2 kravspecifikation

Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
T 2 KRAVSPECIFIKATION
UPPHANDLING AV MASKINELL DOSDISPENSERING
AV ORDINERADE LÄKEMEDEL FÖR ÖPPENVÅRD
UPPHANDLING VLL 1881 2011
1(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Innehållsförteckning
Sid nr
1.
Bakgrund/förutsättningar
3
1.1 Bakgrund
3
1.2 Definitioner
3
1.3 Upphandlingens omfattning
4
2.
Specifika krav på tjänsten
5
2.1 Förutsättningar
5
2.2 Krav på dostjänsten
5
2.3 Beställning
6
2.4 Sortiment
6
2.5 Kundservice
7
2.6 Leveranstid
7
2.7 Övriga leveransvillkor
8
2.8 Statistik
9
2(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
1.
BAKGRUND/FÖRUTSÄTTNINGAR
1.1
Bakgrund
Dnr VLL1881 2011
Dosdispensering av läkemedel är en tjänst som idag används av
187 000 personer inom kommuner och landsting i Sverige. Tjänsten
används främst för äldre personer i öppenvård och inom kommunal
hälso- och sjukvård. Tjänsten används för att underlätta och öka
säkerheten i läkemedelshanteringen för patient och vårdpersonal.
Tjänsten har höga krav på säkerhet. Dosdispenseringen innebär att
individens läkemedel förpackas så att de läkemedel som ska tas vid ett
och samma tillfälle sampacketeras. Dosdispensering är ett alternativ till
den traditionella läkemedelshanteringen för personer med regelbunden
och stabil medicinering, som inte kan klara sin läkemedelshantering
själv, t ex på grund av fysiska och/eller psykiska hinder.
Dosdispensering finansieras för leverantören genom marginal på
läkemedels-försäljningen samt ev. en extra dispenseringsavgift. För
närvarande (per oktober 2011) har 18 628 personer denna tjänst inom
klustret (se pkt.1.3).
Läkemedelsomsättningen för 2010 uppgick till ca 220 mkr (AUP),
fördelning enligt pkt.1.3.
1.2
Definitioner
Akut omdispensering:
innebär att ändrad ordination behöver
åtgärdas så fort det går med ny
dosdispensering och leverans (inte vid
enbart tillagt läkemedel). Ändringen kan
inte
vänta så att den införs vid patientens
nästa ordinarie leverans (7 eller 14
dagar)
Avhämtningsställe:
Den lokal där en konsument eller dennes
bud hämtar ut en beställd vara (LVFS
2009:10 eller senare)
Dosdispensering:
Färdigställande av läkemedel för
enskilds behov under viss tid genom
uttag ur tillverkarens originalförpackning
Dospatient:
Patient som ordineras dosdispensering
av läkemedel
3(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
1.3
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Elektronisk dosordination:
Elektroniskt överförd dosordination för
dosdispensering
Första dosdag:
är dag då ordinerat läkemedel kan
administreras från och med morgondos
Ordinationsdag:
är dag då ordination gjorts innan aktuell
stopptid (även om den gjorts efter
stopptid dagen innan)
Preparat:
Producentens benämning av färdigt
läkemedel (handelsnamn) inklusive dess
parallellimporter
Stopptid:
är tid före vilken ordination ska göras för
att dosdispensering och leverans kan
utföras enligt avtalad ledtid.
Öppenvårdsdos:
Dosdispensering till personer i öppen
vård och i kommunal hälso- och sjukvård
Upphandlingens omfattning
Upphandlingen avser maskinell dosdispensering av ordinerade
läkemedel i öppen vård.
De ordinerade läkemedel eller spolvätska utan aktiv substans som
inte kan dosdispenseras ska kunna vara möjliga att leverera i
originalförpackning tillsammans med ordinarie dosleverans.
Originalförpackning ska kunna beställas utanför ordinarie leverans.
Förbrukningsartiklar inom läkemedelsförmånen ska kunna levereras
enligt särskild överenskommelse med respektive landsting
Upphandlingen omfattar inte tillhandahållandet av handelsvaror och
andra produkter som inte är receptförskrivna. Leverantören är dock
inte förhindrad att erbjuda samleverans till patienten.
Nuvarande volym (antalet dospatienter) avser tjänstens nyttjande per
oktober 2011, läkemedelsomsättning avser helår 2010.
Norrbotten ca 5000 personer, läkemedelsomsättning i AUP ca 54 mkr
Västerbotten ca 5 800 personer, läkemedelsomsättning i AUP, ca 72
mkr
Västernorrland ca 4 700 personer, läkemedelsomsättning i AUP, ca
57 mkr
Jämtland ca 3 000 personer, läkemedelsomsättning i AUP, ca 37 mkr
Någon volymgaranti lämnas inte.
4(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.
SPECIFIKA KRAV PÅ TJÄNSTEN
2.1
Förutsättningar
Leverantören ska åta sig att:




dosdispensera de volymer som Köparen efterfrågar
hålla en kapacitet som gör det möjligt att maskinellt eller i
undantagsfall via conveyor-brickor dosdispensera minst 400
preparat
endast undantagsvis får mer än en dosförpackning tas i
anspråk per patientens dostillfälle
hantera tjänsten vid upp- respektive nedtrappning av
läkemedelsdoser.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.2
Krav på dostjänsten
Leverantören ska åta sig att uppfylla följande krav vid utförandet av
tjänsten:
Dosdispensering för 14 dagar. Leverantören är skyldig att i särskilda
fall (ex. vis då patienten reser bort) dosdispensera för längre period
med hänsyn tagen till läkemedlens hållbarhet eller i mycket speciella
fall kunna dispensera för 7 dagar.
Utföra dosdispensering upp till 8 dosdispenseringstillfällen per dygn.
Vid behov dela tablett inför dosdispensering.
Utgångstidpunkter för dosdispensering är kl. 8, 14, 20 samt för natt.
Leverantören är skyldig att anpassa dosdispenseringen i individuella
fall.
Leverantören ska i sitt anbud presentera en reservrutin för att uppfylla
sitt åtagande.
5(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.3
Beställning
Leverantören ska åta sig att uppfylla följande beställningsrutiner:
Leverantören ska på begäran bilägga papperskopia på dosrecept
Leverantören ska kunna elektroniskt hantera ordinationer via det
nationella dosregistret/nationella ordinationsdatabasen.
Leverantören ska följa de regler som Apotekens Service AB (länk)
ställer för åtkomst till nationella tjänster för elektronisk information för
dospatienter. Detta är ett krav för att uppfylla lagstiftarens krav på
direktåtkomst och momentan uppdatering av nationella
informationskällor som förvaltas av Apotekens Service AB.
Leverantören ska även följa de regler och anvisningar som Inera AB
(länk) tillhandahåller för åtkomst till elektronisk förmedlingsinformation
s.k. IOR-tjänster.
Leverantören ska meddela förskrivaren och patient/kontaktperson
innan (mellan två till tre månader före) ordinationen upphör samt i
samband med sista leveransen, att inga ytterligare leveranser kommer
att ske av de läkemedel vars giltighet upphört om inte ordinationen
förnyas av förskrivare.
Leverantören ska ge dosansluten patient möjlighet att avsäga sig
dosdispensering när som helst genom att patient/kontaktperson
meddelar leverantören.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.4
Sortiment
Leverantören ska åta sig att i samråd med landstingen sträva efter
konsensus mellan läkemedelskommittéernas terapirekommendationer
och sortimentet i dosmaskinerna. Köparen har slutordet i val av
sortiment för dosdispensering.
6(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Leverantören ska i god tid meddela Köparen och förskrivare om
befintligt dossortiment och sortimentsändringar. Detta kan ske genom
att informationen hålls tillgänglig på leverantörens hemsida.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.5
Kundservice
Leverantören ska åta sig att ha en kundservice som kan nås via
telefon och e-post vardagar klockan 08:00 –17:00. Denna kundservice
ska ge för en kundservice sedvanlig service till exempel informera om
beställningar och svara på frågor kring sortiment, leveranser,
reklamationer och indragningar.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.6
Leveranstid
Leverantören ska åta sig att leverera enligt följande leveransvillkor:
Normalleverans
Eventuellt undantag från detta beslutas i samverkan med Köparen.
Ledtiden mellan ordinationsdag och patientens första dosdag ska
vara högst två arbetsdagar (exkl. ordinationsdag och dosdag).
Om leverans inte är lämpligt inför helg, får undantagsvis ledtiden enligt
ovan vara högst tre arbetsdagar.
Akutleverans
Leverantören ska utföra akut omdispensering vid behov. Akutmärkta
ordinationer ska prioriteras. Om ett nytt läkemedel eller vid ändrad
dos av befintligt läkemedel ordineras akut ska detta dosdispenseras
för tiden fram till nästa ordinarie dosleverans som tillägg till befintliga
doser. Doserna ska vara märkta med ”Tilläggsmedicin”. Nya
dispenserade doser som ersätter redan tidigare levererade doser ska
märkas med ”Ersättningsdoser”.
7(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Stopptid för ordination ska vara tidigast kl. 14.00 vardagar
Om ett läkemedel ordinerats akut ska detta kunna dosdispenseras för
tiden fram till nästa ordinarie dosleverans alternativt levereras i liten
hel förpackning.
Ledtiden mellan ordinationsdag med akut omdispensering och
patientens första dosdag ska vara högst en arbetsdag (exkl.
ordinationsdag och dosdag).
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.7
Övriga leveransvillkor
Leverans ska uppfylla kraven på god distributionssed (GDP). LVFS
2009:11 (länk).
Leverantören ska åta sig följande övriga leveransvillkor:
Leveransen ska märkas med aktuell leveransadress.
Leverans till samma leveransplats kan sampacketeras. Sortering per
avdelning eller motsvarande ska vara möjlig.
Leverantören ska säkerställa att leveransadress överensstämmer
med beställningen (ordinationen)
Leveransen ska kvitteras av mottagaren.
Leveransen ska ske fritt levererat enligt DDP Incoterms 2010 till
avhämtningsställen. Patient/kontaktperson/kommun/landstingsinrättning bestämmer till vilket avhämtningsställe som
dosförpackade läkemedel ska avhämtas. Nuvarande
avhämtningsställen redovisas i bilaga 1. Avhämtningsställen kan
utifrån behov förändras över tid.
Landstingen redovisar i bilaga 2 antalet patienter och fördelningen per
landsting och kommun i ordinärt boende och inom kommunens
särskilda boendeformer (SäBO).
Leverantören ska presentera en lösning över var dosleveranserna ska
kunna avhämtas med motsvarande god geografisk spridning inom
respektive landsting i enlighet med nuvarande avhämtningsställen.
8(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Avhämtningsställen ska vara överenskomna med Köparen och
avtalade med berörda parter en månad innan avtalsstart.
Om patient/kontaktperson/kommun/landstingsinrättning önskar få
leverans till annan adress än avhämtningsställe ex vis
SÄBO/Hälsocentraler ska leverantören efterkomma detta. Leverans
till annan adress än avhämtningsställe ingår inte i denna tjänst och
eventuell merkostnad faktureras den som beställt leverans,
exempelvis patient/kontaktperson/-kommun/landstings-inrättning.
Leverans ska ske enligt överenskommelse
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Anmärkning/kommentar:
2.8
Statistik
Försäljning
Leverantören ska åta sig att inrapportera försäljningsstatistik till
Apotekens Service AB enligt de krav som gäller vid försäljning av
läkemedel och andra varor inom förmånen.
Dosdispensering
En gång per månad ska leverantören av dostjänsten i en fil leverera,
eller göra tillgänglig för hämtning via en server, nedanstående
statistik.

Total dispenseringskostnad per arbetsplats, antal dospatienter
och andelen elektroniska dosordinationer av totala antalet
dosordinationer per arbetsplatskod som dispenseras/hanteras
av leverantören
En post per patient med uppgift om:
 kön
 personnummer
 län
 kommun
 boendeform (gruppering på ordinärt och särskilt)
 områdeskod
 förskrivarens arbetsplatskod
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
9(10)
Avdelning för Upphandling
Staffan Nordström
2011-12-21
Dnr VLL1881 2011
Anmärkning/kommentar:
Bilagor
Bilaga 1
Bilaga 2
Avhämtningsställen
Antal patienter, fördelning per landsting och kommun
10(10)