2014-03-18
Möte med projektgruppen i HR-projektet den 17/3 2014.
Plats och tid: Videkonferens. 17/3 2014 kl 09:00 – 12:00
Deltagare
Bollnäs kommun: Personalchef Gun Nordberg, Lönechef Helena Bohlin
Ovanåkers kommun: Personalchef Mona Persson
Nordanstigs kommun: Personalkonsulent Sara Faxby-Bjerne
Ljusdals kommun: Personalchef Britt-Marie Andersson- Nilsson
Söderhamns kommun: Personalchef Anders Fläckman, Jurist Torbjörn Strömer
Projektledare Else-Marie Nilsson
Information från möte med fackliga referensgruppen samt särskilda frågeställningar från Christian
Jensen, Lärarnas riksförbund rörande bemannning, kostnader och organisation
Projektledaren informerade från mötet med fackliga referensgruppen den 11/3-14. Angående
frågeställningar från Christian Jensen, Lärarnas Riksförbund, rörande bemanning, kostnader och
organisation ansåg projektgruppen att dessa ska lyftas till projektledningsgruppen.
Information från möte med lönehandläggningsgruppen
Deltagare har utsetts till lönehandläggningsgruppen. Projektledaren ska träffa gruppen den 18/3.
Tid-och aktivitetsplanen ska gås igenom och delprojektledare ska utses.
Information från IT-arbetsgruppen
Delprojektledare Anders Söderholm har inlett arbetet med IT-frågorna. Deltagarna i gruppen har
påbörjat arbetet med att kartlägga befintliga IT-system.
2014-03-18
Information från ekonomigruppen
Ekonomigruppen har i skrivelse från möte den 12/3-14 uttalat att för att kunna göra ekonomiska
beräkningar krävs att utredningen har landat i förslag till associationsform och att den nya
organisationens ansvarsområden är definierade. Man behöver också veta hur stor arbetsvolym dessa
ansvarsområden representerar. Ekonomigruppen pekar också på vikten av att planera så att vi inte
får för många olika kommunalförbund som har ett område var. I dagsläget finns flera
kommunalförbund som hanterar olika frågor och ett till är på gång för gymnasiesamverkan.
Frågeställningen över helheten anser man bör lyftas till kommunchefsnivå.
Uppgifter som kan föras över till gemensam HR (PA)-organisation och resursbehov. Arbetsuppgifter
som bedöms behöva ligga kvar i kommunerna och resursbehov. Beställarfunktion i kommunerna.
Utformning av stödfunktioner _________________________________________________________
Utgångspunkten för ställningstagandena är HR-projektets direktiv som säger ”var och en av
kommunerna är även fortsättningsvis arbetsgivarpart, vilket innebär ansvar för den egna
kommunens övergripande frågor som t ex policyfrågor, tecknande av kollektivavtal, lönepolitik och
arbetsmiljö.”
Direktivet säger vidare ” Genom den gemensamma organisationen erhåller kommunerna stöd och
sakkunskap inom HR (PA)-området. Funktioner där den gemensamma organisationen ska ge stöd är
bl a stöd i utformning av personalpolicys och riktlinjer, personalhantering, kompetensförsörjning för
medarbetare, introduktion av nyanställda, chefsrekrytering och rekrytering av nyckelbefattningar,
arbetsrätt, arbetsmiljö, ledarutveckling, organisationsutveckling, lönebildning, lönehantering,
standardisering och utarbetande av policy och riktlinjer, utformandet av rutiner bl a för
rehabilitering, avveckling av personal m.m.”
De uppgifter som enligt direktivet kan föras över i en gemensam organisation är av stöd/- och
konsultativ karaktär. Projektgruppen tolkar det som att det operativa personalarbetet liksom
beslutsfunktionerna ska ligga kvar i kommunerna. Därmed behöver det finnas personalresurser kvar
som kan sköta dessa uppgifter.
Bedömningen när det gäller volym av personalresurser som bör föras över till en gemensam
organisation beror på vilka uppgifter som ska ligga kvar i kommunerna . Vilka konsekvenser vill
organisationen ta? Ett rättesnöre bör vara att minimera störningar så långt det är möjligt. I det ligger
bl a snabba insatser i det operativa HR(PA)- arbetet. I sin extrema form skulle kommunerna endast
ha kvar en personalresurs för formella beslutsfunktioner. Men en sådan organisation kräver en
detaljerad processgenomgång av hur varje tjänst ska anropas från den gemensamma HR (PA)organisationen och vilka svarstider som kan accepteras. Risken bedöms stor att störningar uppstår i
det operativa arbetet. En medelväg är att ha tillräckligt med HR (PA)-personalresurser i kommunerna
så det dagliga, operativa arbetet fungerar utan störningar. Personalchefernas uppfattning är att
chefernas efterfrågan på HR (PA)-stöd ökar kontinuerligt och att de förväntar sig snabba stödinsatser.
En utgångspunkt i utredningen är att det inte ges utrymme för ökade resurser. Om kommunerna ska
lämna över HR (PA)-resurser till en gemensam organisation och vissa HR (PA)-uppgifter ligger kvar i
kommunerna blir det mera sårbart där. En gemensam HR (PA)-organisation förutsätts ha en
chefsfunktion med visst administrativt stöd. Kommunerna behöver kvalificerade beställarfunktioner .
Dessa befattningar ska finansieras inom befintliga ekonomiska ramar?
2014-03-18
Vid en preliminär beräkning över antalet löner som utbetalas i de fem kommunerna varje månad
kom vi fram till 7000 st. Det skulle innebära 7000 anställda. Vi bestämde ett mått på 1,5 HR (PA)resurs per 1000 anställda och kom då fram till att 10 HR-personal skulle bli kvar i kommunerna och 9
HR-personal skulle gå in i en gemensam HR-organisation. Det finns totalt 19 HR-<(PA)-befattningar.
Om man räknar med all lönehandläggning som kommunerna utför, inberäknat timanställd personal,
bolag och kommunalförbund handlar det om c:a 12000 löner per månad.( Lönehandläggning åt
andra arbetsgivare genererar inte personalarbete i motsvarande utsträckning?)
Med en personalminskning i kommunerna med 9 befattningar måste ett annat arbetssätt
implementeras. Arbetsfördelning och arbetsuppgifter för de kvarvarande HR (PA)-resurserna
behöver omfördelas. Chefer kommer att få utökade arbetsuppifter inom det personaladministrativa
området och de kommer troligen att behöva nyttja ett IT-stöd där de kan få snabba svar.
De 9 befattningar som skulle gå över till en gemensam HR (PA)-organisation kan specialisera sig inom
olika HR (PA)-områden för att kunna ge kvalificerat, konsultativt stöd till kommunerna. Det gäller
frågor inom områdena kompetensförsörjning, arbetsgivare/lönepolitik, jämställdhets/mångfalds/frågor, arbetsmiljöfrågor, arbetsrättsfrågor.
Vi har inom de olika HR (PA)-områdena exemplifierat uppgifter som den gemensamma
organisationen skulle svara för mot kommunerna respektive uppgifter som kommunerna måste svara
för.
Inom området kompetensförsörjning är chefsrekrytering ett område där gemensamma HR på
uppdrag av kommunerna skulle svara för hela rekryteringsprocessen och ge förslag på lämplig
kandidat. Kommunerna beslutar om anställning. När det gäller rekrytering av övrig personal kan
gemensamma HR bistå med stöd t ex i form av mallar för hur anställningsprocesser ska genomföras
och mallar för hur anställningsintervjuer läggs upp. Gemensamma HR kan ta fram
introduktionsprogram av mera allmän karaktär. De kan svara för chefsutbildningar och utbildningar
av övrig personal.
Beträffande personalavveckling gör projektgruppen bedömningen att detta är uppgifter som ligger
inom det operativa området och där den kommunala kännedomen om vakanser,
omplaceringsmöjligheter är avgörande för en lyckad omplaceringsprocess. Det mesta av det arbetet
måste utföras av HR-personal och chefer inom kommunerna.
Inom området arbetsgivare/lönepolitik skulle gemensamma HR svara för strategier, jämförande
översyner, befattningsvärdering, statistik-kartläggning, analyser och underlag, rekommendationer,
förslag på förmåner, medarbetarenkäter. Kommunerna ansvarar för fördelning av lönepotter, utlägg
av lönepotter, lönesättning, analys och åtgärder utifrån befattningsvärderingar, analys och åtgärder
utifrån medarbetarenkäter, avtalshantering, tvisteförhandlingar, arbetsrättsliga förhandlingar,
tecknande av kollektivavtal. På det arbetsrättsliga området kan gemensamma HR svara för
konsultstöd och expertkunskap och kunna biträda vid förhandlingar.
Inom området jämställdhet/mångfald kan gemensamma HR svara för att upprätta jämställdhetsplan
och program/policyer mot diskriminering och för mångfald. Det blir kommunernas uppgift att
implementera planer och program/policyer och följa upp dem .
På området arbetsmiljö kan gemensamma HR gör rehabiliteringsrutiner och rutiner för
arbetsmiljökartläggningar. De kan ta fram modeller för samverkansavtal. Kommunerna måste svara
för att implementera rehabiliteringsrutinerna och genomföra arbetsmiljökartläggningarna.
Kommunerna måste också svara för uppföljning och analyser. Upphandling av företagshälsovård?
2014-03-18
Gemensamma HR gör behovsinventering och hjälper till med kravspecifikation. Implementering av
samverkansavtal blir en kommunal uppgift.
På lönehantering/lönehandläggningsområdet konstaterar projektgruppen att utvecklingen går mot
ett allt större närmande mellan HR-frågor och lönehanteringsfrågor. Det måste hållas ihop.
Löneorganisationerna sköter mycket åt HR-avdelningarna. Diskussionen förs att teknikutvecklingen (
med bl a ”molnet”) borde göra det möjligt att arbeta i en gemensam lönehandläggningsorganisation
och fortsätta vara placerad i hemkommunerna. Det är gruppen uppfattning att man inte bör göra en
organisationsförändring förrän kommunerna har upphandlat gemensamt IT-stöd.
Upphandlingsförfarandet behöver 1 ½ - 2 år i förberedelser. Nuvarande avtal löper ut under 2016
och första halvåret 2017. Det innebär att man behöver komma igång med förberedelser för
gemensam upphandling av IT-stöd i början av år 2015. En gemensam organisation för
lönehandläggning kräver att frågor t ex om närhet till arkiv i pensionhandläggningsfrågor löses. Vissa
sekretess frågor måste lösas.
Projektgruppen konstaterar att inom många av de beskrivna HR (PA)-områdena finns uppgifter som
går att föra över i en gemensam HR (PA)-organisation och uppgifter som måste ligga kvar hos
kommunerna att sköta. Gemensamma HR ska ge råd, stöd, sakkunskap. Organisationen kan utveckla
specialiststöd och utveckla strategiska HR-frågor. Kommunerna måste klara det operativa HR (PA)arbetet och vara beslutsfattare.
För att ovan beskrivna fördelning ska fungera optimalt behöver kommunerna tillsammans med
gemensamma HR genomföra årliga verksamhetsplaneringar där man definierar kommande års HR
(PA)-arbete och behov av konsultstöd. Kommunerna behöver sedan tillsammans med gemensamma
HR göra uppföljning och utvärdering av planeringarna. Man behöver komma överens om
leveranstider av tjänster mm.
En konsekvens av uppdelningen av personalresurser är att det blir sårbart i särskilt de små
kommunerna. Nordanstig och Ovanåker får endast en HR-handläggare om man ska lämna ifrån sig en
befattning i respektive kommun till gemensamma HR. Även om man i en ny organisation inte
behöver utföra alla HR (PA)-uppgifter i den egna kommunen ligger mycket operativt HR-arbete kvar
och vid frånvaro av en ensamhandläggare blir det kännbart.
Ljusdals kommun har 3 HR (PA)-handläggare och 0,5 arbetsmiljöhandläggare. Kommunchefen gör
bedömningen att Ljusdal inte kan lämna ifrån sig några HR (PA)-resurser till en gemensam HR (PA)organisation. Uppfattningen är också att man inte vill ha en gemensam, central placering av HR- (PA)lönehandläggningsresurser .
Beträffande placering anser projektgruppen att om det är tekniskt möjligt bör en gemensam
lönehandläggningsenhet fortsatt vara placerad i hemkommunerna. Därmed upprätthålls också
sambandet mellan HR (PA)frågorna och lönehandläggningsfrågorna i kommunerna. En gemensam HR
(PA)-organisation kan med fördel vara placerad på en gemensam ort. På så sätt underlättas
utveckling av strategiskt arbete och specialisering.
Konsekvenser för kommunala bolag och kommunalförbund med en gemensam HR (PA)-organisation
Enligt Torbjörn Strömer säger kommunallagen att ett kommunalförbund inte kan utföra tjänster åt
ett annat kommunaltförbund. Om gemensamma HR (PA)-organisationen bildas i ett nytt
kommunalförbund måste avtalen sägas upp rörande lönehandläggningstjänster till bolag, stiftelser
och kommunalförbund som några av kommunerna utför.
2014-03-18
Formulering av en långsiktigt hållbar strategi som säkerställer kommunernas möjligheter till
framtidsanpassning, aktualitet, kvalitet och utbud inom HR (PA)-området.______________
Torbjörn Strömer kommer att skriva en strategi som säkerställer kommunernas möjligheter till
framtidsanpassning, aktualitet, kvalitet och utbud inom HR (PA)-området i associationsdokumentet.
Fråga om utskick av dokument i det fortsatta projektet
Projektgruppen vill ha dokument skickade till sig som direkt berör projektgruppens arbete. Övriga
dokument kan hämtas/läsas på Hälsingerådets hemsida.
Else-Marie Nilsson
Projektledare
