Kommunikationspolicy
Om extern och intern kommunikation vid Uppsala studentkår
Skriven av Elisabet Forssell, Sofia Aronsson och Frida Levén, publicerad 2011-08-18
Uppdaterad och reviderad av Rebecka Hagfeldt och Nils Jobring, hösten 2014 Uppdaterad
och reviderad av Henrik Axelsson, våren 2015
Kommunikationspolicyn är en policy som Uppsala studentkårs styrelse beslutar om.
Datum: 2015-06-01
Diarienummer: 44:14/15
Innehållsförteckning
1. Inledning ................................................................................................................................. 3
2. Extern kommunikation ........................................................................................................... 4
2.1 Syfte och mål .................................................................................................................... 4
2.2 Kommunikationsmodeller ................................................................................................ 4
4.1 Kommunikationsmodell: Process för studiebevakning ................................................ 4
4.2 Marknadsföringsmodell: Personligt möte .................................................................... 5
2.3 Målgrupper för extern kommunikation ............................................................................ 5
2.4 Begrepp ............................................................................................................................ 6
2.5 Ansvar .............................................................................................................................. 6
2.6 Kanaler för extern kommunikation: ................................................................................. 6
2.6.1 Digitala medier .......................................................................................................... 6
2.6.2 Traditionella medier .................................................................................................. 8
2.6.3 Fysiska medier........................................................................................................... 9
3. Intern kommunikation .......................................................................................................... 11
3.1 Syfte och mål .................................................................................................................. 11
3.2 Målgrupper för intern kommunikation ........................................................................... 11
3.3 Ansvar ............................................................................................................................ 11
3.4 Hur ska vi kommunicera?............................................................................................... 11
3.5 Kanaler för intern kommunikation ................................................................................. 12
3.5.1 E-post ...................................................................................................................... 12
3.5.2 Möten ...................................................................................................................... 12
3.5.3 Handlingar från Uppsala studentkår ........................................................................ 12
2
1. Inledning
Efter kårobligatoriets avskaffande är Uppsala studentkårs framtid helt beroende av att vi
lyckas kommunicera till universitetets studenter att vår verksamhet är bra och betydelsefull
för dem. För att vi ska lyckas med det måste även kommunikationen mellan oss som arbetar
på kåren vara god. Syftet med detta dokument är ge stöd och riktlinjer i det kommunikativa
arbetet på Uppsala studentkår. Den har tillkommit ur ett behov av bättre, men framförallt mer
information och kommunikation internt och externt. Att kommunicera med våra medlemmar
och omvärlden är nödvändigt för att kunna bedriva ett starkt påverkansarbete och rekrytera
nya medlemmar till Uppsala studentkår.
Kommunikationshandboken består av två delar: extern kommunikation som når ut publikt och
intern kommunikation som sker inom organisationen.
Uppsala studentkår har tre styrdokument för kommunikationsarbetet: denna
kommunikationspolicy, den grafiska manualen (policy) samt Uppsala studentkårs
transparensreglemente.
3
2. Extern kommunikation
Extern kommunikation riktar sig primärt utanför organisationen och når alltid publika
mottagare, även om målgrupper för intern kommunikation också kan komma att få/se
informationen. Då vår kärnverksamhet är studenträttigheter är vår största målgrupp studenter
och medlemmar, men även till exempel universitet, alumner, media och beslutsfattare. Vi vill
nå ut med att Uppsala studentkår är en trovärdig och respekterad röst i frågor som rör
studenter, att vi jobbar för att förbättra studentsituationen och studievillkoren och att motverka
diskriminering. Och att ju fler som blir medlemmar, desto starkare röst och kraft får vi att
påverka. Genom våra medlemmar kan vi tillsammans påverka bland annat kommun och
landsting för att förbättra villkoren för samtliga studenter – det är viktigt att denna
information sprids, och det gör vi genom en god extern kommunikation. Målet är också att
Uppsala studentkår ska vara en självklar kontakt för media, framförallt lokal, när det handlar
om studentpolitiska frågor. En stark position i media medför bättre påverkansmöjligheter och
marknadsföring.
2.1 Syfte och mål
att synligt och slagkraftigt framhäva kårens agerande i olika studentfrågor
ge studenter möjlighet att ta del av vårt arbete
kommunicera tydligt för att skapa ett bättre informationsflöde
nå ut med att Uppsala studentkår är en trovärdig och respekterad röst i studentfrågor
rekrytera fler medlemmar
att Uppsala studentkår ska vara den självklara kontakten i studentpolitiska frågor för
lokal media
2.2 Kommunikationsmodeller
Nedan följer modeller för hur vår kommunikation skulle kunna organiseras.
4.1 Kommunikationsmodell: Process för studiebevakning
5.1 Kommunikationsmodell
4
4.2 Marknadsföringsmodell: Personligt möte
5.2 Marknadsföringsmodell: Personligt möte
När vi pratar om Uppsala studentkår på mässor eller vid campus/kårfika så marknadsför vi
organisationen. Och marknadsföring är en dialog, mellan dig och personen ifråga som du
pratar med. Det handlar inte om att överösa med information, utan snarare att lyssna och svara
till den andre. Att få en person att lyssna är det svåraste, speciellt på mässor där det är mycket
folk, hög volym och stressig miljö. För att få någon att lyssna så underlättar det om personen
kan koppla det du säger till sitt eget liv. Det kan vara alltifrån erfarenheter, känslor eller
värderingar. Det är du som ska se till personens behov – vi på Uppsala studentkår har en stor
mängd resurser som vi vill använda för att förbättra studenternas liv. För att veta vad just
personen framför dig har för behov så gäller det att ställa frågor, och även följdfrågor:
Vad pluggar du?
Hur länge har du pluggat?
Trivs du bra?
Finns det något som inte känns bra på ditt program, kurs eller universitet?
Vet du var du ska vända dig om något händer?
Har du någonsin fått en tenta försent?
Hur går det med boendet?
Med hjälp av dessa och liknande frågor får du reda på vilken typ av förändring som personen
önskar. Och när du vet detta kan du berätta vad vi på kåren kan göra för just denna person.
2.3 Målgrupper för extern kommunikation
Uppsala studentkår har flera målgrupper. När vi genomför informationskampanjer och/eller
opinionsarbete är det bra att ha dessa målgrupper i åtanke och försöka identifiera vilken av
målgrupperna som är aktuella för just den frågan. Genom att bearbeta och rikta mängden
5
information och innehåll gentemot våra målgrupper blir det enklare att förmedla det budskap
som avses och att nå ut i media.
Externa parter
Studenter
o Recentiorer
o Internationella
o Distansstuderande
o Studenter med speciella förutsättningar (ex: föräldrar, dyslektiker,
funktionsnedsatta)
Studentföreningar
Medlemmar
Media (kanal och målgrupp)
Offentlig förvaltning
Näringsliv
Alumner
Universitet: institutioner, fakultet och ledning
2.4 Begrepp
Inom Uppsala studentkår använder vi ett antal begrepp när vi kommunicerar med andra
parter. Bland annat begreppen ”studiebevakning” och ”studentfackligt”. Det är viktigt att
dessa begrepp används i så stor utsträckning som möjligt, dels för att det stärker vårt
varumärke samt vår position i förhandlingsfrågor och dels för att minska förvirringen.
2.5 Ansvar
Uppsala studentkårs medarbetare har ett ansvar i hur den externa kommunikationen går till.
Informationsansvarig och handläggare/pressansvarig har tillsammans med presidiet ett
övergripande ansvar för all extern kommunikation, både den som utgår från kårens centrala
kansli och den från sektionerna. Det ska alltid tydligt framgå att man uttalar sig i Uppsala
studentkårs namn. All information som förmedlas ska vara tillförlitlig. Kommunikation som
går ut från det centrala kansliet ska alltid vara godkänd av presidiet.
2.6 Kanaler för extern kommunikation:
Uppsala studentkår har flera olika kanaler för att nå ut med sitt budskap, i detta kapitel görs en
genomgång av de nuvarande plattformarna.
2.6.1 Digitala medier
2.6.1.1 Hemsidan Uppsalastudentkar.se
Uppsala studentkårs hemsida är en av de främsta informationskanalerna som organisationen
har. Artiklar och nyheter ska alltid ha en tillhörande bild och det är du som skriver som
ansvarar för att bilden laddas upp och är relevant för innehållet.
Målgrupp med Uppsala studentkårs hemsida: Alla som söker information om Uppsala
studentkår
6
Syfte: Fungera som grundkälla till allt som delas i andra medier. Förmedla både lättläst enkel
information om kårens externa och interna verksamhet samt mer fördjupande texter. Ska vara
och upplevas som uppdaterat och aktuellt.
2.6.1.2 Facebook-sidor
Facebook-sidor används för envägskommunikation för att sprida information till de som har
gillat sidan. Med fördel kan man lägga upp bilder, de får generellt bättre spridning än ren text.
Genom att publicera och dela länkar och inlägg som visar aktuella saker som kåren arbetar
med kan vi nå ut till många studenter.
Målgrupp Uppsala studentkårs Facebook-sida: medlemmar och potentiella medlemmar
Syfte: att lägga upp något varje dag som visar på vår verksamhet (både kåren centralt och
sektionerna) inläggen ska vara delningsvänliga och riktas till studenter. Andra aktörers
annonser ska inte delas.
Målgrupp sektionernas Facebook-sidor: medlemmar och potentiella medlemmar vid
respektive sektion.
Syfte: Informera om vad som händer på sektionen, informera om arrangemang som föreningar
på området som studenterna kan vara intresserad av. Dela inlägg från Uppsala studentkårs
Facebook-sida.
2.6.1.3 Facebook-grupper
Uppsala studentkårs Facebook-grupp: En facebook-grupp kan vara öppen, sluten eller hemlig.
Uppsala studentkårs facebook-grupp bör vara öppen, där vem som helst som är intresserad av
kårens arbete kan gå med. Där kan man dela saker som händer på kåren, tipsa om olika
evenemang och utlysa poster. Syftet med en grupp är att skapa möjlighet till dialog och
diskussioner med flera deltagare.
Syfte: En öppen Facebook-grupp för medlemmar i kåren som vill komma i kontakt med andra
medlemmar i kåren.
Facebook-gruppen för studentrepresentanter vid Uppsala universitet: Bör vara en sluten
grupp. En kåröverskridande grupp där studentrepresentanter vid universitetet kan gå med och
få information om utbildningar, mingel och där de kan söka tips och råd för sitt
studentrepresentantsuppdrag.
Kårfullmäktiges Facebook-grupp: En sluten grupp för de som sitter i Uppsala studentkårs
fullmäktige där man kan diskutera kårinterna frågor, dela information om olika evenemang
och liknande.
2.6.1.4 Twitter
Twitter används för att få ut nyheter snabbt och direkt. Det finns ett begränsat antal tecken
(140) för inlägg och de flesta organisationer har offentliga profiler, även om det går att endast
låta bestämda följare se vad som skrivs. Det är ett lämpligt forum för att ta upp stora nyheter
alternativt skriva om event under en hashtag. Viktiga hashtags för Uppsala studentkår är
#utbpol #bopol #018pol #sfskar #sfsmm #usfum #uskar #7krav
Målgrupp för Uppsala studentkårs twitter: Makthavare, media
7
Syfte: Att på ett seriöst sätt delta i aktuella debatter och diskussioner för att påverka politiskt.
Retwetter ska återspegla kårens åsikter, relevanta # ska användas. Inte interna debatter.
2.6.1.5 Instagram
Instagram är ett flöde med bilder. Bilderna och bildtexterna ska kunna tala för sig själva
eftersom det inte går att länka vidare från Instagram. Det är viktigt att tänka på helheten och
att vara enhetliga i vår kommunikation på Instagram att använda liknande filter, förmedla
något genom både bildtexten men framförallt bilden, ha skarpa, ljusa och tydliga bilder. Vi
använder helst inte svartvita bilder om det inte finns ett direkt syfte för detta.
Målgrupp för Uppsala studentkårs Instagram: Aktiva medlemmar, andra intresserade av vår
verksamhet.
Syfte: Lyfta fram vår interna dagliga versamhet både presidiet, centralt avorderade och
sektionern på ett roligt, snyggt och lättsamt sätt.
2.6.1.6 Nyhetsbrev
Uppsala studentkårs nyhetsbrev skickas ut en gång varannan vecka och informerar om
aktuella saker som sker på kåren.
Målgrupp för Uppsala studentkårs nyhetsbrev: De som prenumererar på brevet. Medlemmar.
Syfte: Informera våra medlemmar om aktuella händelser och evenemang på ett ledigt sätt.
2.6.2 Traditionella medier
2.6.2.1 Rapporter
En rapport undersöker en specifik fråga som är relevant för studenter och som senare
sammanställs. Det man kommer fram till används bland annat som faktaunderlag och vid
opinionsbildning, både från kåren centralt och lokalt.
Målgrupp rapporter: Makthavare, universitetsanställda samt andra aktörer vi vill påverka.
Syfte: Att utreda och undersöka en specifik fråga och som ska fungera om faktaunderlag och
kunna användas vid opinionsbildning.
2.6.2.2 Skrivelse
Målet med en skrivelse är att påverka till det bättre utifrån Uppsala studentkårs
utgångspunkter, styrdokument och den politiska ledningen. I skrivelse uppmärksammar man
en annan park, så som universitetet, på en aktuell fråga som vi tycker är viktig. Skrivelsen ska
vara tydlig och får gärna vara uppbyggd med fakta.
Målgrupp skrivelse: Makthavare.
Syfte: Att rikta officiell kritik eller uppmärksamma ett problem gentemot en myndighet eller
annan instans, så som universitet, landsting och kommun.
2.6.2.3 Pressmeddelanden
Ett pressmeddelande skickas ut till en presslista för att påvisa aktuella saker som kåren arbetar
med. Det ska vara tydligt beskriva den aktuella frågan. Ett bra sätt att utforma ett
pressmeddelande är att skriva det som en artikel med en tydlig rubrik, en kort och tydlig
ingress och en brödtext som förtydligar ingressen.
8
Målgrupp pressmeddelanden: Medier.
Syfte: att uppmärksamma och förmedla information om kårens verksamhet som kan vara av
intresse för medier.
2.6.2.4 Debattsidor
En debattartikel kan publiceras både i papperstidningar och på internet. Det är ett bra sätt för
att nå ut med sina åsikter och försöka bilda opinion. En debattartikel ska ha en tydlig tes, en
röd tråd och vara aktuell.
Målgrupp debattsidor: Makthavare, anställda vid universitetet samt studenter.
Syfte: Att bilda opinion, uppmärksamma aktuella frågor samt att föra fram ställningstagande
och åsikter.
2.6.2.5 Kårsidorna Ergo
På kårsidorna i Ergo skriver vi om aktuella saker som kåren arbetar med och saker som vi
utlyser. Det är ett sätt för kåren att nå ut till många studenter på ett enkelt och ledigt sätt. Det
ska vara lättsamt skrivet och kan till exempel beskriva vilka aktuella frågor som presidiet och
sektionerna arbetar med.
Målgrupp Ergo: Medlemmar och potentiella medlemmar
Syfte: att informera om vad kåren arbetar med och deras verksamhet.
2.6.2.6 Förenings- och nationstidningar
Många nationer och studentföreningar har tidningar som går ut till deras medlemmar och
genom att synas där med exempelvis debattartiklar så når vi ut till fler studenter. Där kan vi
enkelt och ledigt skriva om saker som exempelvis kårens historia och traditioner och anpassa
det till berörd tidning.
Målgrupp förenings- och nationstidningar: Studenter.
Syfte: att informera om vad kåren jobbar med genom exempelvis debattartiklar.
2.6.2.7 Nyhetsbrev till studentföreningar
Ett kort, informativt nyhetsbrev skickas efter varje PRUT-möte till aktuella studentföreningar.
I nyhetsbrevet ska det stå med vad som arbetas med på sektionerna och på det centrala
kansliet.
Målgrupp nyhetsbrev till föreningar: Studentföreningar.
Syfte: Att informera olika studentföreningar om vad kåren och sektionerna arbetar med genom
att skicka nyhetsbrev från PRUT-möten till föreningarna.
2.6.3 Fysiska medier
2.6.3.1 Anslagstavlor och TVskärmar på campus
Runt om på campus finns det anslagstavlor och tv-skärmar som Uppsala studentkår får nyttja
där vi sätter upp affischer om kårens verksamhet och kommande arrangemang, Ergos
löpsedlar. Det är ett bra sätt för sektionerna att annonsera om vad de jobbar med.
Målgrupp anslagstavlor och TVskärmar på campus: Potentiella medlemmar.
Syfte: Att informera om kommande projekt, arrangemang som kåren anordnar, om vad kåren
arbetar med och vad som händer på sektionsnivå.
9
2.6.3.2 Information på toalettdörrar
På alla campus finns det så kallade “toalettpratare” där kåren på ett kortfattat och roligt sätt
informerar om oss och vad vi arbetar med.
Målgrupp information på toalettdörrar: Potentiella medlemmar.
Syfte: Att informera studenterna om Uppsala studentkår, vad vi jobbar med samt vart vi finns.
2.6.3.3 Mässor och informationsbord
Under verksamhetsåret finns det flertalet mässor som många studenter besöker, både
universitetsövergripande och sådana som är på fakultets- och programnivå. Uppsala
studentkår medverkar på flera av dessa mässor och står även med informationsbord ute på
campus ett antal gånger per termin. Tvåvägskommunikation. På mässor/informationsbord ska
man ha med sig: informationsbroschyrer, slasktrattar, pennor, godis, information om
pågående projekt, information om sektionerna.
Målgrupp mässor och informationsbord: Potentiella medlemmar
Syfte: Att informera om vad kåren arbetar med, hur man som student kan engagera sig och om
lediga uppdrag som finns.
10
3. Intern kommunikation
Den interna kommunikationen ska alltid ha hög prioritet i vår organisation då den är viktig för
att arbetsmiljön ska kännas positiv. Tydliga deadlines som blir klara i god tid och att svara
snabbt på mail minskar på stress och visar att man respekterar varandras tid och planering. En
välfungerande intern kommunikation öppnar även upp för ett gott samarbete utmed hela
organisationen.
3.1 Syfte och mål
en effektiv organisation
minska på stress
öppna upp för samarbete utmed hela organisationen
en positiv arbetsmiljö
3.2 Målgrupper för intern kommunikation
anställda
arvoderade
förtroendevalda (t.ex. styrelseledamöter)
kåraktiva (FUM, kårpartimedlemmar, gruppmedlemmar etc.)
3.3 Ansvar
En av de största utmaningar i kommunikationsarbetet vid kåren är att se till att
informationsflödena fungerar. Det är därför viktigt att man försöker informera och inkludera
så många som möjligt i arbetet. Detta skapar delaktighet, medan otillräcklig information kan
leda till felaktiga slutsatser, osäkerhet och i förlängningen leda till att folk känner sig
exkluderade.
Alla arvoderade och anställda har ett ansvar för den interna kommunikationen. Det är viktigt
att inte underskatta samtalet och det personliga mötet som verktyg för kommunikation. Det
kräver dock lyhördhet och utrymme för dialog. Det kräver också att man har respekt för
varandras tid och arbetsbörda.
Presidiet står i en särställning när det gäller kommunikationsansvar, eftersom de har
beslutsmakt och samtidigt får in väldigt mycket information. Presidiet ansvarar för att
vidarebefordra all information av vikt eller av intresse till alla berörda parter internt i
organisationen, men det är även viktigt att man skaffar sig den information som behövs för
sitt uppdrag. Presidiet är samtidigt beroende av att få in information från alla andra i
verksamheten för att kunna fatta beslut utifrån goda beslutsunderlag.
3.4 Hur ska vi kommunicera?
Alla människor kommunicerar olika och har olika preferenser vad gäller
kommunikationsverktyg. Vissa vill helst inte behöva svara på massa mail och andra är
telefonskygga. Men tre saker som är viktigt att tänka på oavsett vem du kommunicerar med
och hur detta sker är att vara tydlig, att återkoppla samt att ge feedback.
11
Tydlighet handlar bland annat om att ge klara besked när det gäller ansvarsfördelning och
tidsfrister. När det är bestämt vad som ska göras, måste det vara tydligt vem som ska göra vad
och när detta ska vara färdigt. Tänk också på att återkoppling och feedback är viktigt för en
väl funderande organisation.
3.5 Kanaler för intern kommunikation
För den interna kommunikationen finns främst följande kanaler. Nedan beskrivs varje kanal
(utan inbördes rangordning) mer ingående och även hur den bör användas.
e-post
möten
anslagstavlor
protokoll från exempelvis fullmäktige-, styrelse-, och kårledningssammanträden.
PM
telefon
3.5.1 E-post
En stor del av vår interna kommunikation sker via e-post. Alla kårens medarbetare ska läsa
igenom sin e-post varje arbetsdag så långt det är möjligt.
I underskriften som används då e-post sänds (= signatur) bör följande stå med:
o
o
o
o
o
o
Namn
Funktion
E-postadress
Direkttelefonnummer/Mobilnummer
Uppsala studentkårs webbadress samt ev. adress
“Uppsala studentkår är Sveriges äldsta studentkår”
Gäller e-posten någon annan än dig? Vidarebefordra den och kopiera avsändaren så att hen
vet att brevet har vidarebefordrats. Står man i ”kopia”-raden betyder det, automatiskt och
uteslutande, att man får mejlet för kännedom och inte behöver vare sig svara eller utföra
någon åtgärd. Uppsala studentkår har ett antal sändlistor till vilka man kan skicka
meddelanden som rör många mottagare.
3.5.2 Möten
Det är viktigt med personliga möten när man ska planera, genomföra och utvärdera
verksamhet. I en stor organisation där arbetsuppgifterna aldrig tar slut så är det viktigt att ta
sig tid för kontinuerliga möten.
3.5.3 Handlingar från Uppsala studentkår
Uppsala studentkårs transparensreglemente, som beslutas av fullmäktige, omfattar de flesta
dokument från Uppsala studentkår; möteshandlingar, protokoll, styrdokument, och övriga
diarieförda dokument såsom remissyttranden, pressmeddelanden och rapporter.
Handlingar finns uppsatts på anslagstavlan på övervåningen i kårhuset. Där finns årets
verksamhetsplan (VP), handlingar till rektorssammanträden, konsistoriemöten samt senaste
12
protokoll från kårfullmäktige, styrelsemöten och presidieutskottsmöten. Vidare finns det ett
omfattande dokumentarkiv på hemsidan. Om du inte hittar en handling, kontakta
organisationssekreteraren.
13
