.
många olika typer av restauranger
– Mycket snabbmat (Mc Donalds
– Mycket mer internationell och exotisk mat
(Thailändskt, Mexikanskt, Indiskt m.m.)
• Detta betyder inte att enskilda restauranger är
agila, utan att branschen är det
• Så fort en restaurang inte går bra, byts de ut
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Några reflektioner och lärdomar
1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en
del av utvecklingen till sina kunder
2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon
annan aktör som är bättre på detta
3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan
produkten och flöden som går igenom systemet är agila
4. Agilitet kan innebära att huvudkontoret hänger med i
tiden, medan lokala kontoren jobbar på som vanligt
5. Agilitet kan tvingas fram av systemet och behöver inte
innebära att organisationerna är agila
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Repetition - reflektioner och lärdomar
1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en
del av utvecklingen till sina kunder
2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon
annan aktör som är bättre på detta
3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan
produkten och flöden som går igenom systemet är agila
4. Agilitet kan innebära att huvudkontoret hänger med i
tiden, medan lokala kontoren jobbar på som vanligt
5. Agilitet kan tvingas fram av systemet och behöver inte
innebära att organisationerna är agila
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Kan Ni komma på någon organisation
som Ni tycker är agil?
Kan vara antingen en myndighet eller ett privat företag
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Exempel på agila verksamheter
•
•
•
•
•
•
•
•
Bensinstationer: Gått från att sälja olja/bensin till mat, tidningar, godis med mera.
Skatteverket: Jobbar med sociala medier, möjliggjort deklaration per sms
Mammografi: Gjort förändringar för att anpassa sig till ”kundernas behov”, har öppet
på ”obekväma”tider med mera.
Tandvården: Har gjort det enklare för kund och mer kundanpassat (förut var det
kunden som fick anpassa sig). Har lördagsöppet, man kan byta tider på nätet med
mera.
Alla friskolor
Bilpooler: Man kan ha bil utan att äga den. (En mix mellan folkrörelse och
kommersialism.)
Försäkringskassan. Anpassat sig till brukare, gjort mycket tillgängligt via nätet med
mera.
Svenskt lantbruk: Bra på att anpassa sig till nya kostvanor och regelverk, samt på att
hitta nya bi-näringar.
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Kan Ni komma på några hinder för
agilitet?
Exempel på sådant som gör det svårt att kunna vara agil
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet
Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd
Hinder för agilitet
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
För mycket detaljstyrning.
Otydliga mål och visioner.
Avsaknad av kompetens och resurser.
Lågt förtroendekapitel (gör det svårt att fatta obekväma nödvändiga beslut).
Avsaknad av samverkan.
Att medarbetare saknar mandat.
Att medarbetare känner att de inte får göra fel. (I en kultur där allt måste vara rätt/bli
rätt direkt vågar folk ofta inte göra annorlunda.)
Att man upplever att det inte finns behov att förändras.
Att den man är till för inte uppskattar/betalar för det man gör.
Att man glömmer bort kunden. (Myndigheter löper större risk för detta än företag,
eftersom de inte går i konkurs eller förlorar intäkter då deras kunder är missnöjda)
Att det saknas drivkraft och vilja att se framåt.
Partsrådet – Rådet för partsgemensamt stöd inom det statliga avtalsområdet